全過程工程咨詢企業(yè)信息化管理建設難點淺析

趙炎 魏昊博 深圳市深水水務咨詢有限公司

1.引言

2020年10月，黨的十九屆五中全會在北京召開，會上正式提出，2035年基本完成社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展前景目標，并明確“基本達成新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)牧業(yè)現(xiàn)代化，建設現(xiàn)代化經(jīng)濟體系”是“十四五發(fā)展規(guī)劃”重要目標之一，信息化成為國家發(fā)展的新方向。當前處于信息爆炸時代，為更好地開展相關(guān)業(yè)務，協(xié)助企業(yè)管理者做出最佳決策，那么通過先進的信息技術(shù)來處理分析企業(yè)經(jīng)營過程中碰到的各類信息和事件則顯得尤為重要。以剛剛起步的全過程工程咨詢企業(yè)為例，信息化的革新帶動了項目管理理念創(chuàng)新，在此基礎上大力推進信息化系統(tǒng)平臺搭建和相關(guān)管理制度完善，積極融合信息技術(shù)提高企業(yè)管理和項目管理水平，依靠信息技術(shù)創(chuàng)建應用系統(tǒng)服務平臺，使日常管理和項目風險管理的各個階段透明度、規(guī)范性、高效化、系統(tǒng)化，完成人力資源和技術(shù)資源的最優(yōu)分配，進而提高適應市場環(huán)境的能力，加強競爭優(yōu)勢，提升核心競爭力。

深圳市兆業(yè)工程顧問有限公司（簡稱“深水兆業(yè)”）自2019年成為深圳市深水水務咨詢有限公司（簡稱“深水咨詢”）控股的全資子公司，負責深水咨詢?nèi)^程咨詢板塊業(yè)務，專業(yè)從事工程咨詢、造價咨詢、招標代理、監(jiān)理、項目管理等服務，2020年公司成為“深圳市第一批全過程工程咨詢試點單位”。隨著業(yè)務的不斷深入發(fā)展，項目管理模式中一些不足便暴露出來了，筆者以深水兆業(yè)信息化建設為例，淺談推廣建設信息化對全過程咨詢企業(yè)的重要性與戰(zhàn)略意義。

2.全過程工程咨詢企業(yè)信息化建設目標

全過程工程咨詢企業(yè)信息化建設的本質(zhì)是將先進管理思想的信息技術(shù)應用于項目管理，提高項目管理人員工作效率和企業(yè)效益。

對于實行全過程咨詢的項目而言，管理過程中涉及業(yè)務內(nèi)容復雜、同時存在管理周期長、動態(tài)管控要求高的特點，具體可實現(xiàn)的目標有：（1）提高工作效率，信息化平臺的搭建可大大減少采用人力傳輸信息，打通不同業(yè)務部門/項目組間的壁壘，提高信息處理速度，同時確保信息的時效性和可靠性；（2）提高信息存儲和檢索效率，發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，高效歸類各類項目信息，智能化存儲信息的同時方便后期信息溯源時隨用隨取，提高信息管理質(zhì)量。

從全過程工程咨詢企業(yè)管理者角度而言，具有輔助決策和增強競爭力的意義，具體可實現(xiàn)的目標有：（1）通過信息化制度的建立，規(guī)范管理制度和行為，增強了企業(yè)管理者對行業(yè)市場變化的迅速反應能力，提高管理決策的準確性和前瞻性，提高風險管控的水平；（2）進一步沉淀項目管理經(jīng)驗，把建設項目施工管理流程中的關(guān)鍵信息，以系統(tǒng)性、結(jié)構(gòu)化的方法儲存起來，并建立項目管理信息庫，通過進一步積淀項目管理方面的專業(yè)知識，為后期同類型工程項目施工管理針對性開展提供經(jīng)驗總結(jié)與工作借鑒，為企業(yè)爭取更多經(jīng)濟效益的同時更能夠為同行業(yè)的其他公司提供技術(shù)支持，推動整個行業(yè)進步。

3.全過程工程咨詢企業(yè)信息化建設需求分析

2017年2月，國務院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于促進建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見》首次明確提出“全過程工程咨詢”的概念，隨著近年來市場開放和國家政策引導，傳統(tǒng)的監(jiān)理企業(yè)逐漸從單一監(jiān)理業(yè)務轉(zhuǎn)變以全過程工程咨詢?yōu)橹?，對原來獨立的咨詢業(yè)務進行融合的趨勢，眾多監(jiān)理企業(yè)積極關(guān)注并響應國家行業(yè)政策，通過整合業(yè)務，實現(xiàn)將業(yè)務范圍從工程監(jiān)理與項目管理擴大為造價咨詢、招標代理與技術(shù)服務等綜合咨詢，整體業(yè)務范圍趨向廣闊，管理理念隨之推陳出新。為了快速適應新形勢，從容面對新局面，以筆者就職的深水兆業(yè)來說，企業(yè)管理者通過對業(yè)務整合后的工作需求進行深入調(diào)研，結(jié)合調(diào)研成果組織專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)人員和富有經(jīng)驗的工程技術(shù)人員著手開發(fā)具有實用性、智慧化、規(guī)范化的信息化平臺，以下筆者就現(xiàn)階段初步開發(fā)的“2021年龍崗區(qū)水務工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過程咨詢項目”信息化平臺（見圖1）一期建設進程開展具體需求分析。

圖1 系統(tǒng)登錄界面

系統(tǒng)概述：本系統(tǒng)立足于“1+1+N”服務模式，對工程項目實施全過程的項目管理，覆蓋項目決策、勘測設計、施工、竣工及項目評價等多個階段，協(xié)調(diào)各個單項工程咨詢服務，協(xié)助項目管理人員從整體上控制成本、保證進度、降低風險。為進一步提高管理效率及競爭力，建設基于 Web 端的全過程咨詢信息化系統(tǒng)，從項目立項、可行性研究、報建報批，到設計、造價、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)進行線上化管理，實現(xiàn)建設、設計、全過程咨詢、施工、監(jiān)理等多單位合作的流程審批，通過智能分析，展示項目看板、管理看板及施工看板，及時有效的反映項目現(xiàn)狀，提高管理效力。

3.1 項目協(xié)同管理需求——協(xié)同性

需求調(diào)研：項目建設過程就像一臺不斷運轉(zhuǎn)的精密機器，每個參建單位就像機器的部件，每個部件的任何動作都可以輕松關(guān)聯(lián)其他相關(guān)業(yè)務的運轉(zhuǎn)，通過及時更新相關(guān)信息，實現(xiàn)業(yè)務與業(yè)務之間的順暢銜接，協(xié)同管理的意義便是對所有業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合和管理。

全過程咨詢管理部通過收集、匯總、統(tǒng)計、處理各種項目信息綜合對項目安全、質(zhì)量、投資、進度進行管控，可以說信息是項目建設中最重要的管理抓手和決策數(shù)據(jù)支撐。建設信息化管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)完成對信息簡要的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，將傳統(tǒng)建設中人力工作大大弱化，決策層第一時間即可對信息進行分析處理，對項目管理各方而言，高效率的配合直接決定著項目工程總體目標完成的質(zhì)量，而良好的信息處理是默契配合的前提條件。

建設思路：2021年龍崗區(qū)水務工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）項目總投資38.7億，呈現(xiàn)業(yè)務范圍廣、參建單位多、建設規(guī)模大的特點，為實現(xiàn)信息高效流轉(zhuǎn)與項目協(xié)同管理，信息化平臺按照項目全生命周期建設，分5個建設階段（決策、設計、施工、竣工、保修）搭建框架，并配合貫穿項目建設的合同管理、造價咨詢、招標管理、報批報建4個業(yè)務板塊加以支撐（見圖2），共設計開發(fā)110個業(yè)務模塊，涉及勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、全過程咨詢單位、建設單位常用的68個標準流程、45個標準表單。全流程全覆蓋，通過標準化建設、流程化作業(yè)，打造全過程咨詢信息系統(tǒng)數(shù)字化應用。

圖2 系統(tǒng)架構(gòu)：N應用+一張圖+一平臺

3.2 文檔資料管理需求——實用性

需求調(diào)研：常規(guī)工程項目建設從決策立項、施工到竣工，建設周期長、涉及面廣、種類繁多，參與單位眾多，信息處理難度大，經(jīng)常出現(xiàn)資料少歸、漏歸等現(xiàn)象。同時面對紛繁復雜的項目資料，歸檔與保存均需要由專人負責，巨大的工作量和千頭萬緒的條目，對檔案管理人員素質(zhì)要求極高，且現(xiàn)有主要文檔資料傳遞方式為紙質(zhì)文件，傳遞過程存在時效性差、保密性差的缺陷，文檔被人為篡改或損毀丟失時有發(fā)生，以上不利因素都會成為影響項目驗收移交的風險隱患。

建設思路：通過建立檔案標準化，管理規(guī)范化，實現(xiàn)檔案從分散到集中的管理過程，大大提升項目檔案工作的規(guī)范化水平與處理效率。具體建設思路如下：（1）為確保工程文件檔案規(guī)范、高效管理，實現(xiàn)工程檔案100%移交，在本信息化系統(tǒng)平臺中設定有針對性的文件模板，形成文件上傳、文檔分類標準化管理；（2）設置文件權(quán)限管理功能，對工程檔案全流程全痕跡管控，做到“修改有痕跡，撤回需申請”，確保檔案管理流程化（見圖3）；（3）支持按不同類別進行檔案查詢，比如收集單位、錄入時間、文件類型等；（4）針對檔案后期移交，系統(tǒng)內(nèi)檔案根據(jù)移交資料標準清單進行歸檔，實現(xiàn)歸檔目錄規(guī)則規(guī)范化（見圖4）。

圖3 歸檔審批流程化

圖4 項目資料庫

3.3 人員培訓需求——高效性

需求調(diào)研：監(jiān)理企業(yè)員工培養(yǎng)機制一般采用以老帶新，老員工的言傳身教配合理論學習，往往需要花費很多人力、物力、精力才能培養(yǎng)出合格的監(jiān)理人員，但監(jiān)理工作的特殊性決定了人員流動性較強，隨著人員流動，項目上優(yōu)秀的管理經(jīng)驗和技術(shù)流失嚴重，如何形成知識沉淀，快速提升人員能力？從過往的管理經(jīng)驗中可以發(fā)現(xiàn)，通過工程原始資料學習相關(guān)業(yè)務知識，可以加快人才隊伍的培養(yǎng)，但其查閱的復雜和不便使人望而卻步。

建設思路：為解決此需求，針對階段業(yè)務、申報模塊，經(jīng)開發(fā)實現(xiàn)逐項建立申報指引（見圖5），將申報流程和要求指引化，幫助新人快速熟悉業(yè)務，甚至零基礎申報業(yè)務，經(jīng)驗數(shù)字化沉淀，最終形成監(jiān)理企業(yè)無形資產(chǎn)。

圖5 申報指引界面

實行信息化管理完善項目管理案例庫、知識庫（見圖6），將工程建設管理過程的各種信息進行自動保存，更重要的是實現(xiàn)了業(yè)務知識和現(xiàn)場管理經(jīng)驗的共享，使得新員工或新介入項目人員處理信息“有跡可循、有規(guī)可依”，吸納消化這些知識和經(jīng)驗變得更為方便可行，長遠來看，此舉可為企業(yè)培養(yǎng)人才創(chuàng)造條件，大大增加人才儲備實力。

圖6 項目資料自動歸檔

3.4 信息存儲管理需求——安全性

需求調(diào)研：項目信息作為一種獨立性資源，具有共享性、增值性、可處理性和多效用性，作為項目建設的無形資產(chǎn)，信息安全是務必十分重視的問題，信息安全性的實質(zhì)就是要保障信息管理系統(tǒng)或互聯(lián)網(wǎng)信息中的信息資源免受多種類型的傷害、影響和入侵。

建設思路：本系統(tǒng)重點打磨安全設計（見圖7），就不同身份與管理等級，根據(jù)項目架構(gòu)圖中職位確定職責，對各個部門及崗位工作職責的管理權(quán)限進行梳理劃分，確立了使用者的職權(quán)與責任，確保了系統(tǒng)正常和安全使用及各種信息數(shù)據(jù)的保密性，最終實現(xiàn)每位員工在自己的職權(quán)范圍內(nèi)進行線上協(xié)同工作，確保管理順暢。

圖7 系統(tǒng)安全設計

4.信息化建設思考與推廣

2021年龍崗區(qū)水務工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過程咨詢項目信息化管理平臺計劃分三期建設完成，其中一期階段中采用“邊調(diào)研、邊建設、邊試用、邊完善”的形式，建設中圍繞開發(fā)深度、應用人群、移動辦公等問題，全過程咨詢管理部曾多次召開專題會議討論，在聽取了各崗位負責人意見后，筆者對完善信息化建設有如下思考。

4.1 由小及大，逐步建設

現(xiàn)階段各全過程咨詢企業(yè)多數(shù)由傳統(tǒng)的工程咨詢企業(yè)轉(zhuǎn)型而來，整合業(yè)務過程中多數(shù)人員不能及時適應，以深水兆業(yè)為例，前身為監(jiān)理企業(yè)，人員多是從事監(jiān)理業(yè)務出身，建設信息化平臺時可先重點滿足監(jiān)理業(yè)務需求，在人員逐步適應平臺操作后增加與其他關(guān)聯(lián)業(yè)務的功能，采用“先搭建框架，后逐個完善”的開發(fā)思路，萬丈高樓平地起，培養(yǎng)項目人員對系統(tǒng)平臺的熟練度，更有利于后期功能的建設。

4.2 推行移動式辦公模式

前期調(diào)研中發(fā)現(xiàn)諸多項目信息管理平臺均采用PC端登錄，部分平臺出于信息保密原則僅支持特定網(wǎng)絡登錄，然而在實際工作中涉及全過程工程管理的各階段工作多數(shù)在與外界單位接觸，若局限于固定地點或局域網(wǎng)下使用，其實用性則大打折扣。結(jié)合當下移動辦公軟件的興起，信息化平臺應采用PC端為主，手機端為輔的使用模式，針對特定流程開發(fā)相應的信息管理軟件或小程序，借助移動辦公手段提高部門之間的溝通效率、協(xié)調(diào)效率、指令傳遞效率。

4.3 詳略得當，精準透明

眾所周知，企業(yè)信息化建設的過程也是對管理流程優(yōu)化的過程，如今隨著全過程工程咨詢企業(yè)承接的業(yè)務擴展，伴隨而來的是管理流程趨向復雜和冗長，為確保管理效率的同時，如何優(yōu)化各項流程，在這個優(yōu)化的過程中，是否有些人的利益受損，是否有人覺得被束縛到，是否有些工作不能僅靠系統(tǒng)解決，針對這些具體問題，這個時候需要企業(yè)信息化建設負責人既能從大局出發(fā)，又能觸及細節(jié)的抽絲剝繭，最后信息化建設才能上一臺階。

5.結(jié)語

就深水兆業(yè)“2021年龍崗區(qū)水務工程（水污染治理+內(nèi)澇整治）全過程咨詢項目”信息化建設開展情況而言，信息化系統(tǒng)的建設將信息完全打通、將資料共享協(xié)同、將消息及時反饋，為項目管理帶來的不單單是效率的提升，更是項目思維和工作模式的轉(zhuǎn)變。但需要認識到的是信息化建設從來都不是一蹴而就的，需要統(tǒng)一規(guī)劃并階段性有節(jié)奏的執(zhí)行，這對全過程工程咨詢企業(yè)而言既是考驗也是機會，借助信息化技術(shù)建立業(yè)務標準化，管理規(guī)范化，工作流程化，工作指引化，進而實現(xiàn)傳統(tǒng)項目管理從分散到集中的管理過程。