新形勢(shì)下公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理

劉宵龍，謝磊

廈門大學(xué)附屬婦女兒童醫(yī)院·廈門市婦幼保健院設(shè)備物資部 (福建廈門 361003)

近年來(lái)，為了更好地改善就醫(yī)環(huán)境，提高醫(yī)院的診治水平，公立醫(yī)院通過(guò)持續(xù)引進(jìn)最新技術(shù)的醫(yī)療設(shè)備來(lái)滿足日益增加的醫(yī)療診斷需求，這導(dǎo)致公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量不斷增加，同時(shí)隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)精細(xì)化管理的推進(jìn)，醫(yī)療設(shè)備相關(guān)檔案也逐漸增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式弊端明顯，已經(jīng)無(wú)法滿足日常醫(yī)療工作的需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺(tái)的全面推廣及物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案全生命周期管理的數(shù)字化、流程化、規(guī)范化，能夠有效提高檔案利用率及醫(yī)務(wù)人員的工作效率，從而提升醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平。而提高公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)和管理水平，可更好地滿足新形勢(shì)下公立醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展的需求，為公立醫(yī)院穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)信息支持。本研究就新形勢(shì)下公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理作如下介紹。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案分散，容易缺失

醫(yī)療設(shè)備檔案主要分為靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案。其中，靜態(tài)檔案包括醫(yī)療設(shè)備從立項(xiàng)采購(gòu)到報(bào)廢處置的所有資料，如論證表、招標(biāo)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；動(dòng)態(tài)檔案包括醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)生的所有相關(guān)資料，如醫(yī)療設(shè)備使用登記本、故障維修維保記錄、計(jì)量檢測(cè)報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)生的效益分析數(shù)據(jù)等。靜態(tài)檔案一般由醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門保管，而動(dòng)態(tài)檔案一般由醫(yī)療設(shè)備使用科室及醫(yī)工部門保管。目前，大部分公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案并未通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全生命周期管理，檔案保管部門各異，檔案內(nèi)容較為分散，通常表現(xiàn)為各歸口管理部門僅負(fù)責(zé)管理其部門對(duì)應(yīng)的檔案資料，如此，易導(dǎo)致檔案不完整或易丟失，各部門職責(zé)不清晰，易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，不利于后續(xù)檔案調(diào)閱及監(jiān)管。

1.2 調(diào)檔冗雜，效率低下

當(dāng)前，大部分公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理模式仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，即由采購(gòu)部門經(jīng)辦人員整理好紙質(zhì)文件形式的檔案后，交由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管，日常如需查閱或檢查使用，還需通過(guò)檔案室申請(qǐng)調(diào)檔，流程煩瑣，時(shí)效性差，影響了醫(yī)務(wù)工作者的工作效率，耽誤了醫(yī)療設(shè)備工程師的維修進(jìn)度，繼而降低了醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率。此外，由于醫(yī)療設(shè)備檔案利用的不便性和分散性，導(dǎo)致相關(guān)部門在論證醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置可行性時(shí)缺乏有效而完整的數(shù)據(jù)資料作為依托，影響決策者作出科學(xué)判斷。

1.3 浪費(fèi)資源，增加成本

醫(yī)療設(shè)備紙質(zhì)檔案一般需保存15年以上，醫(yī)療設(shè)備檔案的大量存放需要占用面積較大相對(duì)固定的場(chǎng)地，且對(duì)存放場(chǎng)地的溫濕度、防火均有較高的要求，需專門的檔案管理人員維護(hù)管理，這在一定程度上增加了醫(yī)院的人力、物力成本支出和場(chǎng)所空間占用；從另一角度考慮，檔案存放場(chǎng)所的增加變相地減少了臨床科室使用面積，進(jìn)而影響了醫(yī)院的整體效益。此外，紙質(zhì)檔案一旦整理歸檔后，如有新的文件則無(wú)法在第一時(shí)間編入檔案，需拆解裝訂好的檔案，工序煩瑣，如遇新老院區(qū)交接或者檔案室場(chǎng)所變更、搬遷，對(duì)于醫(yī)院和工作人員而言無(wú)疑是個(gè)艱巨的任務(wù)。

1.4 制度缺失，人力不足

目前，大部分醫(yī)院缺乏完善可行的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，從而無(wú)法明確各相關(guān)部門的工作職責(zé)；同時(shí)，缺少行之有效的監(jiān)管措施，容易導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案在提交匯總時(shí)混亂無(wú)序，出現(xiàn)不及時(shí)、不完整或不準(zhǔn)確等問(wèn)題；此外，現(xiàn)有的檔案專職人員緊缺，大部分是兼職人員，同時(shí)缺少專業(yè)的檔案信息管理人員，不僅如此，檔案管理人員檔案知識(shí)單一、知識(shí)面窄、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用能力欠缺，其主動(dòng)性差，思想惰性強(qiáng)，缺少創(chuàng)新精神，很難接受新的科技管理方法，因此很難滿足當(dāng)前檔案管理的要求。尤其是兼職人員因有其他工作任務(wù)，很難全身心投入到檔案制作管理工作中，因此造成檔案管理質(zhì)量不佳、時(shí)效性差[1]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的意義

2.1 提高工作人員的辦事效率

在醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理過(guò)程中，通過(guò)系統(tǒng)流程的設(shè)置要求，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入、收集全部相關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案資料，方便在日常業(yè)務(wù)開(kāi)展中醫(yī)務(wù)人員快速調(diào)閱，有助于醫(yī)療設(shè)備工程師更好地掌握醫(yī)療設(shè)備實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，便于決策者搜集醫(yī)療設(shè)備各項(xiàng)運(yùn)行數(shù)據(jù)作為今后采購(gòu)、維修的依據(jù)。此外，通過(guò)信息化管理可規(guī)范醫(yī)療設(shè)備全生命周期中各管理流程，改變工作人員的工作模式，節(jié)省大量人力進(jìn)行交接、清點(diǎn)等傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，減輕工作人員的工作量，所有流程均有跡可循，所有節(jié)點(diǎn)均可時(shí)間量化，從而提高了工作效率和質(zhì)量，極大地降低了醫(yī)院的人工成本和時(shí)間成本[2]。

2.2 滿足日益嚴(yán)格的政策管理要求

隨著各級(jí)主管部門政策文件持續(xù)出臺(tái)，監(jiān)管力度不斷加強(qiáng)，對(duì)公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備循證管理的要求趨于嚴(yán)格，巡檢的醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容趨于多樣化，要求整份醫(yī)療設(shè)備檔案從最初始的醫(yī)療設(shè)備論證申請(qǐng)直至最后的報(bào)廢全過(guò)程中涉及的內(nèi)容、記錄的痕跡均應(yīng)有原始材料，可留檔備查，具備可追溯性。而通過(guò)實(shí)施醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理，在任何時(shí)刻均能勝任任何監(jiān)察審計(jì)、醫(yī)療設(shè)備運(yùn)維監(jiān)管或者臨床科室使用，且方便調(diào)閱，不僅能夠滿足各種檢查要求和使用需求，還能夠起到提醒作用，及時(shí)補(bǔ)充欠缺檔案，更新過(guò)期檔案，確保檔案的完整性及有序性。

2.3 提升醫(yī)療設(shè)備檔案綜合利用率

醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化實(shí)現(xiàn)了工作思維的轉(zhuǎn)變，徹底改變了“重采購(gòu)，輕管理”的現(xiàn)狀。通過(guò)醫(yī)療設(shè)備檔案的全過(guò)程信息化管理，多渠道、多維度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的信息資源共享，合理設(shè)置分配使用權(quán)限，使工作人員可對(duì)應(yīng)各自管理功能。例如，臨床科室醫(yī)務(wù)人員可獲取相應(yīng)醫(yī)療設(shè)備使用說(shuō)明書等醫(yī)療設(shè)備操作信息，通過(guò)系統(tǒng)資料和視頻，可在線接受培訓(xùn)，無(wú)需預(yù)約工程師到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地培訓(xùn)的流程，節(jié)省了人力、物力，提高了工作效率；行政職能部門可通過(guò)系統(tǒng)獲取某臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的使用信息、成本收入信息、維修維護(hù)數(shù)據(jù)，并可將綜合績(jī)效分析論證作為采購(gòu)依據(jù)以及科室運(yùn)營(yíng)考核方式；醫(yī)工部門可通過(guò)系統(tǒng)第一時(shí)間接收到臨床科室的醫(yī)療設(shè)備報(bào)修需求，并及時(shí)接收到系統(tǒng)推送的醫(yī)療設(shè)備巡檢維保提示，立即做出響應(yīng)，確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用以及臨床科室的工作有序開(kāi)展，而記錄每次維修維保出現(xiàn)的問(wèn)題，作為今后醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作的參考依據(jù)。此外，通過(guò)系統(tǒng)將所有與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的信息整合后，可提升醫(yī)療設(shè)備檔案綜合利用率，提升整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)維質(zhì)量。

2.4 順應(yīng)現(xiàn)階段系統(tǒng)互聯(lián)互通、智能化的發(fā)展趨勢(shì)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”平臺(tái)的應(yīng)用和不斷深入，醫(yī)療機(jī)構(gòu)各個(gè)部門均陸續(xù)上線了相關(guān)領(lǐng)域的信息平臺(tái)，旨在提高部門的信息化水平，提升部門的工作管理質(zhì)量。隨著部門間的對(duì)接越來(lái)越頻繁，工作交集越來(lái)越密集，各個(gè)部門之間平臺(tái)的互聯(lián)互通也成為當(dāng)下的主流趨勢(shì)。對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案實(shí)施信息化管理，與醫(yī)院預(yù)算管理平臺(tái)、合同管理平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理平臺(tái)、資產(chǎn)管理平臺(tái)、醫(yī)療設(shè)備維修管理平臺(tái)等相關(guān)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了流程相通，數(shù)據(jù)相連。借助信息系統(tǒng)平臺(tái)的智能化引擎，將所有數(shù)據(jù)收集整合后再推送到相關(guān)工作流程中，終結(jié)了人為收集數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)的時(shí)代，從而實(shí)現(xiàn)了更為精準(zhǔn)、及時(shí)、全面、高質(zhì)量的檔案管理。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1 通過(guò)深化系統(tǒng)架構(gòu)頂層設(shè)計(jì)及功能模塊管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案全生命周期的覆蓋

在醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)階段，通過(guò)合理搭建各功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理全生命周期覆蓋，如年度預(yù)算項(xiàng)目檔案、醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置檔案、招標(biāo)采購(gòu)檔案、采購(gòu)合同檔案、履約驗(yàn)收檔案、資產(chǎn)臺(tái)賬檔案、巡檢保養(yǎng)檔案、維修檔案、調(diào)撥報(bào)廢檔案等，依托檔案信息系統(tǒng)與其他醫(yī)院系統(tǒng)對(duì)接共享數(shù)據(jù)、互聯(lián)互通流程，建立全面系統(tǒng)的信息架構(gòu)，各模塊系統(tǒng)之間既相互獨(dú)立，又相輔相成。此外，檔案信息系統(tǒng)還應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)不斷升級(jí)更新功能，支持拓展新增功能模塊，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的科學(xué)性、合理性、先進(jìn)性[3]。

3.2 通過(guò)數(shù)字化信息技術(shù)手段，助力醫(yī)療設(shè)備檔案信息精細(xì)化管理

(1)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)可分別通過(guò)網(wǎng)頁(yè)端和移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)登錄，系統(tǒng)管理員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，將使用人群分為3類，即檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、普通用戶，其中，檔案管理人員和系統(tǒng)管理人員可對(duì)檔案模塊進(jìn)行編輯管理，普通用戶僅有檢索、查看、打印檔案的權(quán)限，無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行修改；各科室及工作人員根據(jù)自身工作職責(zé)維護(hù)功能模塊，可瀏覽數(shù)據(jù)信息、調(diào)閱檔案資料；網(wǎng)頁(yè)端可呈現(xiàn)實(shí)時(shí)檔案信息狀態(tài)、醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù)等，移動(dòng)端則可輔助工作人員在線培訓(xùn)學(xué)習(xí)、工程師及時(shí)接收醫(yī)療設(shè)備維保維修任務(wù)、管理人員隨時(shí)隨地調(diào)取運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析決策；通過(guò)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的靈活性及權(quán)限設(shè)置的安全性，可確保公立醫(yī)院檔案信息的安全可靠，同時(shí)可保證公立醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的高效便捷[4]。(2)使用二維碼技術(shù)或射頻識(shí)別(radio frequency identification，RFID)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療設(shè)備的統(tǒng)一管理，使每臺(tái)醫(yī)療設(shè)備都有一張獨(dú)一無(wú)二的“身份證”；當(dāng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)驗(yàn)收合格后，資產(chǎn)管理人員對(duì)其進(jìn)行入庫(kù)及出庫(kù)手續(xù)辦理時(shí)，通過(guò)操作資產(chǎn)管理系統(tǒng)使其自動(dòng)生成一張屬于這臺(tái)設(shè)備的唯一碼，工作人員將其貼在設(shè)備顯著且不易丟失脫落的位置；通過(guò)掃描二維碼或者感應(yīng)電子標(biāo)簽，可實(shí)現(xiàn)從設(shè)備立項(xiàng)直至應(yīng)用的所有信息查詢請(qǐng)求；結(jié)合手機(jī)、平板、PDA等移動(dòng)端的應(yīng)用，醫(yī)務(wù)人員可輕松獲取醫(yī)療設(shè)備使用說(shuō)明書、操作使用視頻等業(yè)務(wù)工作中需要用到的資料，并且能夠通過(guò)掃描二維碼進(jìn)行故障報(bào)修、調(diào)撥報(bào)廢申請(qǐng)等流程的使用，醫(yī)療設(shè)備工程師可獲取該臺(tái)設(shè)備采購(gòu)信息、歷次維保維修記錄，從而判斷設(shè)備是否還在質(zhì)保期內(nèi)或者聯(lián)系供應(yīng)商、廠家進(jìn)行售后服務(wù)。(3)系統(tǒng)通過(guò)開(kāi)放信息接口給供應(yīng)商、廠家、招標(biāo)代理等第三方公司，便于完善檔案信息。目前，大部分公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)均委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程均由招標(biāo)代理公司整理成紙質(zhì)檔案寄給醫(yī)院保管；通過(guò)信息系統(tǒng)的打通，招標(biāo)代理可進(jìn)行雙方系統(tǒng)的信息對(duì)接維護(hù)工作，直接將所有電子材料實(shí)時(shí)同步推送到醫(yī)院系統(tǒng)端；當(dāng)醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收合格投入使用后，面臨著維保維修、醫(yī)療器械注冊(cè)證等證件材料變更、常規(guī)巡檢培訓(xùn)等工作，這些工作生成的工單、新的證件材料、巡檢培訓(xùn)報(bào)告等資料，通過(guò)供應(yīng)商、廠家直接維護(hù)、同步到醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)；通過(guò)醫(yī)院系統(tǒng)與外界系統(tǒng)的打通，實(shí)現(xiàn)所有環(huán)節(jié)的檔案歸集并及時(shí)更新，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性[5]。(4)由于醫(yī)療設(shè)備檔案信息體現(xiàn)了公立醫(yī)院業(yè)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的所有信息，因此系統(tǒng)的安全以及數(shù)據(jù)信息的保密顯得尤為重要；在開(kāi)發(fā)醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)過(guò)程中，應(yīng)將信息安全技術(shù)貫穿融入系統(tǒng)每一個(gè)模塊中；通過(guò)信息加密技術(shù)主動(dòng)保護(hù)網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息，以及保護(hù)網(wǎng)上傳輸?shù)男畔?shù)據(jù)；通過(guò)身份認(rèn)證和身份識(shí)別技術(shù)，核查用戶身份的安全可靠性；通過(guò)與軟件開(kāi)發(fā)供應(yīng)商、招標(biāo)代理、醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商等醫(yī)院外部公司簽訂網(wǎng)絡(luò)信息安全協(xié)議，如加密協(xié)議、密鑰管理協(xié)議、數(shù)據(jù)驗(yàn)證協(xié)議等，建立信息保護(hù)機(jī)制。通過(guò)一系列的信息技術(shù)，保證醫(yī)療設(shè)備檔案信息完整以及不被篡改，確保檔案信息系統(tǒng)只開(kāi)放給經(jīng)授權(quán)過(guò)的用戶[6]。

3.3 通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)醫(yī)療設(shè)備檔案人員，提高管理人員的綜合素質(zhì)

公立醫(yī)院管理層應(yīng)從戰(zhàn)略高度重視人才在醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理中的重要性。針對(duì)目前各醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理和建設(shè)過(guò)程中面臨的專業(yè)管理人員缺乏和人員素質(zhì)欠缺的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)檔案人員的培養(yǎng)，在條件允許的情況下，積極引進(jìn)專業(yè)化人才，完善醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)建立一套合適的培訓(xùn)體系，定期開(kāi)展培訓(xùn)，拓展培訓(xùn)方式和創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，提高管理人員的綜合知識(shí)覆蓋面和系統(tǒng)操作技能。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員信息安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的培訓(xùn)，確保醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息的安全性得到充分保障，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院的切身利益。

3.4 完善醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理

公立醫(yī)院在人才引進(jìn)及人員培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，建立健全科學(xué)規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)通過(guò)管理制度指導(dǎo)人員開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作，同時(shí)通過(guò)人員在管理工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不斷完善健全管理制度，以此形成良性循環(huán)。一套合理完善的管理制度能夠明確管理人員相應(yīng)的崗位職責(zé)、檔案制作的標(biāo)準(zhǔn)流程、監(jiān)督審計(jì)的細(xì)則、考核與獎(jiǎng)懲的機(jī)制、培訓(xùn)教育的辦法等細(xì)分條款內(nèi)容，確保檔案信息化工作有章可循，有法可依，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、合理化[7]。

4 小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理工作是現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)健康有序發(fā)展的必然要求，公立醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的重要性，積極培養(yǎng)引進(jìn)檔案管理人才，建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理制度，樹(shù)立科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理理念，構(gòu)建符合醫(yī)院實(shí)際的流程體系，推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化、規(guī)范化發(fā)展，積極開(kāi)放與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全鏈條、全生命周期的信息集成管理，從而提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的質(zhì)量和效率，提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息的利用率，為醫(yī)院業(yè)務(wù)工作、資產(chǎn)管理工作、科研調(diào)研工作等工作提供完整有效的數(shù)據(jù)支持，全面提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)的工作效率和整體效益。