大數(shù)據(jù)背景下計算機檔案管理系統(tǒng)的應用及安全維護路徑研究

焦海勤 駐馬店市衛(wèi)生計生監(jiān)督局

在新時代下，隨著計算機信息技術的不斷發(fā)展，人們的日常生活、生產(chǎn)每天都會產(chǎn)生數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)，基于此，大數(shù)據(jù)背景下任何工作都會受到一定的影響，檔案管理是關乎一個國家、個人信息安全的重要工作，但是檔案管理的模式依舊是傳統(tǒng)的形式，并沒有進行創(chuàng)新，為了更好地優(yōu)化與改進檔案管理的工作，充分應用計算機檔案管理系統(tǒng)進行檔案信息的管理，需要采取必要的措施，確保檔案收集、整理、分類以及檔案信息安全，達到提高檔案管理工作效率的目的。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息管理工作意義

如今，云計算與大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為IT熱門領域，而現(xiàn)代信息技術也成了信息時代的重要主題，其中大數(shù)據(jù)分析技術對檔案管理工作造成巨大沖擊，有挑戰(zhàn)也有機會，對檔案管理工作而言，將大數(shù)據(jù)技術應用到檔案管理工作中具有重要的意義。首先，應用大數(shù)據(jù)分析技術能夠有效改善檔案管理的效率，使檔案管理模式從傳統(tǒng)的瑣碎、重復轉(zhuǎn)化為如今的智能、簡單，給使用者帶來更加個性化的服務，通過檔案的在線辦理，大大節(jié)省了中間的程序，從而達到了“一條龍”的網(wǎng)上服務。此外，通過運用大數(shù)據(jù)分析技術，還能夠加強在不同區(qū)域、不同單位、不同部門之間的聯(lián)系，利用共享技術實現(xiàn)資源共享。其次，大數(shù)據(jù)可以使信息推送更加準確，在檔案管理中，通過計算機系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的處理，對檔案信息的時間、地點、目的等進行全方位的分析，積累用戶的搜索習慣，依據(jù)用戶的數(shù)據(jù)搜索結(jié)果進行優(yōu)化，為用戶主動提供優(yōu)質(zhì)的、精準的信息。再次，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理中應用計算機檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案收集、整理的有效分工，利用現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術，讓多人同時在線對多本檔案進行同時的采集、整理。最后，隨著時代的變遷，人們的辦公開始向無紙化過渡，計算機檔案管理系統(tǒng)的應用將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案變?yōu)殡娮訖n案，方便人們?nèi)粘５牟榭匆约皵y帶。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

受到互聯(lián)網(wǎng)的影響，檔案管理工作在其應用與安全管理方面受到影響與制約。現(xiàn)階段針對檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀，分析檔案管理面臨的困境以及問題產(chǎn)生的原因，最后尋求解決的方法，以提升檔案信息管理工作的效率。

（一）員工素質(zhì)較低、管理松懈

受傳統(tǒng)思想的影響，人們認為檔案管理就是簡單地將檔案進行整理、分類，是一種技術含量低的工作，因此檔案管理的人員通常年齡較大，只需要完成檔案收集、整理等常規(guī)性的工作即可，對檔案管理的要求低，管理方式松懈，這樣松散的管理模式，會導致人員工作粗心，態(tài)度懶散，這一現(xiàn)象與如今信息化時代的發(fā)展嚴重不符。同時隨著大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用，為了方便工作，應該要求檔案管理者需要有一定的檔案管理知識，并且具有一定的計算機應用的知識，但目前在檔案管理中缺乏這種復合型的人才，導致在日常的工作中，由于員工缺乏大數(shù)據(jù)技術的相關知識，無法有效的保障檔案管理工作的安全性與高效性。長此以往，會給檔案信息管理帶來嚴重的阻礙，不利于檔案管理的發(fā)展。

（二）管理設備落后

在近幾年，由于互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，計算機已經(jīng)走進了千家萬戶，人們的工作也逐步由線下辦公轉(zhuǎn)為線上辦公，計算機網(wǎng)絡涉及的領域也越來越多，設備更新?lián)Q代的速度也隨之加速。計算機檔案管理系統(tǒng)為檔案信息管理工作提供了極大的便利，但是由于一些部門資金不足或者領導不重視、導致管理設備落后、缺乏完善的硬件設備和軟件程序，在遭遇黑客襲擊或者病毒入侵之后，會對檔案信息的安全造成嚴重的威脅，非常容易造成個人信息的泄露。

（三）制度標準不夠完善

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，人們在享受便捷的同時，也為人們的信息安全帶來了一定的危險。由于在檔案管理方面，計算機檔案管理系統(tǒng)的應用雖然可以高效的提升工作效率，但是相關部門由于制度條款的缺失，導致一些不法分子會偷偷竊取檔案信息，從中牟利。雖然我國頒布了《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》等有關條例，但是我國在網(wǎng)絡管理中的法律法規(guī)仍然不夠完善，這也會在一定程度上對檔案信息安全造成威脅。另外，由于檔案管理者的安全意識不足，缺乏相關的安全防護措施，在進行檔案管理時，會由于操作不當，導致信息的丟失。

（四）信息儲存方式存在安全隱患

傳統(tǒng)的檔案信息存儲主要采用的是紙質(zhì)儲存的方式，只要保存得當，可以長期保存，但缺點也非常明顯。紙質(zhì)的檔案不利于攜帶，而且非常占用空間，在每次查找時也會非常麻煩，工作效率低。在應用計算機檔案管理系統(tǒng)之后，檔案信息可以直接儲存在電腦、硬盤或者移動磁盤中，這樣可以有效地解決紙質(zhì)檔案存在的問題。但這樣一來，對設備的要求就會提高，要保證儲存設備的安全性，防止因意外造成設備損壞，從而導致信息丟失或者變成亂碼文件。

（五）計算機網(wǎng)絡的不穩(wěn)定性

隱私與安全性歷來是人們所關心的問題，但在如今網(wǎng)絡化時代，電腦的安全問題也成為人們關心的焦點。目前由于互聯(lián)網(wǎng)的安全性問題很大，在檔案保管工作中，將大量文檔信息錄入電腦、網(wǎng)盤等設備中時，會因為計算機網(wǎng)絡的漏洞而危及電腦的安全穩(wěn)定性，一旦發(fā)生崩盤的現(xiàn)象時，會造成大量個人信息的泄漏，特別是有些關鍵的個人信息一旦泄漏就會給使用者造成很大的經(jīng)濟損失。所以在檔案保管中，一定要提高電腦與文檔系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，這也是目前檔案保管中存在的重點問題所在。

三、大數(shù)據(jù)背景下計算機檔案管理系統(tǒng)的安全維護有效措施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，根據(jù)當前檔案管理工作中的實際發(fā)展狀況，為進一步提升檔案管理的效率，提高檔案信息安全的管理水平，就必須剖析其問題產(chǎn)生的原因，并制定必要的對策，以消除隱患和威脅，從檔案的管理和技術手段兩個方面著手，采取科學合理的管理方法，確保檔案信息的安全性，達到互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理技術的高效融合，以推動檔案保管工作蓬勃發(fā)展。

（一）檔案管理方面的措施

在大數(shù)據(jù)時代下，保證檔案管理安全，在檔案管理方面需要采取如下措施：

（1）規(guī)范制度標準，優(yōu)化工作方式

為了減少檔案管理的安全風險，在大數(shù)據(jù)管理的背景下，要針對檔案的特性而建立不同的管理體系。主要可以針對檔案的種類、使用方式等特性，將其加以細分，然后就可以去掉無用的檔案資料，把各類實際的、可用的文檔加以保留，這樣才能便于人們進行檢索。同時檔案管理的制度與規(guī)范優(yōu)化了文檔的安全管理，可以嚴密把控文檔的安全。比如可以設置檔案數(shù)據(jù)的收集系統(tǒng)，然后再根據(jù)法律制度中的規(guī)定與規(guī)范，明確檔案的分類規(guī)定，然后設置檔案信息分類系統(tǒng)，可以合理地把各種檔案信息加以分門別類，然后在檔案管理中進行檔案統(tǒng)計分析，在這一步還可以設置文檔分類系統(tǒng)。最后為了確保檔案信息系統(tǒng)的安全性，就必須設置對檔案的安全與管理制度，并且采取更加嚴密的監(jiān)察管理，保證檔案信息安全，確保檔案資料不會出現(xiàn)丟失或者泄露。經(jīng)過這一系列的措施，優(yōu)化檔案管理的工作方式，保證員工的工作更加嚴謹、規(guī)范，有效避免檔案流失。此外，在檔案管理人員的安排上，要制定人員細則，盡量做到專人專管，保證工作流程的完整性，明確責任事故追究辦法，加強員工的工作責任心，從源頭杜絕因員工粗心大意而導致的檔案信息泄露或者丟失。

（2）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員必須充分認識檔案管理工作的重要性，要時刻保持對檔案管理工作的責任意識。部門要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理員的整體素質(zhì)。比如可以組織員工進行學習，讓他們認識到檔案的重要性，只有從內(nèi)心重視檔案管理，才能在日常的工作中，以嚴謹、細致的態(tài)度去開展工作，進而推進檔案管理工作的健康發(fā)展。此外，在工作中要注意提升檔案管理員的計算機技術水平，使其熟練掌握計算機知識，可以熟練的應用計算機檔案管理系統(tǒng)，避免因操作不當而出現(xiàn)錯誤。例如可以經(jīng)常舉辦計算機專業(yè)技能培訓，在培訓過程中要豐富培訓內(nèi)容，采取多種培訓手段，在教育的內(nèi)容與形式上進行創(chuàng)新，從而激發(fā)學習興趣。在教育內(nèi)容上，可以利用多媒體播放一些有關計算機技術的知識、視頻或者圖片，讓學員可以從中直觀的學習計算機檔案管理系統(tǒng)的應用與操作知識。還可以通過實際操作的學習方式，進一步熟悉檔案管理系統(tǒng)，從而鍛煉學員的技能水平。另外，在培訓形式上可以采用知識競賽、操作技能比賽等活動強化計算機專業(yè)知識的培訓。

（3）更新設備，加強管理

在大數(shù)據(jù)時代下，為了進一步提高檔案管理的工作效率，確保檔案信息的安全，要及時對設備進行更新，提供設備支持，進行計算機維護升級以及軟件升級，以應對病毒的侵入，防止由于計算機設備落后而導致檔案信息泄露。同時優(yōu)化設備，對計算機進行升級換代，確保在查閱和調(diào)取信息時，節(jié)省很多時間與精力，提高工作效率，有利于檔案管理工作的發(fā)展。

（二）技術方面

在“大數(shù)據(jù)”環(huán)境中，因為檔案信息的內(nèi)涵豐富、錯綜復雜，要提高檔案管理的實效性，保障檔案信息的安全，在檔案管理的技術方面，可采取以下對策：

（1）加強檔案數(shù)據(jù)的存儲安全

受到計算機信息技術的沖擊，在檔案管理中，為了方便檔案信息管理，應該將檔案管理與計算機技術有機地結(jié)合在一起，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦男畔⒒瘮?shù)據(jù)，將檔案信息直接上傳到計算機檔案管理系統(tǒng)中，將數(shù)據(jù)存入電腦、硬盤以及磁盤中，這樣便于日常操作，可是還會存在一定的安全隱患。為了保證檔案信息的儲存安全，在檔案管理中要加強信息數(shù)據(jù)的儲存，注重檔案數(shù)據(jù)的儲存基礎化，在收集好檔案信息之后，對信息進行集中的分析處理，將檔案信息處理成結(jié)構化的數(shù)據(jù)，并且通過構建數(shù)據(jù)庫，設置安全密鑰的方式，將數(shù)據(jù)進行安全保存，防止病毒的侵入以及黑客的攻擊，有效的提升檔案信息的儲存安全。

（2）構建檔案管理的安全體系

信息時代，檔案信息的安全容易受到網(wǎng)絡影響，會產(chǎn)生許多不安全因素。為了保證檔案信息的安全，需要構建一套完整的安全管理體系，為電子檔案提供一個安全的、穩(wěn)定的保存環(huán)境。首先檔案安全管理部門要構建好電子檔案信息安全管理體系、安全運行體系，從整體出發(fā)，制定安全管理制度，從檔案信息的收集、整理、分類、分析四個方面做好檔案管理系統(tǒng)的安全建設。其次制定好檔案信息的安全規(guī)劃，分析出其中存在的安全隱患，制定相應的應急措施，在檔案信息流轉(zhuǎn)的過程中，注重系統(tǒng)的管理，比如要及時安裝殺毒軟件，防止病毒攻擊，另外要定期進行軟件更新，確保檔案信息安全。最后在數(shù)據(jù)管理儲存方面，根據(jù)數(shù)據(jù)的數(shù)量、類型進行加密處理，同時做好數(shù)據(jù)備份工作，采取專人負責的原則，對數(shù)據(jù)進行定期備份，防止因操作不當，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。

（3）加強檔案管理系統(tǒng)的訪問控制

在檔案管理工作中，要想確保檔案信息的安全，必須要加強檔案系統(tǒng)的訪問控制，防止非工作人員進入檔案管理系統(tǒng)中竊取信息。因此在人員進入系統(tǒng)時，要對系統(tǒng)進行訪問控制。這一過程可以對操作人員進行核驗，只有符合要求者才能進行系統(tǒng)對其進行檔案查詢、查看等操作。比如在訪問控制中首先可以對訪問者進行登錄賬號的驗證，其次可以通過密碼、驗證碼等進行第二步的核驗，最后還需要通過指紋識別、人臉識別等措施進行第三步驗證，通過之后才能進入系統(tǒng)進行正常的操作。如果其中的任一環(huán)節(jié)無法通過，則沒有權限進入系統(tǒng)。這樣三步措施可以有效避免非工作人員訪問系統(tǒng)，對檔案信息進行竊取，從而出現(xiàn)用戶隱私泄露的問題。

（4）網(wǎng)絡權限保護

現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，往往存在非授權者可以經(jīng)由其他途徑進入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象，為了防止此類情況發(fā)生，保障文檔信息系統(tǒng)的安全性，就必須對網(wǎng)絡進行授權設置，合理地對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理、操作、訪問人員實行授權管理，限制相關人員在檔案管理系統(tǒng)中的操作范圍和操作權限，保障重要文檔的安全性。例如對文檔的刪除、添加還有其他的操作都必須根據(jù)工作人員的職責加以劃分，將其分成管理員、審核員、普通職工等。管理員可以對文檔進行刪除、添加的操作；審核員可以對檔案的內(nèi)容將進行審核，保證檔案信息的準確性；普通員工則只可以對檔案信息進行查閱、整理，不能夠直接刪除檔案內(nèi)容、對其進行修改。這樣通過對網(wǎng)絡權限進行設置，對員工進行職責分工，保證分工明確，權責清晰，有利于提高檔案信息的安全。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時代，想要做好檔案管理工作，就必須與時俱進，將檔案管理與大數(shù)據(jù)技術結(jié)合，建立計算機檔案管理系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中完成信息的收集、整合、分類、分析等管理工作，這才能高效的提高檔案管理工作的效能，使檔案管理變得越來越智能化、便捷化。但在檔案管理日益便利的今天，檔案的安全又遭到了很大威脅。檔案信息關系到一個國家、公司、民眾的安全，所以在歸檔保管時要特別重視檔案信息系統(tǒng)的安全性與可靠性，并制定必要的保護措施，從檔案管理和科學技術兩個方面展開，一方面重視工作人員的培訓，健全歸檔保管的規(guī)章制度，保證管理過程的安全；另一方面，要加強檔案管理系統(tǒng)的技術要求，對系統(tǒng)進行升級，構建安全管理的體系，加強檔案數(shù)據(jù)儲存安全，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，通過多方努力，使檔案管理逐步走上安全的發(fā)展道路。