事業(yè)單位干部人事檔案依法管理問題研究

劉雅清

（邢臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管委會）

事業(yè)單位存在的意義就是服務社會、服務人民，隨著社會的不斷發(fā)展，雖然事業(yè)單位的意義并沒有改變，但是其具體的工作內(nèi)容和工作方式都出現(xiàn)了一些細微的變化，此時檔案管理工作的重要性就凸顯出來了，它能夠將事業(yè)單位整體的工作方法和工作經(jīng)驗等作出總結記錄，以便于日后工作的正常開展，從而提升事業(yè)單位的工作效率。事業(yè)單位內(nèi)部的干部人事檔案對于事業(yè)單位有著重要作用，但是對于這部分檔案的管理已難以滿足目前所需，所以事業(yè)單位干部人事檔案工作的開展需要將法制化與信息化手段相結合。

一、事業(yè)單位干部人事檔案依法管理概述

當前，事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度還有待提高，事業(yè)單位工作繁忙，檔案管理部門往往被看作是一個無足輕重的部門，總是被領導忽略，所以領導也忽視了人事檔案對于事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，缺乏有效的管理手段。干部人事檔案能夠指導人事部門的日常工作，也能夠在事業(yè)單位內(nèi)部篩選人才時提供一定參考，事業(yè)單位工作人員也能夠通過學習干部的人事檔案，從中總結一些工作經(jīng)驗和工作方法，讓事業(yè)單位的工作人員迅速成長起來，更好地為本單位服務[1]。干部的人事檔案不僅記錄了該干部一生所完成的工作和為事業(yè)單位貢獻的力量，也能夠從干部人事檔案中看出一段時間內(nèi)事業(yè)單位的發(fā)展狀況。所以，為了更好地管理干部的人事檔案，可以依法管理并健全事業(yè)單位干部人事檔案管理長效機制，而這項工作需要在一定的立法前提下開展，通過具體的法律法規(guī)的指導，選派工作能力強、秉持公平公正工作態(tài)度的人員開展管理工作，從而保證事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的實施。所以，目前的首要任務就是完善相關法律法規(guī)，在法律的指導下開展工作，但是在法律的制定上更需要關注其合理性，保證該法律對于事業(yè)單位內(nèi)部依法管理干部人事檔案的可行性。另外，要明確事業(yè)單位檔案管理的負責人，通過事業(yè)單位內(nèi)部的精細化管理來讓管理人員更加認真地完成工作，將依法管理干部人事檔案的工作落在實處[2]。

二、當前事業(yè)單位干部人事檔案依法管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位重視程度不夠，缺乏檔案管理人才

事業(yè)單位部門多、任務重，在為社會服務的過程中，單位領導如果從解決日常工作的角度看，就會將檔案管理工作放在邊緣位置，忽略檔案管理工作的重要性。這就導致領導對于檔案管理部門的工作毫不關心，檔案工作人員也難以積極投入到工作中，工作態(tài)度出現(xiàn)很大問題，對于干部人事檔案也缺乏一定的管理意識，干部人事檔案中記載的內(nèi)容也無人關心，進一步加大了檔案管理工作的難度。事業(yè)單位對于檔案管理工作的不重視，也導致檔案管理人員在自身專業(yè)水平不高的情況下更加消極怠工，延誤檔案管理工作的進度，在工作中找不到重點，也毫無技巧可言，這就使部分事業(yè)單位的檔案在收錄時出現(xiàn)破損或遺漏，甚至在搜尋檔案文件時出現(xiàn)極度混亂的情況，很多干部人事檔案也在工作調(diào)動中損壞、丟失[3]。在這樣的工作環(huán)境下，檔案管理人員也會對繁瑣雜亂的工作產(chǎn)生厭惡情緒，久而久之，檔案管理部門會出現(xiàn)較大的人員流動狀況，這就讓原本雜亂無章的工作難以完成交接，造成了惡性循環(huán)。依法管理干部人事檔案也很難提高事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案管理工作的重視程度，所以事業(yè)單位對于干部人事檔案的管理仍然只是處于空談階段，無法得到事業(yè)單位領導和檔案管理工作人員的認可。事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平更需要提高，如果事業(yè)單位檔案管理工作人員本就不具備相應的工作能力，無法滿足依法管理的要求，只能讓檔案管理工作人員更加無所適從。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度不完善

檔案管理工作的有序進行離不開科學的管理制度，沒有科學的管理制度將導致檔案管理部門工作松散，沒有嚴格的工作流程和制度參考，檔案管理工作人員就會按照自己的想法或者以更加輕松的方式去處理工作，無法形成一個部門標準化的操作流程，這也是檔案管理工作混亂的重要原因之一。事業(yè)單位想要完成管理方式的轉變，需要相關法律法規(guī)的支持，沒有法律制度的支撐很難看到改革成效[4]。

（三）干部人事檔案缺乏真實性

依法管理事業(yè)單位干部人事檔案的工作方針在近年來逐步得到了廣泛的認可，這也是近年來事業(yè)單位在工作方向上實現(xiàn)的突破，以往的干部人事檔案管理辦法是極其不合理的，所以干部人事檔案的真實性有待考察，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，人事檔案存在一定的造假成分，對于年代久遠的人事檔案管理工作來說，其工作并沒有形成完善的系統(tǒng)，在信息化沒有普及的時代都是傳統(tǒng)的檔案管理辦法，干部可以通過拉關系、走后門的方式去進行檔案造假，沒有法律的約束，檔案管理人員在面對巨大的利益誘惑時只能默不作聲，而干部就可以隨意在人事檔案中放入一些對自身發(fā)展有利的材料[5]。第二，部分干部為了獲取利益會采取篡改檔案的方式，最常見的現(xiàn)象就是修改檔案中的年齡，對于20世紀中后期的人們來說，由于國家的經(jīng)濟發(fā)展水平有限，人們往往較早參加工作，并不符合國家規(guī)定的要求，在后期的檔案排查時就會暴露出來，有些干部就會修改檔案中的年齡，甚至是為了提前退休而把自己的年齡改大，沒有法律的約束，部分干部可以肆意修改檔案，讓檔案的真實性無法考察。第三，會出現(xiàn)偽造人事檔案的情況，某些干部為了能夠快速取得“進步”，在人事檔案中編造一些功績，讓人事檔案管理工作無法進行，這些現(xiàn)象都是由于缺乏法律制度的約束造成的。

三、事業(yè)單位干部人事檔案依法管理的具體措施

（一）加強干部的意識教育

干部的人事檔案之所以會出現(xiàn)眾多問題，從根本上來講是由于自身對于檔案的重視程度不夠，干部人事檔案中的材料是先由干部自己準備好，再由專門的檔案管理工作人員審查，合格之后才會放進人事檔案中，但是由于干部自身的重視程度不夠，經(jīng)常會在交材料的時候拖延，應付了事[6]。后期工作中需要檔案內(nèi)容的時候，再通過歪門邪道的方式解決，所以要加強對于人事檔案重要性的教育，讓干部都能夠重視起來。另外，要加強干部的法律意識教育，通過嚴格的法律法規(guī)讓干部不敢明知故犯，這樣也能夠把問題扼殺在源頭上，從根本上杜絕一些造假現(xiàn)象，也能夠給事業(yè)單位的檔案工作人員減輕一定的工作負擔，免去今后對于干部人事檔案的審查工作[7]。

（二）健全干部人事檔案法律制度

立法的宗旨在于服務人民，在法律制定的過程中也要從實際生活出發(fā)。想要健全干部人事管理法律制度，就需要立法人員深入事業(yè)單位內(nèi)部，要先去了解目前干部人事檔案管理中存在的問題，才能夠更加有針對性地制定法律，為了保證法律的嚴謹性，還可以通過社會調(diào)查的方式，了解人民對于依法管理干部人事檔案的看法或者意見，讓法律制度的覆蓋面更廣，更加符合當今社會的需求[8]。除此之外，建立依法管理干部人事檔案的法律制度是一項全新的舉措，這項法律如果想要早日投入使用并發(fā)揮價值，就需要立法部門和執(zhí)法部門的配合，通過相互之間的經(jīng)驗交流和工作方法的總結可以讓法律制定得更加合理，也會避免兩個部門由于交流渠道不暢通而導致后期工作中出現(xiàn)問題。在事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中有一個重難點，就是隨著一些必要的工作調(diào)動，干部人事檔案也要隨之調(diào)動，檔案流動是檔案管理中容易出現(xiàn)問題的時候，所以立法部門在立法工作中一定要將人員流動所造成的人事檔案管理工作作為重點，保護干部人事檔案流動過程中的隱私權[9]。

（三）加強干部人事檔案的執(zhí)法管理

在完成立法工作之后需要注意執(zhí)法手段，嚴格的法律制度約束事業(yè)單位檔案管理部門的工作方法，應該讓檔案管理人員能夠以更加認真負責的態(tài)度完成日常工作，法律已經(jīng)對干部人事檔案管理工作的流程和細節(jié)作出了規(guī)定，那么就需要一定的手段來對工作人員的工作成果進行監(jiān)督，從而加強管理人員的管理意識，也能夠讓下級工作人員更加細致地完成工作。反觀目前所存在的檔案管理不當?shù)默F(xiàn)象，從根本上來說就是事業(yè)單位領導層的不作為，領導應該了解一段時間內(nèi)本單位的工作重心，同時需要了解工作人員的工作態(tài)度、工作狀態(tài)，對于一段時間內(nèi)本單位運作過程中出現(xiàn)的問題進行自我反思，嚴格把控單位一切動向，對于不合理的行為嚴格處罰，才能夠杜絕此類現(xiàn)象再次出現(xiàn)，但是大部分領導并不具備這樣的工作能力，不僅對于工作中存在的問題不了解，甚至在單位內(nèi)部出現(xiàn)違法亂紀行為也沒有察覺[10]。所以在事業(yè)單位內(nèi)部可以采用精細化管理方法，按照管理人員的級別層層推進，將管理工作的責任落實到個人身上，從而加大事業(yè)單位內(nèi)監(jiān)督力度，加強懲處手段。

（四）干部人事檔案管理法制化與信息化相結合

隨著技術的進步，數(shù)字化的辦公方法給人們的工作帶來了極大的便利，針對這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位應對工作人員進行更加專業(yè)的信息技術培訓，用電子版檔案逐漸替代紙質(zhì)版檔案，電子版檔案可以提高工作效率，減輕一些不必要的工作負擔。在完善事業(yè)單位干部人事檔案管理法律制度的前提下，結合信息化檔案存儲辦法，首先要對管理人員的權限進行嚴格的限制，這樣才能夠保障電子信息的安全性。電子檔案儲存在信息化平臺上，為了避免損壞或者丟失的情況，需要對電子檔案加以密切關注，并且嚴格檢查，對于儲存載體出現(xiàn)的問題要及時發(fā)現(xiàn)并且解決，制定相應的保護措施，對于電子檔案要做好相應的備份工作。在事業(yè)單位的管理工作當中，要對檔案管理人員的工作情況進行嚴格的監(jiān)督，并且要讓檔案管理人員充分了解《檔案法》中的內(nèi)容，了解檔案管理相應的法律法規(guī)，從法律層面提高檔案管理人員對于檔案的安全保密意識以及管理意識，讓管理工作能夠在法律的基礎上進行，真正做到檔案管理工作的有效實施，從而保障管理工作能夠有效開展[11]。采用信息化手段也能夠杜絕干部拉關系、走后門修改人事檔案的情況，在建立信息化人事檔案平臺時，可以直接設定人事檔案在上傳之后只能查閱不能修改，通過信息化平臺也能夠在事業(yè)單位內(nèi)部實現(xiàn)信息共享，將干部人事檔案中的一些值得學習的地方摘選出來供人查閱，給新員工提供參加培訓、學習之外的進步渠道，通過這一手段實現(xiàn)干部人事檔案的價值。

（五）同步提高檔案管理工作人員的法律意識和專業(yè)技能

在檔案管理工作中，管理人員的情況會對檔案管理工作產(chǎn)生決定性的影響。在事業(yè)單位電子檔案管理工作中，人才的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，要轉變檔案管理的工作方式，需要高素質(zhì)的專業(yè)型人才；第二，實現(xiàn)電子檔案管理工作的規(guī)范化標準，要在專業(yè)人才的基礎上進行；第三，人才在一定程度上提高了檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，要不斷培養(yǎng)以及挖掘專業(yè)型的管理人才。根據(jù)干部人事檔案依法管理的工作思路，需要工作人員具備更強的法律意識，了解相關法律法規(guī)，并能夠細致地了解其中的法律細則，靈活運用于實際的工作中，所以事業(yè)單位可以給人事檔案管理人員開展法律講座，讓專業(yè)的法律從業(yè)人員講解法規(guī)內(nèi)容，讓工作人員能夠在理解法律的基礎上使用法律，這樣能夠大大提升工作人員的工作效率，充分發(fā)揮干部人事檔案的指導性作用[12]。

（六）加大法律宣傳力度

依法管理事業(yè)單位干部人事檔案是一項全新的舉措，對于事業(yè)單位各個部門的發(fā)展都能起到促進作用，但是一項法律由出現(xiàn)到認可需要大力宣傳，讓更多人了解這項法律的出臺對于事業(yè)單位甚至是整個社會的積極作用，在提高人民群眾對于這項法律的認可度和滿意度之后，能夠加大這項法律的執(zhí)法力度，事業(yè)單位也會更加重視干部人事檔案依法管理工作，并給予相應的資金投入，讓這項工作能夠順利在事業(yè)單位內(nèi)部進行。

四、結束語

依法管理事業(yè)單位干部人事檔案的益處不言而喻，這一全新的工作方針也在實行過程中得到了人們的認可，但是這項舉措還存在著一定的進步空間，事業(yè)單位還是要不斷加強執(zhí)法力度，并通過信息化手段提高檔案管理工作人員的工作效率，做到法制化與信息化并行，給事業(yè)單位在用人選人方面提供參考。依法管理能夠推動我國事業(yè)單位干部人事檔案管理的科學化發(fā)展，從而推動我國事業(yè)單位的總體發(fā)展，讓事業(yè)單位更好地為人民服務。