論園林工程項(xiàng)目的資料管理

嚴(yán) 銘

(南京玄武園林綠化工程有限責(zé)任公司，江蘇 南京 210000)

0 前 言

園林工程資料質(zhì)量，能夠?qū)こ探ㄔO(shè)效果產(chǎn)生很大影響。工程資料管理貫穿于施工全過程，是項(xiàng)目管理能力的具體表現(xiàn)。工程資料為分部、分項(xiàng)、竣工驗(yàn)收提供資料依據(jù)，其中的不合格或不規(guī)范，都會(huì)造成工程竣工時(shí)間的延緩。施工企業(yè)的項(xiàng)目管理，是對(duì)進(jìn)度、安全、成本、質(zhì)量等方面的綜合管理，需要完備、準(zhǔn)確的工程資料作為重要參考。

1 園林工程資料概況

1.1 基本含義

園林工程資料具有較強(qiáng)的綜合性，是完整記錄各個(gè)施工階段的重要資源，其中信息內(nèi)容的龐雜，決定了工作人員必須依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)定期歸類和存檔，形成參考性更強(qiáng)的文件資源，幫助工程監(jiān)理完成具體工作。園林工程資料，包括前期設(shè)計(jì)圖紙、工序、竣工驗(yàn)收、綠化養(yǎng)護(hù)等各方面資料。管理園林工程資料，需要以科學(xué)分類資料內(nèi)容為前提，總結(jié)工程項(xiàng)目中的應(yīng)用技術(shù)，維護(hù)園林工程的質(zhì)量效果。

1.2 管理重要性

1.2.1 綠化效果提升的必備條件

園林工程資料管理工作要求堅(jiān)持在一定規(guī)范和原則下記錄和整理施工信息，作為園林綠化效果的保障性措施，這也關(guān)系到工程質(zhì)量，是工程竣工后的檢測(cè)指標(biāo)之一。所以，保障工程資料管理，是園林綠化施工能力全面提升的必備條件，如果未達(dá)成資料管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下，竣工交付只能延期。

1.2.2 確保工程資料連貫性

園林工程大致有施工準(zhǔn)備、施工建設(shè)過程、竣工三個(gè)階段。施工準(zhǔn)備階段，工作人員需要勘察現(xiàn)場(chǎng)，準(zhǔn)確了解地形地貌、土方量等信息，在開工申請(qǐng)批準(zhǔn)后開始臨時(shí)設(shè)施的建造。開工報(bào)告是工程項(xiàng)目資料中必不可少的手續(xù)材料。園林工程資料管理，要求測(cè)量施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)校對(duì)核實(shí)中可能發(fā)生的設(shè)計(jì)變更情況需要做好記錄。施工工序繁雜，期間會(huì)產(chǎn)生大量的工程資料，要求對(duì)施工中的每一個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)材料設(shè)備都要做好記錄工作，詳細(xì)描述工程進(jìn)展和質(zhì)量監(jiān)督所獲信息，利用信息記錄與施工現(xiàn)場(chǎng)狀況的分析對(duì)比，了解施工隊(duì)的實(shí)際能力和項(xiàng)目落成情況。

1.2.3 監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工

一般情況下，每一道施工工序所用時(shí)間、數(shù)量、員工數(shù)等信息都要在資料中反映出來，作為判斷工程是否存在缺陷的重要依據(jù)，可以從中得出報(bào)告文件缺失、數(shù)量規(guī)格誤差等。檢驗(yàn)單是建設(shè)或監(jiān)理單位抽樣檢查時(shí)呈現(xiàn)檢查結(jié)果和具體進(jìn)度等信息的重要載體，是施工單位進(jìn)行施工質(zhì)量考核和問題糾正的重要依據(jù)，有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從中準(zhǔn)確找出問題所在。

1.2.4 為工程信息查詢提供依據(jù)

工程資料的跟蹤記錄，避免發(fā)生項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以部分材料或個(gè)人記憶控制工程節(jié)點(diǎn)的不良狀況。經(jīng)過工作人員及時(shí)、完整的記錄，工程資料充分呈現(xiàn)出工程項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)，在遇到數(shù)量、規(guī)格等不符合實(shí)際需求的情況時(shí)，將資料記錄作為重要的核查資源，特別是一些工程的分包項(xiàng)目，有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的全面管理，為項(xiàng)目結(jié)算提供便利。

1.2.5 為后期施工提供借鑒

工程資料是工程項(xiàng)目中技術(shù)工藝、存在問題、處理辦法、結(jié)果反饋的集合整理，是后期施工的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和資源。工程資料中的竣工報(bào)告、施工小結(jié)等，都是總結(jié)類文件，卻是很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人忽視的內(nèi)容。這些文件中說明了工程項(xiàng)目的應(yīng)用數(shù)據(jù)，也有施工過程中的優(yōu)缺點(diǎn)總結(jié)，可以在學(xué)習(xí)、借鑒中推動(dòng)工程管理的順利展開。

2 園林工程資料管理

2.1 收集和整理

施工單位內(nèi)一般都散存著大量文件資料，但大多未經(jīng)過分類、匯總，不利于后期的開發(fā)利用和資源共享。這與單位管理層對(duì)工程資料的不重視有很大關(guān)系，造成工程交工時(shí)間的延緩、各項(xiàng)資源的大量投入、資料歸類難度增大等不良后果。

園林工程資料的收集、立卷、歸檔，是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。一是將資料中的無需歸檔部分清理出去；二是堅(jiān)持以項(xiàng)目推進(jìn)流程作為資料整理的基本順序；三是堅(jiān)持以資料內(nèi)容作為歸類立卷依據(jù)，由此確定分目錄、總目錄；四是要求將所有資料文件按照不同類別編號(hào)、立卷。立卷所用目錄、卷宗、附錄說明等，都要統(tǒng)一規(guī)格，以此來規(guī)范各類資料文件，使其便于操作、實(shí)用性更強(qiáng)。

2.2 保管和使用

①保障資料安全，防火防盜、防腐防污、防蟲防鼠等處理必須到位，避免損壞文件資料，已損壞資料需要及時(shí)修復(fù)或做好復(fù)制工作；②登記資料借閱往來，要求外單位人員不能私自將所借閱資料進(jìn)行轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拆卸，禁止隨意圈點(diǎn)、涂改或劃線。

3 園林工程資料管理中的問題

3.1 文件資料不齊全

1)原件不齊全。很多單位受時(shí)間和空間限制而疏于資料管理，丟失了部分原始文件。一些重要文件以復(fù)印件形式下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，與資料管理明確規(guī)定的竣工資料不得以復(fù)印件形式出現(xiàn)相違背。一些單位的專業(yè)技術(shù)人員頻繁更換，不能嚴(yán)格把握資料的移交過程，甚至遺失了很多原始文件。

2)驗(yàn)收簽證不完備。為了更好地適應(yīng)施工進(jìn)度，工程的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收并未以國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成書面的簽字確認(rèn)，造成當(dāng)事人在完工后只能補(bǔ)簽驗(yàn)收簽證。

3.2 文件資料編制和歸檔不規(guī)范

園林工程以施工方為主要參與者，施工文件也成為工程內(nèi)業(yè)資料的主要構(gòu)成。但是很多施工單位不能從項(xiàng)目最初有效管理招投標(biāo)文件、施工合同等資料，監(jiān)管單位下發(fā)的文件不能編制歸檔，直接影響到施工過程的監(jiān)管效果、施工進(jìn)度以及建設(shè)質(zhì)量，這是文件資料編制和歸檔不規(guī)范的具體表現(xiàn)。其次是隨意處理復(fù)印文件，園林工程的業(yè)主一般是政府或房地產(chǎn)企業(yè)，兩者產(chǎn)生的文件與案件數(shù)量有限，復(fù)印處理、標(biāo)注原件數(shù)量和存檔位置就是編制與歸檔，整個(gè)操作過程并不規(guī)范，資料文件的價(jià)值意義也會(huì)受到影響。一些施工單位會(huì)在竣工后將丟失的內(nèi)業(yè)與竣工資料進(jìn)行補(bǔ)充，文件質(zhì)量很難保障，數(shù)據(jù)信息較為理想化，與園林工程環(huán)境、植被等存在很大偏差，進(jìn)而影響到園林工程的后期建設(shè)。

3.3 工程資料管理不規(guī)范

1)驗(yàn)收資料不規(guī)范。施工單位只片面地謀求經(jīng)濟(jì)利益而縮減成本、加快工期，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上的簽字、蓋章等不能嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，漏簽、錯(cuò)簽等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。園林施工技術(shù)類別復(fù)雜，人員流動(dòng)大，施工企業(yè)往往采取代簽的方式解決責(zé)任人不明確問題，以便于保障施工進(jìn)度，規(guī)范資料信息。

2)資料格式不統(tǒng)一。資料的編制歸檔常出現(xiàn)格式不正確、填寫不準(zhǔn)確等問題。一般情況下，材料采購(gòu)票據(jù)、記錄上的金額數(shù)都要大、小寫同時(shí)注明，但是部分施工企業(yè)往往以方便為目的，只采用小寫，存在明顯的不規(guī)范。所用簽字筆的顏色、材質(zhì)不適合，或是簽字蓋章位置不恰當(dāng)影響裝訂等，都會(huì)成為資料歸檔時(shí)的障礙。

3)竣工圖紙編制不規(guī)范，私人隨意更改，甚至對(duì)設(shè)計(jì)改動(dòng)部分不能標(biāo)注出來，直接將施工圖紙作為竣工圖紙，工程養(yǎng)護(hù)效果會(huì)因此受到影響。例如設(shè)計(jì)圖紙標(biāo)明園林工程采用A植被，在土質(zhì)勘探期間遇到小面積的不適合種植區(qū)域時(shí)種植B植被，這種小面積往往成為很多施工單位隨意改動(dòng)的理由，在未標(biāo)注于圖紙的情況下直接作為竣工圖紙，后期的植被養(yǎng)護(hù)必然會(huì)受到影響。

4 園林工程資料管理質(zhì)量差的原因

4.1 重視度不足

資料管理屬于園林工程的重要內(nèi)容，涉及工程項(xiàng)目的立項(xiàng)到投入使用的整個(gè)過程，在建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供貨單位的多方參與下相繼產(chǎn)生各類文件資料，數(shù)量龐大。但是施工階段常會(huì)發(fā)生遺漏、丟失或資料不備份等情況，很難滿足后期的工程建設(shè)需求。例如，施工圖紙被工程項(xiàng)目的很多人忽視，隨意丟棄或不備份。這種情況下，如果再次使用圖紙只能重新繪制，增大了資金成本，也延緩了施工進(jìn)度，屬于不恰當(dāng)?shù)墓ぷ餍袨椤？⒐ぶ蠖唐趦?nèi)未出現(xiàn)問題，即確認(rèn)可以交工，相應(yīng)的資料卻不能短時(shí)間內(nèi)完成整理，也會(huì)影響到具體的交付時(shí)間。工程資料移交時(shí)間拖延，與資料的不齊全有很大關(guān)系。工作人員不能隨著工程資料的產(chǎn)生而記錄完整，出現(xiàn)部分缺失。工作人員本身不重視工程資料的收集整理，導(dǎo)致原始資料遺失，也會(huì)影響到資料的完整性。

4.2 資料管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)低

如果資料的管理與歸檔不受領(lǐng)導(dǎo)重視，以及國(guó)家頒行的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳力度不夠的情況下，工程項(xiàng)目的技術(shù)人員、監(jiān)理人員、管理人員、施工負(fù)責(zé)人等普遍缺乏相關(guān)的理論知識(shí)，專業(yè)素質(zhì)偏低。資料管理人員大多是未經(jīng)技術(shù)培訓(xùn)、不明確歸檔概念的情況下直接上崗，很難積極投入到日常的資料管理工作中。一些單位選擇讓行政管理人員兼任的方式，這些管理人員對(duì)工程資料園林施工的專業(yè)性知識(shí)缺乏，對(duì)園林工程的具體預(yù)算、承包方式、合同簽訂等基礎(chǔ)知識(shí)的不了解，甚至是全然不知檔案管理的相關(guān)規(guī)定。這些不合理情況是資料管理混亂和長(zhǎng)期處于被動(dòng)局面的原因所在。一名合格的資料管理人員，需要熟知園林工程項(xiàng)目劃分方式和資料的構(gòu)成、整理、管理方式，且熟練應(yīng)用；管理人員的聘用對(duì)象要以具備園林施工和管理方面專業(yè)能力的人才為先，以此作為園林工程各個(gè)施工環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、資料科學(xué)歸類的基礎(chǔ)條件，才能更好地完成資料的管理與歸檔。

4.3 資料管理體系不完備

園林施工單位的作業(yè)人員存在專業(yè)素質(zhì)低、專業(yè)技能弱、未培訓(xùn)上崗、管理能力差等問題，都會(huì)不同程度地造成施工建設(shè)原始資料不規(guī)范、文件質(zhì)量差等情況。建設(shè)和施工單位不能將資料管理納入到園林工程質(zhì)量管理體系中，會(huì)直接影響到竣工文件的質(zhì)量效果。建設(shè)單位不能規(guī)范化管理工程資料，不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)、不深入，都會(huì)造成施工單位資料管理的混亂。

4.4 資料利用率低

城建檔案管理內(nèi)儲(chǔ)存著大量的工程技術(shù)資料，以便人們查閱和使用。但是在園林工程的相關(guān)問題出現(xiàn)時(shí)，人們經(jīng)常會(huì)以詢問原參與建設(shè)者的施工經(jīng)驗(yàn)，或通過對(duì)相似建設(shè)狀況的回憶尋找解決辦法，而不是在城建檔案資料中尋找相應(yīng)的技術(shù)資料。這是對(duì)資源的極大浪費(fèi)，問題解決過程很不科學(xué)。而城建檔案管理采取的封閉或半封閉方式，也直接影響到園林工程資料的有效利用率。保密性都是人們長(zhǎng)久以來堅(jiān)持的管理原則，很少將文件資料對(duì)外公開，資料被人為封閉和隔絕，也是檔案館不能有效利用各類資料的重要原因。

5 園林工程資料管理優(yōu)化措施

5.1 提升資料管理意識(shí)

園林工程資料管理存在的很多問題，認(rèn)知觀念上的不重視是決定性因素。所以，積極轉(zhuǎn)變資料管理意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)管理方式，更加注重技術(shù)人員與相關(guān)工作者的配合，定期對(duì)專業(yè)理論、資料管理模式、法律規(guī)范體系等相關(guān)知識(shí)進(jìn)行教育培訓(xùn)，確保資料管理人員的專業(yè)能力能夠符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)實(shí)需求。工程資料管理的工作要落到實(shí)處，要求企業(yè)內(nèi)部各部門、不同崗位的協(xié)調(diào)合作，為資料管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)；資料管理體系的完善化，是明確劃分相關(guān)人員職責(zé)范圍的重要保障，也是規(guī)范日常管理行為的基礎(chǔ)條件。

5.2 建立健全資料管理機(jī)制

園林工程的資料歸檔要準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全。同一個(gè)園林工程項(xiàng)目?jī)?nèi)有多個(gè)單位共同參與時(shí)，項(xiàng)目管理部門要堅(jiān)持在建設(shè)初期根據(jù)實(shí)際的工程情況編制資料管理具體章程，將項(xiàng)目中參與進(jìn)來的建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方等責(zé)任單位的職責(zé)范圍明確化，并且體現(xiàn)在工程資料中，細(xì)化分工。園林工程的管理和監(jiān)理單位都要求在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，編制符合工程特點(diǎn)的表格、樣本等資料，作為參建單位整理各類資料的重要依據(jù)，便于后期操作，避免發(fā)生資料格式不規(guī)范、不統(tǒng)一等問題。園林工程中各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料文件，只有采取科學(xué)合理的管理方式，才能為材料內(nèi)容的規(guī)范化和準(zhǔn)確性提供保障，確保每一份施工技術(shù)記錄的完整和簽字蓋章的完備，進(jìn)而提升資料原件的可靠性與準(zhǔn)確度。

5.3 提升管理人員業(yè)務(wù)水平

資料管理人員的日常管理效率和質(zhì)量受自身業(yè)務(wù)能力的制約。管理人員必須堅(jiān)持定期組織專業(yè)培訓(xùn)，在管理人員內(nèi)部普遍樹立起正確的工作理念，全面提升工作能力，更好地保障管理流程的規(guī)范化。資料管理人員本身只有充分認(rèn)識(shí)到工作重要性，才能建立起責(zé)任意識(shí)，不斷提升專業(yè)技能，為管理工作的有序推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。一般情況下，園林工程施工過程與資料管理需要同步展開，并且做好園林工程自始至終的記錄工作，確保工作內(nèi)容的完整性，盡可能地詳細(xì)到位，進(jìn)而使各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)透明化，作為園林工程決策制定的重要參考資源。所以，園林工程資料與流程推進(jìn)過程的同步展開，是提升資料管理水平的必要保障。

5.4 堅(jiān)持從立項(xiàng)抓起

目前，園林工程項(xiàng)目以項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制為主要的管理模式，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)工程項(xiàng)目及其各個(gè)分階段，要求從立項(xiàng)之初即設(shè)置資料管理機(jī)構(gòu)，配置專門的資料管理人員，同步進(jìn)行項(xiàng)目各個(gè)不同階段的資料收集、整理、歸檔等一系列工作，作為資料管理的直接操作者，負(fù)責(zé)完成資料管理的相關(guān)要求。為了順利完成資料管理的具體流程，園林工程要從立項(xiàng)到竣工同步進(jìn)行工作記錄和資料收集，堅(jiān)持同步展開工程竣工和資料驗(yàn)收兩項(xiàng)工作，堅(jiān)持施工建設(shè)同步收集竣工資料兩項(xiàng)工作，在工程施工資料管理全過程中全面貫徹“三同步”原則。

5.5 加強(qiáng)過程控制

園林工程項(xiàng)目中的建設(shè)、監(jiān)理、施工等多個(gè)單位和工程管理和技術(shù)人員都要首先明確各自的責(zé)任范圍，作為同步開展工程建設(shè)、收集資料兩項(xiàng)工作的重要保障，切記將施工建設(shè)、資料管理相分離，避免發(fā)生施工流程完成后補(bǔ)充各項(xiàng)資料的不合理行為。資料管理人員要堅(jiān)守自身責(zé)任，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的具體情況進(jìn)行了解，對(duì)比分析施工單位資料是否具有真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，同時(shí)利用構(gòu)建和完善獎(jiǎng)懲機(jī)制的方式，使各個(gè)參建單位都能嚴(yán)格落實(shí)每一道文件處理程序，確保資料文件的規(guī)范化。

5.6 提升資料利用率

一方面通過推廣宣傳，使人們普遍認(rèn)識(shí)到園林資料的重要性。檔案館內(nèi)的宣傳欄、圖片展覽等都可作為《檔案法》的宣傳渠道，館內(nèi)的園林工程資料可開放數(shù)量、范圍都可在宣傳內(nèi)容中體現(xiàn)出來，使園林資料檔案建立起更高的知名度，確保廣大公民能夠充分了解到園林工程資料的價(jià)值意義。園林工程安全質(zhì)量監(jiān)督站可以推廣以及開展資料學(xué)習(xí)培訓(xùn)等。另一方面，園林資料檔案的社會(huì)服務(wù)功能不斷提升，適應(yīng)現(xiàn)階段數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，使資料信息更好地滿足公民需求，具備更高的社會(huì)服務(wù)水平。信息服務(wù)社會(huì)化，是實(shí)現(xiàn)園林工程檔案利用率全面提升的重要手段。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用，有利于檔案資料服務(wù)范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大，通過建立更加專業(yè)、廣闊的服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)而使信息服務(wù)的影響性明顯提升，普及程度更高。

6 結(jié)束語

工程資料管理的鮮明特點(diǎn)，使其在園林工程發(fā)展中的作用日益突出。資料管理伴隨園林工程的立項(xiàng)到竣工交付同步展開，是多個(gè)專業(yè)技術(shù)部門協(xié)調(diào)配合的系統(tǒng)性工程，強(qiáng)調(diào)文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范化，確保真實(shí)反映出工程項(xiàng)目全過程，對(duì)于工程資料的收集、整理、歸檔等一系列工作，通過提升資料管理意識(shí)、建立健全資料管理機(jī)制、提升管理人員業(yè)務(wù)水平、堅(jiān)持從立項(xiàng)抓起、加強(qiáng)過程控制、提升資料利用率等方式，為工程資料質(zhì)量的全面提升提供保障。

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