淺析確定外包控制形式和程度的方法

周琳

（寶雞寶管石油專用管有限公司，陜西寶雞 721008）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)分工不斷細(xì)化，企業(yè)的發(fā)展也由原先的大而全向生產(chǎn)專業(yè)化、精細(xì)化發(fā)展。業(yè)務(wù)外包是企業(yè)利用外部優(yōu)良的專業(yè)化資源為企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營活動(dòng)服務(wù)，通過適宜的管控方式，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)約時(shí)間，減少成本，提高效率的一種管理模式。充分體現(xiàn)了專業(yè)的人干專業(yè)的事，越來越多的業(yè)務(wù)外包應(yīng)該是企業(yè)經(jīng)營管理的發(fā)展趨勢。“聞道有先后、術(shù)業(yè)有專攻”，企業(yè)把核心競爭力的技能掌握在手，同時(shí)對那些自己做不了的、技不如人、工期等不了的過程，交給那些專業(yè)的企業(yè)去完成。讓企業(yè)專注提高產(chǎn)品核心競爭力，集中精力應(yīng)對不斷變化的外部環(huán)境。使企業(yè)輕裝上陣，保持活力。由于以企業(yè)提供的產(chǎn)品質(zhì)量最終責(zé)任屬于企業(yè)，所以，企業(yè)要對確定的外包業(yè)務(wù)進(jìn)行質(zhì)量管控，在質(zhì)量管理過程中，對外包業(yè)務(wù)采取什么樣的形式和程度去管控，達(dá)到滿足產(chǎn)品符合性的要求前提下合理的使用企業(yè)資源去，成為必須直面的問題。本文就制造企業(yè)對外包業(yè)務(wù)管控的形式和程度方法進(jìn)行分享。

1 外包的理解

GB/T 19000-2016《質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語》中外包（outsource）定義為：安排外部組織承擔(dān)組織的部分職能或過程[1]。

GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系 要求》將外部提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)作為外包來對待。就是說企業(yè)從供方采購的、由關(guān)聯(lián)公司安排的、或?qū)⒉糠止ば蛲馕娜髩K就是外包[2]。

對外包業(yè)務(wù)管控過于嚴(yán)格易造成管理資源的浪費(fèi)，過于松懈易影響到產(chǎn)品質(zhì)量，如何權(quán)衡呢？標(biāo)準(zhǔn)上允許外包管控差異的存在，并可以應(yīng)用基于風(fēng)險(xiǎn)的思維來確定適當(dāng)?shù)目刂菩问胶统潭萚2]。

2 外包的管控

筆者所在的公司屬于壓力管道制造企業(yè)，生產(chǎn)焊接直縫鋼管和石油套管。在實(shí)際的質(zhì)量管理工作中，涉及較多的外包過程，比如人員培訓(xùn)，設(shè)備安裝、養(yǎng)護(hù)、維修，儀器檢定，材料購買，材料檢驗(yàn)，產(chǎn)品包裝、倒運(yùn)、發(fā)運(yùn)等工序。外包的過程、產(chǎn)品和服務(wù)的最終責(zé)任是企業(yè)不能逃離和躲避的責(zé)任[3]，加上很多時(shí)候外包都屬于企業(yè)的“非專業(yè)項(xiàng)”，對外包如何管控就比較重要了。那么在實(shí)際的工作中，對于每個(gè)外包是否都要“全方位，多角度”的去管控？管控的每個(gè)步驟是否都要“留痕”？類似問題也曾經(jīng)給筆者的質(zhì)管工作造成一定的困惑?？紤]到標(biāo)準(zhǔn)一方面允許外包差異的存在，說明外包管控的形式具有多樣性，一方面建議基于風(fēng)險(xiǎn)思維確定，說明外包管控程度需要對外包進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別后再確定。那么如何做到既可保證外包過程符合性，也可以防止組織的過度干預(yù)影響到與外包方的互利，同時(shí)適當(dāng)減輕企業(yè)的質(zhì)量管控工作量。一般可按照“三步走”的方式來確定對外包的控制形式和控制程度。

2.1 外包方具有壟斷性或權(quán)威性

很多時(shí)候，對外包方的選擇權(quán)在企業(yè)。但當(dāng)外包方屬于壟斷機(jī)構(gòu)或行業(yè)權(quán)威機(jī)構(gòu)時(shí)，企業(yè)不僅做不到對外包方進(jìn)行選擇和管控，有時(shí)候還要滿足外包方提出的相關(guān)規(guī)定。這樣的外包方專業(yè)性強(qiáng)，對企業(yè)產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)影響非常小的，企業(yè)只需按照外包方要求做好分內(nèi)工作即可。

如企業(yè)選擇火車作為運(yùn)輸工具，那么在該過程中，運(yùn)輸這個(gè)外包服務(wù)就由國家鐵路集團(tuán)有限公司承擔(dān)，企業(yè)的裝車方案、最大車載量等必須依據(jù)鐵路部門制定的相關(guān)規(guī)定，才能順利完成貨物發(fā)運(yùn)的工作，該“外包”是企業(yè)不可選擇和管控的；

企業(yè)選擇計(jì)量器具檢定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)來對使用的計(jì)量器具進(jìn)行檢定校準(zhǔn)。一般分為兩種情況，第一種是選擇國家各級市場監(jiān)督管理局下屬的計(jì)量鑒定部門、行業(yè)權(quán)威的檢測機(jī)構(gòu)，對于此類外包服務(wù)，企業(yè)無需管控；第二種是選擇相關(guān)商業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢定校準(zhǔn)，對于此類外包服務(wù)，企業(yè)應(yīng)作適當(dāng)管控，需要檢定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)提供相關(guān)資質(zhì)證明，來驗(yàn)證該機(jī)構(gòu)是否能滿足企業(yè)的需求，對相關(guān)資料進(jìn)行保存。

有的上級單位為了降低采購成本，將下屬企業(yè)的外包方選擇權(quán)統(tǒng)一管理。由于產(chǎn)品質(zhì)量的最終責(zé)任在生產(chǎn)企業(yè)，所以企業(yè)需制定必要的相關(guān)制度，自行對外包過程、產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行管控，比如通過到貨驗(yàn)收和驗(yàn)收結(jié)果符合性來對供貨商進(jìn)行管控，來確保外包業(yè)務(wù)的符合性要求。

我們首先對外包方壟斷性或權(quán)威性進(jìn)行評定，具有壟斷性或權(quán)威性的外包方，企業(yè)按照以上描述進(jìn)行管控。對不具有壟斷性或權(quán)威性的外包方，采取的控制形式和程度見下一步。

2.2 企業(yè)不具備對外包的過程、產(chǎn)品和服務(wù)管控的資源

對于不具備壟斷性和權(quán)威性的外包方，首先判斷企業(yè)是否具備對外包管控的資源。如果企業(yè)沒有專門的部門和專業(yè)的人員，該外包過程、產(chǎn)品和服務(wù)就屬于企業(yè)“盲區(qū)”。一般來說，這類外包或是超出企業(yè)經(jīng)營的范疇，或是屬于上游或下游企業(yè)經(jīng)營范疇，企業(yè)沒有能力進(jìn)行管控。這類外包屬于企業(yè)外包控制重點(diǎn)。

對于直接關(guān)系產(chǎn)品質(zhì)量的外包，采取制定相應(yīng)的外包規(guī)則、界定外包范圍、嚴(yán)格外包方資信審查、規(guī)范外包合同文本、明確外包監(jiān)管責(zé)任等方式進(jìn)行管控[4]。比如顧客將防腐管購買合同直接與鋼管制造廠簽訂，鋼管涂敷是專業(yè)性強(qiáng)的工序，如果鋼管制造廠不具備專業(yè)人員，也沒有鋼管涂敷處置的工序，對此外包過程的控制，鋼管制造廠一般是在“大合同”的背景下，與鋼管防腐廠簽訂防腐加工的“小合同”。鋼管制造廠要有相關(guān)規(guī)定，對外包方的生產(chǎn)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)檢驗(yàn)人員、生產(chǎn)設(shè)備、防腐原料采購、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、現(xiàn)場監(jiān)管等進(jìn)行明確規(guī)定，在確保外包方能滿足要求的前提下，才能順利簽訂“小合同”。

與產(chǎn)品質(zhì)量無直接關(guān)系的外包，企業(yè)可以將要求體現(xiàn)在相應(yīng)的文件中，擇優(yōu)選擇外包方。比如對于采用汽車運(yùn)輸?shù)姆?wù)進(jìn)行外包，一般可采用招投標(biāo)的形式，對物流公司進(jìn)行的公開招標(biāo)，在招標(biāo)文件中，對供方在資質(zhì)、規(guī)模、業(yè)績、產(chǎn)品防護(hù)保護(hù)等方面進(jìn)行明確規(guī)定，使得該外包得到控制[5]。同時(shí)對選擇的外包方的服務(wù)質(zhì)量符合性進(jìn)行跟蹤記錄，可作為再次合作的資料。

對外包不可管控的“盲區(qū)”，外包方提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)對企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)具有不確定性。充分考慮外包方綜合業(yè)績（包括盈利狀況、業(yè)務(wù)范圍、運(yùn)營規(guī)模等）、生產(chǎn)能力（包括生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)人員、生產(chǎn)效率等）、服務(wù)質(zhì)量（包括信用歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、合作宗旨等）、企業(yè)環(huán)境（包括文化環(huán)境、生產(chǎn)環(huán)境等）的情況[6]，應(yīng)視作對外包方基本的審核項(xiàng)。

2.3 企業(yè)具備對外包的過程、產(chǎn)品和服務(wù)管控的資源

企業(yè)具備管控外包過程、產(chǎn)品和服務(wù)的專門部門或?qū)I(yè)人員，可根據(jù)外包對企業(yè)提供合格產(chǎn)品能力影響大小來確定外包控制的形式和控制的程度。如果外包對企業(yè)是一個(gè)比較關(guān)鍵的過程，潛在風(fēng)險(xiǎn)較大，可對外包方在質(zhì)量管理體系的控制、提供輸出結(jié)果的控制能力和控制的有效性，以及是否能夠穩(wěn)定持續(xù)提供合格產(chǎn)品等方面進(jìn)行評定和制定管理規(guī)定，必要時(shí)，還可幫助外包方來滿足企業(yè)的要求，例如可以采用向供方提供培訓(xùn)等方式，降低由外包產(chǎn)生的產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)[7]。如果外包對企業(yè)提供合格產(chǎn)品能力的影響較小或?qū)ζ髽I(yè)的影響可控，那么對外包的管控可以適度寬松一些。

風(fēng)險(xiǎn)較大的外包，除了對外包方評定和制定管理規(guī)定外，讓具備專業(yè)的人員現(xiàn)場監(jiān)理、對外包結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證等也是很好的方法。比如焊接鋼管的卷板縱剪加工工序（將卷板縱向剪裁成符合寬度要求的帶鋼），剪切面的質(zhì)量決定著鋼管焊縫的質(zhì)量水平，鋼管制造廠可制定包括對外包方資質(zhì)，生產(chǎn)過程，工藝文件，人員資質(zhì)，監(jiān)視測量設(shè)備，記錄等進(jìn)行要求的相關(guān)制度。同時(shí)企業(yè)人員也可到現(xiàn)場去檢查工藝執(zhí)行情況，加上入廠檢驗(yàn)，就能夠保證產(chǎn)品質(zhì)量。對于設(shè)備安裝維保、關(guān)鍵物資采購等對企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量影響較大的外包，都可以通過制定相關(guān)規(guī)定，配合專業(yè)人員的工作檢查和質(zhì)量驗(yàn)收的形式對其進(jìn)行控制。

那些對產(chǎn)品符合性影響程度較小的外包，比如員工一般性的培訓(xùn)業(yè)務(wù)，由于員工工作能力可以通過年度考評進(jìn)行掌控的，故企業(yè)只需對外包方相關(guān)資質(zhì)提出要求即可；再如將一般物料的倒運(yùn)進(jìn)行外包，企業(yè)一方面可以要求外包方采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，另一方面可以要求對操作人員進(jìn)行定期質(zhì)量意識教育，這樣產(chǎn)品質(zhì)量基本都會(huì)得到保證，也沒有必要過于嚴(yán)格的管控。

2.4 企業(yè)對“特殊過程”外包的管控

“特殊過程”是指那些不易或不能經(jīng)濟(jì)地驗(yàn)證其輸出是否合格的過程，包含焊接、熱處理、電鍍、涂敷、無損檢驗(yàn)等[3]?！疤厥膺^程”造成的問題往往在產(chǎn)品使用后或服務(wù)交付后才顯現(xiàn)，所以對企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量來說屬于高風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)對“特殊過程”進(jìn)行外包，必須嚴(yán)格管控，要關(guān)注外包方對“特殊過程”如何管理，例如：是否對過程有識別；特殊過程是否有完整的人機(jī)料法環(huán)測的控制；是否有特殊過程的驗(yàn)證報(bào)告；能否提供完整的過程記錄[8]。必要時(shí)要對外包的“特殊過程”進(jìn)行鑒定和確認(rèn)工作，只有各方面都能夠滿足需求，才可對“特殊過程”進(jìn)行外包。

3 結(jié)束語

（1）基于風(fēng)險(xiǎn)的思維，企業(yè)對外包要進(jìn)行充分識別，明確具體控制的形式和程度，外包輸出的結(jié)果才能滿足產(chǎn)品的要求。

（2）對外包的管控方式的選擇可采用三個(gè)步驟：首先對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行壟斷性或權(quán)威性判斷，如屬壟斷性或權(quán)威性范疇，對于對企業(yè)來說，此類外包屬低風(fēng)險(xiǎn)，外包過程基本不用管控；如果不屬于壟斷性或權(quán)威性范疇，則要判斷企業(yè)對外包業(yè)務(wù)是否具有相應(yīng)的管控資源，如果不具有管控的資源，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)大小考慮通過簽訂協(xié)議合約細(xì)則，及監(jiān)理制度相結(jié)合的形式酌情進(jìn)行管控；如果企業(yè)具有對外包管控的資源，一般通過制定有關(guān)外包的管理規(guī)定，采用查驗(yàn)資質(zhì)、駐廠監(jiān)造、到貨驗(yàn)收等方式進(jìn)行管控。對“特殊過程”外包采取工序鑒定較為適宜。

（3）在外包的過程中，企業(yè)應(yīng)注意與外包方的溝通，可采取建立諸如雙向質(zhì)量控制機(jī)制等方法[9]，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，使得生產(chǎn)經(jīng)營得以順利進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)互惠互利，合作共贏。