事業(yè)單位內(nèi)控管理淺析及數(shù)字化探索

王寅書 艾東

（中國紡織信息中心）

一、引言

為了進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政風險防控機制建設(shè)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，財政部制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，并于2014年起施行。

內(nèi)控管理是企業(yè)為保證經(jīng)營管理活動正常有序、合法，對財務(wù)、人、資產(chǎn)、工作流程實行有效監(jiān)管的系列活動?？梢园褍?nèi)控管理理解為風險控制，目的是保證企業(yè)合法合規(guī)的可持續(xù)發(fā)展，提高風險防范能力。經(jīng)過近些年內(nèi)控管理在事業(yè)單位的發(fā)展，我們發(fā)現(xiàn)了一些問題，同時也發(fā)現(xiàn)了關(guān)于內(nèi)控管理發(fā)展的解決途徑。本文就事業(yè)單位內(nèi)控管理進行分析，并重點探討有關(guān)數(shù)字化解決辦法。

二、事業(yè)單位內(nèi)控管理的內(nèi)容及重要意義

（一）內(nèi)容

事業(yè)單位的內(nèi)控管理要達到的目標主要是保證事業(yè)單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果[1]。

為了保障事業(yè)單位內(nèi)控管理的有效性，制度建設(shè)、機構(gòu)建設(shè)非常必要。首先，我們要建立健全人力資源管理制度，將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和任用關(guān)鍵崗位員工的重要標準，內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位配備的工作人員應(yīng)當具備與其工作崗位相適應(yīng)的資格和能力。加強業(yè)務(wù)培訓和繼續(xù)教育，不斷提升崗位員工的綜合素質(zhì)。其次，我們要建立專門的內(nèi)控管理機制，一般包括內(nèi)控管理領(lǐng)導小組和內(nèi)控管理工作小組，并且明確成員組成、人員職責和工作辦法，從而保障內(nèi)控管理工作的順利開展。

事業(yè)單位的內(nèi)控管理在業(yè)務(wù)層面一般包括預算內(nèi)控管理、收支內(nèi)控管理、采購內(nèi)控管理、資產(chǎn)內(nèi)控管理、建設(shè)項目內(nèi)控管理、合同內(nèi)控管理以及內(nèi)控評價監(jiān)督體系。

①預算內(nèi)控管理要注重在預算編制過程中單位各部門間的溝通協(xié)調(diào)，預算編制與資產(chǎn)配置相結(jié)合，與具體工作相對應(yīng)。要在批復的額度和開支范圍內(nèi)執(zhí)行預算，保證按照合理的進度執(zhí)行預算，避免出現(xiàn)無預算、超預算支出等問題，決算編報要保證真實、完整、準確、及時。

②收支內(nèi)控管理要保證實現(xiàn)歸口管理，要按照規(guī)定及時向財會部門提供收入的相關(guān)準確憑據(jù)，財會部門要按照規(guī)定保管和使用印章、票據(jù)等。財會部門必須嚴格審核各類憑據(jù)的真實性、合法性，堅決杜絕使用虛假票據(jù)套取資金的現(xiàn)象發(fā)生[2]。

③采購內(nèi)控管理首先要嚴格按照預算和計劃組織安排采購業(yè)務(wù)，采購行為要按照采購流程執(zhí)行，并按照標準執(zhí)行驗收程序。同時，要按照規(guī)定保存完整的采購相關(guān)檔案。

④資產(chǎn)內(nèi)控管理同樣首先要實現(xiàn)歸口管理，并明確使用責任，定期安排對資產(chǎn)進行清查盤點，要保障資產(chǎn)的賬實相符。對出現(xiàn)賬實不符的情況要認真分析原因，查找問題，及時進行處理。資產(chǎn)的處置一定要按照申請、批復、處置、結(jié)果報告的程序嚴格執(zhí)行。

⑤事業(yè)單位建設(shè)項目一般會包括財政支持的建設(shè)項目，必須要嚴格按照預算批復執(zhí)行，嚴格履行審核審批程序。建立有效的招投標控制機制，杜絕建設(shè)項目資金截留、擠占、挪用等情況的出現(xiàn)。要建立完善的建設(shè)項目檔案管理制度和機構(gòu)，每個建設(shè)項目要保證獨立建檔，并且保證檔案的準確性和完整性。建設(shè)項目要嚴格執(zhí)行項目驗收工作，按照相關(guān)規(guī)定程序，組織項目驗收會，形成驗收報告，保存完整檔案。

⑥合同簽訂是單位經(jīng)濟活動中最普遍的一種經(jīng)濟行為。作為事業(yè)單位的合同內(nèi)控管理，首先還是要實現(xiàn)合同的歸口管理，其次要明確簽訂合同的經(jīng)濟活動范圍和條件，財會部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門協(xié)同監(jiān)控合同履行情況。事業(yè)單位還應(yīng)該建立專門的法務(wù)部門或者引入法務(wù)顧問，審核合同條款的合法性和嚴謹性，解決合同糾紛等法律事務(wù)。

⑦內(nèi)控評價體系建設(shè)是單位內(nèi)控管理工作科學有效執(zhí)行的一種監(jiān)督檢查保障機制。內(nèi)部監(jiān)督檢查要與內(nèi)部控制建設(shè)和內(nèi)控實施保持相對獨立，要形成定期或不定期監(jiān)督檢查機制，檢查單位內(nèi)部管理制度和機制的建設(shè)與執(zhí)行情況，以及內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位及人員的設(shè)置情況等。內(nèi)控監(jiān)督檢查工作應(yīng)對內(nèi)控工作形成內(nèi)部評估報告，一般每年要形成一份內(nèi)控自我評估報告，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，探索解決辦法。

（二）重要意義

事業(yè)單位的內(nèi)控管理意義重大，通過目標的制定與實施，并加以考核和評價，從而使事業(yè)單位的行政管理各項工作融為一體，進而有效規(guī)避事業(yè)單位運營中出現(xiàn)的和潛在的風險，最終促進事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。有效的事業(yè)單位內(nèi)控管理在確保了國有資產(chǎn)安全的基礎(chǔ)上，使其保值增值，同時，還可以促進加強廉政建設(shè)，在保障經(jīng)濟運營安全的層面上，促進事業(yè)單位社會效益的實現(xiàn)，從而更加高效地向下實現(xiàn)國家政策決策的傳導，同時也更加有效地達成實際情況的向上反饋。

三、事業(yè)單位內(nèi)控管理的問題

（一）內(nèi)控管理的認識不深入

一些事業(yè)單位的大部分支出來源于財政部門的補助，經(jīng)營業(yè)務(wù)少，所以許多事業(yè)單位將財務(wù)制度當成了內(nèi)控管理制度，把財務(wù)部門看作是內(nèi)控管理部門，這是對內(nèi)控管理非常片面的認識。

此外，一些事業(yè)單位對自身的發(fā)展和經(jīng)濟效益非常重視，對單位的內(nèi)控管理不夠重視。在對內(nèi)控管理進行初步了解之后，一些事業(yè)單位還會認為內(nèi)控管理建設(shè)會降低業(yè)務(wù)運營的效率，對內(nèi)控管理起到的風險規(guī)避和管理規(guī)范化認識不足，從而對內(nèi)控管理建設(shè)不夠重視。

（二）內(nèi)控工作人員綜合水平不高

內(nèi)控工作人員綜合水平不高可以說是當前事業(yè)單位普遍存在的一個問題。很多事業(yè)單位的內(nèi)控管理人員是從財務(wù)部門轉(zhuǎn)崗過來的，或者是直接由財務(wù)部門人員兼職[4]。還有一個原因是對內(nèi)控管理人員工作能力的要求是復合型，內(nèi)控管理人員需要掌握人力資源管理、企業(yè)經(jīng)營管理、財務(wù)管理等知識，還需要了解相關(guān)的法律法規(guī)，比如會計法、經(jīng)濟法、民法典等等。

我們可以看到，對事業(yè)單位內(nèi)控管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力的要求是非常高的，而目前對內(nèi)控人員的培訓資源還比較匱乏，還沒有形成機制化和體系化，導致現(xiàn)在一些關(guān)于內(nèi)控管理的培訓不夠全面，流于表面化。

（三）內(nèi)控機制不夠完備，評價體系不夠完善

由于認識和重視程度不夠，直接造成了事業(yè)單位內(nèi)控機制建設(shè)不夠完備，內(nèi)控制度建設(shè)不夠健全或流于形式，對業(yè)務(wù)流程的梳理、風險的描述和規(guī)避、考核評價標準都不夠準確。內(nèi)控管理要與事業(yè)單位的實際緊密結(jié)合，只有科學、準確地梳理出單位經(jīng)營的風險點，才能正確地制定出內(nèi)控管理的工作辦法。正是由于缺乏準確和系統(tǒng)的梳理，沒有能夠形成完善的內(nèi)容管理評價體系，很多事業(yè)單位存在一種拿來主義的現(xiàn)象，即把經(jīng)營活動中其他單位的一些要求照搬過來，作為自己單位的內(nèi)控管理辦法來用，既沒有認真分析對方的要求是否合法、合規(guī)、合理，也不愿意仔細研究制定自己的內(nèi)部管理要求，從而給事業(yè)單位的經(jīng)營帶來了危險隱患。

（四）內(nèi)部監(jiān)督、預警薄弱

監(jiān)督檢查評價是內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)，可以使內(nèi)控管理達到最佳效果，真正起到對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展保駕護航的作用。很多事業(yè)單位內(nèi)部都沒有成立獨立的內(nèi)審機構(gòu)，或者將內(nèi)審的職能建立在財務(wù)部門內(nèi)部，這些都會使監(jiān)督工作不力，大家的工作熱情不高。

事業(yè)單位內(nèi)控管理的一個重要目標就是建立單位的風險防控預警系統(tǒng)。由于內(nèi)控評價體系建設(shè)不足、內(nèi)控監(jiān)督環(huán)節(jié)薄弱、內(nèi)控管理工作人員能力不足等問題的存在，使事業(yè)單位內(nèi)控管理預警機制很難實現(xiàn)。事業(yè)單位內(nèi)控管理應(yīng)該建立完善的風險預警機制，全面梳理企業(yè)管理和業(yè)務(wù)經(jīng)營中的風險，對內(nèi)控風險實行分級管理，建立分級預警應(yīng)急預案。一旦內(nèi)控風險達到預警點，內(nèi)控管理機制將自動啟動應(yīng)急預案，不同層級的風險按照預案進行分級處理，從而有效管控風險，提高效率[3]。

（五）內(nèi)控管理數(shù)字化嚴重不足

我國數(shù)字化產(chǎn)業(yè)正在蓬勃發(fā)展，各行各業(yè)非常重視企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也在開始嘗試和部署數(shù)字化解決方案。但在整體層面上，數(shù)字化發(fā)展還是處于起步和發(fā)展階段，未來還有很長的路要走。

事業(yè)單位的內(nèi)控管理數(shù)字化在某種意義上已經(jīng)進行了很多年，事業(yè)單位普遍使用的辦公自動化OA系統(tǒng)平臺，財務(wù)系統(tǒng)軟件、檔案系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，其實都是內(nèi)控管理數(shù)字化的一種實現(xiàn)。那為什么各界認為事業(yè)單位內(nèi)控管理數(shù)字化程度嚴重不足呢？這是因為隨著數(shù)字化的發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)控管理的數(shù)字化標準有很大提高，事業(yè)單位使用的各種軟件系統(tǒng)大多為獨立運行，數(shù)據(jù)沒有打通，形成不了內(nèi)控管理層面的系統(tǒng)協(xié)同。

因此，事業(yè)單位內(nèi)控管理數(shù)字化進程是一項涉及單位內(nèi)部各個層面的系統(tǒng)工程，應(yīng)該進行準確的系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌部署。

四、事業(yè)單位內(nèi)控管理數(shù)字化探索

（一）以數(shù)字化推動制度化建設(shè)

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，將管理工作交給系統(tǒng)來完成已經(jīng)在大部分管理者中達成了共識，管理工作的系統(tǒng)化實際上也是把企業(yè)的管理制度進行系統(tǒng)化的解讀和固化，從而保障制度的嚴格執(zhí)行，減少人為因素的干擾。

前文分析過，事業(yè)單位內(nèi)控管理是一個綜合性的系統(tǒng)工程，是將事業(yè)單位各個管理層面和管理類型之間建立起一套邏輯嚴謹、協(xié)調(diào)管理的體系工程。事業(yè)單位內(nèi)控管理數(shù)字化建設(shè)的推進，可以通過科學算法找出管理工作中不嚴謹、邏輯不清晰的地方，從而依據(jù)系統(tǒng)算法的反饋來推動制度化建設(shè)的完善。

可以說，事業(yè)單位的制度化和數(shù)字化是相輔相成、互相促進的，而內(nèi)控管理數(shù)字化的建設(shè)對事業(yè)單位制度化的推動力是最大的[5]。

（二）以系統(tǒng)預警彌補內(nèi)控管理監(jiān)督的不足

事業(yè)單位內(nèi)控管理系統(tǒng)實際上是在數(shù)字化系統(tǒng)中實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展的日常管理。我們在事業(yè)單位中使用各種數(shù)字化系統(tǒng)時，會發(fā)現(xiàn)一些數(shù)據(jù)和辦理流程的異常性，這需要我們?nèi)藶槿ヅ袛嗍鞘裁丛蛟斐闪诉@種異常性，是因為錯誤的執(zhí)行造成的，還是因為數(shù)據(jù)的不準確性造成的。這兩種原因不同，解決的途徑也不一樣的。

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)分析工具的豐富，我們完全可以把這種異常性變成數(shù)字化的預警機制。舉個例子，某家事業(yè)單位在使用一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過內(nèi)控管理數(shù)字化預警機制的建設(shè)，固定資產(chǎn)系統(tǒng)會自動對資產(chǎn)使用年限超長提出預警。比如，辦公家具的使用年限超長為不緊急事件，因為一般情況下不影響使用，辦公電腦、打印機等辦公設(shè)備使用年限超長為重要事件，因為可能會嚴重影響辦公使用效率，需要考慮及時更新。再比如，車輛使用年限的超長為重要緊急事件，因為可能存在安全隱患，容易發(fā)生安全事故。我們可以看到，數(shù)字化系統(tǒng)在對一些日常辦公事件的預警提醒上已經(jīng)利用系統(tǒng)的智能化作出了一個判斷，可以提供給管理者進行決策。我們還可以把一些管理中的硬性規(guī)則植入數(shù)字化系統(tǒng)中，讓數(shù)字化系統(tǒng)作出最終的決策，管理者完全按照系統(tǒng)決策來執(zhí)行。

由此可知，利用系統(tǒng)來對內(nèi)控管理工作中的一些風險點進行預警提醒，可以大大彌補事業(yè)單位內(nèi)控管理監(jiān)督層面工作的不足，而且可以做到全天候不間斷的實時監(jiān)督。

（三）建立科學的數(shù)字化內(nèi)控評價體系

事業(yè)單位內(nèi)控管理工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)就是要建立一套與事業(yè)單位相適應(yīng)的評價體系。我們可以這樣理解，事業(yè)單位內(nèi)控管理評價體系的建設(shè)是事業(yè)單位內(nèi)控管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)和先決條件，之所以這么說是因為內(nèi)控評價體系就是一套規(guī)則，任何數(shù)字化系統(tǒng)都是在使用數(shù)字化技術(shù)，并按照一定規(guī)則來實現(xiàn)事業(yè)單位的管理。

如何建立科學的數(shù)字化內(nèi)控評價體系，需要對事業(yè)單位的各項工作和考評標準進行系統(tǒng)的、科學的梳理。人力資源部門每年都會對業(yè)務(wù)工作和崗位人員進行績效考評，這實際上也是事業(yè)單位內(nèi)控評價的一個層面。

所以，事業(yè)單位的內(nèi)控評價體系不是某一方面的工作，而是一個全面的系統(tǒng)工作，應(yīng)該包括人力資源的績效考核、財務(wù)部門的經(jīng)濟指標以及各項管理工作的綜合性能力考核。只有建立科學嚴謹?shù)目己酥笜撕驮u價體系，才能把這種評價體系植入到數(shù)字化系統(tǒng)中予以實現(xiàn)，從而達到事業(yè)單位內(nèi)控管理的數(shù)字化評價功能。

（四）建立內(nèi)控系統(tǒng)為企業(yè)決策服務(wù)

事業(yè)單位的內(nèi)控管理系統(tǒng)建設(shè)實際上就是要很好地管控事業(yè)單位發(fā)展的風險。內(nèi)控管理系統(tǒng)就是要實現(xiàn)自動化的風險提醒，從而為事業(yè)單位的管理者起到風險提醒功能以及發(fā)展風險預警的數(shù)據(jù)支撐，來為管理者的最終決策提供數(shù)字化系統(tǒng)的服務(wù)。一個好的內(nèi)控管理系統(tǒng)應(yīng)該還會為事業(yè)單位的發(fā)展風險提供幾個層面的解決方案，提供給管理者進行選擇，從而提高事業(yè)單位內(nèi)控管理的準確度和工作效率。

總結(jié)發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位在數(shù)字化進程中使用的各種數(shù)字化系統(tǒng)工具，一方面是實現(xiàn)日常辦公流程的數(shù)字化審批，一方面就是通過數(shù)字化系統(tǒng)反饋的結(jié)果為事業(yè)單位管理者作出決策提供服務(wù)支撐。判斷評價一個數(shù)字化系統(tǒng)，可以把是否能為事業(yè)單位管理者決策提供服務(wù)作為一個重要的衡量標準。同時，事業(yè)單位在建立數(shù)字化內(nèi)控管理系統(tǒng)的時候也就明確了出發(fā)點和最終目標。

五、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的數(shù)字化進程是大勢所趨，數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作將是近幾年事業(yè)單位的一項重要工作。事業(yè)單位內(nèi)控管理系統(tǒng)是一項綜合性的系統(tǒng)工程，需要我們沉下心來，仔細分析需求，嚴格梳理目標。事業(yè)單位內(nèi)控管理的數(shù)字化進程必須要科學部署、循序漸進，要讓數(shù)字化內(nèi)控管理系統(tǒng)真正為事業(yè)單位的發(fā)展起到關(guān)鍵作用，絕對不能讓數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的掣肘和雞肋。

未來事業(yè)單位將面臨越來越復雜的經(jīng)濟活動，加強事業(yè)單位內(nèi)控管理，強化內(nèi)控管理人才培養(yǎng)，推進內(nèi)控管理工作的數(shù)字化進程是所有事業(yè)單位都要面臨并且要做好的一項重大工作。