探析教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的作用

楊俊萍

（九州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 醫(yī)療與健康學(xué)院，江蘇徐州 221116）

高校的目標(biāo)是教書(shū)育人，為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才。高校的一切管理活動(dòng)從本質(zhì)上看，均是為教育教學(xué)而服務(wù)，教學(xué)管理工作水平對(duì)教學(xué)效果、教學(xué)效率、教學(xué)進(jìn)程均具有直接影響，從而影響高校的整體實(shí)力。所以，在各大高校的管理工作中，教學(xué)管理工作均是極為重要的內(nèi)容。目前，各大高校的管理模式呈現(xiàn)開(kāi)放性特點(diǎn)，即根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況靈活調(diào)整管理模式，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。在高校管理結(jié)構(gòu)中，教學(xué)秘書(shū)是核心，對(duì)教學(xué)管理發(fā)揮著重要作用。鑒于此，本文對(duì)教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理工作中的作用進(jìn)行探析，對(duì)高校提升教學(xué)管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中的工作內(nèi)容

教學(xué)秘書(shū)既是教育管理者，也是服務(wù)者，其工作內(nèi)容即為師生提供服務(wù)、為教學(xué)提供服務(wù)。具體而言，其一，日常教學(xué)運(yùn)行管理與服務(wù)。教學(xué)管理是確保高?；鶎咏虒W(xué)活動(dòng)順利、有序開(kāi)展的重要前提，不僅任務(wù)繁重、內(nèi)容復(fù)雜，且涉及面廣，對(duì)教學(xué)工作具有較大影響。教學(xué)秘書(shū)要結(jié)合高校的人才培養(yǎng)方案以及各個(gè)專業(yè)的特征，為教學(xué)工作的順利開(kāi)展提供保障，包括課程表的制定、教師調(diào)課、核算教學(xué)工作量、學(xué)生學(xué)分管理、畢業(yè)資格審核等[1]。此外，教學(xué)規(guī)章制度及通知也需要教學(xué)秘書(shū)及時(shí)傳達(dá)，確保指令通知到位。其二，教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案指的是日常教學(xué)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理中形成的教學(xué)資料與文件，教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)這些檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，為教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展、教學(xué)質(zhì)量的提升提供可靠的信息資源，教學(xué)秘書(shū)要確保這些檔案資源的完整性。其三，教學(xué)服務(wù)工作。教學(xué)秘書(shū)具有較強(qiáng)的服務(wù)屬性，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，其要明確自身角色，協(xié)助、輔助領(lǐng)導(dǎo)將各項(xiàng)教學(xué)管理工作落實(shí)到基層，并執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指派的各項(xiàng)工作任務(wù)，致力于確保教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展[2]。教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象為全體師生，需幫助師生與院校領(lǐng)導(dǎo)解決教學(xué)活動(dòng)展開(kāi)中遇到的一系列問(wèn)題，并協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，與各方保持密切溝通。

2 教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中的作用

2.1 溝通協(xié)調(diào)作用

在高校的教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)需要與教務(wù)處、院校領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門保持密切聯(lián)系，特別是與師生之間的聯(lián)系，所以教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中具有重要的溝通協(xié)調(diào)作用。具體而言，第一，教學(xué)秘書(shū)要與各個(gè)教學(xué)單位、教學(xué)對(duì)象保持密切聯(lián)系，向雙方及時(shí)傳達(dá)有關(guān)教學(xué)活動(dòng)的各方面信息，確保教學(xué)活動(dòng)的順利開(kāi)展。第二，秘書(shū)要在日常工作中與教務(wù)處、教研部門、教材部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)將各部門下發(fā)的教學(xué)任務(wù)準(zhǔn)確地傳達(dá)給院校領(lǐng)導(dǎo)與師生，同時(shí)通知相關(guān)部門上報(bào)教學(xué)任務(wù)執(zhí)行情況、反饋信息等[3]。第三，教學(xué)秘書(shū)要與師生保持密切聯(lián)系，及時(shí)傳達(dá)停課、調(diào)課通知，同時(shí)協(xié)助教師向?qū)W生傳遞學(xué)習(xí)資料，協(xié)助學(xué)生向教師反饋教學(xué)意見(jiàn)。需要注意的是，在溝通協(xié)調(diào)過(guò)程中，教學(xué)秘書(shū)要明確自身定位，做到“參與但不干預(yù)、到位但不越位”，維護(hù)好院校的形象與聲譽(yù)。

2.2 監(jiān)督管理作用

在高校教學(xué)管理中，教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)在院校領(lǐng)導(dǎo)與教務(wù)處的指導(dǎo)下，對(duì)基層教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行合理安排與有序監(jiān)督，確保每個(gè)學(xué)期的教學(xué)任務(wù)均能夠有序、高效地開(kāi)展。在高校院系專業(yè)人才的培養(yǎng)上，需要教學(xué)秘書(shū)科學(xué)編排課表，并合理安排各類考試，同時(shí)對(duì)考試中學(xué)生的各類違規(guī)情況的文件進(jìn)行合理處理[4]。此外，教學(xué)秘書(shū)還要管理好各類教學(xué)文檔，包括學(xué)籍管理、成績(jī)管理、學(xué)生檔案管理等，包括學(xué)生的退學(xué)信息與文件，同時(shí)以年度為單位，記錄好高校的科研成果，建立科研檔案?？傊虒W(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中具有重要的監(jiān)督管理職責(zé)。

2.3 提高教學(xué)質(zhì)量

提高教學(xué)質(zhì)量，是高校教學(xué)管理工作的最終訴求，可以說(shuō)高校的一切管理工作均是圍繞提高教學(xué)質(zhì)量而開(kāi)展，教學(xué)秘書(shū)自然也具有提高教學(xué)質(zhì)量的職能。作為高校教學(xué)管理的重要參與人員，教學(xué)秘書(shū)要積極了解教學(xué)的具體情況，主動(dòng)、積極協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)展開(kāi)教學(xué)質(zhì)量檢查工作，并重視教學(xué)管理反饋信息的處理；分析學(xué)生日常測(cè)驗(yàn)與期中、期末考試成績(jī)，通過(guò)定期組織師生研討會(huì)，了解教學(xué)任務(wù)完成情況；定期開(kāi)展各階段教學(xué)工作的教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、學(xué)生學(xué)習(xí)效果驗(yàn)收工作，并將評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行反饋[5]。總之，在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)讓教學(xué)工作與日常教學(xué)管理實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合，以不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

3 高校教學(xué)秘書(shū)面臨的工作困境

3.1 承擔(dān)著較大的工作壓力

由于日常工作量較大、工作煩瑣，而且關(guān)于教學(xué)的每一項(xiàng)工作都非常重要，需要具體落實(shí)，因此高校教學(xué)秘書(shū)一般承擔(dān)著較大的工作壓力。而且，由于重視程度不高、薪酬待遇較低等客觀因素，高校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的人數(shù)較少，這就意味著教學(xué)秘書(shū)要超負(fù)荷工作，進(jìn)一步加重了教學(xué)秘書(shū)的工作壓力[6]。與此同時(shí)，在日常工作中，教學(xué)秘書(shū)要負(fù)責(zé)師生之間、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)溝通，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，所以教學(xué)秘書(shū)在日常工作中需要高度集中精力，承擔(dān)著較大的工作壓力。

3.2 自我提升難度較大

由于高校教學(xué)管理工作非常繁雜，且具有特殊性、時(shí)效性，教學(xué)秘書(shū)要耗費(fèi)大量時(shí)間來(lái)處理日常事務(wù)性工作，難以抽出時(shí)間進(jìn)行自我學(xué)習(xí)、自我提升，更沒(méi)有精力對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行總結(jié)、完善，加之部分高校在教學(xué)秘書(shū)管理上，未能為其提供有利的科研環(huán)境，導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)缺少參與培訓(xùn)與科研的機(jī)會(huì)，難以獲得有利于自身全面發(fā)展的成長(zhǎng)機(jī)會(huì)與平臺(tái)[7]。

3.3 職業(yè)認(rèn)同感較低

職業(yè)認(rèn)同感直接影響著崗位員工的工作積極性與工作態(tài)度，對(duì)于教學(xué)秘書(shū)這一崗位而言，職業(yè)認(rèn)同感更加重要。教學(xué)秘書(shū)工作辛苦，每日面臨高強(qiáng)度、高負(fù)荷的工作，且晉升渠道較為狹窄，影響了教學(xué)秘書(shū)對(duì)本職工作的認(rèn)同與熱愛(ài)。所以，教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)認(rèn)同感較低，也是目前高校教學(xué)秘書(shū)面臨的工作困境之一。

4 高校教學(xué)管理工作中教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

受到傳統(tǒng)教學(xué)管理思想的影響，部分高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)的認(rèn)知還不夠清晰，尚未認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作的重要性，不利于高校教學(xué)管理工作的順利開(kāi)展。為此，要轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作的重視程度。一方面，校方要轉(zhuǎn)變觀念，正確認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作對(duì)教學(xué)管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，為教學(xué)秘書(shū)工作的開(kāi)展提供全方位的大力支持，提高教學(xué)秘書(shū)工作效率與工作質(zhì)量。另一方面，教學(xué)秘書(shū)自身也要轉(zhuǎn)變思想，同時(shí)明確自身承擔(dān)的育人職責(zé)，以及自己崗位工作內(nèi)容對(duì)教學(xué)管理的重要性、對(duì)高校人才培養(yǎng)的重要性，從而提高崗位責(zé)任感、崗位榮譽(yù)感，形成育人使命感。與此同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)在日常工作中也要樹(shù)立正確的工作態(tài)度，養(yǎng)成奉獻(xiàn)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

4.2 提高專業(yè)素養(yǎng)

隨著教育改革的不斷深入，各種新型教育管理理念層出不窮，對(duì)高校教學(xué)管理也提出了新的要求，作為高校教育管理工作的重要參與者，教學(xué)秘書(shū)必須不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。一方面，高校在打造教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍時(shí)，盡可能不聘用兼職、兼任人員，而要聘用專業(yè)人員，通過(guò)公開(kāi)招聘、人才舉薦等方式，引入專業(yè)的教學(xué)秘書(shū)，并不斷提高待遇水平及其社會(huì)地位，以吸引優(yōu)秀人才，提高教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。另一方面，教學(xué)秘書(shū)自身要注重自我提升，及時(shí)接受、學(xué)習(xí)最新的教學(xué)管理理論，兼顧教育管理與行政管理，掌握教學(xué)規(guī)律，結(jié)合實(shí)際工作需求將所學(xué)理論應(yīng)用其中，做到理論與實(shí)踐兼顧。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)要積極、主動(dòng)參與高校組織的培訓(xùn)，或者自主學(xué)習(xí)相關(guān)理論，不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)。

4.3 建立健全相關(guān)管理制度

為充分發(fā)揮出教學(xué)秘書(shū)之于教學(xué)管理的重要作用，各大高校要建立健全相關(guān)管理制度，從而提高工作效率與工作質(zhì)量。首先，高校要制定教學(xué)秘書(shū)工作明細(xì)，以文件形式規(guī)定教學(xué)秘書(shū)的工作內(nèi)容、崗位職責(zé)等；其次，要建立合理的薪酬待遇制度以及聘用制度，并為其提供繼續(xù)學(xué)習(xí)、深造的機(jī)會(huì)；最后，制定考核管理制度，以及與之相適配的獎(jiǎng)懲制度，做到獎(jiǎng)罰分明。此外，高校還要建立健全教學(xué)秘書(shū)相關(guān)的保障機(jī)制，為教學(xué)秘書(shū)的自身權(quán)益提供全方位保障，以激發(fā)其工作熱情，減輕其工作壓力，提升其工作積極性[8-10]。

4.4 優(yōu)化教學(xué)秘書(shū)的工作方式

正確的工作方式是高效率、高質(zhì)量完成工作內(nèi)容的必要前提。所以，高校教學(xué)秘書(shū)必須要在實(shí)踐工作中不斷完善自身工作方式，形成有效率、質(zhì)量高的工作方式。一方面，教學(xué)秘書(shū)要在實(shí)踐工作中注重經(jīng)驗(yàn)的積累與工作技巧的學(xué)習(xí)，在日常溝通過(guò)程中注意觀察，掌握最佳的溝通技巧；在處理教學(xué)活動(dòng)時(shí)，提前做好準(zhǔn)備，統(tǒng)籌全局管理，事后做好總結(jié)、評(píng)價(jià)。

5 結(jié)語(yǔ)

在教育改革新形勢(shì)下，高校教學(xué)管理工作內(nèi)容更加繁雜，工作量更大，這也意味著教學(xué)秘書(shū)的工作壓力更重。面對(duì)新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，教學(xué)秘書(shū)要積極轉(zhuǎn)變思想觀念、提高自身專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新完善工作方式，以不斷提高工作效率、工作質(zhì)量。高校也要改變對(duì)教學(xué)秘書(shū)重要性的認(rèn)知，并建立健全相關(guān)管理制度，為教學(xué)秘書(shū)創(chuàng)造良好的工作環(huán)境、晉升平臺(tái)、薪酬待遇制度等，以此來(lái)進(jìn)一步提高教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，為教學(xué)管理工作的順利開(kāi)展提供重要保障?？偠灾S著教育改革的不斷深入，教學(xué)秘書(shū)的重要性愈發(fā)凸顯，各大高校應(yīng)正確對(duì)待教學(xué)秘書(shū)這一崗位，充分發(fā)揮出教學(xué)秘書(shū)的崗位職能，從而全方位提高教學(xué)管理工作效果。