水利工程檔案信息化管理模式思考

解楓贊 韋 黎

1河南省河口村水庫管理局（459000） 2 鄭州金控計算機軟件有限公司（450000）

0 前言

水利工程檔案是指在水利工程規(guī)劃、建設及管理過程中形成的歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件材料。電子文件是指在數字設備及網絡環(huán)境中生成、以數碼形式存儲于硬盤、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳達的文件。水利工程建設中形成的電子文件歸檔后即成為水利工程電子檔案。文章探討的水利工程檔案電子化是指通過搭建檔案電子化平臺，從文件生成到項目竣工形成檔案的整個過程都通過線上提交、審批及移交，最終形成電子檔案單套制歸檔的全生命周期模式。

1 水利工程檔案電子化的現(xiàn)實背景

大數據時代網絡辦公趨于高效化。習近平總書記指出:“要運用大數據提升國家治理現(xiàn)代化水平。要建立健全大數據輔助科學決策和社會治理的機制，推進政府管理和社會治理模式創(chuàng)新?！彪S著“兩微一端”深入發(fā)展，“讓數據多跑腿，讓群眾少跑步”成為現(xiàn)實，群眾足不出戶利用智能手機就可以辦理各種民生服務。水利工程建設作為一項民生工程，工程檔案反映工程建設的整個建設過程和工程質量水平。水利工程檔案電子化是時代發(fā)展的需求，也是提供高效的水利建設的要求。

智慧建筑已成為行業(yè)發(fā)展趨勢。隨著互聯(lián)網+傳統(tǒng)建筑行業(yè)的深度融合，智慧工地、智慧建筑云平臺等新生事物應運而生。施工過程中的圖紙審查、證照辦理等工作都逐步在線上開展，項目直接產生的電子文件實施單套制歸檔，政務系統(tǒng)審批過程中形成的各類審批文件由檔案管理部門歸檔，實現(xiàn)信息共享已成為發(fā)展趨勢。項目工程檔案是竣工驗收的重要一環(huán)，融入竣工驗收勢在必行[1]。

行業(yè)“痛點”亟待改進。工程建設檔案本應與工程進度同步形成，然而實際卻是現(xiàn)場工作先行資料后補，重視工程現(xiàn)場的進度與質量，輕視項目資料，本應由工程師填報的資料由項目資料員完成已成為行業(yè)普遍現(xiàn)象。由于人員流動性大，偽造簽名、代簽字的現(xiàn)象司空見慣。工程檔案的形成不真實、不同步、不完整成為行業(yè)“痛點”，資料后補、造假、偽造簽名等問題屢禁不止。檔案存儲空間與日益增加的工程檔案的矛盾日益突出。近年來，基礎建設飛速發(fā)展，水利行業(yè)發(fā)展迅速，水利工程檔案的數量急劇增加，導致檔案庫房存儲空間壓力增大。水利項目多數為惠民工程，經費主要來源于財政撥款。檔案庫房的費用占檔案管理經費的大部分，在經濟不發(fā)達的部分地區(qū)經費緊張，庫房面積小，日益增加的檔案缺少存儲空間成為檔案管理的難點。

2 水利工程檔案電子化的發(fā)展趨勢

工程檔案電子化的發(fā)展歷程大致經歷了四個階段:第一階段是手工處理階段；第二階段是初步的電子化階段，需要將部分文件、圖紙進行掃描；第三階段是專業(yè)的電子化階段；第四階段是互聯(lián)網信息化階段。目前，我國沿海發(fā)達地區(qū)的工程檔案工作已進入第三階段，內陸大部分地區(qū)的工程檔案工作停留于第二階段。隨著《2016-2020 年建筑業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃綱要》《國家檔案局全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《數字檔案館建設指南》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《水利工程建設項目檔案管理規(guī)程》等一系列文件出臺，工程檔案電子化建設成為主要發(fā)展方向。電子政務和建設項目審批制度改革也極大地推動了工程電子檔案的移交和歸檔。電子文件的接收對傳統(tǒng)的工程檔案管理模式產生了巨大的沖擊，倒逼水利工程檔案管理部門加快電子化進程。全國各地尤其是沿海地區(qū)圍繞著檔案數字化、電子化建設都做了大量工作，存量數字化，增量電子化，集中于線上形成、審批、移交及利用。內陸地區(qū)尤其是縣區(qū)等基層工程檔案管理部門，依舊停留在傳統(tǒng)的管理模式，數字化、電子化程度較低。今年是“十四五”開局之年，工程檔案電子化將是“十四五”時期工程檔案管理部門的工作方向和目標[2]。

3 水利工程檔案電子化的重點

在水利工程檔案電子化的過程中需要抓住重點，有針對性地解決問題。做好制度設計，通過建章立制規(guī)范工作程序，搭建性能良好的電子化平臺，做好異地備份保障電子檔案的安全，注重人員信息化水平的提升，通過試點先行以點帶面全面推廣電子化工作。

3.1 建章立制，做好制度設計

規(guī)章制度是開展水利工程檔案電子化工作的指引，是規(guī)范操作的指南。各地水利部門需要提供政策支持當地水利工程檔案電子化的發(fā)展，明確五方責任主體的職責，通過水利系統(tǒng)各部門的聯(lián)動推動電子化工作的順利開展。在項目開工時同步開展電子化歸檔工作，在項目建設過程中強化文件質量管控，在項目驗收階段把好最后一道關口。各地水利部門需要制定當地水利工程檔案電子化工作的流程指引、標準規(guī)范等，并做好培訓宣貫，確保政策制度落實到位。

3.2 搭建電子化平臺，提供技術支撐

水利部門可以根據自身的信息技術，通過自行建立招標采購第三方定制服務等方式，搭建水利工程檔案電子化平臺。招標采購第三方定制服務的方式更有利，一方面定制的平臺符合當地的實際情況，另一方面在平臺運行過程中需要提供長期及時的技術服務與支持。顯然，專門的信息服務商專業(yè)性更強、服務更便捷。電子化平臺的性能直接影響電子化檔案工作的進展，因此要搭建運行流暢、系統(tǒng)穩(wěn)定、界面簡單、易于操作的電子化平臺。

3.3 提高電子信息化檔案管理的安全性，做好異地備份

電子信息化的發(fā)展是把雙刃劍，在給檔案管理工作帶來便利的同時，也帶了更多的風險與威脅，如信息泄漏、病毒攻擊等，嚴重影響了檔案管理的安全性。水利工程檔案的安全性代表著國家的安全性，檔案一旦泄漏或丟失，影響的不僅僅是個人，影響的是整個國家的安全，所以水利工程檔案的安全性需要有更加嚴格的措施來保障。水利工程檔案信息化管理需加強技術措施，防止病毒、黑客等的攻擊。異地備份確保檔案安全是十分重要的。隨著互聯(lián)網技術及5G 通信技術的發(fā)展，尤其是云存儲技術的進步，降低了異地備份的成本，提升了備份速度，為大量存儲電子化數據提供了可能[3]。

3.4 提升人員信息化水平，助力電子化發(fā)展

人才是社會發(fā)展的動力源泉，更是一個行業(yè)發(fā)展的核心力量。相對于傳統(tǒng)的水利工程檔案管理模式，信息化的管理模式依托計算機和互聯(lián)網，是一種創(chuàng)新管理手段，因此對于從業(yè)人員的信息化水平也提出了更高的要求。一方面要對傳統(tǒng)人才進行全方位的學習培訓，提升信息化意識與實操能力；另一方面各地要在檔案管理工作中引進計算機、軟件工程等方面的專業(yè)人才，打造一只專業(yè)過硬、技術純熟、業(yè)務精通的復合型人才隊伍。

3.5 開展項目試點，以點帶面推動工作

水利工程檔案電子化是一項長遠的工作，是在傳統(tǒng)的工作模式基礎上進行的創(chuàng)新，不可能一蹴而就，需要循序漸進。為此可以采取試點先行的模式，選取當地實力雄厚、建筑體量大、配合度好的建設項目進行試點運行，總結運行過程中的問題加以改進，形成標準體系，完善平臺功能。在項目試點完成水利工程檔案從傳統(tǒng)的紙質檔案向電子檔案單套制歸檔，形成可以推廣應用的原生電子檔案全生命周期管理模式，再將成果覆蓋轄區(qū)所有水利建設項目。

4 水利工程檔案電子化的意義

水利工程檔案電子化可有效緩解檔案存儲空間與日益增加的水利工程檔案的矛盾。水利工程檔案電子化實施后實行電子檔案單套制歸檔，可以節(jié)約大量的檔案存儲庫房，大大節(jié)約了紙質檔案存儲的成本，降低了紙質檔案霉變損壞的風險，強化了工程資料的過程管控力度。水利工程檔案電子化管理平臺實現(xiàn)了過程管控的標準化、規(guī)范化；通過數字認證實現(xiàn)簽名的有效性和真實性；利用平臺網絡優(yōu)勢，實現(xiàn)工程電子檔案與工程項目同步形成，從根本上保證了水利工程檔案形成的真實性、完整性與同步性，大力提升了水利工程檔案利用效率和服務水平。傳統(tǒng)水利工程檔案管理模式下，群眾借閱檔案需要來館查詢，借閱紙質檔案再拿去復印極不方便，而電子化管理模式下可以實現(xiàn)網絡申請的目標，是一種全新的便捷的檔案利用方式。

5 結語

水利工程檔案信息化管理是順應時代發(fā)展的舉措，是從傳統(tǒng)檔案管理模式向電子化管理模式的創(chuàng)新，是“十四五”時期工程檔案工作的目標和方向。其是一種全新的原生電子檔案全生命周期管理模式，強化了文件形成過程中的質量管控，保障了水利工程檔案形成的真實性、同步性與完整性，大力提升了水利工程檔案的工作效率。