新時(shí)代檔案工作面臨挑戰(zhàn)與提升策略

楊 陽(yáng)

（山西大學(xué)檔案館）

一、研究背景

目前，新時(shí)代背景下，諸多學(xué)者對(duì)檔案工作的變化以及如何改進(jìn)與提升都進(jìn)行了相關(guān)研究，如聶云霞[1]分析了當(dāng)前我國(guó)檔案監(jiān)管中存在的問(wèn)題，從主體權(quán)責(zé)、監(jiān)管客體、監(jiān)管技術(shù)、監(jiān)管模式等方面探索并構(gòu)建新時(shí)代背景下檔案監(jiān)管新格局；齊周懷[2]從精神實(shí)質(zhì)、政治定位、轉(zhuǎn)型發(fā)展、底線思維等角度對(duì)新的工作制度、法律法規(guī)進(jìn)行了詮釋；王興廣[3]從強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)、豐富制度供給、加強(qiáng)過(guò)程控制、注重教育培訓(xùn)、深化技術(shù)運(yùn)用等方面提出了推進(jìn)檔案工作責(zé)任制建設(shè)的具體路徑等等。

從各位學(xué)者的研究中可以看出：在新時(shí)期，信息時(shí)代給檔案工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也相應(yīng)帶來(lái)了更高的挑戰(zhàn)，因此檔案從業(yè)人員應(yīng)對(duì)檔案工作中的方式方法進(jìn)行改進(jìn)與提升，提出新建議、新辦法，實(shí)施新舉措，為檔案工作的健康持續(xù)優(yōu)質(zhì)發(fā)展保駕護(hù)航。

二、新時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段我國(guó)檔案法治建設(shè)邁上了更高的臺(tái)階，對(duì)于檔案事業(yè)的健康、規(guī)范、高質(zhì)量發(fā)展具有重大意義，從收集、整理、保護(hù)、利用、監(jiān)督等多個(gè)環(huán)節(jié)健全完善了檔案管理制度，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)和組織的檔案管理責(zé)任，優(yōu)化檔案的開(kāi)放和利用條件，為我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化提供了更加堅(jiān)實(shí)的制度保障，這就要求檔案工作者牢記“為黨管檔，為國(guó)守史，為民服務(wù)”的宗旨，通過(guò)不間斷的學(xué)習(xí)和整改，推動(dòng)檔案事業(yè)全面發(fā)展，本文將從以下幾方面談一下現(xiàn)在檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。

（一）檔案開(kāi)放期限縮短，檔案開(kāi)放機(jī)構(gòu)增多，檔案開(kāi)放范圍擴(kuò)大

目前對(duì)檔案開(kāi)放的要求為縣級(jí)及以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開(kāi)放。從這一條規(guī)定里可以看出有兩處發(fā)生了較大的變化，一是檔案開(kāi)放期限與之前的三十年相比，縮短了五年；第二是除縣級(jí)以上各級(jí)檔案館之外，在不損害國(guó)家安全和利益，不侵犯他人合法權(quán)益的前提下，其他檔案館、尚未移交進(jìn)館但可以開(kāi)放的檔案形成單位或者保管單位以及非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人均可以向社會(huì)開(kāi)放檔案[4]，這一開(kāi)放力度是前所未有的。

這一新規(guī)將促使檔案開(kāi)放主體范圍明顯擴(kuò)大。但一份檔案能否公開(kāi)，取決于多方面因素，需要多維度考量，包括是否影響國(guó)家安全、是否涉及商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私等等[5]。這對(duì)鑒定人員提出了更高的要求，從業(yè)人員需具備許多方面的專業(yè)知識(shí)，如檔案業(yè)務(wù)、檔案相關(guān)的方針政策、國(guó)家保密法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等相關(guān)法律法規(guī)。因此，檔案從業(yè)人員不僅將面對(duì)檔案鑒定工作量大、審核開(kāi)放量激增的局面，還需要學(xué)習(xí)更多的相關(guān)規(guī)章制度，盡快對(duì)館內(nèi)存放檔案進(jìn)行鑒定審核，根據(jù)檔案類別，將滿足開(kāi)放條件的檔案向社會(huì)開(kāi)放，秉持“為人民服務(wù)”的初心，滿足社會(huì)大眾對(duì)檔案的利用需求，推動(dòng)檔案開(kāi)放利用工作。

（二）館藏檔案開(kāi)放審核權(quán)責(zé)變更

檔案開(kāi)放審核工作在過(guò)去一般由檔案館承擔(dān)，現(xiàn)在該權(quán)責(zé)變更為由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)，對(duì)于還未移交進(jìn)館的檔案，其開(kāi)放審核工作由檔案形成單位或保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見(jiàn)。這項(xiàng)規(guī)定可以在一定程度上緩解檔案開(kāi)放期限縮短帶來(lái)的巨大壓力，但同時(shí)也帶來(lái)了新的工作挑戰(zhàn)。在新時(shí)期檔案開(kāi)放的辦法制定、處理檔案利用者投訴、授權(quán)檔案館或有關(guān)機(jī)關(guān)公布檔案等責(zé)任和義務(wù)由檔案主管部門承擔(dān)[6]。檔案形成或移交單位在完成原工作的基礎(chǔ)上，需要轉(zhuǎn)變舊觀念，規(guī)范檔案開(kāi)放審核流程，完善工作細(xì)則，使該工作能順利開(kāi)展。

（三）單位和個(gè)人利用檔案的權(quán)利得到保障，利用查詢工作增多

長(zhǎng)期以來(lái)，人們除了在升學(xué)、畢業(yè)、工作、提升、調(diào)動(dòng)、退休等特殊時(shí)間節(jié)點(diǎn)會(huì)想到查詢自己的人事檔案，大部分時(shí)候與檔案館都保持一定的距離，認(rèn)為檔案館有一種神秘感，造成這個(gè)現(xiàn)象既有社會(huì)大眾方面的原因，也有檔案館自身的原因。社會(huì)大眾不清楚自己除利用個(gè)人檔案外，享有合法利用開(kāi)放檔案的權(quán)利，檔案館對(duì)外宣傳不到位，社會(huì)大眾不了解檔案的類別與價(jià)值。

在現(xiàn)階段只要單位和個(gè)人持有合法證明，就可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。如果在查詢利用過(guò)程中，檔案館不按規(guī)定開(kāi)放利用，單位和個(gè)人均可以向檔案主管部門進(jìn)行投訴，接到投訴的檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人。公民有合法利用的權(quán)利，檔案館就有服務(wù)的義務(wù)，這就要求各級(jí)各類檔案館轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)觀念，緊跟時(shí)代步伐，完善檔案利用服務(wù)細(xì)則及服務(wù)方式，探索適應(yīng)當(dāng)前檔案需求和未來(lái)趨勢(shì)的服務(wù)模式[6]，能夠通過(guò)多渠道，利用多平臺(tái)，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（四）加快檔案信息化建設(shè)，注意電子檔案安全問(wèn)題

檔案信息化建設(shè)是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn)，也是信息化、大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景對(duì)檔案工作提出的新要求、新考驗(yàn)。推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)[7]是所有檔案館都需要面對(duì)和積極解決的問(wèn)題，各級(jí)人民政府需要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性和必要性，將其納入信息化發(fā)展規(guī)劃。

信息化并不是一個(gè)新概念，一些規(guī)模較大級(jí)別較高的檔案館信息化建設(shè)工作早已開(kāi)展。但對(duì)于地方以及一些高校的檔案館來(lái)說(shuō)，由于檔案信息化涉及到體制以及機(jī)制的完善、經(jīng)費(fèi)的支持、法規(guī)政策的健全、人才的培養(yǎng)等許多方面[8]，檔案信息化建設(shè)工作一直未能很好的開(kāi)展。我們必需充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的事情，需要多方配合支持以及協(xié)調(diào)，才能將檔案信息化工作持續(xù)推進(jìn)。

檔案進(jìn)入信息化管理后會(huì)面臨一些新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，如：來(lái)源是否可靠，存儲(chǔ)是否安全，要素是否合規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是否能夠及時(shí)出臺(tái)，工作人員是否掌握信息化技術(shù)等等，同時(shí)還要及時(shí)向社會(huì)大眾宣傳電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。這就要求從業(yè)人員不僅要學(xué)習(xí)該部分內(nèi)容，更要在實(shí)際工作中盡快貫徹實(shí)施，加快信息化進(jìn)程，對(duì)于已完成信息化的檔案注意安全保管，提高其利用率。

（五）科學(xué)有效地對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督管理

科學(xué)有效的監(jiān)督管理制度能夠有效促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展，可以更好地服務(wù)和推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。檔案監(jiān)督包括檔案主管部門監(jiān)督、檔案利用監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和業(yè)務(wù)監(jiān)督四種方式，四者共同構(gòu)成了一個(gè)監(jiān)督體系，能夠有效增強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督力度，確保檔案的完整與安全[9]。

目前，檔案主管部門的監(jiān)管事項(xiàng)有明確規(guī)定，監(jiān)督管理的內(nèi)容包括檔案庫(kù)房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用情況；信息化建設(shè)和信息安全保障情況以及對(duì)所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況等等。此外，國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)組織及個(gè)人參與到檔案監(jiān)管的具體事務(wù)中，提高公眾對(duì)檔案事業(yè)的參與度，拉近公眾與檔案之間的距離。同時(shí)，檔案提供者和檔案利用者之間也存在相互監(jiān)督的關(guān)系，任何單位和個(gè)人都是有權(quán)監(jiān)督的主體，發(fā)現(xiàn)檔案違法行為時(shí)，有向檔案主管部門和有關(guān)機(jī)關(guān)舉報(bào)的權(quán)利。

（六）檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品開(kāi)發(fā)不理想

檔案館屬于文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，檔案具有非常重要的文化價(jià)值。為了使檔案的文化價(jià)值得到最大程度的推廣和利用，能夠被廣泛的接受和認(rèn)可，從國(guó)家到檔案館以及社會(huì)大眾都提出了許多方案和寶貴的建議，檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品在這種大背景下應(yīng)運(yùn)而生。

國(guó)家鼓勵(lì)檔案館開(kāi)發(fā)利用館藏檔案，通過(guò)開(kāi)展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動(dòng)，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義、集體主義、中國(guó)特色社會(huì)主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化，增強(qiáng)文化自信，弘揚(yáng)社會(huì)主義核心價(jià)值觀。

由此可見(jiàn)，國(guó)家大力支持檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案從業(yè)人員應(yīng)積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文化服務(wù)思維，明確文化創(chuàng)意產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的意義和目的，將原本陳舊的、枯燥的文字或?qū)嵨锏葯n案元素轉(zhuǎn)化為喜聞樂(lè)見(jiàn)、易于接受的文化產(chǎn)品和服務(wù)，促進(jìn)文化的傳播與傳承。

三、高校檔案館面臨的問(wèn)題

作為一名高校檔案工作者，目前在工作中也面臨很多問(wèn)題和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到高校檔案館將從較單一的高校專屬服務(wù)向多元化社會(huì)化信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，服務(wù)制度體系將面臨全面升級(jí)，因此如何健全完善工作制度，為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案文化走出校園是當(dāng)下亟待解決的問(wèn)題。下面就目前高校檔案館面臨的若干問(wèn)題談幾點(diǎn)看法。

目前一部分檔案館在工作時(shí)仍采用十幾年甚至幾十年前的規(guī)章制度，這顯然落后于新時(shí)代對(duì)檔案工作提出的要求，也滿足不了廣大利用者的需求，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的國(guó)家方針政策，緊跟時(shí)代潮流，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使檔案館呈現(xiàn)出全新的面貌。

（一）能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定工作的人員不足

檔案館的工作除涉及到教師、學(xué)生的人事檔案外，還包括教學(xué)、科研、基建、黨政、校史等許多方面。做好檔案工作，不僅僅是傳統(tǒng)認(rèn)知層面的對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸類，更需要對(duì)檔案的社會(huì)、文化、教育等多方面的價(jià)值進(jìn)行全方位、多維度、深層次的挖掘和升華，使更多的人認(rèn)識(shí)到檔案的重要性、檔案的價(jià)值、檔案在社會(huì)文明中的作用，并從檔案中獲取到需要的信息。

高校檔案館在學(xué)校中屬于教輔部門，而高校最重視的是教學(xué)和科研工作，因此檔案館屬于邊緣化部門，工作人員中有一部分是臨時(shí)聘用人員，有較大的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性，不利于檔案工作的長(zhǎng)期開(kāi)展，人手不足以及辦公環(huán)境不理想是長(zhǎng)久以來(lái)一直存在的問(wèn)題，這將從很大程度上限制檔案價(jià)值的發(fā)揮，使檔案一直處于淺利用的狀態(tài)，珍貴的資料被塵封在庫(kù)房中無(wú)法與大眾見(jiàn)面。

（二）檔案信息化進(jìn)展緩慢

在高校檔案館中，學(xué)生檔案在館時(shí)間大約幾年，并且會(huì)隨著學(xué)生畢業(yè)工作轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位，因此這部分檔案一直未納入信息化范圍。但筆者在近幾年的工作中發(fā)現(xiàn)，隨著學(xué)生考取公務(wù)員比例增多，越來(lái)越多的單位需要對(duì)其檔案進(jìn)行政治審查，但最近三年因?yàn)橐咔榈脑?，又出現(xiàn)了用人單位無(wú)法到校審查材料的問(wèn)題，這種情況對(duì)學(xué)生的就業(yè)會(huì)產(chǎn)生很大的影響，若學(xué)生檔案也進(jìn)行了信息化工作，該問(wèn)題就能很好地得到解決，同時(shí)可以進(jìn)行“雙套制”保管，更加安全。

另外，高校檔案館綜合檔案科檔案數(shù)量龐大，包括歷年畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，各個(gè)學(xué)院的教學(xué)科研檔案、黨政檔案、基建檔案、計(jì)財(cái)檔案等等。每次遇到利用者查閱檔案，都需要到庫(kù)房進(jìn)行查找，這其中涉及到一些陳年檔案紙張已有破損，難以保證檔案安全以及再度利用；另一方面，面對(duì)龐大的庫(kù)存檔案，檔案查找速度緩慢，因此迫切需要通過(guò)信息化來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，但由于前期檔案過(guò)多，每年又有新的檔案進(jìn)庫(kù)，信息化進(jìn)度一直很慢，這無(wú)形中就會(huì)使服務(wù)質(zhì)量下降。

對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)，另一個(gè)信息化進(jìn)度緩慢的原因是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。高校檔案館是非盈利機(jī)構(gòu)，沒(méi)有自己的收入來(lái)源，因此信息化工作需要學(xué)校從人力、物力、財(cái)力等多方面支持才能實(shí)現(xiàn)。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人才

高校檔案館工作人員多為校內(nèi)其他部門工作人員轉(zhuǎn)入，這不僅需要從頭開(kāi)始熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要轉(zhuǎn)變工作思路及工作態(tài)度。檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，能夠在平凡的工作崗位上嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)。尤其進(jìn)入信息化時(shí)代以后，檔案工作已經(jīng)不僅僅是面對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行工作，應(yīng)當(dāng)告別檔案工作就是整理檔案、復(fù)印資料的陳舊服務(wù)觀念，檔案館工作人員應(yīng)能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的各種信息傳播渠道，為利用者提供多元化、多方位的服務(wù)。

（四）校園文創(chuàng)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)不足

文化創(chuàng)意產(chǎn)品簡(jiǎn)稱文創(chuàng)產(chǎn)品。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)需要檔案從業(yè)人員以及歷史文化、創(chuàng)意設(shè)計(jì)、市場(chǎng)調(diào)研、產(chǎn)品營(yíng)銷等不同行業(yè)的專業(yè)人才，缺一不可。這些產(chǎn)品除自身功能以外，還可以講述一段歷史故事，呈現(xiàn)人類文化果實(shí)。由于產(chǎn)品具有實(shí)用性，可以出現(xiàn)在大眾生活的各個(gè)角落，以潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲的方式提升檔案館的社會(huì)影響力，加深大眾對(duì)檔案文化價(jià)值的認(rèn)識(shí)。

高校檔案館主要服務(wù)對(duì)象為在校師生及畢業(yè)校友，這就導(dǎo)致與社會(huì)上其他行業(yè)的聯(lián)系較少，無(wú)論是文化創(chuàng)意產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，還是創(chuàng)意、銷售都不成熟，目前的文創(chuàng)產(chǎn)品僅停留在文具、包袋、T恤衫等非常單一的形式上。這就需要高校檔案館打開(kāi)思路，加強(qiáng)與其他行業(yè)的合作，對(duì)資源進(jìn)行整合，提升開(kāi)發(fā)的廣度及深度，提取承載優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的檔案元素，提煉創(chuàng)意主題，立足本校校史，挖掘有價(jià)值、有意義的檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)，將原本陳舊的、枯燥的文字或?qū)嵨锏葯n案元素轉(zhuǎn)化為喜聞樂(lè)見(jiàn)、易于接受的文化產(chǎn)品和服務(wù)，促進(jìn)文化的傳播與傳承，使檔案以另一種形式與大眾見(jiàn)面，推動(dòng)檔案文化創(chuàng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代黨和國(guó)家對(duì)檔案工作非常重視，檔案工作具有創(chuàng)新性、信息化、國(guó)際化等特征[10]，各級(jí)檔案館及相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)開(kāi)展宣講會(huì)，組織培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)，使檔案從業(yè)人員能夠充分提升自己的專業(yè)素質(zhì)，在工作中貫徹執(zhí)行新的規(guī)章制度，立足本館實(shí)際情況，著眼未來(lái)發(fā)展，把握政治方向，深入挖掘館藏資源，拓寬利用服務(wù)渠道，打造一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。