淺談國際項(xiàng)目投標(biāo)中采辦的風(fēng)險(xiǎn)與控制管理

張荷枝，林春杰，孫 哲

1中國石油管道局工程有限公司，河北 廊坊

2西藏青藏石油管道有限公司，西藏 拉薩

3中國石油管道局工程有限公司第一分公司，河北 廊坊

1. 引言

在EPC 投標(biāo)項(xiàng)目，詢價(jià)階段的風(fēng)險(xiǎn)與預(yù)防對項(xiàng)目投標(biāo)的初級(jí)階段有著重要的影響，做好投標(biāo)階段的準(zhǔn)備工作，對控制后期中標(biāo)項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度起著非常重要的作用。所以要求采辦相關(guān)人員需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)能力以及業(yè)務(wù)質(zhì)量，建立完善的督辦體系以及供應(yīng)商評價(jià)體系，通過投標(biāo)程序的標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)化能夠使投標(biāo)人員有計(jì)劃的控制好各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，合理規(guī)避投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，全面系統(tǒng)的做好投標(biāo)工作[1]。

2. 投標(biāo)管理工作的現(xiàn)狀

近年來海外招標(biāo)項(xiàng)目較多，很多招標(biāo)信息來自網(wǎng)站或業(yè)主方的直接投標(biāo)邀請，在工作處理上投標(biāo)相關(guān)人員對項(xiàng)目背景缺乏充分的了解，無法形成有針對性的技術(shù)方案以及商務(wù)報(bào)價(jià)策略，導(dǎo)致陪標(biāo)、流標(biāo)等現(xiàn)象發(fā)生，直接影響了中標(biāo)率，極大浪費(fèi)了項(xiàng)目資源分配，造成額外資金成本和人力成本，不利于項(xiàng)目長期發(fā)展[2]。

3. 投標(biāo)管理工作存在的問題

(一) 技術(shù)方面存在的問題

1) 設(shè)計(jì)工作存在的問題

一方面，業(yè)主招標(biāo)階段的技術(shù)文件處于設(shè)計(jì)初設(shè)階段，技術(shù)文件不全。多數(shù)項(xiàng)目只有設(shè)計(jì)總圖，沒有數(shù)據(jù)單規(guī)格書，投標(biāo)階段中經(jīng)常面臨設(shè)計(jì)參數(shù)不全的問題。這將導(dǎo)致三方面的問題：第一，直接影響了詢價(jià)進(jìn)度，并使供應(yīng)商所供產(chǎn)品選型造成偏差，進(jìn)而影響商務(wù)報(bào)價(jià)的準(zhǔn)確性；第二，技術(shù)參數(shù)較為模糊，導(dǎo)致在詢價(jià)階段產(chǎn)生的多次澄清，對商務(wù)方案的提交產(chǎn)生延期的隱患；第三，業(yè)主的設(shè)計(jì)理念與供應(yīng)商的技術(shù)偏差在工藝，儀表，機(jī)械等專業(yè)影響頗大，直接導(dǎo)致后期采購成本增加。另一方面，技術(shù)文件頻繁變更。MTO 料單升級(jí)過快，直接影響了詢價(jià)計(jì)劃與進(jìn)展，造成重復(fù)性工作，影響了詢價(jià)階段的工作效率。

2) 采辦工作存在的問題

技術(shù)方案的編制包括采辦執(zhí)行計(jì)劃，人力資源計(jì)劃以及工期等，在制定過程中由于缺乏對投標(biāo)文件的認(rèn)真研讀，了解不深入，投標(biāo)人員經(jīng)驗(yàn)不足等一些非技術(shù)性原因，導(dǎo)致投標(biāo)文件在業(yè)主技術(shù)方案評審階段多次澄清，技術(shù)方案最終無法通過業(yè)主的審核等問題。

(二) 商務(wù)方面存在的問題

1) 詢價(jià)存在的問題

第一，缺乏有效的溝通機(jī)制。在項(xiàng)目的投標(biāo)階段，因缺乏與國內(nèi)外供應(yīng)商之間行之有效的溝通，出現(xiàn)廠家拒絕報(bào)價(jià)，延遲報(bào)價(jià)，不愿意配合等現(xiàn)象；第二，缺少滿足設(shè)計(jì)要求的供應(yīng)商資源。業(yè)主短名單所提供的供貨商無法滿足詢價(jià)物資的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，選型等問題。供應(yīng)商所供應(yīng)產(chǎn)品不符合技術(shù)文件要求或無相關(guān)可供應(yīng)的產(chǎn)品；第三，供應(yīng)商資源儲(chǔ)備匱乏。在本地供應(yīng)商資源的選擇上較為被動(dòng)，增加了投標(biāo)報(bào)價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)，無法保證報(bào)價(jià)的競爭性。

2) 報(bào)價(jià)整理存在的問題

投標(biāo)報(bào)價(jià)整理不足。商務(wù)報(bào)價(jià)的選擇與調(diào)整是整個(gè)投標(biāo)階段的核心工作，直接決定了采購成本的高低。

3) 督辦工作存在的問題

督辦工作不及時(shí)，方式方法不正確。督辦工作貫穿整個(gè)投標(biāo)階段，往往在詢價(jià)文件發(fā)出之后，相關(guān)人員對采辦包的及時(shí)跟進(jìn)，督辦的方式方法，直接決定了報(bào)價(jià)的收集。在實(shí)際投標(biāo)中，相關(guān)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，職業(yè)素養(yǎng)，工作習(xí)慣都成為了督辦工作中的不可控因素。

4. 投標(biāo)管理問題的解決措施

(一) 明確投標(biāo)策略思路

首先，要做好充足的市場調(diào)研工作，有必要的需要進(jìn)行客戶拜訪，與業(yè)主面對面的交流，減少信息不對稱影響的投標(biāo)方案的制定，使我方能夠?qū)ν稑?biāo)項(xiàng)目進(jìn)行分析與甄選，放棄不值得參與的項(xiàng)目，調(diào)配資源形成合力爭取到對我方有優(yōu)勢的重點(diǎn)項(xiàng)目，力爭中標(biāo)。其次，收集競爭對手的信息，分析競爭對手的報(bào)價(jià)策略，可以便于投標(biāo)組制定合理的投標(biāo)方案。最后，使相關(guān)人員加深對項(xiàng)目背景的了解如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)等，可有效的促進(jìn)施工，質(zhì)量，采辦等部門的溝通，使我方可以更好的分析自身的優(yōu)勢與劣勢，無論在投標(biāo)階段還是項(xiàng)目執(zhí)行階段都有起著舉足輕重的作用[3]。

(二) 強(qiáng)化投標(biāo)技術(shù)能力與水平

1) 建立信息互通共享機(jī)制，強(qiáng)化投標(biāo)溝通能力

一方面，充分理解業(yè)主招標(biāo)文件，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員初審能力。往往招標(biāo)文件或技術(shù)文件中的一些關(guān)鍵物資，業(yè)主有指定的供應(yīng)商。充分的分析和理解招標(biāo)文件，可使我方避免產(chǎn)生無必要的工作量。另一方面，收到招標(biāo)文件后，需認(rèn)真對技術(shù)文件、工程料單進(jìn)行分析與核對。積極與設(shè)計(jì)進(jìn)行溝通索取相應(yīng)文件，確保詢價(jià)文件發(fā)出的完整性和有效性。對設(shè)計(jì)無法提供相應(yīng)圖紙與技術(shù)文件的，需要求設(shè)計(jì)盡量補(bǔ)充物資描述，確保廠家根據(jù)我方提供的參數(shù)可報(bào)出相應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)格。

2) 制定精細(xì)化方案，提高投標(biāo)技術(shù)水平

技術(shù)方案編制過程中要注意3 點(diǎn)：第一，要對招標(biāo)文件要進(jìn)行徹底的研讀以及充分的理解，才能對業(yè)主提出的要求進(jìn)行逐條的響應(yīng)；第二，對招標(biāo)文件中的敘述疑惑或者概念模糊不清的及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和記錄，向業(yè)主集中進(jìn)行澄清；第三，對設(shè)計(jì)或業(yè)主返回的意見認(rèn)真了解，避免因?yàn)榈图?jí)錯(cuò)誤導(dǎo)致文件的多次流轉(zhuǎn)[4]。

(三) 提升采辦效率與效益

1) 做好供應(yīng)商與設(shè)計(jì)方案精準(zhǔn)化匹配

第一，加強(qiáng)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，降低詢價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對其資金狀況、財(cái)務(wù)報(bào)告、公司信譽(yù)、供貨業(yè)績等方面進(jìn)行充分調(diào)查和了解。第二，加強(qiáng)供應(yīng)商尋源，施工供應(yīng)商分級(jí)管理。鑒于業(yè)主對供應(yīng)商屬地化要求越來越嚴(yán)格，需要大力拓展本地供應(yīng)商資源，充分利用展會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)搜索，在建項(xiàng)目推薦等渠道，與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。第三，優(yōu)化供應(yīng)商選擇，預(yù)防質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。在供應(yīng)商的篩選上，化被動(dòng)為主動(dòng)。根據(jù)各地區(qū)的市場情況建立供應(yīng)商資源數(shù)據(jù)庫，有利于投標(biāo)以及在建項(xiàng)目中供應(yīng)商的選擇，逐步降低投標(biāo)以及采購風(fēng)險(xiǎn)，并將供貨商開發(fā)常規(guī)化，加強(qiáng)供貨商資源儲(chǔ)備管理。第四，建立有效溝通機(jī)制，供應(yīng)商管理常態(tài)化。包括：與供應(yīng)商建立合作關(guān)系，并注重與供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通聯(lián)系，邀請潛在供應(yīng)商進(jìn)行會(huì)談與交流；做好供應(yīng)商人員對接工作，建立聯(lián)系清單；在投標(biāo)階段，針對各采辦包供應(yīng)商的合作情況，要求業(yè)務(wù)人員做好對供應(yīng)商的評價(jià)。

2) 加強(qiáng)報(bào)價(jià)分析管理，做好整理階段風(fēng)險(xiǎn)控制

報(bào)價(jià)的收集與整理工作是整個(gè)投標(biāo)工作的重中之重，為了能夠更合理的權(quán)衡廠家報(bào)價(jià)，保證價(jià)格的準(zhǔn)確性。第一，做好報(bào)價(jià)質(zhì)量控制。在詢價(jià)過程中，普通物資一般會(huì)要求返回兩家以上價(jià)格，關(guān)鍵性的機(jī)械設(shè)備盡力保證收集三家以上報(bào)價(jià)，保證報(bào)價(jià)的質(zhì)量與有效性。第二，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析，比價(jià)、議價(jià)能力，對收集到的報(bào)價(jià)做好復(fù)核工作。例如：所報(bào)設(shè)備參數(shù)是否準(zhǔn)確，幣種是否符合要求，數(shù)量是否有誤，價(jià)格是否符合市場趨勢等。并將其投標(biāo)價(jià)格與同等水平廠家進(jìn)行比較，也可參考其他中標(biāo)項(xiàng)目的價(jià)格，保證所收集到的價(jià)格具有競爭性。

3) 完善督辦體系和規(guī)范化投標(biāo)管理

加強(qiáng)督辦過程的規(guī)范化管理，提升采辦工作效率。需要確立督辦體系以及預(yù)警機(jī)制，對所有物資在詢價(jià)過程中的進(jìn)展情況、狀態(tài)和存在問題可以做到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，制定風(fēng)險(xiǎn)管理持續(xù)改進(jìn)措施，有效降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率：第一，建立高效的督辦機(jī)制以及預(yù)警機(jī)制，提升督辦質(zhì)量。詢價(jià)文件發(fā)出后，業(yè)務(wù)人員需要及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)展并對問題進(jìn)行記錄總結(jié)，形成日記錄，周總結(jié)的良好督辦機(jī)制，并對供應(yīng)商進(jìn)行電話訪談以便更好的了解工作進(jìn)展。在報(bào)價(jià)截止日期前3 天進(jìn)行電話預(yù)警，到期未提交的進(jìn)行再次郵件提示。預(yù)期有遲提交報(bào)價(jià)或拒絕報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)的，需要尋找短名單外供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)發(fā)詢價(jià)，對供應(yīng)商選擇順利為：國際知名供應(yīng)商，國內(nèi)知名制造商，本地貿(mào)易商。第二，提升業(yè)務(wù)人員綜合能力，規(guī)避采辦風(fēng)險(xiǎn)。尤其是與國外制造商的溝通能力。確保供貨商能夠按照計(jì)劃節(jié)點(diǎn)提交商務(wù)響應(yīng)文件。督辦能力，充分體現(xiàn)了采辦人員的綜合素質(zhì)。第三，注重平臺(tái)搭建，建立文件統(tǒng)計(jì)表。對業(yè)主、設(shè)計(jì)或供貨商未按時(shí)反饋的文件及時(shí)跟蹤。積極跟蹤文件的流轉(zhuǎn)情況，不等不拖不靠，明確各采辦包人員的分工[5] [6]。

5. 多措并舉提升投標(biāo)工作風(fēng)險(xiǎn)管控能力

投標(biāo)階段的準(zhǔn)備工作，對控制后期中標(biāo)項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度起著非常重要的作用。近幾年，國際市場不斷向新的地區(qū)蔓延，投標(biāo)工作的精細(xì)化管理使我單位在國際市場上影響力進(jìn)一步加強(qiáng)，在2019年初授標(biāo)的某項(xiàng)目的投標(biāo)過程中，因詢價(jià)時(shí)間較短，料單版本升級(jí)較為頻繁，工藝要求較為復(fù)雜，為保證關(guān)鍵物資RTP、RTR 管報(bào)價(jià)的有效性與及時(shí)性，投標(biāo)相關(guān)人員在2018 年3 月邀請沙特RTR/RTP 管制造商FUTURE PIPES 進(jìn)行面對面洽談，RTR/RTP Pipe 最終報(bào)價(jià)在原有基礎(chǔ)上調(diào)降了15%，大幅降低了投標(biāo)成本，為項(xiàng)目中標(biāo)奠定了基礎(chǔ)，有力的支持了國際項(xiàng)目的發(fā)展。投標(biāo)工作任重而道遠(yuǎn)，只有樹立良好的職業(yè)道德意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)是做好投標(biāo)工作的根基，建立有效的溝通機(jī)制以及各項(xiàng)投標(biāo)體系，使業(yè)務(wù)人員具備較高的綜合素質(zhì)，才能提升投標(biāo)質(zhì)量，提高整體的投標(biāo)水平。做到把風(fēng)險(xiǎn)防范在前，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目穩(wěn)健發(fā)展的新機(jī)遇。