淺析民辦高校經(jīng)濟合同管理

劉金花

一、引言

現(xiàn)實生活中，經(jīng)濟交往是我們每個人都接觸的事情，而對一個民辦學校，頻繁的經(jīng)濟活動更是學校蓬勃發(fā)展的標志之一。經(jīng)濟活動的順利開展離不開經(jīng)濟合同管理，但是絕大多數(shù)民辦學校的合同管理，無論是對合同操作的精細化還是對合同事務的管理，都遠未達到較高水平，既不能實現(xiàn)其交易利益的更大化，也不能實現(xiàn)其法律風險的更小化，故對經(jīng)濟合同管理問題的研究很有必要。

二、民辦學校經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀分析

1.合同管理機構不健全

民辦學校的收入較單一，主要以學費收入為主，財政撥款很少，為了提升學校的辦學競爭力，民辦學校把資金主要放在引進高層次人才、教學科研與教學改革、學生管理等方面，行政機構和職能部門也是圍繞上述目標而設置的，故很少有民辦學校設置專門的合同管理機構。民辦學校的合同管理工作大都是由后勤部門、學校辦公室、資產(chǎn)管理等部門兼管，這些部門一方面有自己本部門的工作，再兼管合同管理明顯人手不足；另一方面，這些部門缺乏合同管理所需要的法律、經(jīng)濟等方面專業(yè)人才。合同管理得不到足夠重視，因合同的履行而引起的法律糾紛時有發(fā)生，給民辦學校的聲譽造成不良的影響。

2.合同管理人員缺乏法律風險防范意識

部分民辦學校不重視合同管理，缺乏法律風險防范意識，不關注《民法典》與原《合同法》條款的變化，很多高校意識不到經(jīng)濟合同管理對于學校的重要性，潛意識中認為經(jīng)濟合同只是我方與對方簽訂的一份書面證明，抱著應付的心態(tài)草草簽訂經(jīng)濟合同，導致學校可能面臨較大的風險。有些民辦學校的業(yè)務經(jīng)辦人完成了交易事項后到財務部門報銷，財務部門提出要附上合同，為了應付財務部門不得不補簽合同，這樣的合同對經(jīng)濟業(yè)務往來雙方來說完全沒有法律約束力。甚至有些民辦學校為了逃避稅款的征收，就同一交易事項簽訂兩份合同價款等實質(zhì)性內(nèi)容不一致的陰陽合同。更有甚者認為因我方與對方單位多年來一直有業(yè)務往來，出于對對方單位的信任不簽訂經(jīng)濟合同。這些都將會給民辦學校帶來極大的法律風險，不利于民辦學校的健康發(fā)展。

3.經(jīng)濟合同預算管控不到位

大部分民辦高校的預算管理不完善，民辦高校上層領導對預算不夠重視，認為自身不是公辦學院完全不需要預算管理，著重體現(xiàn)在基建合同、維修合同預算管理方面。在領導眼中學校預算形同虛設，預算金額可以隨意調(diào)整，預算項目可以隨意增加。這造成學校預算管理部門很難對基建、維修等合同進行監(jiān)管，導致學校預算每年進行多次調(diào)整，且學校預算報告與年終決算報告金額出現(xiàn)巨大偏差，增加預算管理部門工作量，使學校本科合格評估、審核評估存在風險。

4.合同執(zhí)行過程監(jiān)控不到位

合同管理是系統(tǒng)、動態(tài)的全過程管理，民辦學校只注重合同簽約，合同履行過程中缺乏銜接與監(jiān)督。合同簽訂完后，除了業(yè)務經(jīng)辦人關注合同的履行外，沒有別的部門和人員再給予監(jiān)控，當簽訂的經(jīng)濟合同因某些市場變化或者政策調(diào)整的客觀原因?qū)е聦W校利益受損時，并沒有專業(yè)人員按照相關的程序辦理經(jīng)濟合同的補充、變更或是解除。財務部門沒能對合同收支做實時的跟蹤調(diào)整，缺乏有效的內(nèi)部控制，極可能導致到期的款項不及時回收或超額支付合同結算款。民辦學校沒有建立合同履行風險的管理機制，沒能及時對合同履行中的風險進行識別和控制，使合同的履行處于被動的狀況。

5.合同管理信息化水平不高

民辦學校的合同管理雖然也采用信息化管理，但信息化水平不高、系統(tǒng)更新不及時，管理系統(tǒng)難以形成閉環(huán)管理，不能實行合同信息的資源共享。缺少可以和財務、采購等部門實現(xiàn)信息共享的經(jīng)濟合同管理平臺，這導致相關管理人員要想全面獲取經(jīng)濟合同的相關信息時存在一定困難，財務會計不能真正按照經(jīng)濟合同約定的進度來確定收入和支出，無法準確、全面、及時地對學校的經(jīng)濟業(yè)務開展計量、統(tǒng)計，不利于高校內(nèi)部控制建設工作的推進。在信息化、數(shù)字化、智能化的大數(shù)據(jù)時代，提高合同管理的信息化水平是民辦學?，F(xiàn)代化管理的必然首選。

6.不重視合同檔案管理

民辦學校的合同大多由合同的業(yè)務經(jīng)辦部門保管，都是采用原始Excel表格手工錄入的方式記錄合同的基本信息，各部門的表格格式不統(tǒng)一，難以進行匯總合并，領導難以全面了解學校對外經(jīng)濟活動的相關信息。民辦學校沒有合同檔案管理的相關規(guī)章制度，沒有對合同的檔案統(tǒng)一管理，沒有專人負責整理保管，使合同信息錄入不及時，丟失、毀損、遺漏的情況時有發(fā)生，造成合同后期的查閱和使用非常不便，還有可能造成嚴重的經(jīng)濟損失。比如合同違約產(chǎn)生糾紛時，學校因為沒有保存合同文本，被對方抓住漏洞篡改合同而被告上法院，這樣的案例在現(xiàn)實中并不少見。

三、規(guī)范民辦高校經(jīng)濟合同管理的對策分析

1.建立完善的合同管理流程

加強合同管理制度建設，建立健全規(guī)范的合同管理制度體系，設計嚴密的業(yè)務流程，對合同實行分級分類管理，明確合同訂立的授權審批程序、權限，確保所有簽訂合同經(jīng)過學校合法授權，嚴防簽訂超出有關規(guī)定范圍的合同情況的發(fā)生，嚴禁校內(nèi)部門、單位或個人未經(jīng)授權以學校名義對外簽訂各類合同，嚴禁違反上級規(guī)定簽訂擔保業(yè)務合同、對外投資合同和資金借貸合同。同時，學校全面梳理合同管理業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)，查找各環(huán)節(jié)可能存在的風險，確定關鍵控制點，明確合同管理在合同調(diào)查、談判、審核、簽署、履行、結算等各環(huán)節(jié)的控制要求，不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，并設置相應的記錄或憑證，及時、客觀記錄各環(huán)節(jié)業(yè)務的完成情況，實行痕跡管理，確保合同訂立、履行、后續(xù)管理等環(huán)節(jié)得到有效控制。

2.加強經(jīng)濟合同管理人才隊伍建設

經(jīng)濟合同需要專業(yè)人員去管理，其是一個專業(yè)性較強的工作，涉及會計、審計、建筑、法律等方面的知識，經(jīng)濟合同簽訂內(nèi)容需要由具有法律知識的人員審核，經(jīng)濟合同執(zhí)行完畢后工程驗收需要專業(yè)人員去現(xiàn)場進行審計驗收等。所以各個高校應重視經(jīng)濟合同管理人員招聘，定期組織現(xiàn)有經(jīng)濟合同管理人員參加校內(nèi)外培訓，同時，重視經(jīng)濟合同管理人員思想政治教育，樹立合同管理人員愛崗敬業(yè)、遵紀守法、清正廉潔的理念，提升民辦高校經(jīng)濟合同管理水平。

3.加強經(jīng)濟合同預算管控，對經(jīng)濟合同實行全過程管理

各民辦高校內(nèi)部控制的首要環(huán)節(jié)就是預算管理，制定經(jīng)濟合同項目預算，完善預算管理制度，同時上線內(nèi)部控制財務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對民辦高校經(jīng)濟業(yè)務從預算到結算的全面管理，加強合同預算管理，堅持厲行節(jié)約，精打細算，加大預算資金的統(tǒng)籌力度，有效盤活存量資金，優(yōu)化支出結構；規(guī)范項目設置，加強預算評審，推進績效管理，提高學校預算資金使用效益；完善預算管理鏈條，加強預算公開，努力構建全面規(guī)范、公開透明的學校預算管理制度。在編制預算時要求各歸口管理部門在申報預算時精細化編制每一筆經(jīng)濟合同項目預算，嚴禁隨意填報預算金額。在經(jīng)濟合同執(zhí)行過程中，以預算為抓手對合同實行全方位、全過程管理。在合同執(zhí)行過程中嚴格按照其申報的預算執(zhí)行，確保?？顚Ｓ?，嚴禁挪作他用。在執(zhí)行過程中預算項目確需更改預算金額的，按照學校預算變更流程出具審批手續(xù)。歸口部門要定期對經(jīng)濟合同執(zhí)行情況形成報告，提交財務處和審計處，財務部門會同審計部門對執(zhí)行情況提出建設性意見，保證合同項目預算科學合理。

4.明確合同管理中相關部門的職責

合同管理是一項涉及多部門、綜合性強的工作。因此，需要明確合同管理中相關部門的職責。學校根據(jù)自身實際情況，按照“統(tǒng)一指導、分口管理、各負其責”的經(jīng)濟合同管理機制確定歸口管理部門，負責對經(jīng)濟合同進行指導并管理。制定詳細的規(guī)章制度和流程來規(guī)范高校經(jīng)濟合同的審批、簽訂、履行、保管等環(huán)節(jié)，維護高校的經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)，對經(jīng)濟合同的履行情況進行監(jiān)控，定期檢查經(jīng)濟合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，做好經(jīng)濟合同歸檔保密工作等。具體來說，負責梳理學校合同管理業(yè)務流程，進行風險評估，確定關鍵控制點，制定合同管理制度體系，發(fā)揮專業(yè)特長，審核合同權利義務的對等性、違約責任、爭議解決方式等重點條款內(nèi)容，提出修改意見。管理合同標準文本和相關資料，參與學校重大合同的文稿起草、協(xié)商談判、內(nèi)容審查和正式簽訂，監(jiān)督檢查合同的履行、變更、解除等情況。組織相關部門開展合同糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟活動，妥善保管合同專用章，對合同履行情況進行適時登記，對合同資料進行及時歸檔等。定期進行自我評價，及時發(fā)現(xiàn)合同管理中的高風險和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地修補漏洞和糾正偏差，實現(xiàn)合同管理的不斷完善。

5.加強經(jīng)濟合同管理信息化建設，實現(xiàn)合同信息互傳

當前科學發(fā)展日新月異，信息技術已然遍布各個領域。如果各經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)之間沒有實現(xiàn)信息共享，這給經(jīng)濟合同的查詢、信息的提取都將造成了不小的困難，不利于高校內(nèi)部控制建設工作的推進，因此，將現(xiàn)代信息技術滲入于經(jīng)濟合同管理中來，充分利用信息化管理平臺，充分利用信息化技術，建立統(tǒng)一的經(jīng)濟合同管理平臺。在經(jīng)濟合同管理的每一個環(huán)節(jié)之中也滲入信息技術，使得各環(huán)節(jié)能夠全面對接，減少信息不對稱的情況。經(jīng)濟合同履行監(jiān)控模塊主要是監(jiān)督合同的執(zhí)行，包括對合同金額、收付款進度的監(jiān)督，合同歸檔模塊主要包括合同簽訂完成后的掃描上傳，按照類別進行統(tǒng)一編號。此外，經(jīng)濟合同管理平臺應與財務系統(tǒng)實現(xiàn)對接，財務系統(tǒng)可以從中調(diào)取收入、支出合同的數(shù)據(jù)，確保收入合同實現(xiàn)應收盡收、支出合同與預算相符，以防范財務風險，推進高校內(nèi)部控制工作順利開展。

6.加強經(jīng)濟合同的歸檔保密工作

經(jīng)濟合同明確了高校的權利和義務，里面涉及工作、商業(yè)秘密，是十分重要的文檔資料。應利用信息化技術將經(jīng)濟合同進行分類和歸納，完善其備案和登記制度，促使經(jīng)濟合同管理工作更具現(xiàn)代化和高效化特點。民辦高校應設立專人負責合同管理工作，由專業(yè)人員通過統(tǒng)一的經(jīng)濟合同管理平臺，結合經(jīng)濟合同類型對合同進行科學分類和統(tǒng)一編號，運用信息化手段建立經(jīng)濟合同臺賬，定期查看經(jīng)濟合同的履行情況，對于履行過的經(jīng)濟合同，及時辦理銷號和歸檔手續(xù)，線下設立專人對合同文本進行整理裝訂歸檔，對于合同內(nèi)容變更等相關資料及時整理存儲，保證數(shù)據(jù)信息的完整性。此外，及時做好經(jīng)濟合同安全保密工作，加強對工作人員的安全保密教育，防止任何人以任何形式泄露經(jīng)濟合同中涉及的機密，以防止學校的經(jīng)濟利益遭受損失。