中小型制藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化現(xiàn)狀問題分析

段璇梅

（海南林恒制藥股份有限公司，海口 570125）

1 引言

信息化技術(shù)的高效利用，已經(jīng)成為企業(yè)提高管理水平、增強(qiáng)綜合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、提高經(jīng)營(yíng)效益的有力武器。中小型制藥企業(yè)需要通過信息化管理，提升對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)控水平，將客戶、供應(yīng)商、分銷商等緊密結(jié)合起來，強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)劃，合理利用自身優(yōu)勢(shì)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)需要關(guān)注財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，通過信息系統(tǒng)，準(zhǔn)確地了解企業(yè)資金動(dòng)向、關(guān)注企業(yè)成本狀態(tài)，使企業(yè)在激烈的制藥產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，擺脫原始的財(cái)務(wù)管理方法，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理分析、控制、預(yù)測(cè)等職能作用。

2 推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化對(duì)制藥企業(yè)的影響

2.1 提供更符合企業(yè)管理需要的財(cái)務(wù)信息

財(cái)務(wù)管理信息化并非簡(jiǎn)單地改變財(cái)務(wù)管理的工作方式，而是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選擇更科學(xué)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理方式。財(cái)務(wù)管理信息化能夠結(jié)合企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求、戰(zhàn)略規(guī)劃方向，及時(shí)獲取企業(yè)內(nèi)外部的信息，并在企業(yè)內(nèi)部各部門之間形成通暢、快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)流，實(shí)現(xiàn)高度的資源共享。準(zhǔn)確的信息流動(dòng)，使企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)高度實(shí)時(shí)化、準(zhǔn)確化，企業(yè)內(nèi)外部的信息需求者均可實(shí)時(shí)查看企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，這將為企業(yè)管理提供更符合需求的財(cái)務(wù)信息，進(jìn)一步提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的科學(xué)性。

2.2 增強(qiáng)財(cái)務(wù)反映、監(jiān)督及管理的職能

隨著財(cái)務(wù)管理信息化的推進(jìn)，信息系統(tǒng)將會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)職能帶來巨大的影響。中小型制藥企業(yè)在發(fā)展過程中，宏觀及微觀環(huán)境都會(huì)發(fā)生巨大的變化，此時(shí)通過信息系統(tǒng)的不斷完善與改進(jìn)，企業(yè)在財(cái)務(wù)管理、戰(zhàn)略制定等方面將更多地依賴財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這意味著財(cái)務(wù)不再局限于基礎(chǔ)的核算職能，而是向管理、監(jiān)督等職能轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)人員將通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況、監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的狀態(tài)，同時(shí)，通過數(shù)據(jù)分析等參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策。

2.3 豐富財(cái)務(wù)信息共享、報(bào)告的形式和內(nèi)容

信息系統(tǒng)能夠呈現(xiàn)多樣化的報(bào)告形式，展現(xiàn)更加豐富的報(bào)告內(nèi)容。信息化財(cái)務(wù)報(bào)告，能夠根據(jù)不同用戶的需求，針對(duì)性地披露特殊財(cái)務(wù)信息。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，制藥企業(yè)財(cái)務(wù)信息報(bào)告可采用多模式、在線實(shí)時(shí)等形式，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性和單一性，使多元化的信息共享成為可能，并根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略決策，產(chǎn)生不同的報(bào)告結(jié)構(gòu)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫，隨時(shí)儲(chǔ)存、查詢各類財(cái)務(wù)報(bào)告。應(yīng)用信息化的模式，能夠最大限度地滿足用戶需要，便于財(cái)務(wù)信息需求者，從多個(gè)角度研究企業(yè)財(cái)務(wù)信息、探索不同的信息使用方法，從而將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)。此外，中小型制藥企業(yè)可能存在缺乏充足資金或人力用以優(yōu)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的情況。此時(shí)，通過信息系統(tǒng)可以設(shè)置外部代理報(bào)告模式，節(jié)約企業(yè)自身的財(cái)務(wù)成本，減少不必要的組織結(jié)構(gòu)，在保障財(cái)務(wù)報(bào)告質(zhì)量的同時(shí)，滿足中小型制藥企業(yè)的財(cái)務(wù)管理所需。

3 中小型制藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀

3.1 信息化管理機(jī)制較為滯后

很多中小型制藥企業(yè)已經(jīng)建立了自身的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，但是相較于大型企業(yè)來說，其財(cái)務(wù)信息化管理機(jī)制較為滯后。第一，企業(yè)在信息化管理過程中并未運(yùn)用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享或高效采集，而是仍然依靠人工編制報(bào)表等形式，反饋企業(yè)的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)。在這種情況下企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)收集容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，且當(dāng)業(yè)務(wù)量較大時(shí)，人工數(shù)據(jù)收集較為耗時(shí)、人工成本較高，無法保證數(shù)據(jù)采集及匯總上報(bào)的及時(shí)性。第二，信息化管理需要多部門的配合，實(shí)現(xiàn)集中化的管理。但中小型制藥企業(yè)當(dāng)中，部門間的管理銜接容易出現(xiàn)問題，且大多數(shù)業(yè)務(wù)部門與職能部門領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)地通過信息系統(tǒng)功能，參與到財(cái)務(wù)管理流程當(dāng)中，因此，集中化管理效能較低，容易出現(xiàn)紕漏，無法與財(cái)務(wù)部門相配合。第三，在資金管理、預(yù)算控制、成本管理、財(cái)務(wù)決策支持等方面，信息系統(tǒng)的使用功能較為局限。以資金管理為例，中小型制藥企業(yè)信息化管理機(jī)制的滯后性，影響了資金管理效果，降低了資金使用效率。

3.2 財(cái)務(wù)管理信息化的復(fù)合型人才匱乏

人才匱乏是中小型企業(yè)開展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題。從企業(yè)實(shí)際情況來看，企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)較為熟練，但真正掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、了解其功能與操作模式的并不多。正是復(fù)合型人才的缺乏，制約了制藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的發(fā)展。目前，越來越多的制藥企業(yè)意識(shí)到培養(yǎng)人才的重要性，許多企業(yè)通過設(shè)置各類培訓(xùn)來提升財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。但在培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間以及培訓(xùn)模式等方面，并不能夠真正地滿足復(fù)合型人才的培養(yǎng)需要。很多企業(yè)針對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)缺乏針對(duì)性，并不能夠設(shè)置與信息化系統(tǒng)建設(shè)相匹配的課程培訓(xùn)。加之受到個(gè)人學(xué)習(xí)能力與精力等因素的影響，中小型制藥企業(yè)中財(cái)務(wù)管理信息化的復(fù)合型人才培養(yǎng)難以達(dá)到預(yù)期的效果。

3.3 缺乏財(cái)務(wù)管理信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃

中小型制藥企業(yè)設(shè)計(jì)與建設(shè)的信息化系統(tǒng)，是基于自身業(yè)務(wù)模式完成的。這種設(shè)計(jì)模式盡管能夠滿足企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理需求，但是從未來發(fā)展的角度來看，系統(tǒng)缺乏拓展性，缺乏基于長(zhǎng)遠(yuǎn)角度的功能規(guī)劃。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、內(nèi)部管理模式的調(diào)整，很有可能出現(xiàn)信息系統(tǒng)功能與企業(yè)管理需求不匹配的問題。出現(xiàn)此類問題后，企業(yè)需要耗費(fèi)大量的人力、物力及時(shí)間對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和優(yōu)化，甚至需要淘汰原有的系統(tǒng)。這將消耗大量的企業(yè)資源，增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。出現(xiàn)此類問題最大的原因在于，企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)時(shí)并未基于自身戰(zhàn)略規(guī)劃，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的信息化建設(shè)計(jì)劃。一旦缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，信息系統(tǒng)的拓展性將受到限制，未來的可應(yīng)用性將大幅降低。

3.4 財(cái)務(wù)信息的集成共享不到位

通常情況下，中小型制藥企業(yè)直接采用外部開發(fā)軟件作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化體系的基礎(chǔ)。有些企業(yè)為了滿足多樣化的財(cái)務(wù)管理功能需求，運(yùn)用不同的軟件共同搭建信息系統(tǒng)。這種情況下，同一系統(tǒng)內(nèi)不同軟件當(dāng)中的應(yīng)用時(shí)間不一致，軟件的供應(yīng)商、開發(fā)商也不一致，因而系統(tǒng)內(nèi)容易出現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。運(yùn)用不同軟件的部門，無法實(shí)現(xiàn)信息的共享與交流，不能及時(shí)共享財(cái)務(wù)資源。部門數(shù)據(jù)處理并未完全統(tǒng)一，很多業(yè)務(wù)信息是多條匯總的。財(cái)務(wù)部門搜集的信息和業(yè)務(wù)部門、職能部門提交的信息可能出現(xiàn)不一致的情況，這影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)存在偏差的數(shù)據(jù)，也無法為企業(yè)管理決策提供支持。即使是同一部門，由于財(cái)務(wù)軟件的信息集成共享功能不完備，在應(yīng)用財(cái)務(wù)信息方面也受到了諸多阻礙。針對(duì)同一業(yè)務(wù)，通常需要多頭處理，增加了財(cái)務(wù)管理的工作量。

4 中小型制藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的優(yōu)化策略

4.1 優(yōu)化財(cái)務(wù)管理信息化機(jī)制

首先，在集中化管理方面，中小型制藥企業(yè)要基于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，進(jìn)行功能上的完善。一方面，要強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理平臺(tái)與金融機(jī)構(gòu)等集中管理平臺(tái)的鏈接。借助金融機(jī)構(gòu)先進(jìn)的金融管理系統(tǒng)，提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化水平。另一方面，要基于企業(yè)發(fā)展和成長(zhǎng)的需求，以及未來的戰(zhàn)略規(guī)劃建立集中管理平臺(tái)。除財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外，系統(tǒng)要與企業(yè)各個(gè)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行功能模塊的鏈接。企業(yè)要通過先進(jìn)的管理機(jī)制，使財(cái)務(wù)信息的反映與查詢效用滿足企業(yè)管理的動(dòng)態(tài)需求。

其次，在財(cái)務(wù)管理方面，企業(yè)要強(qiáng)化兩個(gè)方面的管理：一是通過信息化管理提高資金的使用合理性，通過財(cái)務(wù)信息的分析提出科學(xué)的配置方案；二是利用信息化的管理，通過用友EPR 管理系統(tǒng)（總賬、銷售管理、采購管理、進(jìn)銷存管理、庫存管理等模塊）對(duì)企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)行為進(jìn)行監(jiān)控，提升業(yè)財(cái)融合水平，保證資金的穩(wěn)定供給，避免資金的浪費(fèi)。體現(xiàn)在信息化方面，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)4 個(gè)方面的優(yōu)化：一是優(yōu)化與銀行系統(tǒng)的結(jié)合，確保企業(yè)信息系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間的同步性、統(tǒng)一性；二是基于風(fēng)險(xiǎn)角度，收集企業(yè)內(nèi)外部財(cái)務(wù)信息，強(qiáng)化業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的結(jié)合，重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部資金鏈的穩(wěn)定性；三是從企業(yè)整體利益出發(fā)，強(qiáng)化授權(quán)管理，注重財(cái)務(wù)信息化管理權(quán)限的設(shè)置及監(jiān)控，減少企業(yè)財(cái)務(wù)費(fèi)用；四是借助信息系統(tǒng)，及時(shí)監(jiān)控預(yù)算情況，進(jìn)而結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)開展的需求，通過業(yè)財(cái)融合調(diào)整資金計(jì)劃，利用資金整體調(diào)度，優(yōu)化制藥企業(yè)的資金配置[1]。

再次，在預(yù)算管理方面，企業(yè)要建立全面預(yù)算管理體系，運(yùn)用信息管理，將財(cái)務(wù)預(yù)算戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為具體的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。信息技術(shù)在預(yù)算方面的深入應(yīng)用，有利于強(qiáng)化對(duì)預(yù)算差異的分析。因?yàn)?，預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控以及信息反饋是財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中不可忽視的部分。一方面，企業(yè)要建立動(dòng)態(tài)化的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，對(duì)于預(yù)算實(shí)施過程進(jìn)行集中動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控；另一方面，企業(yè)要關(guān)注信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，通過動(dòng)態(tài)信息獲取，及時(shí)分析企業(yè)預(yù)算執(zhí)行情況、評(píng)價(jià)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，并找出其中存在的預(yù)算差異，判斷差異對(duì)企業(yè)的整體影響，指出可優(yōu)化部分并提供對(duì)應(yīng)的優(yōu)化策略。

最后，在財(cái)務(wù)決策方面，企業(yè)要建立基于數(shù)據(jù)集成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫，提供財(cái)務(wù)管理決策所需的正確信息。同時(shí)，根據(jù)使用者的需求，提供與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的計(jì)劃、管理標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，將財(cái)務(wù)管理重點(diǎn)放在預(yù)測(cè)、分析和管控上。

4.2 培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理信息化的復(fù)合型人才

通過實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)會(huì)完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)搜集、編制財(cái)務(wù)報(bào)表以及財(cái)務(wù)信息分析等工作內(nèi)容。因此，財(cái)務(wù)人員原有的基礎(chǔ)核算工作，會(huì)被信息系統(tǒng)所代替[2]。財(cái)務(wù)人員的崗位職能及工作重點(diǎn)發(fā)生了變化。計(jì)算機(jī)操作、信息化系統(tǒng)管理以及數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段的出現(xiàn)，要求財(cái)務(wù)人員改變自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，在精通財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)、具備專業(yè)財(cái)務(wù)技能的基礎(chǔ)上，了解信息化操作技能，同時(shí)，了解信息化財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的處理模式。由此可見，復(fù)合型人才的培養(yǎng)是制藥企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化不可忽視的重點(diǎn)。一方面，企業(yè)要根據(jù)財(cái)務(wù)管理信息化的實(shí)施規(guī)劃，以及企業(yè)設(shè)計(jì)的功能模塊、信息化推進(jìn)進(jìn)度等建立培訓(xùn)計(jì)劃，幫助財(cái)務(wù)人員了解信息系統(tǒng)的操作模式、掌握相應(yīng)的操作技能；另一方面，企業(yè)要積極開展信息化交流會(huì)議，既保證信息化知識(shí)的普及教育，也積極探索企業(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化過程中出現(xiàn)的問題，通過會(huì)議的方式，培養(yǎng)理解財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)、了解信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

4.3 制定財(cái)務(wù)管理信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃

制定財(cái)務(wù)管理信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)中極為重要的一環(huán)。在這一環(huán)節(jié)，企業(yè)要關(guān)注系統(tǒng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的功能規(guī)劃。需要注意的是，特定的功能定位，只能覆蓋特定的部門或特定的用戶群體。因此，企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的戰(zhàn)略規(guī)劃，要注重全面性與綜合性，結(jié)合實(shí)際需要對(duì)功能進(jìn)行完善，從而確保覆蓋企業(yè)的所有部門及所有用戶。

戰(zhàn)略規(guī)劃的制定者要設(shè)計(jì)符合制藥企業(yè)的信息系統(tǒng)架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售于一體的經(jīng)營(yíng)特性，將財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)與藥品研發(fā)、原材料采購、質(zhì)量檢測(cè)、藥品采購和銷售等業(yè)務(wù)體系關(guān)聯(lián)到一起[3]。一般來說，中小型制藥企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)要包含3 個(gè)層次：第一個(gè)層次是基礎(chǔ)系統(tǒng)，主要作用是保證企業(yè)內(nèi)部的信息溝通，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在企業(yè)各層級(jí)及各部門間的流通；第二個(gè)層次是企業(yè)級(jí)應(yīng)用系統(tǒng)，其作用在于滿足財(cái)務(wù)管理流上的需求，支持財(cái)務(wù)部門的運(yùn)作，同時(shí)，能夠保證企業(yè)各部門的參與，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理提供核心的業(yè)務(wù)支持；第三個(gè)層次是特定的應(yīng)用系統(tǒng)，重點(diǎn)在于支持特定的財(cái)務(wù)管理流程，同時(shí)，滿足特定業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理需求，如資產(chǎn)管理、采購管理、成本管理等。

4.4 實(shí)現(xiàn)資源集成、信息共享

企業(yè)開展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)要關(guān)注信息的集成與共享，以確保為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供可靠的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。首先，考慮企業(yè)未來的業(yè)務(wù)發(fā)展，信息系統(tǒng)建設(shè)要考慮系統(tǒng)的擴(kuò)展性和可靠性。系統(tǒng)建設(shè)前，要考慮供應(yīng)商及開發(fā)商的選擇問題，同時(shí)，要進(jìn)行細(xì)致的功能需求調(diào)研。其次，要改變技術(shù)運(yùn)用和維護(hù)滯后等現(xiàn)狀。對(duì)于軟硬件設(shè)施、設(shè)備的采購以及維護(hù)、使用安排，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，設(shè)置專職或兼職人員監(jiān)督和管理，為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供技術(shù)保障。再次，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)并不只是財(cái)務(wù)部門的工作，其還需要各部門的參與支持。管理人員要站在企業(yè)整體的角度，下達(dá)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)要求，加強(qiáng)各部門協(xié)作。各部門設(shè)置信息化管理責(zé)任人，了解財(cái)務(wù)系統(tǒng)的操作模式，并根據(jù)企業(yè)設(shè)置的操作規(guī)范，對(duì)部門人員進(jìn)行監(jiān)督。最后，企業(yè)要建立財(cái)務(wù)信息化管理評(píng)價(jià)機(jī)制，進(jìn)一步對(duì)企業(yè)資源配置情況、財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)應(yīng)用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)信息化系統(tǒng)的可操作性進(jìn)行評(píng)價(jià)，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源集成、信息共享。

5 結(jié)語

制藥行業(yè)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈且發(fā)展迅速的行業(yè)，中小型制藥企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就必須運(yùn)用先進(jìn)的管理手段“武裝”自身，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。信息系統(tǒng)作為財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)信息化平臺(tái)，為中小型企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供了巨大的支持、發(fā)揮著重要的作用。中小型制藥企業(yè)要根據(jù)自身業(yè)務(wù)流程特性，分析當(dāng)前實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化時(shí)存在的問題。企業(yè)可通過優(yōu)化管理信息化機(jī)制、培養(yǎng)復(fù)合型人才、制定戰(zhàn)略規(guī)劃以及實(shí)現(xiàn)資源集成和信息共享等策略，完善財(cái)務(wù)信息化管理模式，助力制藥企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。