財(cái)務(wù)共享中心模式下公司內(nèi)部控制問題與優(yōu)化策略

聶才添，王海燕

（吉林外國語大學(xué)國際商學(xué)院，長春 130117）

1 引言

當(dāng)今越來越多的企業(yè)乘著經(jīng)濟(jì)全球化與互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)潮日益壯大，其中不乏公司遍布全國各地甚至海外的大型企業(yè)集團(tuán)。在這樣的背景下，對于子公司分布在多地的企業(yè)，如果每個(gè)子公司都進(jìn)行獨(dú)立的財(cái)務(wù)核算必定帶來較大的管理難度。所以建立財(cái)務(wù)共享中心便成了各大公司“降本增效”的最佳選擇。但是，財(cái)務(wù)共享中心在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“降本增效”的同時(shí)，相較于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式，其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)獲取與處理流程有所變化，也對企業(yè)內(nèi)部控制提出了新的要求。在此情形下，企業(yè)在建設(shè)與發(fā)展財(cái)務(wù)共享中心的過程中暴露出的內(nèi)部控制層面的問題與缺陷也更值得我們思考與研究。

2 財(cái)務(wù)共享的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享是依托于現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)遠(yuǎn)程集中、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化地進(jìn)行處理的一種新型財(cái)務(wù)營運(yùn)模式。其核心是通過建立財(cái)務(wù)共享中心處理企業(yè)財(cái)務(wù)核算，在該模式下，企業(yè)通常將財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中管理，通過基于ERP 信息系統(tǒng)建立的信息化系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理，各子公司不再獨(dú)立設(shè)置財(cái)務(wù)核算部門，由財(cái)務(wù)共享中心向各子公司提供會(huì)計(jì)的計(jì)量與報(bào)告服務(wù)。其設(shè)立目標(biāo)是解決擁有多業(yè)務(wù)部門的中大型企業(yè)財(cái)務(wù)計(jì)量與報(bào)告時(shí)存在的重復(fù)建設(shè)、效率低下的問題。對比傳統(tǒng)的母子公司之間較為分散的財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)共享模式的特點(diǎn)顯著體現(xiàn)在以下4個(gè)方面。

2.1 數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性

在財(cái)務(wù)共享模式下，不同子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理方式的差異得到徹底改變，在財(cái)務(wù)管理實(shí)施過程中實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)一。統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度、規(guī)范的操作和操作流程、集中的信息系統(tǒng)納入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，下屬各公司在財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一的分析和處理。通過對不同地區(qū)的非標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范和有效的整合，保證企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范，有利于企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的高效發(fā)展，從而有利于企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大。

2.2 管理具有規(guī)模性

財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)勢還體現(xiàn)在其可以集中合并處理業(yè)務(wù)，進(jìn)而避免了在財(cái)務(wù)工作中每個(gè)獨(dú)立業(yè)務(wù)部門都需要擁有處理復(fù)雜核算業(yè)務(wù)與重復(fù)業(yè)務(wù)的能力而設(shè)立一套高水平的核算體系，進(jìn)而提升公司財(cái)務(wù)整體工作效率。而這些分散于各個(gè)子公司的復(fù)雜業(yè)務(wù)與重復(fù)業(yè)務(wù)，可以通過信息技術(shù)手段，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心可以使用更加合理的人員配置去集中處理，達(dá)到在一定程度上降低企業(yè)交易成本的目的，同時(shí)還可避免業(yè)務(wù)部門處理重復(fù)與復(fù)雜核算業(yè)務(wù)導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。

2.3 人員具有專業(yè)性

財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行，依賴于具有高度服務(wù)意識(shí)且專業(yè)能力突出的財(cái)務(wù)人員為企業(yè)集團(tuán)提供優(yōu)質(zhì)財(cái)務(wù)服務(wù)。相比于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)崗位設(shè)置中，一個(gè)會(huì)計(jì)人員需要滿足不同的工作需求，財(cái)務(wù)共享中心工作人員僅需要執(zhí)行來自不同業(yè)務(wù)部門的同一項(xiàng)工作。這種工作性質(zhì)下，財(cái)務(wù)共享中心可以識(shí)別該工作所需能力，再分配更加具有專業(yè)性的工作人員處理該工作。另外，崗位會(huì)計(jì)人員可以更加深入地研究該方面的相關(guān)問題，加深專業(yè)程度，更加優(yōu)質(zhì)地完成工作，提升工作效率。

2.4 服務(wù)具有技術(shù)性

財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行過程中，高度依賴信息系統(tǒng)的支持，從紙質(zhì)賬單上傳到系統(tǒng)用到的影像系統(tǒng)、圖像識(shí)別系統(tǒng)，到數(shù)據(jù)處理的ERP 系統(tǒng)支持，再到財(cái)務(wù)共享中心所需處理的庫存管理、銷售管理、成本管理、稅務(wù)管理等無不需要專用信息技術(shù)系統(tǒng)的支持，更可以說財(cái)務(wù)共享中心所提供的服務(wù)就是基于在高水平的信息技術(shù)系統(tǒng)之上。

3 財(cái)務(wù)共享模式對內(nèi)部控制的影響

工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，利于提高效率。財(cái)務(wù)共享中心模式的運(yùn)用，使集團(tuán)業(yè)務(wù)核算流程更加規(guī)范化，也可以使集團(tuán)業(yè)務(wù)核算流程分工更加精細(xì)化。通過信息化的手段革新了財(cái)務(wù)工作人員獲取信息的方式與數(shù)據(jù)處理方式，使財(cái)務(wù)工作人員可以在流程框架內(nèi)更加高效地處理財(cái)務(wù)核算，并將更多的精力集中在數(shù)據(jù)分析上，為企業(yè)的運(yùn)營提供信息支持。

財(cái)務(wù)工作集約化，利于降低合算成本。財(cái)務(wù)共享中心模式的運(yùn)用，使得子公司在運(yùn)營時(shí)不需要大規(guī)模的財(cái)務(wù)核算部門，進(jìn)一步降低了子公司的運(yùn)營成本，同時(shí)也為集團(tuán)整體運(yùn)營降低了運(yùn)營成本，同時(shí)由于其信息系統(tǒng)的利用，也使母公司可以更好地掌握集團(tuán)各個(gè)部分的財(cái)務(wù)情況，靈活根據(jù)財(cái)務(wù)情況調(diào)整運(yùn)營策略。

管理制度更加完善，利于避免徇私舞弊。財(cái)務(wù)共享中心模式的運(yùn)用可以增強(qiáng)企業(yè)管理，使企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部制度時(shí)更加系統(tǒng)化，與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式相比，在各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)上減少個(gè)人權(quán)利的運(yùn)用，質(zhì)量控制體系更加全面，在一個(gè)系統(tǒng)下監(jiān)控更多的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，一定程度上可以避免徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

4 財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)初期，多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率都產(chǎn)生了大幅度提升。隨著財(cái)務(wù)共享中心模式的持續(xù)發(fā)展，其在企業(yè)內(nèi)部控制層面上帶來的部分弊端也日漸顯現(xiàn)。

4.1 業(yè)財(cái)分離形成的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)設(shè)置財(cái)務(wù)共享中心的最終目的是該企業(yè)發(fā)生于各地的業(yè)務(wù)集中在統(tǒng)一的場所進(jìn)行核算，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算效率，降低成本，與此同時(shí)也出現(xiàn)了由于實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生地遠(yuǎn)離其數(shù)據(jù)核算場所而帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式下，財(cái)務(wù)人員直接與本地相關(guān)業(yè)務(wù)接觸，對于處理日常與非日常內(nèi)容比較熟悉。財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立多數(shù)與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生地存在空間間隔，弱化了財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)間的相互溝通與協(xié)作，不可避免地增大了信息獲取的滯后性。對關(guān)鍵業(yè)務(wù)或突發(fā)事項(xiàng)難以及時(shí)了解并判斷此類型業(yè)務(wù)的合規(guī)性與真實(shí)性，由此會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性受到一定程度影響。而中心工作人員只能根據(jù)系統(tǒng)提供的信息工作，與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)聯(lián)系較少甚至完全隔絕，工作人員多數(shù)憑借系統(tǒng)數(shù)據(jù)參考既定的標(biāo)準(zhǔn)與模型進(jìn)行分析處理，則更加擴(kuò)大了這種影響的深度。因此，在財(cái)務(wù)共享中心的建立中，財(cái)務(wù)人員與實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)部門是否能夠協(xié)調(diào)工作將是其內(nèi)部控制的重點(diǎn)。

4.2 人員流動(dòng)性高形成的操作風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)共享中心取代傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式后，大量財(cái)務(wù)操作由原人工處理變?yōu)镋RP 系統(tǒng)完成，就會(huì)使財(cái)務(wù)信息處理流程失去完整性，變成重復(fù)性高的“流水線”式工作。在采用財(cái)務(wù)共享模式后，企業(yè)對于一些簡單的重復(fù)的記賬工作量大大減少，轉(zhuǎn)而更需要專業(yè)性和綜合能力高的全方面人才，但是多數(shù)員工在工作時(shí)僅僅熟悉自身所負(fù)責(zé)崗位的工作，對其他崗位的工作知之甚少。一方面是造成財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)人員流動(dòng)困難；另一方面在流動(dòng)過程中也會(huì)帶來更大的操作風(fēng)險(xiǎn)，且這種流水線式工作，由于其單調(diào)且高重復(fù)性特征，很難培養(yǎng)員工的綜合素質(zhì)，會(huì)影響員工職業(yè)發(fā)展前景，使得員工難以在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，進(jìn)而影響員工工作積極性并造成員工的高流動(dòng)性。人員的高流動(dòng)性會(huì)影響人才培養(yǎng)、選拔與業(yè)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)，所以這種人員流動(dòng)性高、操作風(fēng)險(xiǎn)大的態(tài)勢是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中所面臨的重大風(fēng)險(xiǎn)之一。

4.3 數(shù)據(jù)傳輸?shù)托纬傻男畔⑾到y(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心所采用的多種信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)困難。除部分財(cái)務(wù)信息體量較小的企業(yè)外均需采用多種信息系統(tǒng)共同處理財(cái)務(wù)信息。復(fù)雜的信息在各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化十分麻煩。各種業(yè)務(wù)需要在不同的系統(tǒng)中完成，割裂了同一業(yè)務(wù)的整體性。財(cái)務(wù)共享中心工作處理涉及多個(gè)信息系統(tǒng)，具有一定復(fù)雜性。例如，公司財(cái)務(wù)共享中心工作處理涉及多個(gè)信息系統(tǒng)，具有一定復(fù)雜性；Ebudget 與SAP 系統(tǒng)間由于科目差異數(shù)據(jù)造成的數(shù)據(jù)無法同步上傳至SAP，致使成本中心數(shù)據(jù)不能及時(shí)上傳；報(bào)銷處理系統(tǒng)Concur 與SAP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)間時(shí)延較長，月末報(bào)銷費(fèi)用無法同步到SAP；SAP 系統(tǒng)與SEM 系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交流每次需要1 小時(shí)，且每次上傳后都會(huì)清空人工填列的部分補(bǔ)充信息等。

財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)算力不足。企業(yè)財(cái)務(wù)信息多存儲(chǔ)于企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，一旦遭遇故障或系統(tǒng)錯(cuò)誤，會(huì)影響企業(yè)日常賬務(wù)情況。部分企業(yè)使用的ERP 系統(tǒng)運(yùn)算能力不能滿足其公司運(yùn)營的峰值運(yùn)算，在月末關(guān)賬期間用戶高強(qiáng)度使用ERP 系統(tǒng)則更易造成系統(tǒng)卡頓或錯(cuò)誤，浪費(fèi)關(guān)賬時(shí)間甚至耽誤信息上傳，最終使財(cái)務(wù)信息失準(zhǔn)。

4.4 涉稅風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心往往涉及不同的經(jīng)營地區(qū)，尤其部分涉及不同的國家。企業(yè)涉稅工作具有一定的復(fù)雜性，涉及各項(xiàng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅收法律法規(guī)及各稅務(wù)部門的解釋，而且這些法律還處于不斷更新當(dāng)中，且獲取難度大，因此更給企業(yè)稅收繳納工作帶來難度。各地稅收流程的差異性也使得財(cái)務(wù)共享中心更難以建立統(tǒng)一的稅務(wù)籌劃方法，尤其是跨國公司，所面臨的稅務(wù)政策合規(guī)性、合法性壓力更為巨大。

5 財(cái)務(wù)共享中心模式下內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

5.1 加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的聯(lián)系，加速業(yè)財(cái)融合

財(cái)務(wù)共享中心要提高運(yùn)行效率，就要做好財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的融合。一方面需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員與相關(guān)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系。財(cái)務(wù)共享中心的工作人員的活動(dòng)往往是標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、重復(fù)性的，其工作與實(shí)際業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性弱，企業(yè)需要不斷地對共享中心工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中使之學(xué)習(xí)有關(guān)財(cái)務(wù)處理對應(yīng)的實(shí)際業(yè)務(wù)的模式與流程，并盡可能地在培訓(xùn)中采用案例教學(xué)或者實(shí)景模擬的方式讓財(cái)務(wù)共享中心人員加深對實(shí)際發(fā)生業(yè)務(wù)的背景與意義的理解。針對財(cái)務(wù)共享中心工作人員不夠了解實(shí)際業(yè)務(wù)的情況，還可以采用從實(shí)際業(yè)務(wù)部門遴選的方式，挑選熟悉業(yè)務(wù)流程的優(yōu)秀工作人員參與財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營，提升工作人員與實(shí)際業(yè)務(wù)的聯(lián)系度。另一方面要加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心與實(shí)際業(yè)務(wù)部門的關(guān)聯(lián)性。運(yùn)用財(cái)務(wù)共享中心根據(jù)業(yè)務(wù)部門上傳的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)部門的未來發(fā)展提供指導(dǎo)性意見。例如，財(cái)務(wù)共享中心根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)部門實(shí)際資金實(shí)力與業(yè)務(wù)范圍優(yōu)化預(yù)算管理。根據(jù)集團(tuán)信息系統(tǒng)匯總信息優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高財(cái)務(wù)共享中心與各業(yè)務(wù)部門以及各業(yè)務(wù)部門之間的溝通效率，同時(shí)為管理層提供更高質(zhì)量的內(nèi)部報(bào)告。

5.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，留住人才

財(cái)務(wù)共享中心的穩(wěn)定運(yùn)行離不開穩(wěn)定的人才供應(yīng)。首先，企業(yè)應(yīng)該建立內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制、晉升機(jī)制，優(yōu)化薪酬體系，通過企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)課程，結(jié)合業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)制定培訓(xùn)方案并及時(shí)更新相關(guān)知識(shí)覆蓋范圍，并適當(dāng)影響考核范圍，使員工學(xué)習(xí)工作相關(guān)必要知識(shí)，規(guī)避操作風(fēng)險(xiǎn)。其次，應(yīng)加強(qiáng)與員工的溝通，幫助其緩解情緒壓力，并鼓勵(lì)員工做好職業(yè)規(guī)劃，促進(jìn)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)。企業(yè)也應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)與公布企業(yè)人才缺口為員工提供發(fā)展機(jī)會(huì)，以遴選式定期組織內(nèi)部員工競賽等方式選拔優(yōu)秀員工參與上級管理工作，或分派至業(yè)務(wù)部門鍛煉實(shí)戰(zhàn)能力，提升業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)水平。此外，還需建立合理的反舞弊機(jī)制，例如，采用平衡記分卡建立KPI 考核辦法或輪崗制等方法，輔以浮動(dòng)工資獎(jiǎng)勵(lì)為回報(bào)，既可以激發(fā)員工工作熱情，還可以防止職位固化與職務(wù)濫用。

5.3 定期更新維護(hù)信息系統(tǒng)

強(qiáng)大的信息系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心穩(wěn)定運(yùn)行的重要支撐。其中更新與維護(hù)環(huán)節(jié)尤其需要有效控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用需求，及時(shí)更新所采用的信息系統(tǒng)。重點(diǎn)整合企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心所使用的各種信息系統(tǒng)的對接時(shí)效性與流程的準(zhǔn)確性，或者引進(jìn)更新更智能化的信息系統(tǒng)，如S4HANA 系統(tǒng)，利用系統(tǒng)特性優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，簡化財(cái)務(wù)流程和產(chǎn)品邏輯。新的用戶交互系統(tǒng)可以提升系統(tǒng)效率，降低系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)做好信息系統(tǒng)的維護(hù)工作，結(jié)合定期維護(hù)系統(tǒng)與實(shí)時(shí)監(jiān)測系統(tǒng)運(yùn)行性能情況，避免出現(xiàn)服務(wù)器無響應(yīng)造成的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。維護(hù)后應(yīng)提前進(jìn)行新版本測試運(yùn)行，確保達(dá)到維護(hù)預(yù)期效果后再轉(zhuǎn)入常規(guī)應(yīng)用，還要時(shí)時(shí)關(guān)注相關(guān)法律政策變化，避免影響數(shù)據(jù)質(zhì)量。

5.4 及時(shí)掌握各地稅務(wù)政策，因地制宜加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的協(xié)作

企業(yè)的具體業(yè)務(wù)部門往往分布在全國各地乃至世界，各地的監(jiān)管政策和稅收政策存在差異，所以財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用需要考慮各地的政策性差異，通過第三方咨詢機(jī)構(gòu)或者集團(tuán)內(nèi)部相關(guān)部門的密切溝通，使財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)人員及時(shí)獲取相關(guān)信息，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升財(cái)務(wù)合規(guī)水平。如有特殊事項(xiàng)，有必要時(shí)安排財(cái)務(wù)共享中心人員進(jìn)行處理或前往業(yè)務(wù)所在地當(dāng)面與業(yè)務(wù)部門或稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通。

6 結(jié)語

財(cái)務(wù)共享中心通過標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程強(qiáng)化了企業(yè)內(nèi)部控制，提升了企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率，降低了運(yùn)營成本，但同時(shí)也必然會(huì)帶來一些問題，所以企業(yè)一定要對財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行中的內(nèi)部控制工作給予充分的關(guān)注與高度的重視，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中各項(xiàng)資源的合理分配和使用。