吉林省林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理現(xiàn)狀及對策

高 松， 胡佰策， 王福維

(吉林省林木種苗管理站， 吉林 長春 130022)

林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理是林木種苗生產(chǎn)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中的基礎(chǔ)工作，是苗圃管理的重要環(huán)節(jié)，在提高種苗質(zhì)量、防范經(jīng)營風(fēng)險和種苗基地的發(fā)展中起著極其重要的作用?！吨腥A人民共和國種子法》第三十六條規(guī)定，種子生產(chǎn)經(jīng)營者應(yīng)當(dāng)建立和保存包括種子來源、產(chǎn)地、數(shù)量、質(zhì)量、銷售去向、銷售日期和有關(guān)責(zé)任人員等內(nèi)容，保證可追溯[1]。國家林業(yè)局印發(fā)的《林木種子生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理辦法》為林木種子生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理給出了具體的和可操作的規(guī)范[2]。近幾年，在吉林省林木種苗質(zhì)量抽查工作中發(fā)現(xiàn)，個別生產(chǎn)經(jīng)營者存在對林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案認(rèn)識模糊和不夠重視的現(xiàn)象。因此，在對林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案的建立和科學(xué)管理等方面還需要進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)。

1 吉林省林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，吉林省大部分國有育苗育種單位都能按照相關(guān)要求建立生產(chǎn)經(jīng)營檔案。但是相當(dāng)一部分民營苗圃在生產(chǎn)和經(jīng)營中沒能有效收集、整理檔案資料，存在檔案管理工作開展失衡的情況，沒有充分認(rèn)識到建立生產(chǎn)經(jīng)營檔案的重要性。2018年，國家林業(yè)局對吉林省17家苗圃進(jìn)行抽查，其中檔案齊全的有13家苗圃，檔案不齊全的有4家苗圃。檢查中發(fā)現(xiàn)國有苗圃都能按照要求及時歸檔，分年度保存生產(chǎn)記錄、經(jīng)營記錄、苗木標(biāo)簽、產(chǎn)地檢疫、苗木自檢等檔案材料，并配備了專門的檔案管理人員。民營苗圃普遍存在生產(chǎn)和經(jīng)營記錄分類不清，缺少苗木質(zhì)量檢驗原始記錄、產(chǎn)地檢疫等檔案材料，并出現(xiàn)斷檔、難于追溯的現(xiàn)象。

2 林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理工作的認(rèn)知

一些苗圃在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，尚不清楚檔案資料對種苗生產(chǎn)經(jīng)營工作的引導(dǎo)作用，在對檔案管理工作的重要性認(rèn)知方面存在比較大的差距。林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案是實時記錄林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要資料，真實再現(xiàn)林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營的質(zhì)量情況，是林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營者加強(qiáng)自身管理、提高質(zhì)量管理水平的必要措施，也是各級林業(yè)部門造林綠化工作驗收、種苗質(zhì)量監(jiān)督抽查的重要依據(jù)[1]。林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營者必須充分認(rèn)識到林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理的重要意義和重要作用。

2.2 檔案管理工作失衡

國有苗圃和民營苗圃在檔案管理人員配備以及資金投入等方面還存在很大差異。國有苗圃檔案管理各個環(huán)節(jié)人員配備齊全，并且資金相對寬裕。多數(shù)民營苗圃對檔案管理不夠重視，缺乏相應(yīng)的人員配備，并且資金也不充裕。

2.3 工作人員素質(zhì)水平較低

目前，苗圃生產(chǎn)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度基本完善，為苗木的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)提供了科學(xué)依據(jù)。但是部分檔案管理工作人員的素質(zhì)水平較低。主要存在以下問題：一是沒有專職檔案管理人員或兼職檔案管理員，即使安排了檔案管理人員，多數(shù)人員也不了解苗圃具體生產(chǎn)經(jīng)營活動，對檔案應(yīng)包含的內(nèi)容不清楚，容易混淆生產(chǎn)經(jīng)營記錄，不能科學(xué)分類和管理；二是在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中不能及時記錄、按時歸檔，這是造成記錄不清、檔案內(nèi)容缺失的主要原因。

2.4 缺乏檔案的統(tǒng)一管理

目前，吉林省在苗圃檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的管理要求。一些苗圃對于檔案的歸檔、整理、積累和形成的重要性缺乏認(rèn)識。苗圃管理人員和技術(shù)人員更換后，在育苗經(jīng)驗總結(jié)、生產(chǎn)技術(shù)指導(dǎo)和苗圃科學(xué)管理等工作中不能有效地利用和發(fā)揮生產(chǎn)經(jīng)營檔案的重要作用。不能利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行電子化、科學(xué)化管理和備份。

3 林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理的對策

3.1 提升管理意識

應(yīng)該認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、宣傳《中華人民共和國種子法》和《林木種子生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理辦法》，增強(qiáng)種苗檔案管理意識和法制觀念，充分認(rèn)識種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案是特殊的不能再生的寶貴信息資源。苗圃領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，是苗圃檔案建立和完善的一個重要因素。因此，苗圃領(lǐng)導(dǎo)必須要有強(qiáng)烈的檔案管理意識和責(zé)任感，要把檔案管理工作納入議事日程，配備專職的檔案員。從苗圃生產(chǎn)經(jīng)營的開始環(huán)節(jié)就要建立和健全各項規(guī)章制度，做好各個環(huán)節(jié)的工作[3]。

3.2 完善管理制度

苗圃生產(chǎn)經(jīng)營檔案的建立主要以《中華人民共和國種子法》和《林木種子生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理辦法》為基礎(chǔ)。因此，對于檔案管理人員來說，必須對相關(guān)的法律和行業(yè)管理辦法進(jìn)行充分理解和掌握。另外，結(jié)合國有苗圃和民營苗圃檔案管理各自的特點(diǎn)，必須進(jìn)一步加強(qiáng)管理和監(jiān)督檢查，才能提升苗圃生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

3.3 提高工作人員素質(zhì)水平

要培養(yǎng)和提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實踐中，使檔案管理人員能對新技術(shù)、新知識進(jìn)行理解和掌握?？梢匝垯n案專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，提高業(yè)務(wù)技能，使大家進(jìn)一步提高對林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案工作具體內(nèi)容的掌握程度，確保檔案人員能夠系統(tǒng)和準(zhǔn)確地完成林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理的各項工作。

3.4 加強(qiáng)信息化管理

使用計算機(jī)管理檔案不僅方便、快捷，而且能提高工作效率，更好地為種苗生產(chǎn)服務(wù)。因此，在開展檔案管理工作的過程中，除了單一的文字、數(shù)據(jù)外，還應(yīng)該充分利用數(shù)碼設(shè)備，例如復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等，記錄大量的圖片、影像資料，使苗圃經(jīng)營生產(chǎn)中各品種、技術(shù)等檔案保存得更加真實和有效。另外，還可應(yīng)用自動氣象儀等科研設(shè)備，對苗圃生產(chǎn)的氣象、水文等數(shù)據(jù)資料進(jìn)行長期自動監(jiān)測和保存，以構(gòu)建起真實、完善的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)工作的開展提供參考，實現(xiàn)種苗生產(chǎn)經(jīng)營的信息化和現(xiàn)代化，這也可以將林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案信息的價值充分體現(xiàn)出來[4]。

作為吉林省林木種苗生產(chǎn)管理者，有責(zé)任和義務(wù)做好林木種苗生產(chǎn)經(jīng)營檔案建立與管理工作，這樣才能更好地促進(jìn)吉林省林木種苗質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。