科研項目檔案檔號編制研究

陳 巍

（上海市科技創(chuàng)新服務中心（上海科技成果檔案資料館））

科研項目檔案檔號是科學項目歸檔文件在文檔整理過程中所賦予的一組字符代碼，其作用是用來固化歸檔文件整理順序和類別排列，因為科研項目文件數(shù)量龐大，類型繁多，文件產(chǎn)生單位跨度大，所以，這項工作是檔案整理過程中專業(yè)性比較強、涉及層面較多的一個環(huán)節(jié)，需要進行檔案檔號編制，幫助檔案人員更好地對檔案進行歸類整理，便于檔案查找和使用。同時，相關人員還需要對當前科研項目檔案檔號編制普遍存在的問題，積極研究其解決對策，優(yōu)化整理方式，科學規(guī)劃檔案，控制好檔案檔號編制過程，不斷自我完善，提高科研項目檔案管理水平。

一、檔案檔號編制的功能優(yōu)勢及編制的細化

（一）功能優(yōu)勢

檔號對于檔案管理人員并不陌生。進行檔案檔號編制的目的和作用也十分簡單鮮明，就是確保館藏每份檔案都有確定的唯一的字符代碼。這就如同每個人有唯一確定的身份證號是一樣的。檔案有了檔號，不僅可以方便檢索，而且還可以對檔案類別、數(shù)量進行科學統(tǒng)計。但是編制檔號的方案以及基于什么樣的標準實施，主要源于一些原則性規(guī)定。最早標準制定于1994年，但隨著檔案的豐富，檔號編制結構與當下的檔案檔號編制理念存在較大的差異。例如：在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）中記錄了文書檔案檔號構成，是按照全宗號+分類號+分類方案（年度、機構、保管期限等）+件號構成。但是如今的標準中，編制方法并非如此，有些檔案檔號并不是以全宗號開頭，而是以類別號開頭[1]。相比而言，目前的檔案檔號編制方式更適用，以全宗號開頭，一直編到件號或者頁號，可以全面反映出館藏檔案的組件、分類、數(shù)量統(tǒng)計等各個情況。

（二）細化檔案編制

以往檔號編制是依靠人工檢索方式，對工作效率、處理方式的便利性等方面并沒有過多考慮，而是只要找到目標檔案，并從這份檔案中選擇有利的部分提取出來內(nèi)容即可。所以，在時代更迭下，編制理念相比過去出現(xiàn)很大的差異，尤其是當下計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，依靠計算機智能檢索已經(jīng)成為每個工作者學習與生活不可或缺的部分。對于檔案檔號編制來說，其作用和優(yōu)勢也十分重要，如今，信息化工作方式讓工作者認識到對檔號的編制理念和編制方法不僅限于找到目標檔案，并依靠人工選擇向利用者提供目標檔案中的關鍵內(nèi)容，而是利用計算機自動化檢索機制快速識別，通過授權向利用者在線提供檔案資料，大大提高了檢索和利用效率[2]。但是計算機檢索功能只是起到輔助作用，關鍵還需要細化檔號的編制。例如，在件號的基礎上增加子件號，以往文書檔案的請示與批復是作為一件，賦予一個件號，現(xiàn)在為方便查閱請示或批復，可以在件號的基礎上給請示和批復分別賦予子件號。另外，還需要明確檔案編制原則，一是唯一性，是指一個檔案賦予一個檔號，不能出現(xiàn)重號的情況。二是合理性，需要確保檔案編制與分類體系相一致。三是穩(wěn)定性，檔號結構確定之后不可以隨意改動。四是擴充性，檔案數(shù)量是不斷增加的，基于這種情況，對于新增的類別檔案的檔號要保持其唯一性，不能與其他類別檔號存在沖突。五是簡單性，檔號的作用是為了便于管理，所以，應該盡可能簡潔明了，不可設置得過于復雜，違背初衷。

二、科研項目檔案檔號編制存在的主要問題

（一）科研項目檔案編碼要素不完全

很多項目管理部門科研項目歸檔文件編碼結構層次多元但分明，檔號標識性和指引性比較強，但是缺少關鍵要素，編碼結構缺少“全宗號”，而且從檔號中無法看出立卷單位。另外，就目前編號結構，按照檔號編制“五原則”，并不具備后期擴充條件。比如：編號結構中的文種聚類，比較適用于項目承擔單位比較少，文件類別相對簡單的項目的檔號編制，但對于項目承擔較多、數(shù)量多元、種類豐富的單位來說，很容易在項目整體研發(fā)和檔號編制過程中出現(xiàn)排列順序混亂的問題，如果站在科研項目整體檔號編制綜合考量，其要素存在意義顯得無關緊要[3]。

（二）科研項目檔案編碼結構不統(tǒng)一

科研院所科研項目歸檔文件具備一定的擴充性，但是編碼結構不統(tǒng)一，其原因是因為多數(shù)科研項目的執(zhí)行是同時由多個所級單位承擔，各研究所項目歸檔文件的編碼結構存在差異性，而且各所編碼結構都有項目代碼字段，但是代碼確定缺少標準和集中管理，確定比較隨意，往往同一個科研項目會出現(xiàn)多個項目代碼的情況，無法實現(xiàn)科研項目與代碼相對應。而且為了統(tǒng)一編號，保持項目與代碼的規(guī)范性和一致性，會在項目驗收階段再另外編制檔號，這樣會增加工作量，降低檔案檔號編制的工作效率。而且各所歸檔文件檔號編制規(guī)則不統(tǒng)一，各自獨立，一份檔案會出現(xiàn)至少兩種以上不同的編碼，難以高效統(tǒng)籌內(nèi)部檔案資源信息使用，資源共享受阻[4]。

（三）科研項目檔案分類不科學

科學技術研究項目活動內(nèi)容涉及廣泛，所構成的科研檔案資料也比較復雜，其中包含基本建設和設備儀器購置內(nèi)容，所以，檔案類別劃分、標準細化、統(tǒng)籌管理就顯得至關重要。但是檔案分類在日常中常常出現(xiàn)問題，存在界定不清、內(nèi)容交叉重合的問題，而且部分項目分類方式過于繁瑣，編排順序混亂，打破了科研項目檔案內(nèi)在的系統(tǒng)性和相互關聯(lián)，在檔案整理過程中各個階段所產(chǎn)生的項目檔案歸檔文件資料也因其包含要素含混不清而不符合歸檔要求，最終造成項目驗收環(huán)節(jié)出現(xiàn)調(diào)卷困難，也無法為后續(xù)檔案的開發(fā)和利用提供支持[5]。

（四）文件材料組卷不合理

科研項目的文件材料是由形成部門和單位進行統(tǒng)一管理，檔案部門對科研業(yè)務和文件材料的實際情況掌握不全面，不清楚歸檔的文件材料并不需要組卷或者嚴格根據(jù)規(guī)范要求組卷，并且隨著計算機的普及，很多課題組人員都集中力量專注在科研任務上，錄入目錄等相關工作都統(tǒng)一交由計算機處理，無需組卷和排列，所以，最終形成的科研檔案并沒有達到固定檔案分類排列的要求，組卷文件歸類、排列也含混不清，無法體現(xiàn)出檔案的內(nèi)容特征和形式特征，不利于高效利用，滿足不了實際需求。

三、優(yōu)化科研項目檔案檔號編制的對策

檔號不管是檔案管理、文件檢索還是開發(fā)利用階段都是重要的指引性標識，所以，進行檔號編制，做好檔案管理工作，需要根據(jù)院所現(xiàn)階段的工作需求以及未來發(fā)展方向，確定檔號編制規(guī)則，并探討規(guī)則落實中的可行性途徑，結合當前存在編制混亂、結構要素界定不清晰等問題，綜合思考，科學規(guī)劃。同時，要積極學習并總結國家以及行業(yè)內(nèi)檔號編制標準，了解單位、院所相關編碼的規(guī)定和編制原則，在了解差異性的基礎上，確定統(tǒng)一編制規(guī)則，并根據(jù)自身檔案工作實際情況，從多維度確立改進措施。

（一）建立健全檔號編制規(guī)范，制定通用的檔號編制規(guī)則

各單位的檔案應由檔案部門按照統(tǒng)一集中管理原則進行管理，統(tǒng)籌規(guī)劃全單位檔案資源，這樣可以實現(xiàn)各單位檔案資源的共享和信息交互，但前提是應制訂通用的檔號編制規(guī)則，一是各單位科研項目實行雙套制歸檔并存，檔號編制規(guī)則需要結合實體檔案在檔案管理庫中的保管位置、排架順序、分類標準全面考量。因此，需要定期歸納總結各個單位的科研項目檔案編號的工作經(jīng)驗和工作實際情況，制訂通用型項目檔案檔號結構和編制規(guī)則，采用四節(jié)編碼，按照全宗號—機構代碼—類別號—項目代碼—項目階段—專業(yè)代碼—件號等環(huán)節(jié)構成，其中項目代碼可以利用阿拉伯數(shù)字，按照順序進行編制，這樣不容易出現(xiàn)項目檔案和數(shù)字代碼編號對應不上的情況，也解決了代碼重復的問題。二是部分單位現(xiàn)行的“檔案編碼規(guī)則”已經(jīng)初步形成了檔號編制規(guī)則雛形，雖然在實施上還不夠完善，存在一定的限制性因素，想要全面推廣和應用還存在一定難度，但是從編制理念和編制管理上還是具有一定的創(chuàng)新性。所以，接來下的工作需要單位檔案部門在科研項目檔案檔號編制上進一步完善和研發(fā)檔號編制規(guī)則，圍繞檔號編制的擴展性和內(nèi)部關聯(lián)性方面細化規(guī)則要求，以通用為基礎促使科研項目檔案檔號編制工作落實，讓科研項目檔案資料按照規(guī)范化、系統(tǒng)化編制規(guī)則開發(fā)和利用。

（二）實行項目代碼規(guī)范管理，加強制度宣傳和落實

實現(xiàn)項目代碼規(guī)范化管理，需要在制度層面貫徹宣傳作用，將制訂通用項目檔案檔號編制規(guī)則落實到位，并創(chuàng)建執(zhí)行環(huán)境，讓環(huán)境與編制規(guī)則相互作用，相輔相成。一方面，項目代碼是檔案檔號編制的核心，實行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，有助于改善立項實施科研項目檔案檔號編制過程匯總項目代碼混亂、出現(xiàn)重復等問題，可以保證檔號編制與項目檔案的唯一對應性。項目管理部門應發(fā)揮組織和管理作用，建立統(tǒng)一的項目代碼管理體系，重新梳理當下已有項目以及新增項目代碼編制情況，并加強溝通和全過程的追蹤，回溯項目原始信息，理清信息編制順序，收集整合項目資料并賦予項目數(shù)字代碼，要確保代碼與項目名稱相對應。為此，可以建立基于科研項目的信息庫，以信息化管理篩查科研項目代碼名稱，防止出現(xiàn)編制代碼名稱重復、擴展性不全、順序混亂等問題，為后續(xù)項目的檔案檔號編制作好鋪墊。另一方面，建立通用式項目檔案檔號編制規(guī)則，需要在全院范圍內(nèi)貫徹實施，做好宣貫引導，但按照常規(guī)標準，通常會擬發(fā)文件，采用公文形式進行宣傳，但是也增加了閱文的疲倦感，容易造成傳閱效率不高、效果不明顯、推廣不及時等問題。所以，需要加強改善這一問題，確定檔案管理的規(guī)章制度，集中處理，編制檔案制度內(nèi)容，以通用檔案檔號編制規(guī)則為基礎，設立檔案專區(qū)，將相關檔案檔號編制規(guī)則以及檔案管理方法統(tǒng)一上傳到專區(qū)，連同制度同步升級優(yōu)化，這樣便于及時查閱、檢索，也提高了檔案工作人員的處理效率，指引利用者高效使用檔案。

（三）建立科學分類體系，細化檔案分類內(nèi)容

建立科研項目分類體系的目的，是將科研項目的檔案從分散化、不系統(tǒng)的管理狀態(tài)轉變?yōu)榧谢⒕C合性的過程，便于檔案人員的科學管理。分類是對完成組卷的檔案按照分類方案科學劃分，按照標準歸入相應的層次和類別，能夠基于分類揭示檔案內(nèi)在關聯(lián)，讓檔案形成完整的分類體系。對于文書檔案一般按照年度、機構、保管期限等分類項進行復式分類。比如：年度—機構—保管期限；年度—保管期限—機構；年度—保管期限。對于規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構分類的立檔單位，通常采用年度—機構—保管期限或者年度—保管期限—機構這樣三級分類方式。同時，建立分類體系需要細化多方面內(nèi)容，具體來說，其一，需要先確定一個具備穩(wěn)定性、層次性、多元性的科研項目檔案分類方案，確定好科研項目檔案的分類標準、類別劃分、排列順序等內(nèi)容，先定好項目第一層類別和順序，按照分類標準和相關規(guī)則要求，再逐一細化和完善，確定接下來的各個層次以及體系中各類目之間的關系。比如，作者工作單位科研檔案屬于科技檔案的第一層類別，緊跟著下一層類比為具體專業(yè)，第三層類別是時間順序、排列項目等，按照這樣的分類標準構建完整、科學的科研項目的檔案分類體系，一目了然地了解檔案相關信息，便于管理和查找。其二，每個項目所形成的檔案資料內(nèi)容以及檔案性質都存在差異，并且形成檔案的時間也不同，需要結合實際情況，按照文件材料相關聯(lián)系進行分類。對于在科研項目檔案工作中的檔案管理人員來說，需要對科研項目的研究內(nèi)容、項目類別、性質、文件材料形成的時間等多方面要充分了解，這樣才能更準確地將承研單位的文件材料按照檔案分類方案以及規(guī)則要求進行分類，把握好材料的內(nèi)在聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律。

（四）抓住關鍵環(huán)節(jié)合理組卷，揭示材料的內(nèi)在關聯(lián)性

組卷是檔案整理的第一步，是確定檔案的基本整理單位，明確卷的構成和卷內(nèi)之間的相關聯(lián)系以及排列順序。在卷的組成中，不論是照片、錄音還是錄像，一件實物即一卷。對于文書檔案卷的構成上相對比較復雜，一般包含收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，不同稿本還會包括正文、附件。進行卷內(nèi)排序時，需要體現(xiàn)在正文之前以及附件之后。對于科研項目檔案來說，一般按照其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，按照階段或分年度進行組卷。通?？蒲许椖繖n案卷內(nèi)文件材料會采用文字材料在前、圖樣材料放在其后的形式排列。進行合理組卷的目的在于檔案人員可以對所保管的科研項目檔案更熟悉和了解，能夠系統(tǒng)保管科研項目檔案，提高檔案的利用效率，而且這也是每個檔案人員必須貫徹落實的一個環(huán)節(jié)，因為這對展示文件材料的系統(tǒng)性和關聯(lián)性、科學分類與管理，有著很大的指導作用。為此，檔案人員需要先將文件材料按照項目各執(zhí)行階段進行劃分，如項目研究準備階段、研究實驗階段、總結驗收階段、成果展示和獎勵申報階段以及推廣與應用階段，然后結合每個研究階段研究內(nèi)容的有機聯(lián)系以及價值取向，將相關的文件材料按照一定的先后順序排列起來，組成一個或若干個保管單位。這一環(huán)節(jié)將重心放在科研文件材料的劃分、有機聯(lián)系和卷內(nèi)文件的排列這幾個關鍵節(jié)點上。檔案人員必須全面了解科研項目的研究內(nèi)容，了解科研項目檔案形成過程以及各研究階段的實際情況，并根據(jù)科研項目檔案立卷的目的和要求，按照立卷方法的規(guī)律、項目檔案的完整性、檔案卷內(nèi)文件材料之間的系統(tǒng)性進行全面考量。

四、結語

綜合上述分析，科研項目檔案是科學技術整個研究過程的最直接記錄，從方方面面記載了科研活動的過程以及研究成果。進行檔案檔號編制工作就是要開發(fā)利用科研項目檔案信息資源，發(fā)揮出科研項目檔案的最大化功能價值。而且這也決定了科研項目檔案資料的收集和整理是否到位，關系著科研項目檔案管理的質量。在科研項目檔案整理過程中，是檔案能夠高效利用的基礎，需要檔案人員嚴格細化檔案內(nèi)容，管控好科研檔案管理流程，按照檔案規(guī)則、文件材料內(nèi)在聯(lián)系、檔案形成時間等加強管理，規(guī)范科研項目檔案的整理。