匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)編目子系統(tǒng)應(yīng)用分析

林麗娟

(武夷學(xué)院，福建 武夷山 354300)

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)采用C/S方式，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)是采用Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，是一種運(yùn)用中間件技術(shù)創(chuàng)建的開(kāi)放的基于圖書(shū)館文獻(xiàn)資源共享和文獻(xiàn)服務(wù)共享的分布式應(yīng)用軟件系統(tǒng)，它可支持多種操作系統(tǒng)平臺(tái)，特別是開(kāi)發(fā)者能提供強(qiáng)有力的用戶(hù)服務(wù)與技術(shù)支持，實(shí)時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢(xún)服務(wù)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)指導(dǎo)及用戶(hù)服務(wù)器的遠(yuǎn)程維護(hù)，因此深得全國(guó)許多圖書(shū)館的肯定和推崇，至今匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)已擁有1 200多家的用戶(hù)。匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)包括采訪、編目、典藏、流通、期刊、系統(tǒng)管理、統(tǒng)計(jì)等7個(gè)模塊的子系統(tǒng)，現(xiàn)已升級(jí)至Libsys V5.6版本，在實(shí)踐過(guò)程中，與其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)相比，匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)編目子系統(tǒng)(下文簡(jiǎn)稱(chēng)“匯文編目系統(tǒng)”)有不少優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用匯文編目系統(tǒng)大大提高了編目效率，但仍存在一些需改進(jìn)和完善的不足之處。

1 匯文編目系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.1 在匯文編目系統(tǒng)里可實(shí)現(xiàn)不同編目數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、檢索

在匯文編目系統(tǒng)里，編目者可根據(jù)機(jī)讀目錄、中西文文獻(xiàn)著錄等相關(guān)國(guó)際或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)以及館藏的要求，定義MARC字段規(guī)則，設(shè)定中西文圖書(shū)、中西文期刊等不同的編目模板，然后根據(jù)自己的需要選擇模板進(jìn)行編輯、保存各種編目數(shù)據(jù)，必要時(shí)在模板上通過(guò)窗體按鈕修改MARC基本信息，進(jìn)行不同MARC格式的互換。在匯文編目系統(tǒng)里可真正實(shí)現(xiàn)不同MARC格式記錄的一體化儲(chǔ)存、一體化檢索、一體化顯示。這與不同的編目數(shù)據(jù)須在不同的子系統(tǒng)里進(jìn)行的其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)(如：妙思文獻(xiàn)管理集成系統(tǒng)CNMARC和USMARC分別要在中文獻(xiàn)編目子系統(tǒng)和西文文獻(xiàn)編目子系統(tǒng)進(jìn)行)相比，更為靈活便捷。

1.2 獲取MARC數(shù)據(jù)的途徑多樣，方式快捷

在匯文編目系統(tǒng)里除了通過(guò)手工編輯MARC數(shù)據(jù)進(jìn)行原始編目外，還可多途徑地套錄、下載外來(lái)數(shù)據(jù)。

1.2.1 套用套錄數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)成為本地MARC?？蓪?shū)商的MARC數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)入?yún)R文編目系統(tǒng)里的套錄數(shù)據(jù)庫(kù)里，在編目時(shí)可按書(shū)目的其中一個(gè)條件在套錄庫(kù)中檢索到所需的MARC數(shù)據(jù)，通過(guò)復(fù)制、粘貼形成本地MARC或通過(guò)修改直接保存成本地MACR。

1.2.2 通過(guò)Z39.50下載所需的MARC數(shù)據(jù)。在匯文編目系統(tǒng)內(nèi)嵌的Z39.50中可訪問(wèn)到Internet上的包括CALIS中心在內(nèi)的許多站點(diǎn)，在站點(diǎn)上檢索到所需的MARC，同樣也可通過(guò)復(fù)制、粘貼形成本地MARC或通過(guò)修改直接保存成本地MACR。

1.2.3 運(yùn)用IE瀏覽器訪問(wèn)下載MARC數(shù)據(jù)。在匯文編目系統(tǒng)里內(nèi)置的IE瀏覽器里可訪問(wèn)到一系列包括國(guó)家圖書(shū)館的OPAC，通過(guò)檢索其他圖書(shū)館的MARC數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊匯文粘貼、log按鈕，粘貼到本地修改成適合自身館藏的本地MARC。

在匯文系統(tǒng)的編目系統(tǒng)中獲取MARC數(shù)據(jù)十分方便快捷，無(wú)論是套用套錄庫(kù)的數(shù)據(jù)還是通過(guò)Z39.50或IE瀏覽器來(lái)下載MARC數(shù)據(jù)，只要分別點(diǎn)擊復(fù)制、粘貼按鈕或只點(diǎn)粘貼按鈕即可獲取。

1.3 便利的窗體按鈕，提高了編目速度

窗體按鈕是匯文系統(tǒng)編目系統(tǒng)中編輯MARC數(shù)據(jù)的主要功能鍵，包括瀏覽狀態(tài)的若干個(gè)按鈕、編輯狀態(tài)的若干按鈕、新建復(fù)制MARC按鈕、復(fù)制粘貼字段按鈕、撤銷(xiāo)按鈕、打印卡片、書(shū)標(biāo)及工作單按鈕、新建復(fù)制MARC按鈕、查重MARC按鈕、固定文件瀏覽按鈕等等，這些按鈕操作方便，大多只要按要求點(diǎn)擊即可。

1.4 強(qiáng)大的快捷鍵，提升了編輯效率

匯文編目系統(tǒng)里設(shè)置了F1—F12共12個(gè)快捷鍵，如F1為MARC幫助提示快捷鍵，在編輯MARC時(shí)，將光標(biāo)選中某個(gè)字段時(shí)，點(diǎn)擊F1就會(huì)出現(xiàn)各子字段的編目提示框，又如F3為生成相應(yīng)字段快捷鍵，把光標(biāo)分別停在200f、200g、010a等字段，只要點(diǎn)擊F3，就會(huì)自動(dòng)生成701a、702a、210a、201c等相應(yīng)字段。除此之外，F(xiàn)2自動(dòng)生成拼音、F4選中并復(fù)制字段、F5添加選中的財(cái)產(chǎn)到打印序，F(xiàn)12分類(lèi)號(hào)主題詞相互生成等快捷鍵都是編目中常用的功能鍵，這些快捷鍵的設(shè)置大大提升了編目者的編輯效率。

1.5 獨(dú)特的合并功能,減少了系統(tǒng)里重復(fù)的MARC記錄

匯文系統(tǒng)里規(guī)定正常驗(yàn)收的書(shū)目數(shù)據(jù)是無(wú)法直接刪除的，這種情況下，合并功能成為解決一書(shū)多記錄問(wèn)題的快捷方式。

操作時(shí),先打開(kāi)兩個(gè)MARC記錄,置于瀏覽狀態(tài),在視圖中選擇橫向平鋪,點(diǎn)住右鍵將其中一個(gè)MARC記錄工具欄條拖到另一個(gè)有用的編目級(jí)別較高的MARC記錄的相應(yīng)位置,并刪除呈灰色無(wú)用的MARC記錄，此時(shí)財(cái)產(chǎn)號(hào)也下掛到這條高級(jí)別的MARC上，無(wú)須重新添加。

1.6 復(fù)本的拖拽功能，提高了糾正MARC數(shù)據(jù)下驗(yàn)收錯(cuò)誤的財(cái)產(chǎn)號(hào)的便捷性

當(dāng)編目員進(jìn)行復(fù)本驗(yàn)收時(shí)，不小心把財(cái)產(chǎn)號(hào)驗(yàn)收到不對(duì)應(yīng)的MARC上，其他的文獻(xiàn)管理系統(tǒng)編目子系統(tǒng)只能先刪除錯(cuò)誤MARC上的財(cái)產(chǎn)號(hào)，再把這財(cái)產(chǎn)號(hào)添加到相對(duì)應(yīng)的MARC上，過(guò)程相對(duì)繁瑣。而匯文編目系統(tǒng)中，只要用上復(fù)本拖拽的功能就可糾正，即在需要拖拽復(fù)本的MARC下，選中需要拖拽的復(fù)本(該條背景將變成黑色)，將鼠標(biāo)右鍵按住不放，此時(shí)鼠標(biāo)將會(huì)變成手拿紙張樣式，將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要拖放到的MARC的復(fù)本窗口下，這就簡(jiǎn)化了其糾正過(guò)程。

2 匯文編目系統(tǒng)中的不足及改進(jìn)建議

2.1 簡(jiǎn)化刪除的繁瑣過(guò)程，優(yōu)化刪除功能

匯文編目系統(tǒng)里不能輕易刪除數(shù)據(jù)，正常驗(yàn)收的財(cái)產(chǎn)號(hào)不能刪除，流通過(guò)的書(shū)目數(shù)據(jù)是無(wú)法刪除的，只有回溯編目的財(cái)產(chǎn)號(hào)和MARC數(shù)據(jù)可刪，其中MARC刪除過(guò)程比較繁瑣，必須先刪除其索書(shū)號(hào)及財(cái)產(chǎn)號(hào)才能被刪除，這些固然顯示了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的嚴(yán)密性，但也造成編目數(shù)據(jù)的管理困難。

建議在編目系統(tǒng)里對(duì)刪除MARC鍵和刪除復(fù)本鍵提供刪除方式的設(shè)置，允許有無(wú)條件的一鍵刪除方式，并給刪除記錄提供一個(gè)存儲(chǔ)地方,即類(lèi)似于Windows系統(tǒng)里的回收站,以備在對(duì)數(shù)據(jù)誤刪除后隨時(shí)恢復(fù),進(jìn)行補(bǔ)救[1]。

2.2 擴(kuò)大撤銷(xiāo)的操作范圍，增強(qiáng)撤銷(xiāo)功能

匯文編目系統(tǒng)里的撤銷(xiāo)鍵只是針對(duì)字段粘貼和字段刪除這兩個(gè)窗體按鈕而設(shè)置的，即僅對(duì)字段粘貼、刪除的前一步誤操作進(jìn)行撤銷(xiāo)，而對(duì)其他的改動(dòng)都無(wú)法撤銷(xiāo)，如手動(dòng)添加、刪除、復(fù)制粘貼以及MARC合并等操作都無(wú)法撤銷(xiāo)。

建議增強(qiáng)撤銷(xiāo)功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)編目中的任何改動(dòng)、操作都能撤銷(xiāo)，并在未存盤(pán)的前提下能撤銷(xiāo)之前的若干次操作，并設(shè)置相對(duì)應(yīng)的恢復(fù)鍵，隨時(shí)可恢復(fù)誤撤銷(xiāo)的內(nèi)容。

2.3 完善MARC檢索結(jié)果列表的項(xiàng)目，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)功能

高校各專(zhuān)業(yè)評(píng)估中，圖書(shū)館須提供各專(zhuān)業(yè)相應(yīng)圖書(shū)的書(shū)名、種數(shù)、冊(cè)數(shù)等評(píng)估支撐材料，在匯文編目系統(tǒng)里文獻(xiàn)資源入藏明細(xì)中雖可以統(tǒng)計(jì)出具體圖書(shū)的種數(shù)和冊(cè)數(shù)，但關(guān)于圖書(shū)內(nèi)容檢索條件只能從類(lèi)號(hào)這一項(xiàng)來(lái)限制檢索，而類(lèi)號(hào)僅指圖書(shū)的分類(lèi)號(hào)和索書(shū)號(hào)，按此條件檢索統(tǒng)計(jì)無(wú)法確切體現(xiàn)高校各學(xué)科專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)(特別是一些邊緣學(xué)科的圖書(shū))，MARC檢索的條件比較齊全，編目員可通過(guò)題名、主題詞等選擇自己所需要的一個(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行模糊或精確進(jìn)行檢索統(tǒng)計(jì)出各專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)，但是檢索出的列表中卻沒(méi)有體現(xiàn)種數(shù)、冊(cè)數(shù)和館藏地等內(nèi)容。因此，建議MARC檢索結(jié)果列表中增加圖書(shū)種數(shù)、冊(cè)數(shù)、館藏地等項(xiàng)目，以增強(qiáng)編目系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能。

2.4 提高M(jìn)ARC審校存盤(pán)的靈活性，增加批量普通保存功能

編目員發(fā)現(xiàn)通過(guò)批量自動(dòng)驗(yàn)收送編的MARC數(shù)據(jù)中，有的圖書(shū)因是單本或沒(méi)有附件而MARC中的館藏字段中的卷期、附件等子字段是空的，匯文編目系統(tǒng)將其視為不符合MARC字段規(guī)則的數(shù)據(jù)而不能被審校存盤(pán),更無(wú)法進(jìn)行MARC批量審校存盤(pán)，而系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置MARC批量普通存盤(pán)功能，只能一條條地進(jìn)行普通保存，或?qū)⒚織lMARC進(jìn)行修改,即刪除空子字段，再進(jìn)行一一審校存盤(pán)，這就大大增加了編目員的工作量。

建議匯文編目系統(tǒng)能提高M(jìn)ARC審校存盤(pán)的靈活性，如在審校存盤(pán)設(shè)有“是否允許不必備的字段或子字段為空”等條件，讓編目員根據(jù)需要進(jìn)行勾選，或增加MARC批量普通保存功能，讓編目員能視情況而定。

2.5 明確錯(cuò)誤操作提示的具體內(nèi)容，完善報(bào)錯(cuò)功能

編目系統(tǒng)錯(cuò)誤信息提示不明確、詳細(xì)，凡是只是普通存盤(pán)而未經(jīng)審校存盤(pán)的編目數(shù)據(jù)送典藏時(shí)只出現(xiàn)“該交接批次尚未完全編目完成，是否確定送典藏”的字樣，不夠明確，建議應(yīng)提示為“該交接批次有數(shù)據(jù)未經(jīng)審校存盤(pán)，是否確定送典藏”后，并連接到未經(jīng)審校存盤(pán)的書(shū)目數(shù)據(jù)，讓編目員自行選擇是否進(jìn)行審校存盤(pán)。

當(dāng)要?jiǎng)h除無(wú)財(cái)產(chǎn)號(hào)的MARC數(shù)據(jù)時(shí)，常會(huì)出“該MARC已被相關(guān)記錄引用”的提示，未具體指出哪個(gè)相關(guān)記錄，編目員無(wú)法知道出錯(cuò)原因；因步操作錯(cuò)誤導(dǎo)致無(wú)法保存數(shù)據(jù)，只會(huì)出現(xiàn)“內(nèi)部錯(cuò)誤”等字樣，沒(méi)在界面上明確提示具體錯(cuò)誤，有的錯(cuò)誤即使在錯(cuò)誤日志中也沒(méi)具體說(shuō)明。

建議完善報(bào)錯(cuò)功能，使系統(tǒng)錯(cuò)誤信息提示明確、詳細(xì)，便于編目員快速糾正錯(cuò)誤，進(jìn)入編目的下一步。

2.6 允許不同MARC數(shù)據(jù)使用同一索書(shū)號(hào)，加大索書(shū)號(hào)分配的靈活性

匯文系統(tǒng)絕對(duì)不允許不同的MARC數(shù)據(jù)使用同一索書(shū)號(hào)，這樣就會(huì)出現(xiàn)同書(shū)名同作者但不同版本或不同開(kāi)本的圖書(shū)(無(wú)法做在同一條MARC上的)會(huì)有不同的索書(shū)號(hào)，如，本館外文書(shū)庫(kù)里美國(guó)作者Danielle Steel所著的小說(shuō)很多，索書(shū)號(hào)已排到I712.45/S814:57，她的不同版本的同名小說(shuō)也有不少，所著的《WINGS》有兩種版本，因此就有兩種索書(shū)號(hào)，分別為I7122.45/S814:6和I712.45/S814:18，這些繁多的索書(shū)號(hào)造成排架和檢索的困難。

建議匯文系統(tǒng)加大索書(shū)號(hào)分配的靈活性，可以允許應(yīng)用者根據(jù)自己本館的需要在不同的MARC里使用同一索書(shū)號(hào)。

2.7 新增韓語(yǔ)字符，便于對(duì)韓文圖書(shū)的編目

匯文編目系統(tǒng)中的編輯片語(yǔ)中有日文平假名和片假名的特殊符號(hào)，快捷鍵中的F8是西歐字符，系統(tǒng)中沒(méi)有嵌入韓語(yǔ)字母，建議在快捷鍵中或在編輯片語(yǔ)中增加韓語(yǔ)字母表，便于韓文圖書(shū)MARC的編輯。

3 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)不斷升級(jí)的匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)，編目子系統(tǒng)已逐漸走向成熟，和其他文獻(xiàn)服務(wù)系統(tǒng)比較，有很多優(yōu)勢(shì)，大大提高了編目效率，但編目系統(tǒng)中仍存在著許多不足，匯文系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者應(yīng)采納各用戶(hù)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)改進(jìn)，使其各功能更加完善。