電子檔案，讓云上服務(wù)“不打烊”

■文／王雅涵 霍冀民

習(xí)近平總書記在2021 年7月6 日作出的重要批示中強(qiáng)調(diào)，檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。近年來，各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以加強(qiáng)電子檔案管理應(yīng)用為抓手，充分發(fā)揮社保業(yè)務(wù)檔案服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾的積極作用，扎實(shí)推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

直面挑戰(zhàn) 把握信息時(shí)代新形勢(shì)

各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想，深入推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案管理，為完整準(zhǔn)確記錄參保群眾權(quán)益、有效提升社保經(jīng)辦服務(wù)效率提供重要支撐。但隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，社保業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)用工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和問題。

群眾辦事有期待。社保業(yè)務(wù)檔案是重要的民生檔案，是企業(yè)和群眾辦理社保業(yè)務(wù)、享受社保權(quán)益的重要憑證。當(dāng)前，群眾對(duì)于辦理業(yè)務(wù)的便捷性要求越來越高，普遍希望 “少跑路”甚至“不跑路”，同時(shí)，對(duì)維護(hù)自身合法權(quán)益的意識(shí)也日益增強(qiáng)。這就要求社保業(yè)務(wù)檔案管理工作必須做到記錄全面準(zhǔn)確、保存完整安全、應(yīng)用方便快捷，給群眾辦事帶來更大的便利。

經(jīng)辦方式有變化。以前的經(jīng)辦方式主要是現(xiàn)場(chǎng)辦、窗口辦、手工辦，現(xiàn)在則是網(wǎng)上辦甚至要跨省通辦，業(yè)務(wù)經(jīng)辦和運(yùn)轉(zhuǎn)的方式、手段、介質(zhì)都與之前大有不同。與之相適應(yīng)，社保業(yè)務(wù)檔案的管理應(yīng)用也須從以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主。在新的形勢(shì)下，社保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該怎么存、如何管？怎樣優(yōu)化社保業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)以適應(yīng)社保經(jīng)辦服務(wù)模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)？成為擺在各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)面前的新課題。

基金風(fēng)控有需求。社會(huì)保險(xiǎn)基金管理事關(guān)民生福祉和社會(huì)穩(wěn)定，目前，社?；痤I(lǐng)域很多的大案要案都涉及業(yè)務(wù)檔案的材料造假。因此，在遵循檔案管理真實(shí)性、完整性、可用性、安全性原則的基礎(chǔ)上，要充分思考如何通過應(yīng)用電子檔案提高風(fēng)險(xiǎn)防范力，將基金風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

工作層面待完善。從電子檔案管理和應(yīng)用工作實(shí)踐的角度來看，社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的短板也逐漸顯現(xiàn)。

國(guó)家層面，2009 年人力資源社會(huì)保障部聯(lián)合國(guó)家檔案局出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡(jiǎn)稱3 號(hào)令），建立了較為完善的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范。雖然3 號(hào)令是社保業(yè)務(wù)檔案管理的基本規(guī)范，但其出臺(tái)時(shí)間距今已有13 年，隨著企業(yè)和群眾需求的升級(jí)以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，“網(wǎng)上辦”“協(xié)同辦”逐漸成為主要的社保經(jīng)辦服務(wù)模式，3 號(hào)令中的一些要求與業(yè)務(wù)經(jīng)辦中的實(shí)際操作已不匹配。

地方層面，部分檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)架老舊、升級(jí)困難，新系統(tǒng)建設(shè)較慢，統(tǒng)計(jì)查詢、精確定位搜索、快速解決故障等“進(jìn)階”功能無法在前臺(tái)實(shí)現(xiàn)；一些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)囿于財(cái)力有限、專項(xiàng)資金匱乏，不重視檔案工作等因素，沒有配備專門的管理人員，保障和協(xié)同工作不到位；地方經(jīng)辦機(jī)構(gòu)之間的檔案數(shù)據(jù)資源共享不足，橫向跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制不完善，制約和阻礙了電子檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。這些挑戰(zhàn)和問題，需要部省聯(lián)動(dòng)研究解決。

簇簇微光 點(diǎn)亮電子檔案新征程

加強(qiáng)電子檔案管理應(yīng)用逐漸成為推動(dòng)社保檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的方向。順應(yīng)時(shí)代潮流，2020 年7月，《社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理暫行辦法》應(yīng)運(yùn)而生，用于指導(dǎo)各地規(guī)范電子檔案管理工作，加強(qiáng)電子檔案在社保經(jīng)辦管理服務(wù)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的使用。

2021 年1月1 日，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》開始施行，為檔案信息化建設(shè)指明了方向，也為社保經(jīng)辦管理服務(wù)的電子檔案管理工作提供了法律依據(jù)和保障。當(dāng)年6月，人力資源社會(huì)保障部發(fā)布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并選取河北、吉林、廣東、海南4 個(gè)省份，作為社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理應(yīng)用工作先行先試地區(qū)。由此開始，各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)逐步將加強(qiáng)電子檔案管理應(yīng)用作為推進(jìn)社保經(jīng)辦“不見面”服務(wù)的重要舉措，扎實(shí)推動(dòng)社保電子檔案管理應(yīng)用。

高度重視，形成齊抓共管工作格局。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)后，多地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)結(jié)合本地區(qū)實(shí)際，制定印發(fā)了加強(qiáng)電子檔案管理相關(guān)工作的通知文件，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、完善考核機(jī)制，為做好電子檔案管理應(yīng)用工作奠定了良好基礎(chǔ)。海南出臺(tái)了《海南省社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理暫行辦法》，在全國(guó)首次實(shí)現(xiàn)由省級(jí)檔案主管部門和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)聯(lián)合規(guī)范社保電子檔案的管理。四川按季度調(diào)度推進(jìn)各市（州）歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化和歷史影像化檔案數(shù)據(jù)遷移工作進(jìn)度，層層壓實(shí)屬地責(zé)任。吉林將檔案工作納入全省工作考核重點(diǎn)。北京、河北等地舉辦了電子檔案工作培訓(xùn)班，邀請(qǐng)本地檔案局專家進(jìn)行授課。西藏自治區(qū)則成立社保檔案管理部門，壯大檔案工作的隊(duì)伍。

探索本地電子檔案管理應(yīng)用路徑，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化、電子化的管理模式。寧夏和甘肅分別將石嘴山市、蘭州市作為試點(diǎn)城市，做好歷史資料電子化立卷和歸檔工作，加快推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案一體化建設(shè)。天津選取“工傷鑒定錄入”業(yè)務(wù)作為電子文件管理試點(diǎn)，在業(yè)務(wù)材料電子單套制歸檔上進(jìn)行初步實(shí)踐，并對(duì)原業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)進(jìn)行改造。湖南選取常德市作為歷史檔案數(shù)字化試點(diǎn)城市，對(duì)2019 年以來的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行電子化錄入，加快推動(dòng)業(yè)務(wù)檔案電子化管理步伐。

開發(fā)或改造電子檔案相關(guān)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化處理，提升通過電子檔案管理應(yīng)用推動(dòng)經(jīng)辦模式轉(zhuǎn)型升級(jí)的效能。天津梳理了社保電子文件元數(shù)據(jù)方案，組織編寫檔案管理系統(tǒng)功能需求，并列入經(jīng)辦服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)新系統(tǒng)升級(jí)改造計(jì)劃。廣西采取“授權(quán)受理、流轉(zhuǎn)經(jīng)辦、電子反饋、電子歸檔”的方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)多渠道、跨地域辦理：在全區(qū)任一社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均可辦理社保業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)辦理結(jié)果通過移動(dòng)設(shè)備、自助機(jī)、柜臺(tái)等多點(diǎn)反饋，電子文件則按照預(yù)歸檔號(hào)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到屬地歸檔。申報(bào)人在辦理新業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門通過內(nèi)部校驗(yàn)或第三方數(shù)據(jù)共享獲取信息后，可以直接調(diào)用歷史業(yè)務(wù)辦結(jié)后留存的電子檔案，實(shí)現(xiàn)群眾辦理新業(yè)務(wù)“免申請(qǐng)”“免跑腿”，材料“免提交”。

采用專門存儲(chǔ)、權(quán)限管理、系統(tǒng)提醒等方式，完善電子檔案數(shù)據(jù)安全防控措施，提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力。江蘇運(yùn)用本省人社一體化信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理、財(cái)政監(jiān)督和審計(jì)檢查的信息共享，全流程線上經(jīng)辦、準(zhǔn)確對(duì)賬，數(shù)據(jù)全程留痕、終身可溯。四川電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)材料和日志信息全采集、全保存，在檔案借閱、統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)稽核時(shí)提供全記錄、全證明，并為每個(gè)類別設(shè)立了滿件閾值，提醒經(jīng)辦人員及時(shí)檢查立卷。河南電子檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在省“政務(wù)云”上，系統(tǒng)軟硬件均按照等級(jí)保護(hù)三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，采用三個(gè)副本存儲(chǔ)。吉林實(shí)現(xiàn)歸檔文件電子簽名全覆蓋，利用數(shù)字證書、電子印章等加密傳輸技術(shù)，為每個(gè)電子檔案穿上“防彈衣”。

守正創(chuàng)新 開拓電子檔案新局面

智慧經(jīng)辦“進(jìn)行時(shí)”，便民服務(wù)無止境?！笆奈濉睍r(shí)期，我們將以電子檔案管理應(yīng)用為重點(diǎn)，聚焦社保經(jīng)辦管理服務(wù)現(xiàn)實(shí)需要，在統(tǒng)一思想、完善制度、典型引領(lǐng)、改進(jìn)技術(shù)等方面持續(xù)用力，加快推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作邁上新臺(tái)階，更好地助力社保事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

以提升思想認(rèn)識(shí)為引領(lǐng)，凝聚共識(shí)合力。社保業(yè)務(wù)檔案是社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)的客觀真實(shí)記錄，承載著為參保人“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的重要使命。各級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)思想教育，進(jìn)一步提高政治站位，深刻認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)檔案管理工作的重大意義、崇高使命和歷史責(zé)任，增強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的神圣感、使命感。自覺做好業(yè)務(wù)檔案管理工作，將業(yè)務(wù)檔案記錄好、保管好、留存好、利用好，更好地服務(wù)社保經(jīng)辦模式轉(zhuǎn)型升級(jí)，切實(shí)提升參保企業(yè)和群眾的辦事體驗(yàn)。

以加強(qiáng)制度建設(shè)為重點(diǎn)，固化探索成果。業(yè)務(wù)檔案電子單套制歸檔是推進(jìn)電子檔案全面應(yīng)用的關(guān)鍵，下一步，將加快制度建設(shè)步伐，盡快建立修訂3 號(hào)令的工作組，汲取地方智慧，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦中有關(guān)電子檔案應(yīng)用的難點(diǎn)、堵點(diǎn)在制度層面加以研究解決，在修訂3 號(hào)令的復(fù)雜性、棘手性問題上下功夫，拓展電子檔案管理應(yīng)用場(chǎng)景，明確紙質(zhì)檔案和電子檔案的歸檔范圍，避免雙套制帶來的重復(fù)勞動(dòng)，彌補(bǔ)政策空白。

以深化試點(diǎn)探索為抓手，撬動(dòng)創(chuàng)新潛能。下一步，要在現(xiàn)有4 個(gè)試點(diǎn)省份（河北、吉林、廣東、海南）的基礎(chǔ)上，再選取典型省市作為突破點(diǎn)，著重在電子檔案查詢利用、備份遷移、接收檢驗(yàn)、系統(tǒng)建設(shè)、技術(shù)升級(jí)等方面探索經(jīng)驗(yàn)做法，形成可復(fù)制、可推廣的電子檔案工作“樣板間”，以點(diǎn)帶面推動(dòng)全國(guó)工作。建設(shè)社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字檔案室，強(qiáng)化資源建設(shè)和數(shù)據(jù)管理，打造檔案工作示范城市，創(chuàng)造“品牌效應(yīng)”，提升社保數(shù)字檔案管理水平和效能。

以強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用為引擎，驅(qū)動(dòng)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。以電子檔案和在線應(yīng)用為基礎(chǔ)的數(shù)字化是檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)。我們要探索加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案源頭治理工作，針對(duì)電子檔案易保存、易調(diào)取、易查閱等特性，升級(jí)檔案管理設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)。學(xué)習(xí)借鑒其他行業(yè)對(duì)新技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中的理論與實(shí)踐探索，加強(qiáng)人工智能、區(qū)塊鏈、電子簽名、時(shí)間戳、數(shù)字摘要等新技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，確保電子檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，充分調(diào)動(dòng)社保系統(tǒng)對(duì)高質(zhì)量發(fā)展電子檔案事業(yè)的積極性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦“不斷檔”，云上服務(wù)“不打烊”。