互聯(lián)網(wǎng)背景下精益化管理在學籍管理工作中的應用與探索

姜宏錦，邵麗麗，劉明明

(牡丹江醫(yī)學院，黑龍江 牡丹江 157011)

精益化管理是一種科學的管理方法，一種永續(xù)精進的管理過程，精、準、細、嚴是精益化管理的核心思想。高等教育學籍管理工作的每一個環(huán)節(jié)均對管理者提出了精、準、細、嚴的要求，因此將精益化管理引入學籍管理工作中不失為一種響應新發(fā)展格局的常態(tài)式管理模式，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在線進行學籍管理并辦理學生學籍異動處理成為一種趨勢。

1 精益化管理模式概述

1.1 精益化管理概念

精益管理的概念始創(chuàng)于豐田公司大野耐一實行的即時生產(chǎn)概念，即在企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)及其他運營活動中徹底消滅浪費現(xiàn)象，這就是精益理念在管理中應用的核心[1]。精益管理的意義在于降低成本、提升價值流效率、提高客戶滿意度、實現(xiàn)股東價值最大化。

1.2 精益化管理特點

實現(xiàn)精益化管理的前提是要了解精益化管理工作的特征，精益化管理兩個要素即：“精”——少花時間、少投入、少消耗資源；“益”——多產(chǎn)出效益、精益求精[1]。管理過程中凝練出的主要特點為精、準、細、嚴。精是精湛、精心、精益求精；準是準確、無誤、具體；細是細致、細節(jié)、到位；嚴是嚴謹、嚴格、一絲不茍。管理者應該在了解精益化的本質(zhì)上下功夫，勤于實踐、勤于思考、勤于反思，在精益化管理的特點里提煉出適于本行業(yè)管理崗位的理念，不斷在實踐中吐故納新，做好管理工作。

1.3 精益化管理與信息化的結(jié)合

精益化管理需要一定的技術作為支撐，在信息化逐步滲入高校管理體系的過程中，移動互聯(lián)網(wǎng)為其提供了快速的實現(xiàn)方案。隨著區(qū)塊鏈技術的誕生，精益化學籍管理成為一種科學的管理理念，這種管理理念超出了管理者自身的管理經(jīng)驗和業(yè)務能力，是信息化與精益化互相融合的體現(xiàn)。同時，在管理平臺的運用上可選擇的技術平臺也逐漸增多，釘釘平臺、微信平臺等均可輔助實現(xiàn)學籍管理的精益化。

2 精益化管理在學籍管理中推行需明確的問題

2.1 更新管理理念，樹立精益意識

高等教育學籍管理貫通學生整個大學生涯，陪同學生從入學到畢業(yè)，因此，每一項學籍管理工作都需要工作人員做到細致入微，從而保證大學生切身權益不受損，進而保證教育的公平公正?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代對高校學籍管理工作提出更高的要求和標準，要切實提高業(yè)務本領，改革傳統(tǒng)封閉、被動式的服務模式。高校學籍管理必須與時俱進順應新時代的發(fā)展理念、謀求新的管理模式，學籍管理要加強頂層設計，形成問題導向，不斷以事務服務為立足點，強化過程約束，挖掘內(nèi)在激勵機制，實現(xiàn)以服務為基礎，約束和激勵聯(lián)合制動的管理理念，轉(zhuǎn)化服務模式，做好常規(guī)服務，履行管理職責。

2.2 加強學習研究，培養(yǎng)精益思維

精益思維是精益管理的核心，部分企業(yè)對精益管理仍然認識較少，可通過舉辦培訓研討班、建立精益企業(yè)研究中心和示范中心等方式，積極引導各行業(yè)領域通過培訓探索運用，鼓勵相關行業(yè)灌輸精益管理思想，運用精益管理方法。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，學籍異動呈現(xiàn)出了日趨多樣、繁雜的特點，原有固化的學籍管理方式已不能滿足目前的需求，招生規(guī)模的擴大以及培養(yǎng)方式的多樣化導致學生學籍數(shù)據(jù)在學校部門間信息不對稱、滯后的問題越來越嚴重，部分高校學籍管理工作存在重收集輕利用、重管理輕服務等現(xiàn)象。這些都對高等學校教學管理質(zhì)量及效率的提升產(chǎn)生了影響[2]。高校迫切需要結(jié)合自身情況，按照精益思維原理改進學籍管理工作。

2.3 運用漸進模式，推行精益管理

精益管理不是學籍管理工作的全部，它應與其他管理方式相協(xié)調(diào)，要因事施管，重視構建有效的支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)學籍管理的科學化，加強對學籍數(shù)據(jù)的采集、整理及利用過程的研究，注重學籍數(shù)據(jù)的精準度，創(chuàng)立尊重學生個性化發(fā)展的個性化精益原則，提高管理人員業(yè)務素養(yǎng)和管理能力，最大限度地提高學籍管理的實效性。

3 精益化管理在學籍管理中的應用路徑

3.1 理清權責職能

《普通高等學校學生管理規(guī)定》中對學籍管理進行了明確規(guī)定，高校學籍管理內(nèi)容涉及學生從入學到畢業(yè)的各個環(huán)節(jié)，包含入學與注冊、休復學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級、畢業(yè)等內(nèi)容[3]。每個環(huán)節(jié)都要求學籍管理人員認真細致地工作，保證事務性服務收到成效。高校學籍管理工作要確保職能明確、責任清晰，厘清職責邊界，建立健全責任清單，壓實工作責任，著力解決權責不清、辦事推繞拖等問題。學籍管理機構設置和職能配置應當對應，構建起運行順暢、充滿活力的工作體系。對學籍管理工作列出權力清單，對學籍管理部門行使的權力進行全面梳理、清理規(guī)范、審核確認，以清單形式列明權力事項等并向?qū)W生及社會公開。

3.2 再造服務流程

學籍管理部門要深入思考和分析整個服務流程，從學生需求出發(fā)改造服務流程，通過對服務流程的構成要素進行重新組合，對現(xiàn)行工作方式進行反省和創(chuàng)新，重新設計服務流程，提高學籍管理業(yè)務流程的績效。對學籍管理流程進行再造，利用先進的信息技術重新構筑各環(huán)節(jié)之間的邏輯關系，使環(huán)節(jié)間的關系更符合工作的內(nèi)在邏輯；削減出于監(jiān)督心理而加設的環(huán)節(jié)，從而使環(huán)節(jié)的關系更為簡潔，流程的轉(zhuǎn)換更為通暢，提升學籍管理的運作效率。

3.3 優(yōu)化辦事程序

優(yōu)化辦事流程將改善學籍管理部門的整體風貌，針對個別辦事指南不明晰、辦事學生反復跑路、辦理流程不清晰等問題，結(jié)合實際進一步加強一體化服務平臺建設，修改完善辦事指南，制訂一次性告知單，最大限度精簡申請材料，減少不必要的審核環(huán)節(jié)，并充分運用移動互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)遠程預約辦理。學籍辦事流程優(yōu)化的實施過程包括：A.優(yōu)化日常學籍異動辦事流程，提高學籍管理部門整體工作成效。B.加強職能部門間溝通協(xié)調(diào)，保證整個學籍辦事過程層次有致。C.完善整合管理，建立適應學籍管理的新機制。D.構建快捷、高效、高質(zhì)的學籍事項受理系統(tǒng)。E.實現(xiàn)在線預約，減少時間耗費。

3.4 明確服務導向

隨著高等教育改革的不斷深入，必須進一步強化為師生服務的理念，未來學籍管理工作的重點和改革思路必須以此為導向，充分考慮學生利益，助推高等教育改革工作向縱深發(fā)展。以提升服務水平為有力抓手，明確工作導向，推動學籍管理工作向服務型邁進，不斷促進高等教育學籍管理工作健康快速發(fā)展。以學生為本、依法建章、管理育人、服務育人。

3.5 強化學籍檔案管理

構建精益化管理模式，實現(xiàn)學籍檔案的收集、歸檔、利用和保護的規(guī)范化、標準化，提升管理能力。學籍檔案包含學生的個人信息、學生登記表、學籍卡、學習成績、留級、升學、轉(zhuǎn)學、留學、獎懲情況等學生在學習期間的大量信息。學籍檔案是對學校、社會和個人具有保存價值的真實記錄，日常管理過程中學籍檔案的收集、歸檔為學籍管理工作的順利開展提供了客觀依據(jù)。學籍管理工作人員要樹立開發(fā)利用學籍檔案的理念，為教育教學、科研、管理提供服務。

3.6 推進風險控制工作

高校學籍管理以經(jīng)濟領域的風險理論為依據(jù)剖析其風險類型，綜觀學籍管理工作內(nèi)容和其產(chǎn)生的相關教育糾紛類型，高等學校學籍管理風險體現(xiàn)在入學注冊風險、學籍異動風險、學生畢業(yè)資格風險、學生畢業(yè)注冊學位注冊風險等方面[4]。學籍管理部門要運用風險識別理論對風險進行預測，采取必要預防措施：A.明確責任分工，實行分級管理。B.及時處理信息，實現(xiàn)管理價值。C.建立信息系統(tǒng)，完善溝通渠道[4]。以學籍管理風險為導向，通過高校學籍管理部門內(nèi)部優(yōu)化和改進，逐步形成控制評估標準，推進學籍管理風險防控能力不斷提升[5]。

3.7 建立精益化決策管控體系

為提高管理水平、推進工作效率，形成以處級、科級、科員分級授權的決策管控體系。為使學籍業(yè)務更加細化和具體化，以學籍業(yè)務分級授權的形式細化決策事項、管理層級和決策形式，使決策程序清晰易懂，一目了然，可操作性強[6]。管理者樹立正確決策的意識，管理流程井井有條、運作流程清清楚楚，創(chuàng)建學籍管理崗位規(guī)范，良好制約監(jiān)控點，管理狀態(tài)公開透明，形成各項學籍管理任務徹底執(zhí)行、學籍管理人員用心做事的良好氛圍。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)背景下精益化管理在學籍管理工作中的應用與探索不僅對學籍管理工作起到促進作用，也可以擴展到教務管理的其他方面，如實習實訓管理、考試管理、師生財務管理、科研項目管理等。高校要加強在線學籍管理工作的精益化管理，使之與高等教育新發(fā)展格局相適應。