農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的幾點(diǎn)建議

石峰

（遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧阜新 123000）

0 引言

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]。檔案工作的好壞關(guān)系著一個(gè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和廣大職工的切身利益。當(dāng)前，習(xí)近平主席對(duì)檔案工作非常重視，國(guó)家檔案局對(duì)各相關(guān)單位的檔案管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格，這就需要各單位高度重視檔案工作，檔案從業(yè)人員要端正工作態(tài)度、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更好地為檔案工作服務(wù)。

伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位每年產(chǎn)生大量檔案，將這些檔案收集、分類、整理，使它們能更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科學(xué)發(fā)展、鄉(xiāng)村振興及農(nóng)民增產(chǎn)增收，是每個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位的責(zé)任和義務(wù)。如何利用科研單位的自身優(yōu)勢(shì)，通過(guò)現(xiàn)代化的手段，保存并發(fā)揚(yáng)優(yōu)秀的科研成果和生產(chǎn)技術(shù)，是農(nóng)業(yè)科研單位面臨的迫切問(wèn)題。

1 農(nóng)業(yè)檔案的重要意義

1.1 國(guó)家新修訂檔案法

我國(guó)歷來(lái)重視檔案的管理工作，1987年9月5日第六界全國(guó)人大常務(wù)會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常務(wù)會(huì)第十九次會(huì)議通過(guò)了新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，習(xí)近平主席簽署主席令公布，2021年1月1日起正式施行。新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，為新時(shí)代的檔案管理工作提供了法律依據(jù)，明確了檔案和檔案管理工作在國(guó)家治理體系現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)地位。

1.2 農(nóng)業(yè)科研工作離不開檔案

農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的主要部門，在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生了很多有價(jià)值的檔案，將這些檔案收集、整理、保存，可以作為指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的依據(jù)。農(nóng)業(yè)科研生產(chǎn)的特點(diǎn)，決定了農(nóng)業(yè)檔案管理必須及時(shí)、規(guī)范，才能最大限度發(fā)揮農(nóng)業(yè)檔案在農(nóng)業(yè)發(fā)展上的重要作用。如果檔案收集不及時(shí)不完成，會(huì)使很多重要的實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)方案、原始記錄等遺失，從而造成課題驗(yàn)收、成果鑒定困難，進(jìn)而影響科研團(tuán)隊(duì)的科研能力的傳承、后續(xù)項(xiàng)目爭(zhēng)取，減弱科研單位的科研實(shí)力。

2 農(nóng)業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠

檔案工作是農(nóng)業(yè)科研單位工作的一個(gè)重要組成部分，是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研單位科研水平發(fā)展、提高管理水平的必要條件[2]，應(yīng)該受到重視。但在現(xiàn)實(shí)生活中，農(nóng)業(yè)科研單位的工作重心是科學(xué)研究，對(duì)于不太緊迫的檔案工作，常常會(huì)排在日程的后面。有的單位只有專門的檔案室，沒(méi)有相應(yīng)的專職檔案管理人員，只是檔案交上來(lái)了，按照上級(jí)的要求派幾個(gè)人整理一下，不專業(yè)，歸檔工作不及時(shí)不完整。從事檔案工作的人員在職稱聘任、升職加薪上困難，影響工作積極性。

2.2 檔案管理人員自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

農(nóng)業(yè)科研工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的復(fù)雜的技術(shù)性工作，產(chǎn)生的各類型檔案也繁雜且數(shù)量眾多，主要有文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等。各單位從事檔案工作的技術(shù)人員，很少是檔案相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，大多數(shù)是農(nóng)業(yè)類專業(yè)畢業(yè)生，專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏。很多人是兼職從事檔案工作，平時(shí)有繁重的科研任務(wù)或行政事務(wù)，只有抽出時(shí)間從事檔案工作，很難有時(shí)間系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)的知識(shí)，業(yè)務(wù)能力欠缺。

2.3 事業(yè)單位改革后，合并的農(nóng)業(yè)科研單位檔案工作需要整合

從2018年開始，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位開始改革，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位被撤銷合并。以遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，遼寧省政府將原來(lái)隸屬于遼寧省林業(yè)廳、遼寧省農(nóng)委、遼寧省科技廳、遼寧省海洋漁業(yè)廳的十余家農(nóng)業(yè)類科研單位劃歸到遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院。合并之后，遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院不僅編制、人員、科研基地和固定資產(chǎn)、科研實(shí)力等增加，檔案的數(shù)量也大幅增長(zhǎng)。如何將原先隸屬于不同管理單位的檔案整合到一起，使檔案不至于遺失，是一項(xiàng)非常重要的工作。

2.4 檔案管理水平比較落后，數(shù)字化程度低

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，消息技術(shù)迅速發(fā)展，為了進(jìn)一步促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，國(guó)家檔案局發(fā)布中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 31—2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范[3]，并且要求廣大檔案管理單位大規(guī)模地開展檔案數(shù)字化工作。但由于檔案數(shù)字化工作需要大量的人力物力財(cái)力，目前很多單位都進(jìn)展緩慢，數(shù)字化程度低。

2.5 檔案的利用率偏低

檔案收集整理的最終目的是利用，是為了更好地立足于農(nóng)業(yè)科研的未來(lái)發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)。以前的農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員工作思路就是單純地收集檔案以及對(duì)檔案的管理，對(duì)檔案利用的實(shí)際效用卻非常地輕視。很多單位長(zhǎng)期以來(lái)的檔案管理工作方式就是先收集檔案，然后在檔案室中對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編寫目錄、組卷以及裝盒等。本單位人員只是簡(jiǎn)單的查閱或借閱自己需要的檔案，沒(méi)能和所在市的檔案局合作，沒(méi)開展對(duì)外開放業(yè)務(wù)。

3 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作建議

3.1 農(nóng)業(yè)科研單位要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)

科研創(chuàng)新的前提是借鑒和汲取前人或他人的發(fā)展成果，而查看檔案是最直接最便利的途徑。農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該提高政治站位，深刻理解習(xí)近平主席有關(guān)檔案問(wèn)題的講話精神，把檔案工作當(dāng)成是關(guān)系到單位未來(lái)發(fā)展的大事。設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的管理，指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，加大對(duì)檔案工作的投入力度，在資金上給予支持。宣傳《檔案法》的相關(guān)知識(shí)，組織檔案專業(yè)培訓(xùn)，使每一位科技工作者都意識(shí)到檔案工作的重要意義，與自身利益切實(shí)相關(guān)。

3.2 加強(qiáng)檔案從業(yè)人員政治修養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力提升

當(dāng)前，很多農(nóng)業(yè)科研單位存在著科研任務(wù)繁重、人手缺乏、辦公經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，檔案工作面臨著不少的考驗(yàn)。檔案人員只有不斷端正思想、努力學(xué)習(xí)進(jìn)取、開拓創(chuàng)新，才能推動(dòng)檔案事業(yè)有更好的發(fā)展。為了能夠更好地管理利用農(nóng)業(yè)檔案，對(duì)農(nóng)業(yè)科研發(fā)展進(jìn)行有效的服務(wù)，檔案管理人員應(yīng)該具備比較高的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。一是檔案工作人員要有事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)檔案管理工作高度熱愛(ài)，有全心全意為人民服務(wù)的思想。堅(jiān)持按照國(guó)家檔案局和上級(jí)主管單位的要求，遵守農(nóng)業(yè)檔案管理的各種規(guī)章制度，做好檔案室的日常管理工作。二是從業(yè)人員除了要具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和管理工作經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該掌握一定的農(nóng)業(yè)技術(shù)知識(shí)和電腦操作技術(shù)。所以檔案管理人員平時(shí)要下功夫多學(xué)習(xí)，拓寬自己的知識(shí)領(lǐng)域，積累檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。始終保持著滿腔的工作熱情，有愛(ài)心有耐心地為廣大科技人員服務(wù)[4]。

3.3 科學(xué)規(guī)劃，保證合并后的農(nóng)業(yè)科研單位檔案不遺失

根據(jù)遼寧省事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的要求，遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院認(rèn)真執(zhí)行遼寧省委、省政府的工作部署，科學(xué)規(guī)劃包括檔案工作在內(nèi)的各項(xiàng)工作。以我在的遼寧省沙地治理與利用研究所為例，我們單位是由原來(lái)隸屬于遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的遼寧省風(fēng)沙地改良利用研究所和隸屬于遼寧省林業(yè)廳的遼寧省固沙造林研究所合并而成。盡管在阜新市區(qū)有兩座辦公樓，但單位領(lǐng)導(dǎo)還是決定將所有檔案統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理。我們首先將兩個(gè)單位的原有的檔案管理人員合署辦公，成立一個(gè)新檔案室，掛靠科技管理科，由主管科研的副所長(zhǎng)管理。然后將位于中華路辦公樓的檔案室面積擴(kuò)大，在里面加裝了密集架；將存放在八一路的所有檔案柜和檔案全部搬到新檔案室。在搬運(yùn)過(guò)程中做好登記，防止檔案遺失。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著時(shí)間的流逝，檔案數(shù)量越來(lái)越多，一些年代久遠(yuǎn)的檔案面臨損壞的危險(xiǎn)，一方面要對(duì)損壞檔案進(jìn)行修復(fù)工作，另一方面要對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化工作。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該投入專項(xiàng)資金，為檔案室配備電腦、掃描儀等專業(yè)工具，購(gòu)買專門的檔案管理軟件，組織檔案管理人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，使他們能夠身心愉快地投入到工作中去。檔案管理人員要有時(shí)間緊迫感，努力學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)和操作技術(shù)，按照上級(jí)主管部門要求，把重要的文書檔案、基建檔案、科研成果、項(xiàng)目合同等進(jìn)行數(shù)字化工作，既有利于檔案的保存，也方便科技工作者查找利用。

3.5 實(shí)現(xiàn)綜合檔案室建設(shè)

農(nóng)業(yè)科研單位要想真正發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案在促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究、服務(wù)鄉(xiāng)村振興中的作用，檔案管理部門就必須建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的綜合檔案室，運(yùn)用高科技手段，以信息技術(shù)為載體，向廣大基層科研工作者傳播農(nóng)業(yè)科技成果、生產(chǎn)技術(shù)以及市場(chǎng)供求信息，促進(jìn)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)、農(nóng)民增收[5]。

建立綜合檔案室，需要具備以下幾個(gè)條件：

1）要有固定的辦公場(chǎng)所，使檔案能集中存放；配備硬件設(shè)施，如檔案密集架、空調(diào)、電腦、掃描儀、防磁柜、遮光窗簾、滅火器、監(jiān)控系統(tǒng)等。

2）要有組織機(jī)構(gòu)和管理制度，有專門的管理機(jī)構(gòu)和管理人員，建立檔案管理制度。

3）要進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，有電子目錄和檔案掃描件。有條件的單位，還可以開設(shè)網(wǎng)站，將一些無(wú)需保密的檔案放到網(wǎng)上，供大家無(wú)償瀏覽。

4）有條件的單位，可以設(shè)立展覽館，將一些有價(jià)值的實(shí)物檔案放到展室，作為對(duì)外宣傳的窗口，擴(kuò)大影響力和知名度。