基于大數(shù)據(jù)的高職院校檔案信息化建設(shè)路徑選擇

周海澎，陳業(yè)佳，馬 成

（河北軟件職業(yè)技術(shù)學院，河北 保定 071000）

高職院校檔案資料主要來自于各種教育教學和社會實踐活動，是伴隨學校發(fā)展所產(chǎn)生的值得保存、參考的資料。它們主要以文字、圖片、表格、音頻、視頻為載體，經(jīng)過歷史沉淀成為學校獨有的精神財富和文化遺產(chǎn)，也是高職院校未來發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案資料越來越多、越來越復雜，若仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率會比較低下，不利于檔案工作的發(fā)展。因此，高職院校加強信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應用，構(gòu)建高職院校檔案信息化建設(shè)體系，提升數(shù)據(jù)分析和管理能力，提升檔案管理水平勢在必行。

一、高職院校檔案信息化管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)應用現(xiàn)狀

從淺層次的理解來看，無論在生產(chǎn)還是生活方面，數(shù)據(jù)量過于龐大的都能夠算作大數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)有著相同的特點，每一組數(shù)據(jù)的內(nèi)容都特別多，選擇上也特別復雜，而且數(shù)據(jù)的價值都非常大。當前大數(shù)據(jù)的應用已經(jīng)越來越廣泛，因此為了解決大數(shù)據(jù)所帶來的問題，積極應用眾多挑戰(zhàn)，各個領(lǐng)域都開始更多地關(guān)注并致力于研究大數(shù)據(jù)的合理利用[1]，檔案管理領(lǐng)域也不例外。

我國高職院校在檔案管理方面引入大數(shù)據(jù)理念，最主要的應用體現(xiàn)在下述幾個方面。第一，隨著大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的引進，電子檔案的應用逐漸取代原有的檔案模式，檔案的管理向網(wǎng)絡(luò)化靠攏，將大量的信息記錄在網(wǎng)上便于查詢，這與我國信息化的建設(shè)遙相呼應[2]。第二，電子政務的發(fā)展有了長足進步。對于檔案管理，人們已經(jīng)不滿足于單純的記錄，而是希望通過對檔案中的數(shù)據(jù)進行分析、研究，找出檔案數(shù)據(jù)背后隱含的信息和經(jīng)驗知識，為解決現(xiàn)實問題提供支撐。第三，信息化建設(shè)滿足了人們對知識管理的要求。在大數(shù)據(jù)環(huán)境的語境中，人們不再局限于檔案信息的收集，更注重調(diào)用檔案資源的便捷，這樣檔案的管理資源就變成了我們的知識資源。第四，檔案信息化完美地解決了數(shù)據(jù)的儲存和備份要求。尤其在這個大數(shù)據(jù)時代，海量信息的儲存和備份給人們帶來了極大困擾，而檔案的信息化管理完美地解決了這一問題。

二、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案信息化所面臨的問題

（一）紙質(zhì)檔案的局限

在檔案管理與應用中，紙質(zhì)檔案的局限日益明顯。我國高校以立德樹人為根本任務，提倡“德智體美勞”五育并舉，學校不再單純地注重培養(yǎng)單一技能的學生，而是向培養(yǎng)復合型的高素質(zhì)人才而努力[3]。因此，眾多高職院校的學生檔案管理業(yè)務量大增。除了學生最基本的個人信息資料外，還附加了許多不同類型的信息，比如學生在校期間個人的思想品德問題，是否出現(xiàn)過影響信用的行為，在學習的過程中是否有某一方面的能力特別突出，參加過哪些實踐活動以及活動表現(xiàn)等等，這些都需要記錄在學生的個人檔案中加以留存。如果還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案管理的壓力會持續(xù)增加，管理效率會特別低下，還可能出現(xiàn)信息不準確、不完整的情況。但是盡管有著諸多缺點，當前仍然有許多高職院校依然使用紙質(zhì)管理的方式，檔案信息化發(fā)展依舊緩慢，有待于進一步增強。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各高校也在逐步開展信息化建設(shè)，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展提上了日程。在大數(shù)據(jù)背景下，每一所高職院校在數(shù)據(jù)的儲存和管理模式上都應提出更高的目標和要求，加速檔案資源的電子化和網(wǎng)絡(luò)化以及紙質(zhì)文件的數(shù)字化建設(shè)，在學生檔案管理方面應以電子方式對學生的檔案進行存儲和處理，以便于更好更便捷地查詢利用。

（二）檔案信息化建設(shè)體系的缺失

首先，許多高職院校在進行檔案信息化建設(shè)前缺少系統(tǒng)部署和頂層設(shè)計，處于一種摸著石頭過河的狀態(tài)，更注重著眼于解決當前的問題，沒有制定長遠詳細的信息化建設(shè)方案。更有甚者對具體的檔案信息化建設(shè)工作不重視，也就更加不可能為了實施信息化而制定相關(guān)的政策。絕大多數(shù)高職院校沒有安排信息化建設(shè)專項資金預算，而沒有足夠的資金支持，信息化建設(shè)也就無從談起。

其次，高職院校相應管理人員對信息化建設(shè)工作缺乏足夠重視，沒有對檔案信息管理的組織結(jié)構(gòu)進行全面調(diào)查和規(guī)劃。購買信息化設(shè)備時缺乏通盤考慮，部分學校存在“會買不會用”的尷尬情況，如果更先進、更昂貴的設(shè)備無法得到有效利用，會造成嚴重的資源浪費。此外，個別工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)跟不上時代發(fā)展，工作效率較低。例如，在電子信息輸入完成后要對后續(xù)信息及時加工整理，否則便會出現(xiàn)信息缺失的情況，有的工作人員不重視這一步，造成信息錄入漏洞，而為了彌補信息的缺失，需要更多的時間來重新調(diào)查，降低了工作效率。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的對策

首先，更新管理理念。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作第一步要做的便是調(diào)整觀念。高職院校校級領(lǐng)導是檔案信息化建設(shè)的重要策劃人，其思想應該與時俱進，無論是在軟件方面還是硬件方面，只要是經(jīng)過調(diào)查論證的合理需求，就要為檔案信息化建設(shè)鋪平道路，并隨時關(guān)注檔案信息化建設(shè)的實施程度。[4]

其次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理。當前高校檔案管理中，許多檔案都在各部門儲存，并沒有做到集中管理。大數(shù)據(jù)背景為學校檔案的系統(tǒng)化管理帶來了新的發(fā)展機遇，通過對數(shù)據(jù)庫進行集中綜合數(shù)字檔案管理，如獎學金和助學金的記錄、每名學生心理上的發(fā)展、教師的錄用文件、教師的獎懲文件等都能夠在大數(shù)據(jù)的幫助下進行有效地利用，并且取代原來的管理模式，從而提高管理的科學性和準確性。

再次，完善檔案信息化建設(shè)體系。不能只單純解決信息化建設(shè)過程中的問題，還要建立相應的體系，使建設(shè)過程更加正規(guī)。目前，我國大部分高職院校在記錄文檔的過程中仍然使用紙質(zhì)文件，認為紙質(zhì)檔案文件更加簡單，對于建立電子檔案的管理模式并不十分在意。通過使用電子文檔對檔案信息進行記錄的觀念不強，電子文檔的標準化要求還處于起步階段。在這一點上我國與當前國際上的先進水平依然存在著較大的差距。因此，為了長遠發(fā)展，各大高職院校不能因為怕麻煩而不去改變。而且在檔案信息化過程中應持續(xù)關(guān)注最新的大數(shù)據(jù)研究成果，只有跟上大數(shù)據(jù)研究的步伐并不斷更新，才能夠在信息化道路上越走越遠[5]。

信息化最重要的是對大數(shù)據(jù)管理方面關(guān)鍵技術(shù)的開發(fā)，能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)進行處理并且儲存是大數(shù)據(jù)最核心的價值所在。充分使用云計算技術(shù)能夠為更多大數(shù)據(jù)的文件系統(tǒng)建立最基本的儲存和處理條件，以此為基礎(chǔ)便可以建立數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)的索引，索引工作一旦完成，在查詢數(shù)據(jù)的時候就會更加方便，工作效率也會得到大幅提高，因此，在檔案信息化過程中大數(shù)據(jù)的信息開發(fā)技術(shù)顯得尤為重要。在開發(fā)過程中，如果能夠在眾多潛藏的信息之中篩選出有用的信息會使大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展取得更大突破。因此大數(shù)據(jù)管理中心技術(shù)的發(fā)展，能夠為高校的檔案管理提供更加智能化和網(wǎng)絡(luò)化的信息服務，并充分實現(xiàn)檔案信息的檢索和跟蹤推送，使檔案管理事業(yè)有新的發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)背景下高職院校實現(xiàn)檔案信息化管理的路徑

高職院校應將實現(xiàn)檔案信息化管理作為一個必須達成的目標，在進行大數(shù)據(jù)研發(fā)的過程中要更加專注。每一項研發(fā)的背后都需要龐大的數(shù)據(jù)支持，只有這些數(shù)據(jù)是準確和客觀的，才能夠確保得到的最終分析結(jié)果是準確的。例如，不同的學校在創(chuàng)建本校的學生心理檔案時有著各自的標準，然而這樣的標準并不一定準確，必須要在一個確定并且準確的標準之下進行分析，才能夠使比對結(jié)果更加令人信服，因此，高職院校應設(shè)置統(tǒng)一的評估標準，使對比出來的數(shù)據(jù)結(jié)果更加客觀，而不是讓更多的主觀意識影響結(jié)果。例如，學校可以基于學生檔案管理中的心理測量表來整合學生心理檔案的數(shù)據(jù)，在大量數(shù)據(jù)支持下制定出一套普遍的標準，從而使學生的心理變化在學生心理檔案中可以得到充分體現(xiàn)。

為了提高檔案管理的效率和真實性，應該在大數(shù)據(jù)分析工具上進行一定的開發(fā)，加強與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司的合作，對產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)源進行充分利用。目前來看，在學生自主管理、獎學金評定和住宿管理上都能通過與信息服務公司的合作取得較大進步，并根據(jù)學校的實際情況開發(fā)出具有針對性的信息管理系統(tǒng)。因此，高職院校應該根據(jù)各自不同的管理需求開發(fā)符合自己學校實際的檔案信息化管理大數(shù)據(jù)分析工具。

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)應用是社會發(fā)展的潮流，也是高職院校檔案信息化發(fā)展的必然趨勢，這是一場涉及范圍十分廣泛并且長久的變革。大數(shù)據(jù)時代對高職院校檔案管理水平提出了新的挑戰(zhàn)，也提供了全新的發(fā)展空間，高職院校應順應變革趨勢，加快檔案信息化建設(shè)步伐，讓檔案工作變得更加客觀、更加科學、更加有效。