不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作創(chuàng)新措施分析

文／李安強 泰安市泰山區(qū)房產(chǎn)管理服務(wù)中心 山東泰安 271000

引言：

不動產(chǎn)權(quán)籍全面存在于我國房地產(chǎn)市場中，不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理亦屬于其中十分重要的一個部分。時代在發(fā)展，社會在進步，檔案管理水平也需要進一步完善其管理制度。加大對檔案管理的審批與核查，根據(jù)與人民群眾息息相關(guān)的日常生活內(nèi)容進行修訂，從而進一步對于不動產(chǎn)權(quán)籍內(nèi)容進行完善。

1、不動產(chǎn)權(quán)籍檔案特點

1.1 公開性

不動產(chǎn)權(quán)籍工作應(yīng)當向社會公眾公開，保證不動產(chǎn)權(quán)籍的所有變更情況具備透明特征，真正讓不動產(chǎn)的擁有者或交易者能夠?qū)嫦嚓P(guān)的不動產(chǎn)進行高效的資料查詢活動，充分了解不動產(chǎn)變換的情況，從根本上避免不動產(chǎn)權(quán)交易過程中存在風(fēng)險的可能，最大限度地減少不動產(chǎn)權(quán)的交易損失。

1.2 唯一性

不動產(chǎn)權(quán)籍檔案實際上就是記錄不動產(chǎn)各項活動信息的檔案，會針對不動產(chǎn)的變換交易、改造轉(zhuǎn)讓進行詳細的信息登記工作。而不動產(chǎn)擁有者是唯一的，在權(quán)籍方面具備唯一性的特點，所以在進行不動產(chǎn)權(quán)籍檔案處理的過程中，也應(yīng)當具備唯一的檔案歸屬地，以確保不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的唯一性。只有保證不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的唯一性，才能夠真正有效地反映不動產(chǎn)的實際變化情況，從而確保不動產(chǎn)在流轉(zhuǎn)過程中不會產(chǎn)生安全問題。

1.3 非固定

不動產(chǎn)歸屬是會變換的，具備非固定的特點，因此不動產(chǎn)權(quán)籍的檔案也具備非固定的特點。舉例來講，在不動產(chǎn)進行交易過程中會涉及諸多環(huán)節(jié)，因此對不動產(chǎn)權(quán)籍進行檔案管理，就必須涉及到不動產(chǎn)權(quán)變換的全過程，詳細記錄權(quán)利產(chǎn)生到權(quán)利消失的過程，才能完全覆蓋不動產(chǎn)的變更狀態(tài)。換而言之，就是不動產(chǎn)權(quán)籍檔案具有不固定性和動態(tài)性的特點，并不是一成不變的。

2、不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏健全管理制度

不同城市、不同區(qū)域的不動產(chǎn)權(quán)籍法律制度還存在著很大的不同，相應(yīng)的檔案管理制度的建立不夠完善和細化，會導(dǎo)致管理制度出現(xiàn)一些安全隱患問題。在對于產(chǎn)權(quán)登記的審查和監(jiān)督過程中，如果管理人員工作不夠嚴謹，業(yè)務(wù)能力不足，也會導(dǎo)致不動產(chǎn)權(quán)籍過程中，一些數(shù)據(jù)信息不夠準確，給產(chǎn)權(quán)登記行業(yè)造成很大的負面影響，嚴重的甚至導(dǎo)致不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記出現(xiàn)法律糾紛。不動產(chǎn)權(quán)籍檔案在管理制度開展之前，如果管理人員沒有根據(jù)實際要求和具體情況建立相應(yīng)的管理制度，就會導(dǎo)致不動產(chǎn)權(quán)籍工作出現(xiàn)負面影響，不利于不動產(chǎn)權(quán)籍工作的長期可持續(xù)發(fā)展。在我國當前社會發(fā)展階段，關(guān)于房屋代理登記管理工作，在市場發(fā)展過程中還比較混亂，由于不健全的法律管理制度，使權(quán)利人自身的合法權(quán)益遭到嚴重威脅。

2.2 工作人員檔案信息化認知不足

在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)過程中，工作人員對檔案信息化認知不足問題的存在，影響到不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化發(fā)展與建設(shè)。受傳統(tǒng)紙質(zhì)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的管理模式及管理理念的影響，多數(shù)工作人員在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化發(fā)展進程中，存在專業(yè)能力、信息整合力度、管理水平不高的問題，對先進的檔案管理技術(shù)掌握力度不足，不利于不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的進一步建設(shè)。例如，多數(shù)工作人員在長期的紙質(zhì)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案整合、管理過程中，形成熟練的檔案管理章程，而對新的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案整合、分析、管理等模式，其運用成效不佳。又如，在互聯(lián)網(wǎng)視域下，單位都能夠與時俱進，促進信息化建設(shè)，將信息化思維、技術(shù)運用到許多工作領(lǐng)域中，同理，不動產(chǎn)權(quán)籍檔案工作也不例外，也受到信息化工作的沖擊，但部分工作人員以往的管理理念根深蒂固，存在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化實踐力度不足的問題。

2.3 法律法規(guī)體系不健全

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，市場經(jīng)濟在發(fā)展的過程中也有了自己的發(fā)展目標和發(fā)展模式。房地產(chǎn)行業(yè)在城市發(fā)展過程中也越來越快速，影響房屋產(chǎn)權(quán)的主要核心問題就是房地產(chǎn)行業(yè)。在房屋產(chǎn)權(quán)的登記管理制度中，還需要相關(guān)部門和管理人員對其內(nèi)容進一步完善和改進，要以法律為基礎(chǔ)，因地制宜，在不同地區(qū)實施不同的法律原則。在我國法律管理制度方面，關(guān)于房屋產(chǎn)權(quán)的管理制度的建立還不夠完善，還有很大的上升空間，登記工作人員對于登記業(yè)務(wù)的管理規(guī)范力度比較小，導(dǎo)致進行不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記過程中會出現(xiàn)一些問題，產(chǎn)權(quán)登記規(guī)則不夠嚴謹。

3、不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作創(chuàng)新措施

3.1 提升不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理人員綜合水平

由于目前的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在這種管理方式下，檔案管理工作呈現(xiàn)出單一化的特點，檔案管理人員在年復(fù)一年、日復(fù)一日的重復(fù)工作中，難免會使得思想僵化，從而局限于傳統(tǒng)的管理模式中，導(dǎo)致檔案管理人員不能應(yīng)用新時代創(chuàng)新的意識進行檔案管理工作，阻礙了檔案管理工作的進步和發(fā)展。為了更好地解決這個問題，應(yīng)當從建設(shè)高質(zhì)量的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理隊伍入手，真正提升檔案管理人員的專業(yè)水平，豐富檔案管理人員的創(chuàng)新理念，這需要相關(guān)部門加強對不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理人員的培訓(xùn)。面對不斷涌現(xiàn)的新技術(shù)，要加強普及，使工作人員能夠與時俱進，創(chuàng)新檔案管理工作能力。同時，還必須要培養(yǎng)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理人員的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識，使其工作積極性得到充分地調(diào)動，激發(fā)其工作潛能與工作熱情，自覺履行崗位職責(zé)，以為人民服務(wù)為榮，自發(fā)地為社會大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。最后，還需要不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理部門加強對具備專業(yè)能力的高質(zhì)量人才的引進，吸引復(fù)合型的人才加入檔案管理行業(yè)，從人才上確保檔案管理工作的高效開展，奠定不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作的人才基礎(chǔ)，為不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理隊伍注入新鮮血液，打造一批先進的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理高素質(zhì)人才隊伍，為后續(xù)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作的有序發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

3.2 堅持建設(shè)標準化

不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的信息化建設(shè)，需要堅持標準化原則，以此推助不動產(chǎn)權(quán)籍檔案向信息化發(fā)展的進程，實現(xiàn)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理系統(tǒng)在工作中有效運用。首先，在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)中，做到業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標準的統(tǒng)一化。在網(wǎng)絡(luò)平臺中，打造不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化管理平臺，并推助該平臺在工作中實施。例如，立足于以往紙質(zhì)的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息，根據(jù)其類別，分批錄入到大數(shù)據(jù)庫中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的效應(yīng)，實現(xiàn)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息在線存儲與管理模式。運用大數(shù)據(jù)平臺，存儲不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息，能提升不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的運用效率。其次，在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)中，重視不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的統(tǒng)一化管理。針對不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息涉及面廣，缺乏統(tǒng)一性管理的模式，在網(wǎng)絡(luò)視域下，不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)，需要做到不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的統(tǒng)一性管理模式。例如，在互聯(lián)網(wǎng)平臺中構(gòu)建不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理平臺，立足于不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息資源所在的工作部門，引領(lǐng)多部門構(gòu)建歸屬于自身的信息化平臺，并推助信息化平臺與不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理系統(tǒng)融合，使所有的不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息都在系統(tǒng)中流通，便于工作人員整理與運用這些信息數(shù)據(jù)，達到不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息數(shù)據(jù)管理的統(tǒng)一模式。最后，在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)中，運用集約化管理模式。促進集約化管理模式運用到不動產(chǎn)權(quán)籍檔案中，能夠增強不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理的規(guī)范性，提升不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理水平。

3.3 數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的保護與利用

3.3.1 保護

房地產(chǎn)在國內(nèi)有著非常特殊的地位和作用，房地產(chǎn)的交易、改造等情況非常頻繁，權(quán)屬的變化頻繁，將房地產(chǎn)全生命周期內(nèi)的所有資料收集整理歸檔意義重大，這些資料對于城鄉(xiāng)規(guī)劃、不動產(chǎn)權(quán)籍、確保不動產(chǎn)物權(quán)公信力等方面具有重要價值意義，加強不動產(chǎn)檔案的保護意義顯著。由于當前不動產(chǎn)檔案中紙質(zhì)載體和新媒介載體并存，必須保證兩者均得到保護。僅從數(shù)字化檔案的角度來講，關(guān)鍵問題是要先建立檔案管理系統(tǒng)或平臺，并且要把該系統(tǒng)或平臺同OA對接，所有電子文件，在有電子簽名的情況下，分發(fā)給各科室以后，原件上傳檔案管理系統(tǒng)留檔，對于其他的不動產(chǎn)資料則由人工實地調(diào)查后，利用PAD、智能手機等實時記錄，并通過網(wǎng)絡(luò)上傳系統(tǒng)，分發(fā)給相關(guān)人員進行審核，整理歸檔；也可由計算機自動分配、匯總歸檔，所有歸檔資料務(wù)必保證一個小數(shù)點都不出錯。將電子檔案數(shù)據(jù)化，建立數(shù)據(jù)索引，分門別類存儲于數(shù)據(jù)庫、硬盤、光盤等存儲器中永久保存保管。建立雙套制工作模式，電子檔案要保護，紙質(zhì)檔案也要保護，但并不是所有的檔案資料都適用雙套制，因此就需要設(shè)定對應(yīng)的保護等級，針對性地提供保護，比如一些絕密資料，這些資料如果暴露可能引起嚴重后果，這些資料如果要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，就必須要嚴格保護，因此務(wù)必要做到信息安全。網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)的信息是非常有可能被截取而導(dǎo)致泄密的，因此需要注意網(wǎng)絡(luò)安全防護，確保不動產(chǎn)檔案能夠真正做到安全共享，為此要突出數(shù)據(jù)脫敏和數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)脫敏要求對敏感數(shù)據(jù)進行變形處理，保護重要數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)加密則是通過技術(shù)手段對網(wǎng)絡(luò)上流動的數(shù)據(jù)進行加密，確保相關(guān)數(shù)據(jù)不泄密。當然也需要在硬件上下功夫，打造強大的防火墻，做好平臺的升級管理，病毒查殺。

3.3.2 利用

電子檔案的利用是比較方便的，基于檔案管理平臺，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，建立對外發(fā)布平臺，設(shè)定嚴格的訪問權(quán)限，閱覽權(quán)限后，只需要用戶注冊賬號，獲取對應(yīng)授權(quán)后即可通過平臺的檢索功能快速檢索檔案資料。對于一些保密級別高的檔案資料，為了避免泄密，可通過構(gòu)建智能檔案柜，聯(lián)通數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫上只有原始檔案資料的數(shù)字標簽，通過檢索標簽確定原始檔案的位置后，去對應(yīng)智能檔案柜處查閱，智能檔案柜當中可保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案及其掃描件，為防止泄密，掃描件存儲于物理隔離的媒介當中，只能在智能檔案柜查閱。例如：浙江省東陽市不動產(chǎn)權(quán)籍中心2019年不動產(chǎn)數(shù)字化檔案查閱利用為135891件，通過網(wǎng)絡(luò)平臺查閱利用不動產(chǎn)檔案為35645件；2020年不動產(chǎn)數(shù)字化檔案查閱利用為88194件，通過網(wǎng)絡(luò)平臺查閱利用不動產(chǎn)檔案為743635件。從這些數(shù)據(jù)可以看出，不動產(chǎn)檔案查閱利用率是相當高的。

3.4 制定嚴格的規(guī)章制度，完善現(xiàn)有的法律法規(guī)

在我國不動產(chǎn)權(quán)籍數(shù)據(jù)化管理制度方案中，由于缺少詳細的安全制度保障，會使政府機構(gòu)與一些相關(guān)部門無法及時將合理的法律制度運用到不動產(chǎn)權(quán)籍管理工作中。為了能夠更深層的明確工作職責(zé)，讓登記管理工作在發(fā)展應(yīng)用過程中更加具有準確性，政府機構(gòu)正在統(tǒng)一不動產(chǎn)權(quán)籍工作的數(shù)據(jù)信息管理標準，提倡讓不同城市、不同區(qū)域的管理部門都能夠積極負責(zé)任的加入到不動產(chǎn)權(quán)籍管理工作當中。同時，為了避免信息的泄露以及安全隱患的產(chǎn)生，政府機構(gòu)提倡每個管理部門遵循科學(xué)嚴格的管理制度。登記檔案的管理工作可以進行數(shù)據(jù)化、創(chuàng)新化的發(fā)展，這樣才能讓不同工作之間能夠互相融合、互相促進，提高不動產(chǎn)權(quán)籍管理工作的效率，也能使不動產(chǎn)權(quán)籍工作更加具有穩(wěn)定性。

3.5 堅持服務(wù)全新化

在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息化建設(shè)中，加強不動產(chǎn)權(quán)籍檔案服務(wù)的創(chuàng)新是必要的，使不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的服務(wù)模式向全新化方向發(fā)展。首先，在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案建設(shè)中，加強先進技術(shù)及設(shè)備的運用。例如，有效地運用云計算及大數(shù)據(jù)，借助大數(shù)據(jù)存儲信息內(nèi)容，借助云技術(shù)，加強信息的計算與存儲，使其進行分類化存儲，達到不動產(chǎn)權(quán)籍檔案良好的管理成效，以此不斷地提升不動產(chǎn)權(quán)籍檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足多用戶對不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的運用需求。其次，在不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理平臺中，根據(jù)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案工作流程，構(gòu)建相關(guān)的審核機構(gòu)，使工作人員能夠在線為信息運用者提供服務(wù)，為用戶節(jié)省時間，借助不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息分享功能，實現(xiàn)不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息的快速傳遞。最后，針對網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性問題，不動產(chǎn)權(quán)籍檔案的信息化建設(shè)應(yīng)予以重視，加強先進技術(shù)在其中的運用，諸如防火墻、殺毒軟件等，提升軟硬件實施的建設(shè)力度，加強不動產(chǎn)權(quán)籍檔案信息安全存儲與運用效能。

3.6 提升不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理信息化水平

現(xiàn)如今，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理水平也成為了不動產(chǎn)權(quán)籍管理制度方案的一個核心內(nèi)容。政府機構(gòu)可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)提高不動產(chǎn)權(quán)籍的速度，加強不動產(chǎn)權(quán)籍的質(zhì)量管理，同時也可以利用技術(shù)手段強化數(shù)據(jù)信息的準確性和及時性，使得不動產(chǎn)權(quán)籍檔案在查閱和瀏覽過程中更加便利，同時融合網(wǎng)絡(luò)信息，更好的保護用戶信息的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)信息在不斷的高速發(fā)展，在各個領(lǐng)域不斷被使用，因此用戶信息的安全問題越來越嚴重，影響用戶個人信息的安全因素也越來越多。在面臨這種問題下，就要求技術(shù)人員對信息資源數(shù)據(jù)進行加密，并將加密技術(shù)運用到防護網(wǎng)絡(luò)信息中，如果用戶在某些網(wǎng)站上登錄自己的信息時，應(yīng)該通過加密系統(tǒng)，來對個人信息進行隱蔽，保證其信息不會被泄露。

結(jié)語：

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，人們對不動產(chǎn)物權(quán)交換的需求越來越大，相關(guān)的物權(quán)交易數(shù)量也在不斷上升，同時也產(chǎn)生了更多的糾紛，如何真正維護好社會的公平與和諧，就應(yīng)當創(chuàng)新不動產(chǎn)權(quán)籍檔案管理工作，真正保障物權(quán)交易雙方能夠通過檔案查閱資料，明晰責(zé)任與義務(wù)，有效解決彼此的矛盾。因此需要有效提高檔案管理工作的質(zhì)量，完善相關(guān)工作機制，提高檔案管理的水平，促進經(jīng)濟社會的健康穩(wěn)定發(fā)展。