辦公室云端革命

徐仁全

未來辦公室正在打破之前所有的禁忌，重新改寫數(shù)百年來的“OFFICE”定義。

有沒有發(fā)現(xiàn)，最近你的“OFFICE”開始變了。你，還在辦公室里辦公事？以為工作時(shí)間就是表訂的朝九晚五？任務(wù)，一定要老板交代才做？

看看1719 年的英國辦公室，那是一間存放有大量卷軸的房間，各種紀(jì)錄、合約、命令、公告都被記載于卷軸上；但是300 年過后，現(xiàn)在的“OFFICE”可不是這樣，辦公室開始從上對下的威權(quán)命令中解放，也在虛擬辦公室中尋找工作時(shí)間的自由，更重要的是，現(xiàn)代的職場開始相信意見不同的人可以一起共筆，甚至可以跟完全不認(rèn)識的人一起完成工作。去中心化、資源開放、群眾協(xié)作……，未來辦公室正在打破之前所有的禁忌，重新改寫數(shù)百年來的“OFFICE”定義。

這個(gè)新“OFFICE”定義，先感謝網(wǎng)絡(luò)工作平臺出現(xiàn)。

這些新科技數(shù)位工作平臺，幾乎要全面改寫所有管理大師曾經(jīng)以為的組織管理，因?yàn)橹灰粋€(gè)Hackpad，一個(gè)人就可以打敗一個(gè)團(tuán)隊(duì)；一個(gè)Google Drive，24小時(shí)的工作，1 小時(shí)就可以做完。

你的新“OFFICE”，可別以為只有各式各樣新穎的網(wǎng)絡(luò)工具。對，它們絕對可以幫你建立更有效率的工作平臺，但你也得變成一個(gè)更開放心態(tài)open mind 的工作人，因?yàn)樵谶@個(gè)科技數(shù)位所組成的虛擬辦公室里，你的價(jià)值，更重要的是要懂得用眾人智慧集體協(xié)作，成就更美好的未來。

現(xiàn)在的“OFFICE”組織，還有一個(gè)關(guān)鍵特性，它不再相信傳統(tǒng)上對下的權(quán)威，漸漸變成“去中心化”的光譜。像最近當(dāng)紅的通訊軟件微信、LINE 的組織，對內(nèi)所有人沒有職稱，人人發(fā)言權(quán)幾近平等，更共同協(xié)作的去中心化案例。

你還坐在傳統(tǒng)辦公室嗎？

OFFICE 新模式1 ：

上云端做生意

省時(shí)、省力、省成本的云端特性，可以隨時(shí)隨地創(chuàng)造高效率。通過App，項(xiàng)目管理、顧客開發(fā)維系，只要一機(jī)在手，就能輕松管好公司大小事。

聽過“呼叫師傅5945”這個(gè)網(wǎng)站嗎？它可是中國臺灣首屈一指的室內(nèi)外裝潢的媒合平臺。簡單地說，消費(fèi)者在網(wǎng)站上開出需求單，就能在24 小時(shí)內(nèi)配對合適的師傅來接單，這套媒合系統(tǒng)，讓傳統(tǒng)封閉的修繕市場，也借著數(shù)科技有了新生命。

師傅們?nèi)绾问褂镁W(wǎng)絡(luò)工具？創(chuàng)辦人張嘉新說，過去大部分裝潢師傅都不太會用電腦，更別說上網(wǎng)，即使有了智能型手機(jī)，使用率也不高，“直到LINE 出現(xiàn)后，師傅們才開始活絡(luò)了起來！”

對裝潢產(chǎn)業(yè)來說，LINE 是一個(gè)殺手級應(yīng)用。首先，長期合作的廠商會加入同一個(gè)LINE 群組，維系情感與了解近況，關(guān)系是長期而穩(wěn)定的。

其次，是把LINE 當(dāng)作項(xiàng)目管理工具。一個(gè)新開的裝潢案就是一個(gè)新的項(xiàng)目，并把相關(guān)工種的廠商拉進(jìn)群組里。各工種無論是溝通或回報(bào)狀況都在這個(gè)群組里面，借此達(dá)到工程控管的目的。

最后，LINE 也可以當(dāng)成微型CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)使用。通過LINE 跟客人建立關(guān)系，有利于施工前、中、后的溝通；完工驗(yàn)收后，也可跟客戶維持朋友關(guān)系，他們也會因此成為轉(zhuǎn)介新案源的人脈。

OFFICE 新模式2 ：

坐擁大數(shù)據(jù)的CEO

不用秘書、也無需眾多研究人員，只要和大數(shù)據(jù)打交道，客戶流量、商品管理、價(jià)格策略等資料一手掌握，快速透明做決策，一人也能創(chuàng)造高營運(yùn)效率。

擁有8000 萬名會員、2013 年?duì)I業(yè)額達(dá)到115 億元人民幣的電子商務(wù)平臺“1 號店”，創(chuàng)辦人兼董事長于剛，就是用一支智能型手機(jī)掌管公司大小事，不用秘書，也無需專屬辦公室。

一年有一半時(shí)間在國內(nèi)外出差的于剛表示，不論他在中國、新加坡， 甚至在度假，“只要打開手機(jī)，公司的業(yè)績報(bào)表就會通過一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)且自動的傳遞到手機(jī)里?！?/p>

1 號店搶的是指尖商機(jī)，只要在手機(jī)上滑幾下，就能完成下單，當(dāng)天或隔天商品就送到家。曾在戴爾（Dell）及亞馬遜（Amazon）待過的于剛，從創(chuàng)辦1號店的第一天起，就十分重視信息及資料管理，善用大數(shù)據(jù)（Big Data）的他，自行開發(fā)了一套資料生產(chǎn)系統(tǒng)及價(jià)格智慧系統(tǒng)（PIS）。

資料生產(chǎn)系統(tǒng)從每一筆消費(fèi)的累積中去了解實(shí)時(shí)的消費(fèi)行為，以掌握商品的進(jìn)貨、出貨，甚至減少庫存時(shí)間。1 號店的商品周轉(zhuǎn)率可以從50 天（業(yè)界水平）大幅降到18 天，靠的就是這套資料生產(chǎn)系統(tǒng)。

于剛透露，降低周轉(zhuǎn)率其實(shí)就是讓商品快速賣出去，通過系統(tǒng)了解哪些商品熱賣，倉庫就以這些商品為主，減少庫存。1 號店熱賣的1 成種類商品，涵蓋了8 成的訂單，就是靠這套系統(tǒng)，做到“零等待、零門檻及零成本”的目標(biāo)，也讓高層能快速做商業(yè)判斷。

另一套致勝系統(tǒng)是價(jià)格智慧系統(tǒng)。1 號店收集72個(gè)同業(yè)的網(wǎng)站，查詢1700 萬種不同商品，進(jìn)行訂價(jià)策略，訂出比同業(yè)便宜3%-5% 的價(jià)格，以吸引消費(fèi)者。

“動態(tài)的調(diào)整價(jià)格，可增加營收20%，”他說，這也是網(wǎng)絡(luò)工具帶給1 號店的實(shí)質(zhì)效益。一年換3 次手機(jī)的于剛，最近剛換iPhone 6 Plus，他笑說“大的很好，不傷眼”，也說明他常用手機(jī)監(jiān)控?cái)?shù)字報(bào)表。

OFFICE新模式3 ：

24 小時(shí)行動辦公室

新世代聰明工作術(shù)，不需開會，照樣完成跨部門合作項(xiàng)目，不傳email，第一時(shí)間也能解決客戶問題，快速溝通、快速集結(jié)成軍，大大提升工作機(jī)動性。

其實(shí)，網(wǎng)絡(luò)工具不只限于組織端的運(yùn)用，各種App 對個(gè)人來說，也都是十分方便好用的網(wǎng)絡(luò)工具，讓你隨時(shí)隨處都可以完成工作。

日理萬機(jī)的聯(lián)想臺灣總經(jīng)理梁百鋒是Google Drive（云端硬盤）的愛用者，不論人在哪里、用何種載具，他都能輕易讀取所需的資料。其他常用的軟件包括茄子快傳（SHAREit），它標(biāo)榜不需上網(wǎng)，就能傳輸比藍(lán)牙快60 倍的速度，梁百鋒會用它來傳送文件或圖片給同事，是在外部開會的好幫手。

不能漏掉的工作好幫手還有Evernote。原臺灣地區(qū)Evernote 負(fù)責(zé)人袁至中，現(xiàn)回美國總部擔(dān)任執(zhí)行長特助一職，他分享自己使用Evernote 的經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)時(shí)在裝潢迪化街辦公室之際，公事很忙，實(shí)在沒有辦法特別去想要買什么家具、要如何裝潢，于是他在Evernote建了一個(gè)記事本，大家只要出去逛街或到大賣場，看到適合的家具就隨手拍起來，做成型錄，還可以比價(jià)。同時(shí)用Evernote Web Clipper 網(wǎng)頁擷取工具，把網(wǎng)絡(luò)上看到喜歡的裝潢風(fēng)格剪下來，當(dāng)作自己的裝潢參考書，最后打造出理想中的辦公室模樣。

（作者為《30》雜志撰稿人）