多院區(qū)醫(yī)院檔案管理探究
——以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例

時(shí)文馨，閆麗娜，王 琛，董富國，安佰悅，陳祥華

(1.北京大學(xué)醫(yī)學(xué)部；2.國家衛(wèi)生健康委衛(wèi)生發(fā)展研究中心，北京 100000；3.青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266000)

從20世紀(jì)90年代起，多院區(qū)醫(yī)院的發(fā)展模式嶄露頭角。時(shí)至今日，我國多院區(qū)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展得如火如荼，醫(yī)院采取多院區(qū)同質(zhì)化管理，這就為醫(yī)院檔案管理帶來新的要求與挑戰(zhàn)。

1 研究意義

新環(huán)境下，怎樣以滿足醫(yī)院管理需求為前提，以盡量少的人、財(cái)、物等資源的條件下實(shí)現(xiàn)多院區(qū)醫(yī)院檔案建設(shè)和配置的效益最大化，充分發(fā)揮檔案信息資源的能力和效益，從而為醫(yī)院管理提供更加全面和優(yōu)質(zhì)的檔案資源和服務(wù)，也就成了非常重要的議題。

1.1 理論研究意義

多院區(qū)檔案資源配置不均衡，冗余與短缺并存等特點(diǎn)，使檔案資源配置的研究變得更加復(fù)雜和有意義。多院區(qū)檔案資源配置面臨的問題、配置目標(biāo)與原則、配置模式與體系、配置策略與效益等都是需要在理論與實(shí)踐上深入討論的問題。

1.2 實(shí)際應(yīng)用價(jià)值

多院區(qū)醫(yī)院的檔案管理并不是一個(gè)機(jī)械的整合和簡單的加減過程，而是涉及醫(yī)療、人事、地域分布和現(xiàn)有檔案資源等各方面的一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它的首要也是最重要的問題是如何協(xié)調(diào)開展檔案資源管理，以滿足醫(yī)院管理和發(fā)展過程中對檔案資源無障礙的利用。

通過明確下一步研究中多院區(qū)醫(yī)院檔案資源配置的重點(diǎn)與難點(diǎn)，筆者提出一套較為完善的相關(guān)管理制度建設(shè)、智慧醫(yī)院檔案館構(gòu)建、院區(qū)資源整合、檔案服務(wù)體系構(gòu)建、特色檔案內(nèi)容建設(shè)及各院區(qū)檔案資源共建共享等方面的多院區(qū)醫(yī)院檔案資源建設(shè)實(shí)施方案，從而對醫(yī)院檔案資源建設(shè)工作提供一些參考。

2 管理現(xiàn)狀

根據(jù)檔案管理規(guī)范在檔案管理中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，都需要由檔案科工作人員指導(dǎo)各部門兼職檔案員進(jìn)行整理歸檔。并且在歸檔過程中，有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料要求永久保管，一般價(jià)值的定期保管，分為10年與30年兩個(gè)期限。

在多院區(qū)醫(yī)院各種檔案日常管理期間，研究發(fā)現(xiàn)存在以下問題。

2.1 數(shù)字化檔案建設(shè)不足

醫(yī)院現(xiàn)有的檔案類型以數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制存在，而分布于院區(qū)的諸多檔案還是以紙質(zhì)檔案為主。醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等關(guān)鍵紙質(zhì)檔案資料均保存于本部。各個(gè)院區(qū)及科室保存的多是有院區(qū)特色的各種類型紙質(zhì)檔案。電子檔案雖然也在建設(shè)，但普遍存在認(rèn)可度不夠的問題，存在數(shù)字化檔案，但都需要打印出來形成紙質(zhì)檔案另存，這就造成了資源的浪費(fèi)[1]。

2.2 各個(gè)院區(qū)檔案管理能力不一致

各個(gè)院區(qū)雖然進(jìn)行同質(zhì)化管理，但由于院區(qū)分散的客觀因素存在，不同院區(qū)的檔案管理人員的檔案管理意識和能力均有差別。在多院區(qū)醫(yī)院的檔案工作中，檔案管理工作不僅僅是由本部院區(qū)的檔案室完成，各種類型的檔案來源不同，有關(guān)檔案的初步管理都需要不同院區(qū)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行操作[2-3]。除此以外，各個(gè)科室也有自己的資料室，里面也存在大量的檔案資料。這也就造成了完整的檔案管理體系難以建立。

2.3 重視保存而輕開發(fā)利用

由于分院區(qū)辦院的客觀情況存在，導(dǎo)致很多檔案資料保存于不同院區(qū)，雖然做到良好的保存，但難以統(tǒng)一開發(fā)利用。這就導(dǎo)致了很多有價(jià)值的檔案資源長期得不到重視和利用，無法發(fā)揮檔案所包含的重要價(jià)值。醫(yī)院檔案包含著醫(yī)院運(yùn)營管理中的重要信息，對醫(yī)院的管理具有重要的作用，而現(xiàn)有的多院區(qū)辦院模式在一定程度上影響檔案資料的價(jià)值和作用的發(fā)揮。

2.4 檔案管理人員信息化技能不足

檔案管理人員中有一部分老員工，對數(shù)字化檔案技術(shù)的接受能力較弱，在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)操作速度較慢。檔案數(shù)字化過程中，會面臨很多在紙質(zhì)檔案管理時(shí)不同的問題，這就需要新的知識體系，新的技術(shù)能力來解決出現(xiàn)的新情況和新問題[4]。工作人員信息化技能的不足，一定水平上也制約了醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提升。

3 改進(jìn)措施

醫(yī)院的擴(kuò)張?jiān)斐啥嘣簠^(qū)辦院模式的出現(xiàn)，檔案數(shù)量也伴隨著指數(shù)級增長，檔案資源類型的不斷增加，檔案保存與管理技術(shù)的不斷發(fā)展和變革，用戶信息需求和信息行為的不斷變化都促使多院區(qū)檔案管理需要優(yōu)化配置。多院區(qū)醫(yī)院檔案資源建設(shè)應(yīng)有新理念、新目標(biāo)和服務(wù)新模式，檔案建設(shè)服務(wù)應(yīng)當(dāng)可以更好地發(fā)揮支持醫(yī)院管理的作用。

3.1 建立總-分館制度，實(shí)現(xiàn)院區(qū)互通

根據(jù)不同院區(qū)的特色和功能及學(xué)科分布來進(jìn)行檔案資源的管理。本部院區(qū)建立總檔案館，保存醫(yī)院重要的核心檔案，以及各個(gè)院區(qū)和科室的重要檔案。分院區(qū)建立隸屬于院區(qū)的檔案分館，保存分院區(qū)和院區(qū)科室內(nèi)的一般檔案。本部院區(qū)將所有的檔案資源進(jìn)行保存是不現(xiàn)實(shí)的，建立總-分館制度，也就需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案資源的共享[5]。除不能進(jìn)行借閱的紙質(zhì)檔案外，其他類型的檔案在使用時(shí)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)或者現(xiàn)場申請，實(shí)現(xiàn)“檔案動人不動”，從而在不同院區(qū)的人員需要借閱檔案時(shí)打破地域限制，最大限度地保證用戶對檔案資源的使用權(quán)利。

3.2 面向重點(diǎn)需求，加強(qiáng)特色檔案建設(shè)

本部院區(qū)的檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)以滿足全院各個(gè)方面和層次的檔案需求為目標(biāo)，而不同分院區(qū)的檔案建設(shè)與管理應(yīng)當(dāng)側(cè)重于滿足院區(qū)特色和重點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)與配置。面向多院區(qū)的檔案資源的建設(shè)與管理，首先要對不同院區(qū)的情況進(jìn)行分析。分清不同院區(qū)發(fā)展方向和優(yōu)勢，科室設(shè)置等方面。在檔案管理中應(yīng)對現(xiàn)有的檔案建設(shè)與管理情況進(jìn)行情況摸查，了解各個(gè)院區(qū)現(xiàn)有的檔案數(shù)量和結(jié)構(gòu)情況，了解現(xiàn)有檔案管理的優(yōu)勢及劣勢，補(bǔ)充不足的資源內(nèi)容及類型。

3.3 加強(qiáng)科室自有資料室的管理

科室資料室的管理和使用對醫(yī)院檔案管理也有著重要的意義和價(jià)值?？剖屹Y料室的檔案資源大多處于由科室自我建設(shè)、管理和使用的狀態(tài)。大多數(shù)的科室資料室未進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)化的管理。而科室資料室擁有科室第一手檔案與資料，在科室檔案利用時(shí)擁有很大優(yōu)勢。為了實(shí)現(xiàn)對科室檔案資源的有效管理及利用，應(yīng)當(dāng)先明確科室資料室與醫(yī)院檔案室之間的業(yè)務(wù)關(guān)系。除此之外，科室資料室的管理應(yīng)當(dāng)符合醫(yī)院歸檔、庫房管理、查借閱等多項(xiàng)制度，促進(jìn)科室資料室的管理專業(yè)化，制度化。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

多院區(qū)辦院狀態(tài)下，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于對檔案資源不限時(shí)空進(jìn)行使用和借閱。首先要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，只有醫(yī)院管理層面從理念上重視起來，才能有檔案數(shù)字化的快速發(fā)展[6]。數(shù)字化檔案的管理與建設(shè)與以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有共通之處，卻也有不同之點(diǎn)。原有的檔案管理體系和制度已經(jīng)不能完全滿足其需要。應(yīng)當(dāng)在數(shù)字化建設(shè)的過程中不斷完善其管理制度與體系。數(shù)字化檔案的安全和使用問題涉及信息學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)、法學(xué)等多個(gè)不同學(xué)科，除對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)與教育外，還應(yīng)對管理人員進(jìn)行相應(yīng)多學(xué)科的培訓(xùn)，從而高水平的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的建設(shè)、保存、利用、安全等各個(gè)方面[7]。

3.5 提高服務(wù)水平，擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容

多院區(qū)辦院模式下的醫(yī)院檔案管理，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本部院區(qū)對各分院區(qū)的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)。全院所有檔案管理均需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，統(tǒng)一管理制度，分院區(qū)提供的服務(wù)質(zhì)量與水平盡量與本部院區(qū)保持一致。青島大學(xué)附屬醫(yī)院現(xiàn)在使用釘釘網(wǎng)上業(yè)務(wù)申請，來進(jìn)行本部院區(qū)核心檔案部分的借(查)閱、復(fù)印申請，這是對檔案使用良好的嘗試。服務(wù)水平的提升和服務(wù)內(nèi)容的擴(kuò)展需要對原有的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再思考與再設(shè)計(jì)，從而使檔案管理在成本、服務(wù)和效率方面獲得進(jìn)一步的改進(jìn)。伴隨著業(yè)務(wù)流程的再造與改進(jìn)，檔案服務(wù)水平與質(zhì)量也會得到極大的提升。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)及工具，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和處理。通過大數(shù)據(jù)分析，可以從醫(yī)院日常各種數(shù)據(jù)與檔案中獲得更加精準(zhǔn)的有價(jià)值的服務(wù)內(nèi)容。通過對使用者的細(xì)分，可以提供個(gè)性化和嵌入式的檔案服務(wù)[8]。

3.6 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與素養(yǎng)

多院區(qū)辦院條件下的醫(yī)院檔案管理不僅需要制度和新技術(shù)的支持，更需要檔案管理人員的努力。管理人員的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平對檔案管理的水平起著最關(guān)鍵的作用。一方面需要對工作人員進(jìn)行職業(yè)感情培養(yǎng)，提高職業(yè)意識。另一方面加強(qiáng)老員工的信息化教育，并應(yīng)新招聘年輕的信息化能力強(qiáng)的優(yōu)秀檔案管理人員。對于檔案管理員工，應(yīng)進(jìn)行信息分析能力、數(shù)據(jù)挖掘能力、技術(shù)使用能力、網(wǎng)絡(luò)安全能力以及知識吸收能力5個(gè)方面的能力培養(yǎng)。

4 結(jié)束語

伴隨著多院區(qū)辦院模式的出現(xiàn)，多院區(qū)醫(yī)院檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況、新理論和新方法。多院區(qū)模式和信息技術(shù)的發(fā)展，同樣也為用戶對檔案資源的需求帶來長遠(yuǎn)的影響，使得用戶對數(shù)字化檔案資源的利用更為便捷。

新環(huán)境下，怎樣以滿足醫(yī)院的管理與發(fā)展的需求為前提，耗費(fèi)最少的人、財(cái)、物等資源的條件下實(shí)現(xiàn)多院區(qū)檔案資源建設(shè)和配置的效益最大化，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案部門的能力和效益，從而為醫(yī)院管理更加全面和優(yōu)質(zhì)的檔案資源和服務(wù)，不僅需要理論上的支持，更需要實(shí)踐的檢驗(yàn)。