財務(wù)共享中心存在的風(fēng)險及對策研究
——以中石化為例

胡海華，尹燦欣，萬心怡，李 欣

(1.湖北經(jīng)濟學(xué)院 會計學(xué)院，湖北 武漢 430205；2.中南財經(jīng)政法大學(xué) 會計學(xué)院， 湖北 武漢 430073)

0 引言

財務(wù)共享中心可以將企業(yè)財務(wù)信息同步到相關(guān)使用者，使管理工作能達到一定的規(guī)模與標準。然而在實際運營過程中也暴露出一些問題和潛在風(fēng)險，如何解決存在的問題，進而規(guī)避風(fēng)險，提高財務(wù)信息的質(zhì)量及企業(yè)的經(jīng)營管理效率？因此，對財務(wù)共享中心存在的風(fēng)險進行深入研究就顯得尤為必要。

中國石油化工集團公司(以下簡稱“中石化”)是中國最大的一體化能源化工公司[1]，其子公司和業(yè)務(wù)范圍也隨著企業(yè)的擴張而增多和擴大，傳統(tǒng)的財務(wù)模式不能持續(xù)支撐集團的轉(zhuǎn)型與擴張。自2012年開始，中石化在分析學(xué)習(xí)國內(nèi)外大型集團財務(wù)共享服務(wù)經(jīng)驗后，開始建設(shè)財務(wù)共享中心，并結(jié)合自身實際情況進行實時升級改造。如今，中石化在我國大型集團企業(yè)中首創(chuàng)性建立了規(guī)模最大的財務(wù)共享中心。

鑒于中石化財務(wù)共享中心較大的業(yè)務(wù)量與運營規(guī)模，本文對中石化財務(wù)共享中心的構(gòu)建過程及運營成果進行分析和評價，研究現(xiàn)今財務(wù)共享中心存在的風(fēng)險，并提出相應(yīng)建議，以提高財務(wù)共享中心的運行效率，以期為企業(yè)健全財務(wù)共享中心提供一定參考。

1 中石化財務(wù)共享中心運營現(xiàn)狀分析

1.1 財務(wù)共享中心(FSSC)的概念

財務(wù)共享中心是將各分公司的會計業(yè)務(wù)集中于總部的共享中心來進行統(tǒng)一處理。這是一種新型的財務(wù)管理模式，是組織、人員和流程的再造，通過信息技術(shù)將重復(fù)的業(yè)務(wù)簡單化、標準化、流程化，可以改善企業(yè)在財務(wù)部門建設(shè)中存在的如重復(fù)投入、效率低下等問題；可以集中處理業(yè)務(wù)，形成規(guī)模效應(yīng)并使企業(yè)保持競爭優(yōu)勢。

1.2 中石化財務(wù)共享中心的發(fā)展現(xiàn)狀

2012年中石化開啟財務(wù)共享中心的試點建設(shè)，主要集中于開采、煉化和銷售3個版塊，針對開采業(yè)務(wù)成立東營分公司，下設(shè)淄博和濮陽2個服務(wù)部；對于煉化和銷售版塊，則成立了南京分公司，下設(shè)揚州和武漢2個服務(wù)部。中石化開采、煉化和銷售3個業(yè)務(wù)的財務(wù)共享中心主要設(shè)立于華東、西南、華中等地區(qū)[2]，其共享的財務(wù)數(shù)據(jù)為企業(yè)的會計核算及相關(guān)報表的編制提供有效信息，經(jīng)財務(wù)人員對所有公司業(yè)務(wù)進行全面梳理，財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)覆蓋范圍達828個場景?；诹己玫那熬?，中石化成立了我國石油企業(yè)首家獨立共享服務(wù)專業(yè)化公司，形成了契合自身實際財務(wù)體系的業(yè)務(wù)標準、管理體系和發(fā)展戰(zhàn)略。

中石化作為我國大型央企之一，始終順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，創(chuàng)新驅(qū)動財務(wù)模式轉(zhuǎn)型，不斷優(yōu)化財務(wù)流程，推進業(yè)務(wù)創(chuàng)新以實現(xiàn)數(shù)字化的智慧財務(wù)。主要做法：

(1) 降低運營成本，提高運營效率。中石化財務(wù)共享中心通過雙向索引和圖像識別等新技術(shù)，減少了基礎(chǔ)核算的重復(fù)性工作，模塊化的共享服務(wù)也廢除了冗余的步驟流程，大大提高了財務(wù)工作效率。同時，也對財務(wù)資源和人員進行集中配置，使財務(wù)流程更加簡單。

(2)保證會計信息質(zhì)量。中石化財務(wù)共享通過自主研發(fā)的RPA流程機器人代替基礎(chǔ)的人工核算，極大減少了人工核算差錯和舞弊的發(fā)生率，保障了會計信息的準確性和可靠性；大數(shù)據(jù)、云計算等在財務(wù)領(lǐng)域的運用也避免了紙質(zhì)資料的遺失；統(tǒng)一的核算標準規(guī)范了財務(wù)記賬流程，為管理層提供可比性的數(shù)據(jù)報告，加強了對分公司財務(wù)狀況的把控，降低了因信息不對稱帶來的風(fēng)險。

(3)促進財務(wù)轉(zhuǎn)型，提高決策質(zhì)量。傳統(tǒng)財務(wù)結(jié)構(gòu)通常是財務(wù)會計人員占比較大，而幫助分析決策的管理會計人員占比較少。財務(wù)共享中心的建立，使財務(wù)人員參與企業(yè)整體的財務(wù)分析、預(yù)算差異分析和戰(zhàn)略支持等價值創(chuàng)造業(yè)務(wù)，實現(xiàn)財務(wù)會計向管理會計的職能轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)的經(jīng)營決策質(zhì)量。

2 中石化財務(wù)共享中心的現(xiàn)存風(fēng)險

近幾年來互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展讓大型企業(yè)集約化管理的優(yōu)勢逐漸減弱，由于中石化的股權(quán)結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜，旗下分公司較多，管理難度較大，有較高的財務(wù)風(fēng)險。因此，盡快升級財務(wù)共享平臺，是中石化現(xiàn)在需要努力的方向。以下風(fēng)險需要注意。

2.1 組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險

中石化目前的機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)流程的匹配程度并不高，例如，旗下的石化盈科與共享服務(wù)端的部分職責(zé)劃分不夠細致，導(dǎo)致出現(xiàn)了企業(yè)端業(yè)務(wù)重復(fù)上報、部門間職責(zé)分工交叉、共享端跨部門處理業(yè)務(wù)等問題，這不僅使企業(yè)的職能權(quán)限交叉混亂，更增加了各部門之間的溝通成本。據(jù)中石化財務(wù)運營成本分析，在財務(wù)共享的背景下，仍有66%的財務(wù)工作由人工完成[3]，人員配置沒有及時調(diào)整更新，不符合成本效益原則。此外，財務(wù)共享中心使企業(yè)對高素質(zhì)的財務(wù)管理人員需求增加，但基礎(chǔ)財務(wù)人員的自主性降低，造成人員管理風(fēng)險；組織架構(gòu)設(shè)計不合理，亦影響日常運營甚至是戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

2.2 流程再造風(fēng)險

新財務(wù)流程必會對既有流程造成影響，如何對組織結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化升級？如何將人力資源安排妥當？如何使員工清楚認知新崗位職責(zé)以及相關(guān)績效標準？如何合理利用前期的投入成本及后期業(yè)務(wù)的前饋控制？這些問題都潛藏一定風(fēng)險。

中石化財務(wù)共享中心在建立初期的實施復(fù)雜度和工作協(xié)調(diào)難度較大；且由于部分設(shè)計的不適配性，使共享端對企業(yè)原有工作流程的優(yōu)化不夠合理，在運營期間出現(xiàn)了付款差錯增多及銀企對賬滯后等問題；部分子公司甚至并未根據(jù)轉(zhuǎn)型的方向及時進行財務(wù)職能優(yōu)化或相關(guān)業(yè)務(wù)調(diào)整，相對滯后的業(yè)務(wù)流程反而制約了共享效率。

財務(wù)共享中心的思維讓業(yè)務(wù)處理端遠離了財務(wù)端，讓會計處理脫離了特定環(huán)境，反而增加了機會成本，成為新的掣肘和瓶頸。財務(wù)共享中心作為財務(wù)信息數(shù)據(jù)平臺，其系統(tǒng)更新、方案優(yōu)化、流程設(shè)計和開發(fā)，應(yīng)進一步向智慧財務(wù)轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

2.3 人員轉(zhuǎn)型風(fēng)險

財務(wù)共享中心上線之初的阻力主要是由傳統(tǒng)模式向新型共享模式的轉(zhuǎn)型帶來的。員工能否面對財務(wù)共享中心帶來的裁員困境、能否適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)的變革和業(yè)務(wù)流程的重塑、能否意識到財務(wù)轉(zhuǎn)變的必要性等問題都可能會給員工造成一定影響，甚至可能會產(chǎn)生操作錯誤，導(dǎo)致間接管理成本增加。同時，中石化實施財務(wù)共享中心后，財務(wù)人員的結(jié)構(gòu)也需要重新調(diào)整，人工智能終將替代簡單的會計記賬等創(chuàng)造性低的工作。全新的財務(wù)管理體系也在成本分析、預(yù)算管理、資源配置等方面需要更高素質(zhì)的人員，人員的主觀意愿與企業(yè)的客觀需求共同倒逼財會人員轉(zhuǎn)型。

2.4 項目風(fēng)險

由于財務(wù)共享中心主要通過線上模式與分公司進行業(yè)務(wù)溝通，存在信息失真的可能性，導(dǎo)致相關(guān)財務(wù)處理可能與具體實際情況相脫離，存在預(yù)算緊張或松弛的風(fēng)險。

由于企業(yè)注冊地與會計核算地不一致，共享中心對當?shù)氐恼咦儎硬粔蛎舾?，也帶來了本土地區(qū)稅務(wù)政策與總部地區(qū)不一致的問題，影響稅務(wù)籌劃，甚至忽略特殊稅務(wù)處理問題，可能給企業(yè)帶來損失[4]；信息不對稱的問題也使企業(yè)無法及時了解特殊情況、識別相關(guān)風(fēng)險并采取合理措施；而僅通過分公司提交的電子憑證判斷票據(jù)及業(yè)務(wù)真?zhèn)?，也會干擾管理層的決策，帶來業(yè)務(wù)經(jīng)濟損失風(fēng)險。

2.5 信息技術(shù)風(fēng)險

財務(wù)共享中心實施的目的是建立安全、穩(wěn)定、有效的信息管理系統(tǒng)，搭建和運營財務(wù)共享中心平臺自然存在業(yè)務(wù)流程和信息安全的風(fēng)險。

由于技術(shù)平臺的開發(fā)端與實際業(yè)務(wù)端操作并不相同，難免出現(xiàn)相關(guān)軟件與財務(wù)實質(zhì)相分離的情況。此外，若無法保證信息系統(tǒng)的安全性，可能會使企業(yè)存在商業(yè)機密泄露風(fēng)險。新系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，也會使新型財務(wù)共享系統(tǒng)與企業(yè)自有系統(tǒng)無法契合，難以正常進行業(yè)務(wù)處理和財務(wù)分析，甚至有數(shù)據(jù)信息丟失的風(fēng)險。信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的不確定性，也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被人為篡改和竊取，增加企業(yè)運營風(fēng)險[5]。

3 風(fēng)險形成的動因分析

3.1 組織流程風(fēng)險的動因分析

在由傳統(tǒng)記賬模式向財務(wù)共享模式轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)的組織架構(gòu)以及部門間的職能權(quán)限需要重新分配。職責(zé)劃分不明確，可能會造成重復(fù)作業(yè)，或部分責(zé)任方缺失的亂象，降低企業(yè)的正常營運效率。

財務(wù)共享模式可以促進對現(xiàn)有財務(wù)流程的改造升級，提升財務(wù)工作效率和信息質(zhì)量。但在共享中心建設(shè)初期，新的財務(wù)流程則一定會對現(xiàn)有的財務(wù)模式造成一系列影響，一旦新舊流程存在不順暢銜接，則會對企業(yè)長遠發(fā)展造成負面影響。此外，新流程的運用也需要進行測試，某一環(huán)節(jié)的運行不暢很可能會影響整個流程的運作。

3.2 人員風(fēng)險的動因分析

財務(wù)共享中心將大幅取代財務(wù)會計的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，對原先手工記賬等基礎(chǔ)核算人員提出了新的要求，需要其迅速通過學(xué)習(xí)并熟練掌握相關(guān)軟件的操作方式，提高自己的數(shù)據(jù)分析與參與決策能力，培養(yǎng)創(chuàng)新意識。但從基礎(chǔ)的核算向財務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)分析等管理層面發(fā)展需要其自身的綜合素質(zhì)提升和企業(yè)的激勵與培訓(xùn)，所以現(xiàn)階段財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型還較為困難。

3.3 信息技術(shù)風(fēng)險的動因分析

財務(wù)共享中心的建立與運行離不開信息技術(shù)的支撐，使共享中心存在信息技術(shù)風(fēng)險。由于技術(shù)平臺的開發(fā)與實際業(yè)務(wù)人員并不相同，且部分技術(shù)人員缺少財務(wù)背景，相關(guān)應(yīng)用設(shè)計可能無法切實體現(xiàn)財務(wù)實質(zhì)。同時，中石化分公司的產(chǎn)業(yè)涉及不同板塊，因此不同分公司對財務(wù)共享系統(tǒng)的需求存在一定差異。

4 應(yīng)對風(fēng)險的措施

針對上述風(fēng)險，可以通過以下一系列措施來減少甚至規(guī)避風(fēng)險，進一步發(fā)揮財務(wù)共享中心的作用與優(yōu)勢。

4.1 重塑組織結(jié)構(gòu)，強化財務(wù)共享理念

在完善財務(wù)共享中心體系時，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身特點和具體業(yè)務(wù)流程，重新建構(gòu)部門職能與人員配置，尤其要注意部門之間的配合銜接，從而充分發(fā)揮內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)作用。同時，可以以ERP等信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，高屋建瓴地搭建一體化財務(wù)共享信息系統(tǒng)，幫助企業(yè)實現(xiàn)集中化、扁平化管理。

財務(wù)共享中心的建設(shè)是實際投入與觀念轉(zhuǎn)變的有效結(jié)合，也是對傳統(tǒng)管理模式顛覆性的變革。因此，應(yīng)該自上而下地對財務(wù)共享理念進行宣傳與推廣，提升員工對企業(yè)財務(wù)模式轉(zhuǎn)變的認同感，以提高整體管理效率。定期開展宣講交流會，也能讓員工更好理解并信任財務(wù)共享、更好推動財務(wù)共享中心與原有業(yè)務(wù)的結(jié)合，從根本上做到企業(yè)上下一體的財務(wù)共享轉(zhuǎn)型。

4.2 更新業(yè)務(wù)流程，推行一體化運行模式

新流程的設(shè)計不能脫離企業(yè)的實際戰(zhàn)略目標，在新流程投入使用后，企業(yè)也需要進行調(diào)研分析，并對運營問題進行思考和優(yōu)化改進。為了使成本效益最大化，財務(wù)共享中心需要對高回報率業(yè)務(wù)及重要增值業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程進行合理規(guī)劃，并對現(xiàn)有財務(wù)與技術(shù)人員的專業(yè)能力進行評估，根據(jù)新業(yè)務(wù)流程來明確新的職責(zé)范圍，合理制定標準化績效。在后續(xù)革新中，也需要逐步完善財務(wù)共享中心的各項規(guī)章制度[6]。

除了業(yè)財一體化，企業(yè)也可以進一步建立一體化的共享服務(wù)公司運行機制。部分國際集團如SAP、巴斯夫等都在向財務(wù)、人力資源、IT一體化共享服務(wù)發(fā)展[7]。面對未來企業(yè)一體化發(fā)展趨勢，如果只傾向于財務(wù)方面，勢必會引發(fā)一定的問題。若企業(yè)能結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，將不同的業(yè)務(wù)逐漸融入一體化共享中，甚至將企業(yè)整體并入共享中心，由單一的縱向合并向橫向合并發(fā)展，可以節(jié)約更多企業(yè)成本，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。

4.3 促進人員轉(zhuǎn)型，制定績效考核標準

智慧財務(wù)時代，企業(yè)尤其要重視財務(wù)共享型人才的培養(yǎng)。財務(wù)共享中心給財務(wù)人員帶來較大的職能轉(zhuǎn)型風(fēng)險，所以企業(yè)需要幫助財務(wù)人員轉(zhuǎn)型為新型管理職能人員，并從思想觀念上認識到實施財務(wù)共享中心的必要性，促進個人發(fā)展與企業(yè)戰(zhàn)略目標達成一致。

為了適配財務(wù)共享服務(wù)并解決部門間職責(zé)權(quán)限交叉混亂等問題，非財務(wù)部門人員也應(yīng)進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，了解相關(guān)對接流程，實現(xiàn)企業(yè)整體組織結(jié)構(gòu)向共享模式轉(zhuǎn)變。此外，企業(yè)有必要根據(jù)財務(wù)共享模式來設(shè)計符合組織結(jié)構(gòu)的績效考核體系和監(jiān)督體系。清晰透明的晉升機制可以激發(fā)員工的工作熱情和學(xué)習(xí)主動性，促使財務(wù)人員的專業(yè)能力不斷提升。

4.4 強化業(yè)態(tài)融合，培養(yǎng)良好協(xié)作關(guān)系

強化業(yè)財溝通需要財務(wù)人員深入業(yè)務(wù)一線，保證其合法性并明確資金流動的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。監(jiān)督部門也需要不定時抽查，稽核業(yè)務(wù)的合規(guī)性，防止地方賬務(wù)脫離財務(wù)共享中心的總體賬務(wù)。同時設(shè)立相關(guān)崗位，專門關(guān)注各地的經(jīng)濟與稅務(wù)政策變動，及時調(diào)整區(qū)域性財務(wù)工作處理方式。財務(wù)共享中心模式下的業(yè)財交流，可以促進基礎(chǔ)崗位對上層財政政策的了解，從而在實際業(yè)務(wù)操作中更好地實施政策；而業(yè)態(tài)融合也可以促進形成新型伙伴關(guān)系，加強企業(yè)員工之間的認同感、集體感與歸屬感，共建和諧友好的工作氛圍。業(yè)財融合能夠幫助實現(xiàn)會計核算和事前、事中的管控，包括成本、稅收、外部政策環(huán)境甚至整個效益評估，幫助企業(yè)進一步防范風(fēng)險，提高企業(yè)對相關(guān)業(yè)務(wù)的掌控能力。

4.5 定期優(yōu)化升級系統(tǒng)，保證信息安全

在搭建財務(wù)共享中心時，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)該多與財務(wù)人員溝通，將財務(wù)工作整合為共享端口。企業(yè)需要設(shè)計和構(gòu)建一個兼容性的財務(wù)共享中心，以充分評估各層級的現(xiàn)狀，提高財務(wù)共享中心的整體適配性。

財務(wù)共享中心上線運營后，企業(yè)應(yīng)及時督促技術(shù)部門更新財務(wù)系統(tǒng)，讓財務(wù)共享更加貼合本公司的業(yè)務(wù)范圍與財務(wù)流程；建立數(shù)據(jù)安全反饋機制，采取多層級的防護措施，以保障信息數(shù)據(jù)的安全性；設(shè)定合理的安全標準與風(fēng)險預(yù)警機制，以幫助企業(yè)及時了解相關(guān)風(fēng)險；設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，以防數(shù)據(jù)被人為篡改和竊取，增強數(shù)據(jù)信息的安全性。

5 結(jié)語

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)模式也日漸成為現(xiàn)代大型企業(yè)所追求的發(fā)展方向。同時云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等更多新技術(shù)與傳統(tǒng)財務(wù)的結(jié)合與應(yīng)用，也讓企業(yè)將更多的資源與業(yè)務(wù)板塊納入實際應(yīng)用中，打破傳統(tǒng)財務(wù)模式的局限性，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。希望通過對中石化目前所存在的一系列風(fēng)險的研究，給正在建設(shè)財務(wù)共享中心及其后續(xù)轉(zhuǎn)型發(fā)展的傳統(tǒng)企業(yè)提供一定幫助，更好地規(guī)避可能存在的風(fēng)險，發(fā)揮財務(wù)共享中心的優(yōu)勢，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益。