企業(yè)檔案工作的管理與創(chuàng)新

陳大勇

（中海油石化工程有限公司，濟南 250000）

1 引言

進入21世紀以來，我國經(jīng)濟特別是民營經(jīng)濟在一系列利好政策的助推下得到了快速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭更為激烈，如何做好企業(yè)管理，提升產(chǎn)品和品牌競爭力成為企業(yè)管理者的一大難題。企業(yè)的檔案管理工作雖然不直接屬于企業(yè)生產(chǎn)和營銷的范疇，但是對企業(yè)發(fā)展的作用也不容小覷。企業(yè)建設(shè)項目檔案記載了項目從開始到竣工的各項信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)進行項目管理的首要參考技術(shù)資料，做好項目檔案的管理工作對于企業(yè)的后續(xù)項目開發(fā)和可持續(xù)發(fā)展都意義重大。近年來，隨著國家加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，工程類企業(yè)發(fā)展迅猛，經(jīng)營范圍廣泛，既有工程設(shè)計、項目管理、技術(shù)咨詢、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用等方面的服務(wù)業(yè)務(wù)又有建筑材料、裝飾材料、金屬材料、機械設(shè)備、電線電纜、儀器儀表、五金交電及電子產(chǎn)品等方面的銷售業(yè)務(wù)，有的還涉及貨物及技術(shù)的進出口業(yè)務(wù)，經(jīng)營過程涉及的信息數(shù)據(jù)種類繁多且信息量很大，如果沒有做好資料的收集和整理工作對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展會造成一定的阻礙，因此，做好企業(yè)項目檔案管理工作是當前企業(yè)必須高度重視的工作。

2 企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的過程，是企業(yè)歷史的載體，是企業(yè)各階段生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實反映，也是技術(shù)知識成果和文化與價值觀的累積，是企業(yè)的一種精神財富。在知識經(jīng)濟與信息化快速發(fā)展的今天，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

做好檔案管理有助于企業(yè)強化技術(shù)和知識儲備，保護知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，增強企業(yè)抵抗風(fēng)險的能力。同時，檔案記錄了企業(yè)成長歷程中的成就和失敗教訓(xùn)，對當前企業(yè)的經(jīng)營情況能夠予以系統(tǒng)梳理，有助于各項工作的順利開展，提高管理效率。檔案是企業(yè)管理人員籌劃決策的重要依據(jù)，可以為企業(yè)發(fā)展指明方向。

3 企業(yè)工程項目檔案管理中存在的問題

3.1 對工程項目檔案管理的重視程度不夠

首先，在工程項目建設(shè)過程中，企業(yè)管理者通常對工程的質(zhì)量、進度、使用技術(shù)等關(guān)注度較高，因為這些與企業(yè)的經(jīng)營效益直接相關(guān)聯(lián)，而對工程項目檔案的管理工作有所忽視，致使檔案工作經(jīng)常被邊緣化，認為其可有可無。部分企業(yè)甚至為了節(jié)約成本，沒有構(gòu)建健全的檔案管理組織及管理制度，檔案管理崗位的工作人員普遍是從技術(shù)部門抽調(diào)的臨時兼職人員，兼職從事技術(shù)工作，對收集和整理工程資料不夠重視。正是這種領(lǐng)導(dǎo)層意識層面的不重視，導(dǎo)致工程項目檔案管理工作的開展質(zhì)量不盡如人意，致使工程項目檔案很難在工程推進過程中發(fā)揮應(yīng)有的參考作用和管理價值。

其次，檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有意識到檔案資料對企業(yè)后續(xù)發(fā)展的重要意義，突出表現(xiàn)在對建設(shè)工程檔案有關(guān)材料的搜集工作不夠重視，未及時進行整理和收集；沒有對工程項目的檔案進行有效的維護和歸類整理，導(dǎo)致檔案資料收集不及時且不全面，為后期的查找增加了難度。

3.2 缺少檔案管理組織和專業(yè)人才

管理上存在漏洞特別是管理制度不健全對企業(yè)各項工作開展的影響都非常大，對于工程類企業(yè)更是如此。由于企業(yè)的業(yè)務(wù)面廣、項目多、工期長、部門多、人員雜，這在無形中對檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)，且在實際工作中，缺乏有效的檔案管理組織，檔案管理制度不夠健全，甚至部分檔案工作人員是其他工作的兼職人員，各部門檔案管理制度不一，檔案管理制度中有關(guān)責(zé)任劃分、相互協(xié)作等內(nèi)容規(guī)定不全面，導(dǎo)致在實踐中存在檔案管理責(zé)任難落實、單位部門之間配合不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。由于檔案管理制度不完善，存在相關(guān)信息、材料難以共享，收集不及時、不全面且保存不規(guī)范等問題，突出表現(xiàn)在部分工程建設(shè)周期短，進度快，工程任務(wù)重，人員數(shù)量少，工程經(jīng)理往往為了趕工期，會把注意力放在工程進度上，忽視工程檔案管理，致使項目檔案的收集、整理、歸檔常常無法跟上項目的進度，各種規(guī)章制度流于形式，造成項目檔案工作嚴重滯后，相關(guān)信息收集不完整。當前，檔案管理組織及制度不到位，嚴重制約了檔案管理工作的開展。同時，缺乏專業(yè)的檔案管理人才是企業(yè)面臨的一大難題。檔案的管理不僅是簡單地收集工程的相關(guān)信息資料，還要進行專業(yè)的分析和整理，歸類存檔，便于日后查找參考，而專業(yè)人才的缺乏也是制約檔案價值發(fā)揮的一大因素。

3.3 檔案管理方法亟待改進

隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，企業(yè)所需管理檔案的信息量逐漸增大，工程數(shù)據(jù)、圖紙標記、技術(shù)參數(shù)、施工日期、簽字等資料都需要歸檔存放，應(yīng)用傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方法顯然難以完成龐大的信息量匯總整理任務(wù)。傳統(tǒng)的手工檔案管理是將相關(guān)文件和資料匯總，填寫表格進行登記，然后使用檔案袋進行封存，這種做法無論是歸檔還是查找信息，速度都非常慢，且工作量很大。由于工期緊張或人員不足常常導(dǎo)致信息收集不全、不及時，甚至有的工程已經(jīng)竣工，其相關(guān)工程資料沒有完成歸檔。同時，紙質(zhì)資料由于保管不善，有可能造成重要資料的遺失，為后續(xù)的查找?guī)砝щy。部分企業(yè)雖然實行了檔案信息化管理，但由于設(shè)備使用不到位或人員信息技術(shù)所限，網(wǎng)絡(luò)共享平臺無法建立，資料信息化管理水平低。在軟硬件缺乏有力支撐的情況下，要想實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享難度較大，這在一定程度上制約了檔案價值的充分發(fā)揮。

4 優(yōu)化企業(yè)工程項目檔案管理的策略

4.1 提升檔案管理意識

在各單位、各部門當中，上至領(lǐng)導(dǎo)層下至一線員工都要充分認識到檔案管理工作的重要性。其中，管理層要對檔案管理部門給予高度重視和評價，制定相關(guān)制度對檔案管理成績較好的人員給予相應(yīng)的獎勵，激發(fā)檔案工作人員的工作積極性，強化檔案工作人員的檔案管理意識，使得檔案管理人員能夠嚴格按照規(guī)章制度完成日常工作，收集資料要及時全面，信息采集要細心準確，避免出現(xiàn)差錯并且要將資料按時分類歸檔。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人應(yīng)加大對工程項目檔案管理工作的支持力度，重視檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件投入。加強檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是結(jié)合檔案管理的計算機使用及網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，不斷提高企業(yè)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)技能，使之不斷優(yōu)化檔案管理工作思路。良好的人崗匹配，有利于推動企業(yè)檔案管理工作的有序進行。

4.2 健全檔案管理制度，確保檔案管理的全面落實

首先，檔案管理是企業(yè)各項經(jīng)營活動的基礎(chǔ)工作之一，隨著企業(yè)各項管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，對內(nèi)容陳舊、不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要的檔案規(guī)章制度應(yīng)及時進行更新，建立符合企業(yè)發(fā)展實際需求的檔案管理制度。第一，重新梳理和完善《檔案管理員崗位職責(zé)》《檔案人員工作守則》《檔案保管制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案借閱利用制度》《庫房管理制度》等各項規(guī)章制度，針對企業(yè)實際情況予以完善，使檔案管理工作更趨規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化。第二，加強硬件建設(shè)，完善檔案設(shè)施。為檔案提供存放、閱覽、管理的空間，做到庫房、閱檔室和辦公區(qū)三分開，積極推行新的管理模式——集中化管理模式。同時，做好到期檔案的鑒定和銷毀工作，為后續(xù)檔案的存放提供充足的空間。第三，對檔案實行分層管理。合理劃分檔案層級，按照業(yè)務(wù)類別、重要程度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各檔案管理布局，實現(xiàn)最簡單化的檢索和排序，充分提高檔案信息資源的利用效率。

其次，結(jié)合工程項目實際，在工程項目開工前，必須明確項目檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)。實行施工項目檔案的全過程監(jiān)管，杜絕工程竣工后再追回施工檔案的情況，必須對前端質(zhì)量控制、中期跟蹤、后期整理歸檔等全過程進行全面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。項目前期的接收與控制工作尤為重要，企業(yè)可參考國家相關(guān)部門的文件，在項目啟動后，按照預(yù)先確定的項目范圍和項目的歸檔要求，積極與項目主管進行檔案交接，確定項目資料的收集范圍和內(nèi)容，確保檔案管理工作在項目全過程的全面規(guī)范落實。

4.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

企業(yè)要設(shè)置健全的檔案管理機構(gòu)并配備充足的檔案管理人員。針對檔案管理崗位人員缺崗、一人兼數(shù)職現(xiàn)象，各單位要從項目實際出發(fā)，引進專業(yè)檔案管理人員，對于非專業(yè)人員也要加強專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員工作能力以及素質(zhì)的高低，與檔案管理的質(zhì)量息息相關(guān)。因此，應(yīng)從兩方面對檔案管理人員進行把控：一方面，在人才引進方面，企業(yè)應(yīng)結(jié)合工程實際情況，或參考項目業(yè)務(wù)范圍，實行不同的引進原則，例如，應(yīng)聘者接受教育的程度，應(yīng)聘者對該領(lǐng)域的認知程度、熱愛程度或者是否具有檔案管理方面的工作經(jīng)驗等，通過設(shè)置較高的聘用標準來保障招聘人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案管理工作的順利進行奠定人力基礎(chǔ)；另一方面，對于現(xiàn)有從事檔案管理的工作人員，企業(yè)要定期開展專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織各種素質(zhì)建設(shè)活動，在活動中強化檔案工作人員的管理意識，充實檔案管理人員的專業(yè)知識，提高工作人員的工作熱情，激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，促進管理方法更新與進步。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)、項目負責(zé)人要接受相關(guān)檔案管理知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使得項目團隊的檔案管理意識增強，對檔案資料的重視程度提高。同時，注重對檔案管理人員的激勵，確保檔案管理隊伍穩(wěn)定。在薪酬福利、職稱評定、成長通道等方面給予與其他部門工作人員同等的待遇，對于其工作和生活中的困難要及時提供指導(dǎo)和幫助。鼓勵從事檔案管理工作的人員自學(xué)充電，系統(tǒng)掌握檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)，積極了解各部門的業(yè)務(wù)知識，并將知識應(yīng)用到檔案管理工作當中，增強自身業(yè)務(wù)能力。

4.4 推進檔案管理信息化，優(yōu)化檔案服務(wù)功能

實現(xiàn)檔案管理信息化不但可以提高檔案管理的效率，而且會大大促進檔案服務(wù)功能的發(fā)揮，因此，企業(yè)應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)力度。具體從以下幾方面進行：

首先，企業(yè)要加大硬件投入，更新電子化檔案處理設(shè)備，為檔案管理信息化提供物質(zhì)保障；其次，引進先進的電子化檔案管理系統(tǒng)，為檔案信息的收集和查詢提供便利；最后，配備專業(yè)的電子化檔案管理人員，使其熟練操作電子檔案管理系統(tǒng)，有效維護系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定。在電子化檔案管理過程中，應(yīng)具體做到在保證文件歸檔質(zhì)量的前提下，優(yōu)化文件的數(shù)字化管理過程，重構(gòu)現(xiàn)有的文件采集與歸檔過程。在不同的項目管理階段，從不同的渠道搜集的紙質(zhì)、電子文檔，必須做到文檔的類型、格式一致，以保證使用者的瀏覽正確、文檔的內(nèi)容清楚、圖紙的核對可靠性強，方便電子檔案與相關(guān)的紙質(zhì)檔案之間的對應(yīng)檢索，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息共享。

新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了文檔的實時采集和上傳，大大提高了數(shù)據(jù)采集、整理工作的效率和精準性。借助信息化技術(shù)，一是能夠更好地實現(xiàn)企業(yè)的檔案查詢、借閱；二是為工程質(zhì)量的統(tǒng)計、維護和后續(xù)項目開發(fā)提供必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和技術(shù)支持；三是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，使檔案服務(wù)于企業(yè)管理的功能得到優(yōu)化，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更大的價值。

4.5 加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理

企業(yè)要加強檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理，充分發(fā)揮檔案工作的作用，不斷提升檔案工作的管理水平。具體方法包括：對于工程項目檔案，應(yīng)最大限度地保留原始資料，如有遺失，應(yīng)及時恢復(fù)；在歸檔之前，必須仔細檢查其與實際項目的一致性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料中內(nèi)容或格式有誤，應(yīng)及時更正；對于需要手寫的文件，在書寫時應(yīng)采用耐久性的碳墨等材質(zhì)，若手寫部分內(nèi)容出現(xiàn)褪色問題，則應(yīng)及時抄錄，以免造成文字模糊，影響文件的實用性；數(shù)據(jù)紙張必須保證清潔耐用，文檔上的印章應(yīng)保持清楚和完整。

4.6 創(chuàng)新檔案管理工作思路

檔案管理工作要結(jié)合企業(yè)實際情況，不斷創(chuàng)新工作思路，提高管理水平。具體來說，可以從以下兩方面進行：

第一，檔案管理靈活化。提倡檔案管理規(guī)范化，有助于檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作。但是在具體執(zhí)行檔案管理工作的過程中存在特殊情況，不可過于死板，要靈活地開展工作，使制度更加人性化，既可充分發(fā)揮檔案價值，又能推動業(yè)務(wù)更好開展。第二，堅持檔案工作與業(yè)務(wù)開展緊密結(jié)合，突出重點。檔案的收集整理、保管和利用等工作都是服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)的，因此，檔案管理人員應(yīng)該深入現(xiàn)場，了解業(yè)務(wù)開展情況，收集第一手資料，采用新技術(shù)和先進的工作方法，積極開展檔案的保管、分析和使用工作，對于核心業(yè)務(wù)應(yīng)加強重視，力求做到全過程跟蹤記錄，全力為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。

4.7 建立監(jiān)督機制

設(shè)立的項目監(jiān)理部門，不但要對工程項目的質(zhì)量進行監(jiān)督，也要對工程項目檔案的質(zhì)量進行監(jiān)督。該部門要定期和不定期地對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，查閱相關(guān)規(guī)定和條款，分析管理制度的科學(xué)性與可行性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。其中，對于信息采集、分類、編目以及保存等環(huán)節(jié)要重點關(guān)注，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并予以專業(yè)指導(dǎo)。增強全員參與檔案管理的意識，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案承載著企業(yè)的歷史和發(fā)展，是企業(yè)的寶貴財富，加強工程項目檔案管理工作對于保存工程的歷史、指導(dǎo)和開發(fā)新項目具有重大作用。因此，檔案管理部門要積極創(chuàng)新管理方法，健全管理制度，加大工作人員培訓(xùn)力度，提升檔案管理水平，使檔案管理工作更加規(guī)范高效，充分發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的價值，推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。