信息技術促進醫(yī)保檔案管理工作現(xiàn)代化

丁玉宇

（萊陽市醫(yī)療保險事業(yè)中心）

醫(yī)保檔案管理是辦公室業(yè)務工作的重要組成部分，為單位內(nèi)部各項管理工作提供基本的數(shù)據(jù)支持。醫(yī)保檔案管理工作在醫(yī)療保障局這樣一種提供醫(yī)療保障相關信息咨詢的單位的全局工作中更是占有重要地位。眾所周知，醫(yī)保檔案記錄了醫(yī)療保險投保人和受保人的相關信息，是進行醫(yī)療保險統(tǒng)籌、救助、收繳等相關工作的基礎，需要記錄準確、內(nèi)容詳實、便于查閱[1]。

傳統(tǒng)上，醫(yī)保檔案信息采用紙質(zhì)化的方式進行記錄并保存，工作量相對較大，進行修改、補充和查找時比較繁瑣，如何克服這些問題令檔案管理和辦公室業(yè)務部門感到棘手。隨著信息技術的發(fā)展，很多傳統(tǒng)行業(yè)積極依靠這種技術進行升級和改造，在提升工作效率的同時保證工作質(zhì)量。各級醫(yī)保檔案管理部門積極探索利用信息技術改進醫(yī)保檔案管理的方法，降低醫(yī)保檔案管理工作的復雜度，提升醫(yī)療保障局的工作效益，最終助力辦公室管理業(yè)務實現(xiàn)現(xiàn)代化。

一、當前醫(yī)保檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)療保險的推廣和普及帶來了超負荷的業(yè)務量

醫(yī)療保險是全民保險的重要組成部分，是我國社會破解“看病就醫(yī)難問題”的重要舉措。隨著人們收入水平的增加，伴隨而來的是對生命健康的高度關注，大家都希望付出較少的時間和金錢就能享受到優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療保健服務[2]。各級政府和組織積極宣傳醫(yī)療保險對于居民生活的重要保障作用，越來越多的人參與并享受到了醫(yī)療保險帶來的便利。隨著醫(yī)療保險的普及，給相關檔案管理工作帶來了巨大的工作壓力。醫(yī)保檔案中的內(nèi)容既涉及投保人與被投保人的相關信息，也包括復雜的投保金額計算，同時還包括相關理賠情況記錄，因此不僅內(nèi)容復雜，類別還就有多樣化的特點，這些都給醫(yī)療保險檔案的管理工作帶來了一定的復雜度和難度[3]。

（二）傳統(tǒng)的醫(yī)療保險管理方法工作效率低下

傳統(tǒng)上，醫(yī)療保險主要是采用紙質(zhì)化的方式進行記錄和留存，主要依靠人工來進行管理。各級醫(yī)療保障局都有專門的部門和工作人員負責醫(yī)療保險檔案管理，他們將醫(yī)療保險相關信息謄寫在固定格式的紙張上，然后分門別類進行存儲，遇到人員變動或者醫(yī)療保險的險種發(fā)生變化時，需要對相關信息進行更正或者補充；遇到有人需要調(diào)閱或者查找相關保險檔案信息時，需要在龐雜的資料中進行查找。這樣不僅浪費時間，信息記錄的準確性也得不到保證。有些單位為了保證醫(yī)療保險信息記錄的準確性，往往會在記錄員之外安排一到兩個人進行信息的校核，這樣造成了人力資源管理成本的增加。另外，記錄保險信息的紙張時間久了容易變質(zhì)，導致字跡模糊，也容易受到周圍環(huán)境（主要是溫濕度）變化的影響，造成破損，這些都給醫(yī)療保險管理工作增加了額外負擔。

（三）醫(yī)療保險信息檢索手段的單一化給使用帶來了不便

受限于傳統(tǒng)醫(yī)療保險信息使用紙質(zhì)化手段進行記錄的局限性，對相關信息進行檢索往往由工作人員一張一張紙進行篩查，這樣做往往需要從大量信息中逐步縮小范圍進行具體信息的篩選，由于都是由人工進行操作，因此工作效率低下。隨著醫(yī)療保險業(yè)務量的增加，各種醫(yī)療信息變得越來越多，傳統(tǒng)的單純依靠紙張記錄、人工檢索的方法已經(jīng)不再適合新形勢和新變化的需求，因此亟需探索一種高效、精準的信息化記錄與檢索方法。

（四）醫(yī)療保險信息管理人員綜合素質(zhì)難以勝任信息化要求

醫(yī)療保險信息管理系統(tǒng)主要由人來操作，短期內(nèi)信息化進程加快并不能完全取代人工作業(yè)。醫(yī)療保險信息化水平的提升極大提高了工作效率，能夠減輕工作人員的壓力，但是并不能完全取代檔案管理人員。在關鍵工序中，比如醫(yī)療保險檔案信息的核對、校正及特殊情況查詢時，仍然需要檔案管理人員親自動手，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須要提升，這樣才能滿足檔案管理工作信息化的要求。當前，很多醫(yī)療保險信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低下，還停留在原始的利用紙和筆對檔案信息進行管理的階段，對于信息化的管理系統(tǒng)操作不熟練，并不能發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢；部分醫(yī)療保險信息檔案管理人員只會簡單地使用管理系統(tǒng)進行信息的錄入與檢索功能，對于復雜一點的排序、刪改、校驗等功能不熟悉或者掌握不了，導致信息管理系統(tǒng)的很多作用得不到發(fā)揮；還有一些醫(yī)療保險信息檔案管理人員排斥利用信息化管理系統(tǒng)對醫(yī)療保險信息進行管理，認為這些技術措施會有出錯的可能，沒有人工作業(yè)更加精確。這些思想意識的存在以及能力素質(zhì)上的短板，導致信息化管理系統(tǒng)在推進的過程中受到了較大的阻力，推進效果不理想，達不到預期的效果?？傊t(yī)療保險信息管理人員綜合素質(zhì)的欠缺，需要在信息化管理系統(tǒng)推進與普及的過程中及時進行提升，以免出現(xiàn)阻礙信息化管理系統(tǒng)全面普及的不和諧聲音。

二、信息技術在醫(yī)保檔案管理中的應用

（一）基于信息技術對醫(yī)保信息進行統(tǒng)計和記錄

信息技術最大的優(yōu)勢就是可以實現(xiàn)對各種數(shù)字信息的統(tǒng)計和記錄。利用信息技術對醫(yī)療保險信息管理工作進行改進，首要就是建立專業(yè)的信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)，利用數(shù)字信息技術對投保和受保人員的相關信息進行處理。信息采集系統(tǒng)需要根據(jù)醫(yī)療保險的具體險種類型進行開發(fā)，提前預置險種的類別、費用明細、投保人基本信息、受保人基本信息、責任條款、注意事項等模塊，利用界面化顯示供工作人員進行錄入。信息錄入之后由計算機進行二維編碼，實現(xiàn)文字信號向數(shù)字量的轉換。之后由計算機的I/O設備將這些數(shù)字量存儲進入數(shù)據(jù)庫中，供后續(xù)信息處理和查詢使用。這些文字信號轉換后的數(shù)字量是以bit為單位進行計量，相對來說非常小，因此信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫不用建設得過于復雜。進行信息采集系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)建設的過程中，應該注重操作界面的簡潔化和人性化，方便醫(yī)療保障局的工作人員進行使用。這兩個系統(tǒng)之間的連接應該具有快速性，方便信息實時進行記錄和讀取，避免出現(xiàn)宕機現(xiàn)象。

（二）基于關鍵詞檢索對醫(yī)保信息進行分類和查詢

對于讀取進入數(shù)據(jù)庫的醫(yī)保信息，應該根據(jù)信息中的關鍵詞進行標簽化編碼，將這些標簽作為識別相關信息的重要憑證，利用這些標簽對信息進行分類。除了這些主要信息標簽外，還應該注意相關信息之間的耦合關系，比如保險人填報的信息中，很大部分可能和受保人的相關信息是重合的，這時進行信息編碼時除了根據(jù)關鍵詞設置主標簽之外，還需要根據(jù)這些重合的信息設置副標簽，利用這些標簽共同對相關信息進行識別。這樣，進行信息分類和查詢時，根據(jù)主標簽可以獲得的信息范圍比較大，之后根據(jù)副標簽進行進一步分類和查詢，這樣就可以逐步縮小信息范圍。因此，通過設置關鍵詞主副標簽，只需要簡單的幾步就可以進行精準的信息定位，這樣有助于提高工作效率。

（三）基于云技術實現(xiàn)醫(yī)保信息的在線協(xié)同共享

云技術是基于互聯(lián)網(wǎng)的多節(jié)點在線協(xié)同辦公技術，能夠提高同一信息的利用率，有助于實現(xiàn)信息的共享操作。具體來說，可以將存儲在數(shù)據(jù)庫中的信息視為共同體，所有和該信息相關的人員（包括采集、記錄、分類、修改、查詢等）都可以視為通過互聯(lián)網(wǎng)或者局域網(wǎng)連接在該共同體上的單一節(jié)點，通過利用云技術實現(xiàn)這些單一節(jié)點對這些信息操作后實時保存信息最新狀態(tài)，方便下一個使用者使用時面對的是最新的信息，這樣就可以實現(xiàn)同一信息的網(wǎng)絡共享。由于醫(yī)保檔案信息的使用具有時間集中特性，也就是說在某一個特定時間段內(nèi)同一信息會被頻繁地調(diào)用并修改，但是在大部分時間段內(nèi)該信息是處于“休眠”狀態(tài)，因此搭建計算云時需要注意云處理的快速性，確保單一用戶對信息處理完畢后信息能夠處于最新狀態(tài)，方便后續(xù)用戶使用；對于同一時間段內(nèi)調(diào)用同一信息的不同用戶，需要根據(jù)信息操作處理手段的不同，在云計算系統(tǒng)內(nèi)部進行邏輯排序，也就是說對于信息的查閱可以安排多人同時操作，對于信息更改必須要使用串行的方式安排人員操作，這樣可以確保信息在不同流程的操作處理中不會產(chǎn)生數(shù)據(jù)缺失或者其他錯誤?；谟嬎阍萍夹g實現(xiàn)醫(yī)保信息的在線協(xié)同操作和共享之后，能夠提高信息的利用率，最終實現(xiàn)信息的快速處理，挺高醫(yī)保檔案管理工作的效率。

（四）注重提升醫(yī)療保險信息管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)療保險信息人員的綜合素質(zhì)直接影響著醫(yī)療保險信息管理系統(tǒng)的使用效果。醫(yī)療保障局應該注重對醫(yī)療保險信息管理人員的教育培訓工作。通過教育培訓，一方面提升他們的思想觀念，向檔案信息管理人員宣講信息化管理的優(yōu)勢，講清楚信息化管理平臺對工作效率的提升效果，同時向他們明確信息化管理技術對檔案管理人員能力素質(zhì)提出的新要求，給檔案信息管理人員制造壓力與緊迫感。另一方面，需要著力提升他們的信息化管理系統(tǒng)的操作能力，既要熟悉計算機基本操作技能，包括常用的辦公軟件（如office系列軟件），尤其需要熟悉Excel軟件的操作，因為很多檔案信息是采用Excel表格的形式進行記錄和管理的，能夠利用Excel進行在線數(shù)值計算，這樣能夠提高工作效率，同時提高工作的準確性。醫(yī)療保險信息管理人員的綜合素質(zhì)還包括清晰的表達能力，能夠做好與顧客的對接，能夠準確地將顧客說不清楚的意思進行總結歸納，在征得顧客證實之后以書面化的語言錄入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的有效采集；能夠向信息管理系統(tǒng)開發(fā)人員講清楚當前階段對信息管理技術的需求，配合信息管理系統(tǒng)開發(fā)人員做好開發(fā)工作，實現(xiàn)管理系統(tǒng)的不斷更新與升級；能夠向信息管理系統(tǒng)維護人員講清楚信息管理系統(tǒng)在運行過程中的事故現(xiàn)象，幫助維護人員快速進行故障定位，及時對信息管理系統(tǒng)進行維護，確保管理系統(tǒng)始終工作在穩(wěn)定環(huán)境中。

三、提升醫(yī)保檔案管理工作現(xiàn)代化水平的注意事項

為了更好地在醫(yī)保檔案管理工作中應用信息技術，實現(xiàn)工作效率的提升，必須要注重對醫(yī)保檔案管理人員工作能力的培訓。除了需要選拔熟悉計算機基本操作的人員擴充到檔案管理工作人員的團隊中來，還應該對現(xiàn)有檔案管理人員開展檔案管理工作信息技術培訓，引導他們掌握基本的計算機操作知識，幫助他們學會檔案管理相關專業(yè)軟件系統(tǒng)的操作。對于醫(yī)保檔案管理工作中的常規(guī)操作，應該采用規(guī)章制度的方式進行固化，將這些約定俗成的管理方法形成制度化的措施，既方便檔案管理人員學習，又便于他們在工作過程中隨時進行查閱。另外，需要營造監(jiān)督氛圍，醫(yī)療保險涉及多方人員的利益，因此有必要通過社會監(jiān)督規(guī)范醫(yī)保檔案信息管理人員工作的規(guī)范性。醫(yī)療保障局可以面向社會開放醫(yī)療保險信息查詢接口，公眾可以在網(wǎng)上監(jiān)督工作人員工作是否失職，如果有這一現(xiàn)象的發(fā)生，公眾一般都可以通過投訴或者舉報的方式進行合理監(jiān)督，這樣可以提升工作者的工作效率，很大程度上管理員的能力與素質(zhì)也會得到提高，并且經(jīng)常反復地應用計算機軟件，工作人員掌握的技術就會更好，那么檔案的管理就可以實現(xiàn)快速的信息化與現(xiàn)代化建設。

另外，在進行醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)的使用過程中，需要及時發(fā)現(xiàn)信息管理系統(tǒng)設計與研發(fā)過程中與當前使用需求脫節(jié)的地方，不斷對信息管理系統(tǒng)的功能進行優(yōu)化與完善，使信息管理系統(tǒng)的功能能夠始終跟上形勢的需求，確保能夠始終滿足醫(yī)療保障局的使用要求。信息檔案管理系統(tǒng)的使用人員需要不斷對系統(tǒng)的使用方法進行總結，形成制度化的條款，張貼在顯著的位置，用于指導新入職人員使用。只有經(jīng)過不斷的摸索與經(jīng)驗總結，才能彰顯出信息管理系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢，才能使人們更傾向于依靠信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的快速、高效與高質(zhì)量管理，才能提升人們的思想認識水平。同時，也向管理人員指明了能力素質(zhì)提升的方向，有助于他們自身水平的提高。

四、結論

醫(yī)療保險貫穿在社會生活的方方面面，是現(xiàn)代居民享受社會化醫(yī)療保障的重要舉措。醫(yī)療保險檔案管理工作是醫(yī)療保障局全面工作的基礎，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化、人工化檔案信息管理方式具有很大的局限性，逐漸暴露出不適合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢的弊端。因此，需要積極探索醫(yī)療保險檔案管理的新方法。信息技術的快速發(fā)展為破解醫(yī)療保險檔案管理中的難題提供了新方法。本文結合信息技術的最新發(fā)展態(tài)勢，研究了當前醫(yī)保檔案管理工作中面臨的問題，針對這些問題提出了應用信息技術實現(xiàn)檔案管理、破解管理困境的具體方法。本文的研究具有一定的實用性，后續(xù)需要在具體工作中結合具體檔案信息的特點進行不斷完善，為醫(yī)保檔案的高效管理工作奠定基礎。

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