論述農(nóng)業(yè)科研院所人事檔案工作中管理策略和技巧

霍紅偉，張俊紅，張秀菊，梁紅年

（遼寧省蠶業(yè)科學(xué)研究所，遼寧鳳城 118100）

0 引言

農(nóng)業(yè)科研是關(guān)乎國家發(fā)展的根本，農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案是國家檔案的重要組成部分。農(nóng)業(yè)科研單位是農(nóng)業(yè)科技工作者和科技人才集中的地方，科技人才是單位發(fā)展的關(guān)鍵，把科技人才發(fā)展的軌跡、真實情況顯現(xiàn)成文件材料，進行記載存檔尤為重要，也彰顯出人事檔案管理的必要性。干部人事檔案的管理，按照黨的干部管理政策，在培養(yǎng)、任用、選拔等工作中起到了重要作用。農(nóng)業(yè)科研干部人事制度改革的不斷規(guī)范和深化，干部人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理缺乏健全的管理制度

農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理中仍采用落后的手工分類方法。管理人員勞動強度高，任務(wù)重。文件的收集整理占用了大量的存儲倉庫。檔案的存儲方式仍然是基于紙質(zhì)載體，檢查速度慢，導(dǎo)致存取精度低。農(nóng)業(yè)科研單位缺乏相對完善的檔案管理制度，沒有良好的制度制約檔案管理工作。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作不是一項常規(guī)工作，缺乏規(guī)范性和有效性，導(dǎo)致檔案中包含的大量信息資源不能得到合理利用?，F(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位在實際開展檔案管理工作時，主要依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理和監(jiān)督工作形式。這種管理方式可能因時間過長而導(dǎo)致文件丟失或損壞，對查找工作很不方便?，F(xiàn)在，基于信息技術(shù)的發(fā)展，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺已經(jīng)逐步建立起來，為管理提供了極大的便利。

1.2 檔案管理缺乏檔案管理技術(shù)

在信息化時代，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理是一個非常復(fù)雜的過程。農(nóng)業(yè)科研單位檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要建立一個完整的信息平臺，將網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用于這項工作?，F(xiàn)階段，檔案管理人員大多不是專業(yè)人員，也不是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，大部分是由其他部門直接安排的。開展檔案管理工作前只有通過一系列簡單的培訓(xùn)，所以他們不太了解檔案管理系統(tǒng)。沒有高能力檔案的管理和發(fā)展，更不用說檔案的利用率，因此農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的效果不是很好。

專業(yè)的檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業(yè)知識，還要具有一定的職業(yè)道德和素養(yǎng)，能夠積極地為檔案信息管理服務(wù)。經(jīng)過一段時間的實驗，我們可以知道網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理是非常方便的，可以充分發(fā)揮檔案的作用，而且使用起來也更加方便。因此，對于農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理，必須加強其信息化建設(shè)，使其發(fā)揮最大的作用。同時，要將檔案信息平臺建設(shè)與學(xué)校交流平臺建設(shè)相結(jié)合，促進高職院校檔案管理工作的開展。

1.3 檔案信息管理系統(tǒng)不完善

檔案信息管理有利于檔案的高效利用，但為了提高檔案信息管理水平，必須建立與之配套的管理系統(tǒng)。目前，農(nóng)業(yè)科研單位尚未建立與檔案信息管理相配套的管理系統(tǒng)，信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對檔案信息建設(shè)沒有明確規(guī)定，檔案審查、檔案監(jiān)督等相關(guān)機制缺失，這嚴(yán)重影響了檔案的開發(fā)利用。

由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和虛擬性，農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理過程中存在很大的安全風(fēng)險。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案信息系統(tǒng)很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。如果文件信息系統(tǒng)的安全性不高，會導(dǎo)致文件信息被盜或破壞，這將使文件失去其原始值，并不能反映農(nóng)業(yè)科研單位的真實情況，這是不利于農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展的相關(guān)工作。農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理條件的平衡認(rèn)識不夠全面，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理方法不能與大數(shù)據(jù)時代需求緊密結(jié)合的重要表現(xiàn)，大數(shù)據(jù)下農(nóng)業(yè)科研單位無法建立資源數(shù)據(jù)庫，也無法系統(tǒng)地分析和優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理結(jié)構(gòu)，使得農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理方法陳舊，嚴(yán)重影響管理效果。

2 人事檔案管理工作的方法

2.1 人事檔案管理工作重要性

農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案管理，是記載著每個科技工作者的個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、政治思想等內(nèi)容的文件材料，是全面了解、選拔使用科技干部的重要依據(jù)。人事檔案管理工作是一項枯燥且細致需要耐心的工作，在進行干部人事檔案審核裝訂工作過程中收集、整理等一系列材料的裝訂工作繁瑣工作量較大，要確保每一份材料的真實性和完整性，對所欠缺的材料通過本人提供逐一登記進行追收，增大了編纂工作帶來的困難。要想做好這項工作，不能有一點馬虎，需要工作人員嚴(yán)格把關(guān)，達到文件材料的真實完整，同時必須掌握相應(yīng)的管理方法。

做好檔案管理工作，是維護和反映農(nóng)業(yè)科技人才在個人發(fā)展過程中真實面貌的一項重要工作。人事檔案管理工作的質(zhì)量、水平直接影響檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力。培養(yǎng)出具備現(xiàn)代化人事檔案管理工作、熟悉人事檔案專業(yè)知識的人才是干部管理當(dāng)中的一部分，提高檔案工作管理人員的知識水平和管理能力，要充分發(fā)揮檔案工作人員的創(chuàng)新意識和積極的創(chuàng)造意識，人事干部檔案記載著一個人學(xué)習(xí)、工作活動的過程，對個人發(fā)展提供了第一手資料，是提干選用、干部聘任、晉職的根本依據(jù)。因此，做好檔案管理工作對每個農(nóng)業(yè)科研人員的發(fā)展都具有重要的意義。

2.2 提高人事檔案管理意識

干部人事檔案是能真實反應(yīng)每一個科技人員的原始活動的記錄，具有法律依據(jù)，其真實性和原始記錄性有不可抗拒的說服力。檔案管理人員應(yīng)逐步提高做好檔案的收集、整理工作，編目、鑒定等一系列工作應(yīng)慎重審核、嚴(yán)密保管。在文件材料收集的過程中，發(fā)現(xiàn)很多職工的檔案材料短缺，內(nèi)容填寫上記載多樣，出現(xiàn)少數(shù)干部年齡前后內(nèi)容書寫不一，越填越小的情況，反映農(nóng)業(yè)科技干部從事的科研工作業(yè)績材料不全，不能詳實提供對科技工作者的職稱評定、培養(yǎng)人才和對選拔任用干部上的可靠依據(jù)。干部人事管理人員在盡快對原始的文件材料收集、填寫完畢后應(yīng)及時歸檔，避免因時間長造成文件材料的遺失。

2.3 收集錄入認(rèn)真辨別材料真?zhèn)?/h3>

科研院所中人事檔案的建立更有效的保護和利用檔案，能更好的為農(nóng)業(yè)科研人員工作服務(wù)起到了重要作用。在檔案整理工作中是將同一個項目的各類資料匯總后，再按照文件類別進行分類、編目建檔、立冊、立卷并歸入檔案。農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的人事檔案中主要包括農(nóng)業(yè)科研人員的干部履歷部分、自傳部分、鑒定考核材料、學(xué)歷培訓(xùn)技術(shù)部分、政審部分、黨團部分、獎懲部分、工資任免出國部分和其它部分內(nèi)容等，促使在干部檔案工作中形成具有保存價值的歷史材料，利于今后科研人員在調(diào)配、干部任免、考察、晉職等方面有考核價值的文件材料。

人事檔案室的管理人員將各個部門及個人移交的科技人員的資料及時收集、整理，以便對每名科技干部檔案材料進行統(tǒng)一的立卷。在收錄農(nóng)業(yè)科研人員的材料中，檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真細致的甄別需要存入檔案當(dāng)中的材料，能夠及時和定期向檔案室歸檔并歸入個人檔案中。

3 人事檔案管理應(yīng)用策略和技巧

3.1 人事檔案規(guī)范化管理

人事檔案工作是一個動態(tài)的管理過程，人事檔案管理工作要統(tǒng)一管理，需要及時更新個人檔案內(nèi)容。干部人事檔案文件材料種類繁多，形式各異，歸檔方式要嚴(yán)格把關(guān)，在科研院所的人事檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，需要按照正規(guī)的檔案管理流程和機制來進行。要實行檔案的規(guī)范化管理，就必須建立相應(yīng)的、實際的檔案管理制度。首先要加強硬件管理設(shè)施，存放檔案必須具有專門人事檔案室，設(shè)置專類、專柜便于查找。做到科學(xué)排放，整齊管理。其次統(tǒng)一發(fā)印檔案裝具，統(tǒng)一整理方法保證人事檔案的規(guī)范性，為今后工作奠定基礎(chǔ)。查借閱室應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，辦理查閱手續(xù)，做到信息保密。

3.2 人事檔案信息化管理

習(xí)近平總書記指出：信息化就是現(xiàn)代化。為了提高人事檔案管理的工作效率，檔案室應(yīng)該配備相應(yīng)的檔案信息化管理軟件來提高檔案現(xiàn)代化管理水平，我們運用軟件對人事干部檔案實行拷貝、文件錄入，形成檔案系統(tǒng)中紙質(zhì)人事檔案和電子人事檔案并存、共用的管理機制，利用高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)的文件進行歸檔保存電子檔案，組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫。檔案信息的數(shù)字化化在功能定位上以存取為中心的特點，運行方式上檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化遠程獲取檔案文件信息的一種方式。同時，建立科學(xué)的檢索方式，實現(xiàn)人事檔案工作電子信息化管理，強化了管理效果，使陳舊的人事檔案管理變成活的信息模式。

3.3 人事檔案安全化管理

檔案實行集中管理后，首先要做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保檔案安全和延長其使用壽命。其次歸檔的文件材料，要分類整理、立卷、案卷編目簡明確切，便于保管和利用，要保持好材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分價值保存，檔案管理的安全系數(shù)高，通過建立檔案查閱監(jiān)督機制，嚴(yán)格把控檔案室查、借閱工作，《檔案法》規(guī)定不允許任何個人和直系親屬借閱、查看檔案內(nèi)容。

檔案室要經(jīng)常進行通風(fēng)、防霉、蟲蛀，避免日光暴曬，盡量降低文件材料在使用中的壽命；嚴(yán)禁使用明火、吸煙等危險性行為，以免發(fā)生火災(zāi)，而造成檔案室歸檔材料不可逆的損失。要嚴(yán)格遵守人事干部檔案查閱手續(xù)，檔案的安全性、完整性和保密性至關(guān)重要，杜絕檔案在進、出移交中造成原始材料流失，使人事檔案管理能進一步科學(xué)化、規(guī)范化提供有效保證。

3.4 建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)

農(nóng)業(yè)科研單位為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)有作用，管理者應(yīng)結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作的實際，建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。首先，借助信息技術(shù)，有效連接各部門，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享，提高檔案管理效率。其次，從軟件和硬件入手，根據(jù)檔案的類別建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，并根據(jù)檔案的性質(zhì)、類別、日期和歸屬進行歸檔，使檔案信息得到及時歸檔和有效利用。對檔案管理的具體職責(zé)進行劃分，未來檔案管理的發(fā)展必須依靠信息化的便利性。只有不斷改革傳統(tǒng)檔案管理，實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，合理配置檔案資源，才能最大限度地發(fā)揮檔案的功能，建立健全檔案制度，確保農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的完整性和安全性。

3.5 創(chuàng)新檔案管理理念

農(nóng)業(yè)科研單位往往受到資源、資金、技術(shù)等條件的制約，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展緩慢。為了提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)代化水平，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展情況，制定合理可行的檔案管理發(fā)展規(guī)劃。首先，要明確檔案管理的短期和長期發(fā)展目標(biāo)，并結(jié)合目標(biāo)制定發(fā)展步驟。其次，要結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展現(xiàn)狀，圍繞檔案管理的法規(guī)，制定適合農(nóng)業(yè)科研院的檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研單位要安排職業(yè)管理員監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，制定獎懲制度，對違反管理制度的人員要嚴(yán)格處理。運用現(xiàn)代管理方法要實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)，需要長期堅持現(xiàn)代管理模式，在日常經(jīng)營管理中努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。再次，要建立和完善現(xiàn)代檔案管理要求的相關(guān)操作規(guī)范，不斷提高農(nóng)業(yè)科研單位基礎(chǔ)檔案的管理水平，使檔案質(zhì)量滿足現(xiàn)代化的要求。為了更好的融入信息時代，我們應(yīng)該做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，配置高層次的技術(shù)人才。

4 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研院所的人事檔案能夠真實的、全面的反映個人全貌，在工作中反映出個人德、能、勤、績的文件材料。現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)手段規(guī)范性還不成熟，數(shù)字化的安全性原則及保密系統(tǒng)還不完善，這都是我們努力繼續(xù)創(chuàng)新、完善檔案管理系統(tǒng)和提高檔案管理工作的水平，創(chuàng)新和完善符合現(xiàn)代社會發(fā)展的人事檔案管理工作方法，已經(jīng)成為人事檔案工作一項新的工作方向。信息化的發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)代社會發(fā)展最快，影響力最廣的的領(lǐng)域之一。使檔案工作更好的為每個職工服務(wù)，檔案管理工作信息化技術(shù)應(yīng)用、信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)檔案的過程，對每一個人都有至關(guān)重要的作用。