基于工作流和 J2EE 技術(shù)的檢測中心OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺設(shè)計(jì)研究

齊 健，羅三華，劉 佳，劉 然，王孟瑩

（建研院檢測中心有限公司，北京 100013）

0 引言

傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，信息處理速度主要依靠人，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代生活和工作的需求。辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)解決了這一難題，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效結(jié)合，逐漸成為政府和企事業(yè)單位服務(wù)的有利手段。筆者單位為大型檢測公司，人員和部門相對較多，各部門的業(yè)務(wù)都有深入的交叉。為了推進(jìn)企業(yè)的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同化辦公，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，組織開發(fā)了一個(gè)辦公自動化系統(tǒng)的綜合管理應(yīng)用平臺。該系統(tǒng)采用工作流技術(shù)和 J2EE 技術(shù)，通過過程模型自動驅(qū)動事務(wù)性活動實(shí)現(xiàn)信息流程的自動踐行。

1 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

依托現(xiàn)有的內(nèi)部設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，基于 J2EE 技術(shù)及工作流技術(shù)，構(gòu)建由 J2EE 表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)層組成的三層架構(gòu)系統(tǒng)［1］。系統(tǒng)具有操作簡便、功能強(qiáng)大、安全可靠、開放兼容、集成性的特點(diǎn)，集合公司辦公自動化系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、公司官網(wǎng)、培訓(xùn)平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司辦公無紙化、規(guī)范化、事務(wù)處理流程化，提高了公司辦公效率和質(zhì)量管理水平。

2 需求分析

2.1 公文處理多樣化

隨著世界信息化的快速發(fā)展和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，目前公司要處理的文件不僅僅來自于上級主管部門和企業(yè)內(nèi)部的發(fā)文，還需要處理客戶大量的業(yè)務(wù)需求。隨著公司信息化的推進(jìn)，公司文件不僅僅包含文本，還包括圖形、聲音、視頻圖像以及其他的信息。傳統(tǒng)的文件處理方式低效、復(fù)雜且流通不暢，不能滿足復(fù)合型文件處理的需求，且容易造成文件的丟失和遺漏。辦公自動化系統(tǒng)不僅將紙質(zhì)化文件電子流轉(zhuǎn)，同時(shí)能夠在文件里嵌入圖片、聲音文件、視頻圖像等信息，大大提高了文件處理的效率。

2.2 工作流程智能化

公司存在著大量流程化的工作，如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作。傳統(tǒng)辦公方式多采用紙張表單，手工傳遞的方式，分級審批簽字，不僅工作效率低下，而且無法實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等功能。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供的工作流引擎為公司內(nèi)復(fù)雜的跨部門審批提供了極大的便利，按照定義好的流程自動流轉(zhuǎn)，大大提高了工作流效率和效益。

2.3 協(xié)同工作和移動辦公

本公司現(xiàn)有多個(gè)辦公場所，分布在全國各地，工作內(nèi)容和性質(zhì)決定員工需要經(jīng)常出差，頻率高。傳統(tǒng)的辦公方式受限于地域、時(shí)間，同時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，才能做出某種決策，辦公效率大打折扣。移動辦公就是利用電腦、手機(jī)等移動設(shè)備，通過廣域網(wǎng)絡(luò)，利用辦公自動化系統(tǒng)處理工作事務(wù)。打破了時(shí)間、地域的限制，使公司員工隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。

2.4 質(zhì)量管理提升

質(zhì)量管理是指通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)來促進(jìn)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著中心業(yè)務(wù)快速發(fā)展，質(zhì)量管理工作隨之不斷增多，對質(zhì)量管理工作的要求也會越來越高。由于質(zhì)量管理工作流程銜接點(diǎn)多，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足公司質(zhì)量提升工作的需要和市場快速發(fā)展的需求。中心 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)涵蓋了質(zhì)量管理的所有工作流程，配置了檢測人員、檢測設(shè)備、檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫，不但克服了地域的限制，而且使檢測相關(guān)的人員、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備進(jìn)行了有序關(guān)聯(lián)，既能達(dá)到高效審批的效果，也能實(shí)現(xiàn)檢測的有效把控；同時(shí)，公司高層可以獲得中心全局性的質(zhì)量管理信息［2］。中心 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了跨地域多個(gè)分支機(jī)構(gòu)質(zhì)量的統(tǒng)一管理，提高了整體質(zhì)量水平。

3 系統(tǒng)技術(shù)的選擇

3.1 J2EE 技術(shù)特點(diǎn)

J2EE 具體指的是由 SUN 公司領(lǐng)導(dǎo)、各廠家共同制定并得到廣泛認(rèn)可的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前的 J2EE 技術(shù)具有如下幾方面的優(yōu)勢：①平臺無關(guān)性［3］，所謂的平臺無關(guān)性指的是用戶與平臺不存在必然的關(guān)系，所以用戶在使用平臺的過程中可以不需要將自己與平臺或者是操作系統(tǒng)進(jìn)行捆綁，即用戶能夠基于自己的實(shí)際需要做硬件或者是操作系統(tǒng)的選擇；②J2EE 是一種組件技術(shù)，所以其能夠?yàn)橐浦补ぷ鞯拈_展提供便捷；③作為中間件的 J2EE 有強(qiáng)大功能，其能夠幫助開發(fā)人員實(shí)現(xiàn)開發(fā)工作，保證開發(fā)效率與穩(wěn)定性；④J2EE 在保護(hù)用戶投資方面有突出的價(jià)值。

3.2 工作流技術(shù)特點(diǎn)

工作流就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，簡單地說，工作流是一系列互相銜接、自動進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動或任務(wù)。一個(gè)工作流包括一組任務(wù)（或活動）及他們的互相順利關(guān)系，還包括流程及任務(wù)（或活動）的啟動和終止條件，以及對每個(gè)任務(wù)（或活動）的描述。其具有強(qiáng)大的安全性，支持各種復(fù)雜流程，處理過程可跟蹤管理，具有豐富的統(tǒng)計(jì)、查詢功能等特點(diǎn)。

3.3 系統(tǒng)的體系架構(gòu)

OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺是在 B/S 模式下，基于 J2EE 技術(shù)的三層架構(gòu)，分別是表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)層。

表示層是客戶端，其與用戶有著直接的使用關(guān)系，具體的作用是接收用戶的指令或者是數(shù)據(jù)的輸入。在用戶輸入相應(yīng)的內(nèi)容后，表示層會將數(shù)據(jù)資料和指令資料傳遞到邏輯層，同時(shí)，表示層會將邏輯層的具體處理結(jié)果顯示給用戶［4］。

業(yè)務(wù)邏輯層也被稱之為中間層，工作的流程為：接收到表示層發(fā)送的數(shù)據(jù)請求后，進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)邏輯檢查、權(quán)限檢查后，基于請求的實(shí)際需要將請求分解為不同的數(shù)據(jù)層操作處理，最后將結(jié)果返回到表示層，對整個(gè)過程進(jìn)行分析。業(yè)務(wù)邏輯層是協(xié)同辦公 OA 平臺的非常重要的一個(gè)層次，在系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中，核心的業(yè)務(wù)處理都需要經(jīng)過這一層。

數(shù)據(jù)層在平臺建設(shè)以及功能實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮著重要的作用，其所包括的內(nèi)容是比較多的，比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及處理器、緩存數(shù)據(jù)的 Bean 等均屬于數(shù)據(jù)層的內(nèi)容。協(xié)同辦公 OA 平臺采用數(shù)據(jù)庫鏈接持技術(shù)，將一些比較大的使用數(shù)據(jù)放入到系統(tǒng)的緩存當(dāng)中，這對于提高數(shù)據(jù)訪問的實(shí)際效率以及提升數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性有突出的現(xiàn)實(shí)意義［5］。

4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺的設(shè)計(jì)與建設(shè)必須要滿足以下原則，平臺建設(shè)的實(shí)際效果才會更加的突出：易用性、靈活性、集成性、安全性、開放性、先進(jìn)性、可維護(hù)性。

4.2 平臺運(yùn)行設(shè)備與環(huán)境

本系統(tǒng)采用 B/S 模式，基于工作流技術(shù)，工作人員只需要使用 IE 瀏覽器即可操作。

4.3 用戶群分類設(shè)計(jì)

根據(jù)用戶工作的性質(zhì)，系統(tǒng)的用戶主要分為普通用戶和系統(tǒng)管理員。普通用戶是通過瀏覽器與系統(tǒng)進(jìn)行交互，查詢各類信息及工作表、創(chuàng)建、提交和中斷流程；管理員主要職責(zé)是維護(hù)組織機(jī)構(gòu)、人員、角色、用戶組權(quán)限、表單管理等整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)。

4.4 系統(tǒng)功能

平臺架構(gòu)從縱面上分成三層：辦公門戶、下載專區(qū)和快捷入口。辦公門戶為平臺的核心部分，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)功能，包括我的門戶、知識管理、預(yù)定管理、流程中心等；下載專區(qū)為業(yè)務(wù)文檔庫，為公司人事管理、行政管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、黨建管理等事務(wù)工作提供標(biāo)準(zhǔn)文檔；快捷入口為系統(tǒng)擴(kuò)展層，負(fù)責(zé)連接其他應(yīng)用系統(tǒng)，作為一個(gè)工作引擎主要功能是鏈接中心官網(wǎng)、檢驗(yàn)報(bào)告管理系統(tǒng)（三和系統(tǒng)）、培訓(xùn)平臺、圖書管理系統(tǒng)、能力驗(yàn)證系統(tǒng)、公司科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)。系統(tǒng)功能圖如圖 1 所示。

圖1 系統(tǒng)功能圖

4.5 系統(tǒng)展示

登錄主界面如圖 2 所示，中心官網(wǎng)主要基于互聯(lián)網(wǎng)，不需要輸入賬號秘密，是公司宣傳、發(fā)布信息的窗口，主要包括公司簡介、新聞動態(tài)、公告欄、報(bào)告查詢。檢測管理信息系統(tǒng)如圖 3 所示，其主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件的運(yùn)用開發(fā)，實(shí)現(xiàn)公司檢測業(yè)務(wù)內(nèi)部管理和外部服務(wù)。內(nèi)部管理主要是指體系內(nèi)部運(yùn)行包括人員、環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、文件控制、公正性和保密性、服務(wù)客戶、樣品管理、檢驗(yàn)質(zhì)量控制、檢驗(yàn)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評估和控制；外部服務(wù)包括結(jié)果告知、數(shù)據(jù)分析、趨勢判斷、信息共享。中心能力驗(yàn)證系統(tǒng)如圖 4 所示；培訓(xùn)管理系統(tǒng)將公司組織的內(nèi)外部培訓(xùn)在線化，滿足不同場所員工參加培訓(xùn)的需求，同時(shí)能夠回看培訓(xùn)視頻，如圖 5 所示?？蒲许?xiàng)目管理系統(tǒng)界面如圖 6 所示，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)界面如圖 7 所示。

圖2 登錄主界面

圖3 檢測管理信息系統(tǒng)界面

圖4 能力驗(yàn)證系統(tǒng)

圖5 培訓(xùn)系統(tǒng)界面

圖6 科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)

圖7 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)

4.6 實(shí)例模塊分析

不同的檢測人員被授權(quán)不同的檢測業(yè)務(wù)范圍，對應(yīng)檢測大類的各個(gè)檢測標(biāo)準(zhǔn)包含不同的檢測參數(shù)，不同的檢測參數(shù)又對應(yīng)不同檢測設(shè)備，公司原有的質(zhì)量管理模式并不能實(shí)現(xiàn)檢測人員、檢測設(shè)備及檢測標(biāo)準(zhǔn)的有機(jī)結(jié)合，公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立信息庫，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)法三者的共同管理，不論是搜索任何設(shè)備、人員或者標(biāo)準(zhǔn)，相對應(yīng)的檢測領(lǐng)域、檢測參數(shù)、檢測設(shè)備就都可以展示出來。

4.6.1 人員管理信息庫

一個(gè)檢測結(jié)構(gòu)檢測水平的高低主要取決于人員素質(zhì)和水平。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)模型和實(shí)際工作需求配置足夠數(shù)量的管理人員和技術(shù)人員。做好人員管理工作特別是做好檢測人員、審核人員、授權(quán)簽字人員等關(guān)鍵崗位人員的管理工作至關(guān)重要。傳統(tǒng)的人員管理模式已經(jīng)不能滿足中心業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，特別是隨著中心人員數(shù)量和資質(zhì)不斷的增加，建立一套實(shí)時(shí)、動態(tài)的管理模式已破在眉梢。人員管理信息庫位于中心 OA 系統(tǒng)中的檢驗(yàn)報(bào)告管理子系統(tǒng)的人員管理模塊中，分部門對人員進(jìn)行管理，每個(gè)人員都有一個(gè)唯一的檔案代碼，包含了人員培訓(xùn)、人員監(jiān)督、人員上崗證辦理、人員授權(quán)等相關(guān)信息。以辦理人員授權(quán)工作為例，通過人員信息庫搜尋檢測人員的專業(yè)、工作年限、培訓(xùn)經(jīng)歷、監(jiān)督信息等來判定該人員是否可以進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)。得到確認(rèn)結(jié)果后，相關(guān)檢測人員只需要在質(zhì)量管理模塊中提交申請，相關(guān)的管理人員可以在線審批。審批后的結(jié)果可以自動導(dǎo)入人員信息庫，更新相關(guān)人員的信息。這樣既簡化了辦理流程又節(jié)省了辦理時(shí)間。

4.6.2 建立設(shè)備信息庫

本中心約有上萬臺檢測設(shè)備，所涉及的儀器設(shè)備種類繁多，如果管理不善，很容易使用到未經(jīng)檢定或者不符合檢測標(biāo)準(zhǔn)要求的設(shè)備，導(dǎo)致檢測結(jié)果出現(xiàn)誤差，給檢驗(yàn)檢測工作帶來不必要的麻煩和損失。公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立設(shè)備信息庫，對全部設(shè)備進(jìn)行多重分類，每臺設(shè)備都配置唯一性的二維碼，錄入設(shè)備型號、生產(chǎn)廠家等基本信息、設(shè)備使用記錄、設(shè)備校準(zhǔn)結(jié)果和狀態(tài)標(biāo)識信息。以借用設(shè)備為例，OA 系統(tǒng)建立后檢測人員可以通過設(shè)備信息庫選定滿足需求的檢測設(shè)備，而不是去翻看設(shè)備檔案，選定設(shè)備后檢測人員在質(zhì)量管理模塊中填寫設(shè)備出庫申請，設(shè)備管理人員在線審批通過后即可借出。設(shè)備借出信息會自動導(dǎo)入設(shè)備信息庫，從而保證了設(shè)備管理的規(guī)范性。

4.6.3 建立檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫

檢測方法是一個(gè)檢測機(jī)構(gòu)所必需的資源，檢測方法的選擇是整個(gè)檢測活動中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，直接影響最終結(jié)果的準(zhǔn)確性。筆者單位具有三千多個(gè)受控標(biāo)準(zhǔn)，如對檢測標(biāo)準(zhǔn)不能有效管理，則容易出現(xiàn)使用無效標(biāo)準(zhǔn)、對新標(biāo)準(zhǔn)沒有進(jìn)行確認(rèn)、超資質(zhì)范圍進(jìn)行檢測等問題。公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫，給每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分配一個(gè)唯一的受控號，標(biāo)準(zhǔn)信息庫中存儲了中心所有的受控標(biāo)準(zhǔn)的信息。檢測人員可以通過檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫選擇符合要求的標(biāo)準(zhǔn)，如需變更或新增標(biāo)準(zhǔn)則需要在質(zhì)量管理模塊中進(jìn)行變更或新增標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)提交相關(guān)的變更或者標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)資料。管理人員在 OA 系統(tǒng)中收到申請后，根據(jù)有關(guān)資質(zhì)管理部門的要求辦理變更或標(biāo)準(zhǔn)新增手續(xù)。

5 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會，為了提高辦公效率，積極地應(yīng)用新技術(shù)、新方法對目前的辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級和改造有突出的現(xiàn)實(shí)意義。在辦公自動化環(huán)境下強(qiáng)調(diào)工作人員與計(jì)算機(jī)的溝通、協(xié)調(diào)和掌控，并基于實(shí)際需要和相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)平臺設(shè)計(jì)和應(yīng)用，這對于全面提升系統(tǒng)辦公自動化有重要價(jià)值。本文立足于工作流和 J2EE 技術(shù)對筆者公司 OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺進(jìn)行設(shè)計(jì)，并強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，目的是要指導(dǎo)實(shí)踐工作。Q