新形勢下科技查新服務(wù)存在的問題與對策分析

文/蔣珞晨，萬之瑜

在國家大力提倡科技創(chuàng)新與自主創(chuàng)新的新形勢下，越來越多的科研單位及相關(guān)政府管理部門為避免重復(fù)性研究，不約而同地加大了科技查新的力度。例如，在開展相關(guān)技術(shù)研究或科研項目之前，其紛紛要求相關(guān)技術(shù)人員落實科技查新。政府、企事業(yè)單位及科研人員對查新工作的認可，無疑為科技創(chuàng)新戰(zhàn)略的順利實施提供了有效保障。但隨著科技查新服務(wù)的大范圍應(yīng)用，一些潛在問題也逐漸暴露出來，進而直接影響相關(guān)工作的有效開展?；诖耍疚脑诳偨Y(jié)科技查新服務(wù)存在的主要問題的基礎(chǔ)上，提出針對性建議。

一、科技查新的發(fā)展?fàn)顩r

為了有效解決科研管理部門科研成果評審結(jié)果失準(zhǔn)，以及科研課題重復(fù)、低水平研究等問題，我國在1985年正式開展科技查新服務(wù)。經(jīng)過30多年的發(fā)展，科技查新在項目立項、成果報獎、成果評價等專家評審活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，并得到政府以及相關(guān)科研管理部門、機構(gòu)的一致認可?？萍疾樾虏粌H為政府、科研機構(gòu)提供了客觀的參考依據(jù)，也為企事業(yè)科研單位提供了最新、最全面的文獻支持。但隨著發(fā)展形勢的不斷變化，科技查新的服務(wù)范圍、種類較之以往也有所變化，絕大多數(shù)客戶已經(jīng)不再滿足于獲取形式簡單的查新報告，而是對科技查新的內(nèi)容提出了更高要求。他們希望能通過科技查新來了解、掌握國內(nèi)外相同技術(shù)領(lǐng)域或同類產(chǎn)品的實時研究動向，從而為自己的研究提供參考，研發(fā)出更具核心競爭力的前沿技術(shù)。

但隨著科技查新服務(wù)的大力開展，一些以往較為隱蔽的問題也直接暴露出來，深刻影響著科技查新服務(wù)的有效進行。因此，本文對當(dāng)前科技查新服務(wù)中的主要問題進行總結(jié)，并提出針對性建議，以期推動科技查新服務(wù)進一步完善。

二、科技查新服務(wù)中的主要問題

（一）客戶認識不足

科技查新是文獻檢索和情報調(diào)研相結(jié)合的情報研究工作，它以文獻為基礎(chǔ)，以文獻檢索和情報調(diào)研為手段，綜合分析查新項目的新穎性并編制出有依據(jù)、有分析、有對比、有結(jié)論的查新報告?？萍疾樾率潜ＷC科研立項和成果評審的科學(xué)性、公正性，避免重復(fù)科研的重要工作。當(dāng)前，部分需要科技查新的客戶由于對這項工作認識不足，往往在提交材料時出現(xiàn)缺漏、倉促查新等問題，不僅無法發(fā)揮出科技查新服務(wù)的優(yōu)勢作用，更不利于保證查新結(jié)果的準(zhǔn)確性。

（二）查新員與客戶缺乏溝通

在通常情況下，需要科技查新服務(wù)的客戶基本都是從事某一特定領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員，他們在本專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域造詣頗深，但對科技查新服務(wù)缺少了解。與此同時，從事科技查新工作的查新員也不可能了解所有技術(shù)領(lǐng)域。因此，在科技查新服務(wù)前期，雙方的及時溝通顯得尤為重要。例如，少數(shù)查新客戶不了解科技查新服務(wù)的性質(zhì)，甚至存在誤解；有的客戶過于看重查新內(nèi)容，往往會過量提供資料；而有些客戶則認為科技查新只是一個形式工作，并且認為實際內(nèi)容并不重要，所以提交的資料經(jīng)常會有所缺失。實際上，客戶提供的材料過于詳細，就會導(dǎo)致查新要點不突出、內(nèi)容過于繁雜；提供的查新材料過于簡單，則無法反映其研究內(nèi)容的技術(shù)創(chuàng)新點。這兩種情況都會降低查新員的工作效率，影響科技查新服務(wù)的有序推進。

（三）查新人員的綜合能力有待提升

新時代，越來越多的工作崗位要求工作人員具備多領(lǐng)域、多學(xué)科的知識和技能，科技查新服務(wù)也不例外。與此同時，為了更好地滿足客戶的不同需求，查新員必須同時掌握多個領(lǐng)域的科學(xué)知識，并做到融會貫通。但隨著科技創(chuàng)新的速度不斷加快，新工藝、新技術(shù)、新原理層出不窮，而查新員只有在初步了解這些技術(shù)、工藝、原理的前提下才能制定出準(zhǔn)確可行的檢索策略，從而保證科技查新服務(wù)的全面性和準(zhǔn)確性。簡單來說，這些變化對查新員的知識結(jié)構(gòu)和應(yīng)變能力等綜合能力提出了更高要求。

（四）查新管理機制有待完善

由于科技查新服務(wù)具有一定的不確定性，且受國家級、省部級等各級部門開展科研立項、成果評價、成果報獎等受理時間的影響，每年都會出現(xiàn)數(shù)個查新高峰期。在此期間，大部分查新機構(gòu)都會在較短時間內(nèi)收到大批查新委托，查新時間短、任務(wù)重。除此之外，查新員由于工作壓力大，長時間過度消耗腦力、精力，難免會出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情緒，進而影響查新報告的質(zhì)量。因此，查新機構(gòu)有必要結(jié)合以往經(jīng)驗，提前針對業(yè)務(wù)高峰期制定行之有效的查新管理機制來應(yīng)對可能發(fā)生的各種問題。

（五）信息資源有待擴充

不可否認的是，豐富全面的信息資源庫是確保科技查新服務(wù)順利進行的有力保障。當(dāng)前，不同學(xué)科間的互相滲透已經(jīng)成為新時代的發(fā)展趨勢。單一學(xué)科的研究成果不再局限于本領(lǐng)域，進而導(dǎo)致相關(guān)報道、學(xué)術(shù)研究等極有可能分散于多個交叉學(xué)科領(lǐng)域。與此同時，部分查新機構(gòu)在開展科技查新服務(wù)過程中，經(jīng)常會面臨信息資源庫不全面或者資源庫不穩(wěn)定等問題。信息資源庫存在不足，勢必會影響科技查新服務(wù)的質(zhì)量，甚至影響相關(guān)工作的順利開展。因此，在科技查新服務(wù)過程中，是否擁有強大、穩(wěn)定、覆蓋面廣的綜合信息資源數(shù)據(jù)庫作為支撐顯得尤為重要。

三、提高科技查新服務(wù)質(zhì)量的建議

（一）提高客戶的重視程度

在實際工作中，查新員通常會基于專業(yè)角度，幫助客戶在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進一步優(yōu)化申報課題、完善項目內(nèi)容，從而全面提高研究課題的申報質(zhì)量，縮短科研立項和出成果的周期。因此，作為客戶的科研人員也應(yīng)不斷提高對科技查新的重要性、必要性的認識，降低科研工作的盲目性，避免重復(fù)研究和資源浪費，進而推動科技創(chuàng)新進一步發(fā)展。

（二）加強與客戶的溝通

查新員需要擺正自身位置，盡可能消除客戶的顧慮，通過及時充分的溝通，了解客戶的查新目的和主要需求。首先，查新員應(yīng)幫助客戶了解查新工作的程序和步驟，使其形成對查新工作的初步了解。其次，在雙方互相理解的基礎(chǔ)上，查新員應(yīng)根據(jù)客戶需求指導(dǎo)其撰寫查新要點。最后，在服務(wù)過程中，查新員也應(yīng)積極與客戶溝通，以撰寫出優(yōu)質(zhì)高效的查新報告，得出更合理、客觀、公正的查新結(jié)論。

（三）提升查新員的綜合能力

為應(yīng)對新形勢的變化，查新員必須不斷充實自己，主動了解國內(nèi)外科技領(lǐng)域的新動向，在拓寬眼界的同時，不斷豐富自己的知識儲備。同時，在工作之余，查新員還應(yīng)積極學(xué)習(xí)新的檢索工具和分析軟件，努力提升自己的操作水平，以滿足更專業(yè)客戶的需求。除此之外，查新員還應(yīng)充分調(diào)動自身積極性，向本單位資深查新員、其他單位優(yōu)秀從業(yè)人員學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗，不斷提高自身的綜合能力，以更好地滿足新時代科技信息服務(wù)的需要。

（四）建立靈活機動的查新高峰期應(yīng)急機制

面對業(yè)務(wù)比較集中的高峰期，查新機構(gòu)可以根據(jù)具體情況制定內(nèi)部消化、對外分流這兩種應(yīng)急機制。（1）內(nèi)部消化。以某事業(yè)單位查新中心為例，目前其分為農(nóng)林醫(yī)學(xué)部、工程材料部、機電信息部、綜合業(yè)務(wù)部四個部分。當(dāng)其中一個部門的業(yè)務(wù)量激增到一定值時，查新中心支持該部門將部分業(yè)務(wù)量分留給其他業(yè)務(wù)量正常的部門。此舉旨在避免查新員過于疲勞，查新質(zhì)量、效率下降等問題發(fā)生，進而保證科技查新服務(wù)的有序進行。（2）對外分流。查新機構(gòu)可以同其他有資質(zhì)的查新機構(gòu)共同建立合作平臺，當(dāng)機構(gòu)所有業(yè)務(wù)部均處于飽和狀態(tài)且無法在短期內(nèi)完成大量課題任務(wù)時，其可以將客戶推薦給合作機構(gòu)。同理，其他查新機構(gòu)在無法承受巨大的業(yè)務(wù)量時，也可以將客戶推薦至合作平臺中的其他查新機構(gòu)?？梢钥闯?，對外分流既能保證客戶的利益，同時也有助于促進各查新機構(gòu)的長期友好合作。

（五）建立健全數(shù)據(jù)庫共享機制

專業(yè)、全面且穩(wěn)定的文獻數(shù)據(jù)庫是有效開展科技查新服務(wù)的基礎(chǔ)。由于購置國內(nèi)外專業(yè)數(shù)據(jù)庫的費用相對較高，查新機構(gòu)通常無法一次性購齊所有資源庫。為此，筆者建議查新機構(gòu)同其他情報機構(gòu)、科研院所或者高校展開合作，建立資源共享平臺，健全數(shù)據(jù)庫共享機制，實現(xiàn)資源共享，以有效緩解經(jīng)費壓力，避免重復(fù)投資和資源浪費。