利用信息技術(shù)再造急診入院管理流程*

吳志丹,薛 錦,師慶科

(四川大學(xué)華西醫(yī)院，成都 610041)

作為中國西部疑難危急重癥診療國家級(jí)中心，本院急診科每天有約600例次的急診就診量，每天需入院治療的患者約占急診就診量的30%，除需優(yōu)先收入院的重點(diǎn)病種和外科患者啟動(dòng)綠色通道入院外，急診還有近18%的患者被評(píng)估為暫不需要緊急入院診治的普通待入院患者。因急診各病區(qū)獨(dú)立又關(guān)聯(lián)運(yùn)作的特殊性，這批普通待入院患者的基本靠醫(yī)護(hù)人員人工管理，在辦理患者入院手續(xù)時(shí)流程繁雜，通常需反復(fù)溝通患者的入院信息，導(dǎo)致工作量較大，效率較低，患者和急診一線醫(yī)護(hù)人員的滿意度均較低[1-2]。為解決以上問題，眾多學(xué)者或以六西格瑪[3-4]、一體化模式[5-6]等項(xiàng)目管理為向?qū)Щ蛞詽M意度[7]為指導(dǎo)或以作業(yè)流程重組[8-9]為理論基礎(chǔ)，為急診入院流程管理優(yōu)化做出了貢獻(xiàn)。本院信息中心和急診科2020年起借鑒利用信息技術(shù)優(yōu)化醫(yī)院流程[10-11]，利用信息技術(shù)對(duì)急診原有入院流程進(jìn)行流程再造，優(yōu)化后的系統(tǒng)簡(jiǎn)化了急診待入院管理流程，效果顯著。

1 資料與方法

1.1 研究對(duì)象

2020年起本院信息中心和急診科利用信息技術(shù)對(duì)急診原有入院流程進(jìn)行流程再造。

1.2 方法

1.2.1原有急診患者入院流程分析

原有的急診患者入院流程一般是由醫(yī)師電話通知急診待入院管理人員，在待入院管理系統(tǒng)新增患者信息，將患者加入急診待入院列表中，并根據(jù)醫(yī)師的通知填寫擬入院的病區(qū)和擬入院科室等信息。當(dāng)入院服務(wù)中心工作人員在查看急診待入院列表時(shí)若有對(duì)應(yīng)空床會(huì)電話告知急診待入院管理人員，讓其通知相關(guān)患者到入院服務(wù)中心辦理入院手續(xù)，隨后患者仍需再去找急診醫(yī)師開具入院證方能辦理入院手續(xù)，見圖1。該流程存在以下問題：(1)醫(yī)師在確定患者能入院時(shí)才開具入院證，時(shí)間上可能導(dǎo)致醫(yī)師對(duì)患者情況記憶不準(zhǔn)確。(2)急診待入院管理人員需要在電話里與醫(yī)師溝通患者入院信息后才能在待入院管理系統(tǒng)上填寫，工作量較大，同時(shí)，電話溝通可能會(huì)導(dǎo)致信息傳遞出錯(cuò)；(3)急診待入院管理人員看不到入院服務(wù)中心給出的實(shí)時(shí)空床位信息，不能靈活安排患者，導(dǎo)致急診患者等待入院時(shí)間較長(zhǎng)；(4)患者入院后急診待入院管理人員需在待入院管理列表上將對(duì)應(yīng)患者刪除，否則會(huì)導(dǎo)致待入院列表上的數(shù)據(jù)和真實(shí)數(shù)據(jù)有出入；(5)若患者要修改擬入院病區(qū)和擬入院科室，醫(yī)師和護(hù)士需互相通知此項(xiàng)修改，此類由人傳話的工作方式，增加了醫(yī)師和護(hù)士的工作量，有效率低，且易產(chǎn)生信息不統(tǒng)一等缺點(diǎn)；(6)此外，患者在就診后急診醫(yī)師評(píng)估此患者需入院后只通知急診待入院管理人員進(jìn)行相關(guān)登記，易導(dǎo)致患者誤會(huì)醫(yī)師開入院證不及時(shí)，進(jìn)而存在引起醫(yī)患糾紛的隱患。

圖1 急診患者原有入院流程示意圖

1.2.2急診患者入院流程再造

針對(duì)原急診入院流程中存在的問題進(jìn)行深入剖析，提出以下針對(duì)性方案：急診患者在就診時(shí)急診醫(yī)師對(duì)患者進(jìn)行病情評(píng)估，如需入院，醫(yī)師在就診時(shí)將相關(guān)入院信息填寫至系統(tǒng)中，患者在收到入院通知后直接打印紙質(zhì)版入院證即可；保存入院證后，患者及其入院信息同步加入到急診待入院管理列表中，在急診待入院管理系統(tǒng)上可通過報(bào)床查詢功能查看入院服務(wù)中心提供給急診的各護(hù)理單元空床分配信息，再對(duì)患者的入院需求進(jìn)行相應(yīng)的簽床操作；患者簽床后，將從急診待入院管理列表中刪除，進(jìn)入已簽床列表，同時(shí)該患者信息會(huì)同步保存到入院服務(wù)中心的已簽床位查詢列表中；患者只需持紙質(zhì)版入院證到入院服務(wù)中心辦理入院即可。具體流程再造示意圖見圖2。

圖2 急診患者入院流程再造示意圖

1.2.3信息系統(tǒng)改造

為實(shí)現(xiàn)急診患者入院流程再造，對(duì)急診醫(yī)師入院證系統(tǒng)、急診待入院管理系統(tǒng)、入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)進(jìn)行了整合再造，實(shí)現(xiàn)了信息同步融合，具體改造方法如下。

1.2.3.1急診醫(yī)師入院證改造內(nèi)容

新增急診重點(diǎn)病種患者選項(xiàng)，打鉤后則不受相關(guān)簽床功能控制，急診醫(yī)師根據(jù)需入院患者病情來填寫入院證信息，并直接打印入院證給患者，患者拿著入院證即可走綠色通道入院；如未勾選急診重點(diǎn)病種患者選項(xiàng)則醫(yī)師填寫好入院信息后點(diǎn)擊保存，患者信息即可同步加入急診待入院管理列表中。當(dāng)醫(yī)師更新了患者的入院證信息，數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)同步到急診待入院管理系統(tǒng)。入院證上的住院科室與急診待入院管理系統(tǒng)上擬入院科室同步，患者確認(rèn)入院時(shí)再打印入院證，這樣就能保證系統(tǒng)的入院科室和紙質(zhì)的入院證一致，實(shí)現(xiàn)信息同步。

1.2.3.2急診待入院管理系統(tǒng)改造內(nèi)容

新增報(bào)床查詢功能可查詢?nèi)朐悍?wù)中心提供的各住院科室的床位分配情況，可查詢某個(gè)固定住院科室或全院科室為急診分配的床位情況，急診科可根據(jù)報(bào)床系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，合理分配入院患者及系統(tǒng)簽床操作；另外，若選中某個(gè)待入院患者后再進(jìn)行報(bào)床查詢，此時(shí)彈出的報(bào)床界面的科室會(huì)自動(dòng)默認(rèn)該患者的擬入院科室為檢索條件，此檢索條件也可以自行選擇。如患者有信息更新，如擬入院病區(qū)、擬入院科室、會(huì)診情況等發(fā)生變化，入院證上的住院科室也會(huì)同步更新。當(dāng)床位確認(rèn)后即對(duì)患者進(jìn)行簽床操作，系統(tǒng)自動(dòng)將患者簽入擬入院科室和虛擬床位?；颊吆灤埠笙到y(tǒng)自動(dòng)把該患者從急診待入院管理列表中刪除，同時(shí)該患者信息會(huì)同步加入到已簽床列表和入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)的已簽床位查詢列表中。若需要撤銷該患者的簽床信息，可在已簽床查詢列表上查詢?cè)摶颊?，并進(jìn)行撤銷簽床操作，若該患者已辦理入院則不能撤銷簽床；若該患者還未辦理入院則此患者信息會(huì)從已簽床查詢列表中刪除，重新加入到急診待入院管理列表，同時(shí)在入院服務(wù)中心的已簽床位查詢列表中刪除。此外，新增的備選擬入院科室和病區(qū)條件填寫，為急診待入院管理人員提供了更靈活的選擇：當(dāng)患者的擬入院科室和病區(qū)的分配名額較少且備選科室和病區(qū)有多余名額，且患者病情符合備選就能為患者爭(zhēng)取到更多的入院機(jī)會(huì)，縮短患者等待入院時(shí)間；另外還將增加各種時(shí)間記錄，可直觀統(tǒng)計(jì)急診患者從預(yù)檢分診開始到當(dāng)前滯留時(shí)間、醫(yī)師從首次給該患者開具入院證時(shí)間到當(dāng)前擬候床時(shí)間、醫(yī)師從最后一次給該患者開具入院證時(shí)間到當(dāng)前實(shí)際候床時(shí)間，可通過這些時(shí)間來對(duì)患者的入院進(jìn)行時(shí)間排序，避免等待入院時(shí)間過長(zhǎng)的患者繼續(xù)等待，盡量平衡患者。若在急診待入院管理系統(tǒng)上更新了患者入院信息，數(shù)據(jù)將自動(dòng)同步到急診醫(yī)師入院證系統(tǒng)和入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)，確保各系統(tǒng)信息實(shí)時(shí)同步更新。

1.2.3.3入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)改造內(nèi)容

在急診待入院管理系統(tǒng)對(duì)急診患者進(jìn)行簽床操作后，入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)將自動(dòng)分配患者至對(duì)應(yīng)虛擬床位，患者只需帶入院證去辦理入院手續(xù)即可；若入院服務(wù)中心管理人員更新了分配至急診的床位信息，數(shù)據(jù)也將自動(dòng)同步到急診待入院管理系統(tǒng)。

2 結(jié) 果

醫(yī)院急診科于2020年5月開始正式使用本系統(tǒng)，急診科平均每天需入院的普通患者大約在50例，上線前至少需要急診醫(yī)師、急診待入院管理人員和入院服務(wù)中心對(duì)每例入院患者電話溝通處理3次關(guān)于入院時(shí)間、入院證、床位等入院信息，因此，平均每天至少需要花費(fèi)醫(yī)護(hù)人員150次打電話溝通處理急診患者入院流程的時(shí)間。上線后通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)，徹底解決了需線下電話溝通的問題，系統(tǒng)間的信息交互完全替代了人工傳話的傳統(tǒng)工作，釋放了醫(yī)療資源，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)化、準(zhǔn)確化、智能化。上線前每名患者在整個(gè)入院流程中需至少找兩次急診醫(yī)師(看診、開入院證)、一次待入院管理人員和一次入院服務(wù)中心。

系統(tǒng)上線一年內(nèi)通過系統(tǒng)進(jìn)行入院流程的普通患者約為18 250人次，上線后患者只需在急診醫(yī)師處看診的同時(shí)開具入院證，再到入院服務(wù)中心辦理入院手續(xù)，故相比上線前共減少患者往返急診科約36 500次，患者和急診醫(yī)護(hù)人員對(duì)流程再造后的滿意度明顯提高。同時(shí)，急診待入院管理系統(tǒng)能實(shí)時(shí)記錄患者在急診科滯留時(shí)間、候床時(shí)間、實(shí)際簽床時(shí)間等，為科室和醫(yī)院管理人員對(duì)影響急診科患者入院時(shí)間的因素進(jìn)行分析和對(duì)應(yīng)性的管理調(diào)整提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，為縮短急診患者入院時(shí)間、提高醫(yī)療資源利用率、提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量做出了貢獻(xiàn)。

3 討 論

急診科作為典型“時(shí)間緊任務(wù)重”的一線科室，時(shí)間就是生命，業(yè)務(wù)流程的信息技術(shù)輔助可大大減少急診醫(yī)務(wù)人員的工作量[12-13]。改造前醫(yī)院各部門需要與患者多次電話溝通有關(guān)床位的相關(guān)信息，這種靠人力來傳遞消息的方式降低了信息的實(shí)時(shí)性，同時(shí)增加信息的不準(zhǔn)確性，并且會(huì)大量占用一線人員的工作時(shí)間，影響急診醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量。改造后醫(yī)師入院證系統(tǒng)、急診待入院管理系統(tǒng)和入院服務(wù)中心管理系統(tǒng)3個(gè)系統(tǒng)之間的信息融合互通?；颊咧恍枘玫饺朐鹤C、辦理入院手續(xù)兩步，醫(yī)院則只需開具入院證、辦理簽床即可完成入院，從患者和醫(yī)院兩方面簡(jiǎn)化了整個(gè)入院流程。同時(shí)，急診醫(yī)師、急診待入院管理系統(tǒng)、入院服務(wù)中心三者有任何信息更新都會(huì)實(shí)時(shí)同步，此類信息的融合和同步，也會(huì)較大提高醫(yī)護(hù)人員的工作效率和時(shí)效性。

綜上所述，利用信息技術(shù)手段對(duì)急診患者入院流程再造可較有效地簡(jiǎn)化入院手續(xù)，節(jié)約急診一線醫(yī)護(hù)人員的時(shí)間和精力，提高工作效率；實(shí)時(shí)的報(bào)床信息共享能最大限度地合理利用住院床位資源，有效加快急診患者入院流程，縮短急診患者等待簽床入院時(shí)間；急診醫(yī)師入院證系統(tǒng)和急診待入院管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步功能能保證急診醫(yī)師、急診待入院管理人員和入院服務(wù)中心的信息同步，有效避免醫(yī)患糾紛，提高了患者滿意度。