新能源項(xiàng)目檔案管理的探討

●馬駿

為加快綠色低碳發(fā)展，在未來(lái)的能源供給和消費(fèi)領(lǐng)域，我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)將持續(xù)推進(jìn)優(yōu)化調(diào)整。預(yù)計(jì)到2030 年，非化石能源消費(fèi)比重達(dá)到25%左右，為實(shí)現(xiàn)2060 年碳中和奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。國(guó)家有關(guān)部委和各級(jí)地方政府正在積極推進(jìn)風(fēng)電、太陽(yáng)能發(fā)電開(kāi)發(fā)，加快大規(guī)模多能互補(bǔ)新能源基地建設(shè)。到2030 年我國(guó)風(fēng)電、太陽(yáng)能發(fā)電總裝機(jī)容量將達(dá)到12 億千瓦以上，在未來(lái)十年中將進(jìn)入新能源項(xiàng)目快速建設(shè)時(shí)期。

新能源工程檔案是科學(xué)、準(zhǔn)確、及時(shí)記錄從項(xiàng)目前期到工程建設(shè)再到生產(chǎn)運(yùn)行的全過(guò)程的歷史記錄，既是工程建設(shè)的重要組成部分，也是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，且還是工程檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)，具有很高的保存價(jià)值。由于風(fēng)電項(xiàng)目從前期到投產(chǎn)通?？刂圃?8～36 個(gè)月、光伏項(xiàng)目往往需12～18 個(gè)月即可建成，且建設(shè)單位新能源項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，多采用小業(yè)主大監(jiān)理的管理模式，容易忽視檔案管理。因此，做好新能源項(xiàng)目檔案管理工作顯得更為迫切。

一、檔案管理的現(xiàn)狀和不足

目前新能源項(xiàng)目檔案管理除依照檔案法等有關(guān)法規(guī)、制度以外，主要工作依據(jù)的是《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《光伏發(fā)電建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》。但由于多方面因素影響，或多或少存在對(duì)檔案管理重視不夠、工作統(tǒng)籌性不強(qiáng)、體制機(jī)制不健全、設(shè)備設(shè)施投入不足等問(wèn)題。

（一）對(duì)檔案管理重視不夠

新能源項(xiàng)目在獲得建設(shè)指標(biāo)后往往要求1 至2 年內(nèi)投產(chǎn)。為適應(yīng)新能源項(xiàng)目核準(zhǔn)備案后盡快開(kāi)工建設(shè)的要求，多數(shù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理準(zhǔn)備不充分，不能在事前對(duì)檔案工作作出統(tǒng)一安排部署，做不到貫穿項(xiàng)目建設(shè)的始終。甚至個(gè)別企業(yè)出現(xiàn)了無(wú)檔案管理機(jī)構(gòu)、無(wú)檔案管理崗位編制、無(wú)熟悉檔案人員，現(xiàn)場(chǎng)工程資料無(wú)人管理、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收資料無(wú)人收回等問(wèn)題，很容易造成資料缺失，給后期工程驗(yàn)收和生產(chǎn)運(yùn)行帶來(lái)很多障礙。

（二）檔案管理工作統(tǒng)籌性不強(qiáng)

由于單個(gè)新能源項(xiàng)目容量通常只有幾十到幾百兆瓦，分散式風(fēng)電和分布式光伏項(xiàng)目容量更小，相對(duì)于常規(guī)大中型電力建設(shè)項(xiàng)目工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行管理機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)化，大部分新能源建設(shè)基層企業(yè)不設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)或檔案管理崗位，多數(shù)由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員兼職，且崗位調(diào)整變動(dòng)頻繁。兼職檔案人員不掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、缺乏管理經(jīng)驗(yàn)是普遍現(xiàn)象，在很多項(xiàng)目上存在不能準(zhǔn)確辨識(shí)歸檔資料、重要?dú)w檔資料缺失、歸檔不及時(shí)、檔案分類(lèi)不準(zhǔn)確、檔案移交不齊全等問(wèn)題。

（三）檔案管理體制機(jī)制不健全

電力系統(tǒng)大型國(guó)有中央企業(yè)、地方國(guó)有企業(yè)多年來(lái)普遍比較重視檔案管理工作，但部分檔案人員對(duì)新能源工程有別于其他電力建設(shè)項(xiàng)目的特殊性掌握不具體，固有的傳統(tǒng)觀念不能適應(yīng)新能源項(xiàng)目檔案管理的新特點(diǎn)、新要求和新變化。另一方面，近年來(lái)新能源項(xiàng)目建設(shè)驟然增加，檔案主管部門(mén)組織的有針對(duì)性的檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足新能源發(fā)展的要求。大部分檔案管理人員按照各自理解來(lái)工作，新能源檔案管理的規(guī)范性不夠。

（四）檔案管理設(shè)備設(shè)施投入不足

新能源自身的資源條件決定了絕大部分項(xiàng)目所在地遠(yuǎn)離城市，往往地處戈壁沙漠、崇山峻嶺或是偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)村，自然環(huán)境條件相對(duì)較差?？紤]項(xiàng)目投資控制，永久生產(chǎn)生活設(shè)施不多，很少能考慮到現(xiàn)場(chǎng)檔案保存要求，大多是在辦公區(qū)域放置一些鐵皮柜子代替，一定程度上存在檔案資料遺失、鼠咬、蟲(chóng)蛀、發(fā)霉等風(fēng)險(xiǎn)，最終影響檔案的完整性和美觀性。

二、加強(qiáng)新能源項(xiàng)目檔案管理的措施

檔案工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，新能源項(xiàng)目建設(shè)客觀上推動(dòng)了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案工作融入到項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)已經(jīng)成為新能源發(fā)展的必然要求。

（一）完善管理體制機(jī)制

完善檔案管理體制，一是要明確開(kāi)發(fā)建設(shè)單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重大意義和重要作用，提高重視程度，為檔案工作提供人、財(cái)、物的堅(jiān)強(qiáng)保障。二是結(jié)合新能源開(kāi)發(fā)一套人馬多個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)狀，可考慮由能源開(kāi)發(fā)建設(shè)單位成立統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，配齊配強(qiáng)檔案管理人員，組織新能源檔案專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，建立專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，發(fā)揮集中管理優(yōu)勢(shì)，提升檔案工作的規(guī)范化水平。三是檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，跟蹤項(xiàng)目建設(shè)運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，做到開(kāi)工建設(shè)去宣貫、建設(shè)過(guò)程做指導(dǎo)、竣工驗(yàn)收去考核。四是要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作并非單純是檔案部門(mén)的責(zé)任，應(yīng)明確包括各參建單位在內(nèi)的各級(jí)管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從項(xiàng)目前期到生產(chǎn)運(yùn)行全過(guò)程的檔案管理職責(zé)，組織有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)程規(guī)范學(xué)習(xí)宣貫，不斷增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)，確保各類(lèi)資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，確保歸檔工作及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。

結(jié)合新能源開(kāi)發(fā)特點(diǎn)，建立延伸到新能源項(xiàng)目相關(guān)部門(mén)、各個(gè)專(zhuān)業(yè)、各參建單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)籌部署項(xiàng)目全過(guò)程檔案工作，形成工程節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收與歸檔資料同步驗(yàn)收機(jī)制、竣工驗(yàn)收與檔案移交驗(yàn)收同步機(jī)制和定期監(jiān)督檢查工作機(jī)制，將工程管理與檔案管理深度融合，為檔案工作有序開(kāi)展保駕護(hù)航。按照檔案工作要求構(gòu)建完善的檔案制度體系，明確檔案的歸檔、保管、保密、借閱等制度，將每一個(gè)工作制度進(jìn)行細(xì)化，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)并落到實(shí)處，確保工作能夠規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)展。形成自上而下的定期或不定期深入新能源項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的工作機(jī)制，讓專(zhuān)業(yè)檔案人員與兼職檔案人員經(jīng)常性互動(dòng)，持續(xù)有效貫徹檔案管理要求。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍能力建設(shè)

檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及企業(yè)黨政群團(tuán)、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)、安全生產(chǎn)與運(yùn)行等各個(gè)方面。在新能源建設(shè)比較集中時(shí)期，開(kāi)發(fā)建設(shè)企業(yè)應(yīng)積極組織檔案人員參加行業(yè)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)交流活動(dòng)，不斷提高檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)能力。開(kāi)展檔案法等常用法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的同時(shí)，重點(diǎn)開(kāi)展新能源項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷推進(jìn)檔案工作與新能源工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)的深度融合，更好促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

檔案工作是一項(xiàng)單調(diào)、枯燥乏味的工作，往往在一定程度上易形成工作惰性，專(zhuān)業(yè)人員的發(fā)展得不到足夠的重視。企業(yè)要教育引導(dǎo)檔案工作者深刻認(rèn)識(shí)國(guó)家推動(dòng)綠色低碳發(fā)展過(guò)程中做好本職工作的重大意義，克服長(zhǎng)期重復(fù)性勞動(dòng)的厭倦心理，增強(qiáng)新時(shí)期做好檔案工作的榮譽(yù)感、緊迫感、責(zé)任感，主動(dòng)適應(yīng)“3060”新能源發(fā)展戰(zhàn)略要求。要不斷完善檔案專(zhuān)業(yè)人員的成長(zhǎng)成才機(jī)制，將檔案工作納入評(píng)先評(píng)優(yōu)和績(jī)效考核，按照業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)好專(zhuān)業(yè)檔案隊(duì)伍。

（三）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理

檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化既是檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，也是各類(lèi)文件資料規(guī)范統(tǒng)一的重要基礎(chǔ)，關(guān)乎到企業(yè)的管理水平和工作效率。新能源集中開(kāi)發(fā)建設(shè)時(shí)期，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)性管理將嚴(yán)重影響檔案工作效率和檔案質(zhì)量。因此，在統(tǒng)籌布置新能源項(xiàng)目檔案工作的過(guò)程中，應(yīng)將檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作貫穿文件資料的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用的全過(guò)程。

細(xì)化文件資料制作要求，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化打好基礎(chǔ)。對(duì)文檔文件、報(bào)告報(bào)表、圖紙圖片等包括附件在內(nèi)的資料，在紙張大小、排版形式、裝訂方式、文件格式等方面提出盡可能詳細(xì)的規(guī)范要求，并嚴(yán)把資料收集環(huán)節(jié)審查關(guān)。嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行工作程序，既要保證檔案形成過(guò)程不丟不漏不錯(cuò)，也要進(jìn)行過(guò)程文件與結(jié)論報(bào)告、紙質(zhì)資料與電子文檔的互相印證檢查，確保檔案形成過(guò)程和檔案內(nèi)容的雙重真實(shí)性。嚴(yán)格執(zhí)行各類(lèi)業(yè)務(wù)文件資料審查審批、移交接收程序，審簽移交手續(xù)不完整的必須補(bǔ)充完善，防止無(wú)效資料進(jìn)入檔案。在資料整理過(guò)程中要分門(mén)別類(lèi)區(qū)分不同內(nèi)容、不同工作、不同形式、不同結(jié)果的文件資料，突出重點(diǎn)核心，降低資料整理的重復(fù)性操作。加強(qiáng)資料分類(lèi)整理經(jīng)常性溝通交流和監(jiān)督檢查，統(tǒng)一檔案分類(lèi)原則，杜絕不同人、不同時(shí)期、不同項(xiàng)目檔案分類(lèi)不一致現(xiàn)象。按具體事項(xiàng)閉環(huán)原則立卷、歸檔，建立科學(xué)的相互檢索關(guān)系，提高檔案利用效率。將檔案移交作為參建單位工程尾款結(jié)算的前置條件，避免因新能源項(xiàng)目工期短、退場(chǎng)快，竣工后無(wú)人負(fù)責(zé)檔案移交情況發(fā)生。

標(biāo)準(zhǔn)化檔案室、庫(kù)房建設(shè)是檔案規(guī)范化保存的重要措施，是確保檔案安全的重要保障。新能源項(xiàng)目新建的檔案室、檔案庫(kù)房必須嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行條例》等有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求，配套必要的防護(hù)設(shè)備，做到安全保護(hù)“九防”“兩控”要求。有條件的新能源項(xiàng)目工程現(xiàn)場(chǎng)可以建設(shè)一體化智能化庫(kù)房，不具備條件的應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)配備符合保管要求的專(zhuān)用檔案柜，解決現(xiàn)場(chǎng)保存不規(guī)范、不安全等問(wèn)題。由于單個(gè)新能源項(xiàng)目檔案資料相對(duì)較少，每個(gè)項(xiàng)目都設(shè)專(zhuān)門(mén)庫(kù)房經(jīng)濟(jì)條件不允許，可以考慮由新能源開(kāi)發(fā)企業(yè)統(tǒng)一建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫(kù)房，按項(xiàng)目建設(shè)節(jié)點(diǎn)分階段移交，多個(gè)項(xiàng)目檔案集中保管，既能夠保證檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施投入，也可以提升檔案保存的現(xiàn)代化水平。

（四）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

在工程建設(shè)的同時(shí)，加大對(duì)檔案信息化軟硬件的投入，抓住新能源項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程數(shù)字檔案易于形成的有利時(shí)機(jī)，及時(shí)完善辦公系統(tǒng)、工程管理等信息化系統(tǒng)與檔案信息化軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)歸檔資料自動(dòng)移交。要同步做好電子文件積累、鑒定、整理、歸檔等工作，保證各新能源項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。在項(xiàng)目招標(biāo)文件編制過(guò)程中應(yīng)約定數(shù)字化資料、檔案移交要求，為實(shí)現(xiàn)外委單位移交檔案的信息化做好鋪墊。在檔案形成過(guò)程中，可向項(xiàng)目參建單位開(kāi)放一定權(quán)限，在專(zhuān)業(yè)檔案人員指導(dǎo)下同步開(kāi)展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)等工作，嚴(yán)格落實(shí)電子檔案和實(shí)體檔案同步移交。堅(jiān)決防止由于新能源項(xiàng)目建設(shè)快、設(shè)計(jì)施工監(jiān)理等單位退場(chǎng)快影響數(shù)字檔案建設(shè)情況發(fā)生。

充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立檔案信息平臺(tái)，完善數(shù)字化檔案庫(kù)，豐富數(shù)字檔案資源，開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)檔案檢索、傳輸通道，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，提高檔案利用效率。定期開(kāi)展檔案信息檢查工作，保證檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效的同時(shí)，數(shù)字化檔案應(yīng)與實(shí)體檔案保持一致。加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的安全管理，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，防止失密、泄密的發(fā)生。積極組織檔案信息化培訓(xùn)，加快數(shù)字化、信息化知識(shí)普及，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國(guó)家和人民群眾根本利益的重要依據(jù)，在新能源迅猛發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各有關(guān)單位和相關(guān)人員有必要認(rèn)真分析檔案工作面臨的新形勢(shì)新困難新問(wèn)題，采取積極務(wù)實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施，加大對(duì)檔案工作的支持和保障力度，將能更好推動(dòng)檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。