辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理改革策略

高 陽

(鄒平市中醫(yī)院/醫(yī)保科 山東 濟(jì)寧 256200)

0 引言

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展給各行各業(yè)帶來了深刻的變革，也使得管理工作邁向了新的臺(tái)階，辦公自動(dòng)化顯著提高了管理部門各項(xiàng)管理工作的效率，也在很大程度上彌補(bǔ)了原有傳統(tǒng)管理模式的不足。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)量更多，同時(shí)醫(yī)院檔案管理安全已成為新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作在辦公自動(dòng)化環(huán)境下面臨著一系列的問題，需要檔案管理人員正視這些問題，并從全局的角度上積極推進(jìn)檔案管理工作改革，從而提升醫(yī)院檔案管理工作水平以及醫(yī)療服務(wù)水平。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的主要問題

1.1專業(yè)人才匱乏

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，及其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，對檔案管理人員的建設(shè)水平提出了更高的要求。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作中，電子檔案是一種重要的文件類型，需要檔案管理人員用更科學(xué)且安全的方式去管理電子檔案，保證醫(yī)院科研、人事等電子檔案信息的真實(shí)性完整性以及安全性，這對醫(yī)院檔案管理人員的技術(shù)以及管理理念提出了更高的要求[1]。

目前許多公立醫(yī)院檔案管理人員大多是由相關(guān)專業(yè)的大學(xué)生、退休返聘人員或者是社會(huì)臨時(shí)人員組成，這些人員檔案管理的專業(yè)知識(shí)以及信息技術(shù)水平有著顯著的差異，對新環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的變化認(rèn)識(shí)不同，一些入職不久的大學(xué)生以及我也接受過專業(yè)教育的社會(huì)臨時(shí)人員對醫(yī)院電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，難以滿足新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的要求。此外，醫(yī)院檔案管理工作中各專業(yè)人才缺乏積極的交流。辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的引進(jìn)以及升級幾乎是由醫(yī)院信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)的，信息技術(shù)人員在開發(fā)以及升級信息系統(tǒng)的過程中僅僅追求對系統(tǒng)功能的開發(fā)，沒有與醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行深入的交流，對電子檔案管理的原則以及需要缺乏了解，造成部分檔案管理人員在應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)的過程中存在著諸多的困難，后續(xù)信息技術(shù)人員與檔案管理人員也沒有進(jìn)行溝通，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作效率。

1.2電子檔案的安全挑戰(zhàn)

醫(yī)院電子檔案信息與紙質(zhì)檔案文件的可分離性、易傳輸?shù)奶匦栽斐蓚鹘y(tǒng)有效的安全控制手段在安全問題上顯得“心有余而力不足”，給醫(yī)院檔案管理安全，尤其是電子檔案信息安全帶來了很大的挑戰(zhàn)?？梢哉f在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，現(xiàn)代信息技術(shù)用于醫(yī)院檔案管理工作以來安全問題就相伴相生，也是醫(yī)院檔案管理人員必須正視的一個(gè)問題。

從醫(yī)院內(nèi)部人員管理情況來看，醫(yī)院檔案管理人員以及檔案的利用者安全意識(shí)不足，加之醫(yī)院也缺乏較為完善的安全管理制度，管理者、技術(shù)人員以及檔案信息的利用者，在檔案管理信息系統(tǒng)中的權(quán)限混亂，無法保證醫(yī)院檔案資料的安全以及管理監(jiān)督、檢查等措施的實(shí)施，使得醫(yī)院電子檔案信息安全面臨嚴(yán)重的威脅[2]。而且許多公立醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不夠完善，尚未建立起一套完整的病毒檢測、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測等安全防御體系，無法實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部及外部用戶訪問的有效控制，加之部分檔案管理人員沒有數(shù)據(jù)備份意識(shí)，造成部分電子檔案會(huì)出現(xiàn)無意刪除或損壞的情況。

1.3軟硬件設(shè)施不到位

受財(cái)政資金投入、技術(shù)人員等因素的影響，公立醫(yī)院許多機(jī)構(gòu)部門的軟硬件設(shè)施建設(shè)較為落后，難以在辦公自動(dòng)化環(huán)境下配合檔案管理人員開展相應(yīng)的管理工作。以本地區(qū)部分公立醫(yī)院為例，一些公立醫(yī)院檔案室以及人事部門使用的電腦數(shù)量算較為充足，但檔案室配備的電腦系統(tǒng)較為落后，電腦的最低使用時(shí)間超過一年，最長使用年限近10年，使用的操作系統(tǒng)還是windows 10初始版本，一些辦公軟件的版本也未能及時(shí)更新。同時(shí)也因?yàn)闄n案管理人員專用的電腦基本上為單機(jī)電腦，而且非檔案管理人員不得隨意進(jìn)出檔案室，造成檔案室電腦系統(tǒng)維護(hù)與升級的間隔時(shí)間過長，難以滿足辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理安全的需求[3]。在這樣的情況下，一旦電腦軟硬件突發(fā)故障，就很有可能造成電子檔案信息丟失，增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作量。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理改革對策

2.1加強(qiáng)專業(yè)人才引進(jìn)與教育

新時(shí)期醫(yī)院更應(yīng)該重視優(yōu)秀檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，使得醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍能夠更好的應(yīng)對辦公自動(dòng)化環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)。首先，醫(yī)院在引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人才時(shí)應(yīng)該明確人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)。既與辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)性以及新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院在選拔人才時(shí)，也應(yīng)該以高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的態(tài)度對待人才，根據(jù)檔案室不同崗位的要求，分別制定選拔標(biāo)準(zhǔn)。如側(cè)重于檔案管理工作的人才職校重點(diǎn)考察待選拔者的全局意識(shí)、管理學(xué)知識(shí)等，側(cè)重于檔案管理技術(shù)方面的則應(yīng)重點(diǎn)考察數(shù)據(jù)應(yīng)用技能、網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)等，針對性地細(xì)化與調(diào)整醫(yī)院檔案管理人才引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。其次，醫(yī)院人事部門還應(yīng)該完善人才選拔評價(jià)體系進(jìn)一步評估優(yōu)秀人才的價(jià)值。在人才選拔過程中，管理者除了評估帶選拔人才的技術(shù)以及檔案管理相關(guān)知識(shí)水平之外，還應(yīng)該綜合考量帶選拔人才的品德、職業(yè)觀念、集體榮譽(yù)感等因素，將不同類別的考察因素納入到考核體系內(nèi)，全方面的評估人才與崗位的適配性，可以結(jié)合國內(nèi)外研究成果引入檔案工作者勝任能力模型，選拔更適合檔案管理崗位的優(yōu)秀人才，這在很大程度上可以提高新環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作水平[4]。

新時(shí)期醫(yī)院還需要加強(qiáng)對職工尤其是檔案管理人員的信息安全教育，從而提高職工檔案信息安全意識(shí)。醫(yī)院檔案文件具有真實(shí)記錄歷史事件的本質(zhì)屬性，但當(dāng)前醫(yī)院管理信息系統(tǒng)還不夠完善，檔案管理的流程尚在探索中，醫(yī)院檔案管理工作面臨著較為嚴(yán)峻的安全問題。因此，醫(yī)院的管理層應(yīng)該加強(qiáng)對檔案室管理人員與技術(shù)人員的安全教育，通過講座或者是案例教學(xué)等方式讓檔案室工作人員認(rèn)識(shí)到保證醫(yī)院檔案文件安全的重要性。與此同時(shí)，醫(yī)院也要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍專業(yè)能力的培訓(xùn)。醫(yī)院人事部門應(yīng)該盡快協(xié)同其他部門，建立起檔案管理人員專業(yè)能力的培訓(xùn)機(jī)制，在日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)中納入大數(shù)據(jù)的現(xiàn)代信息技術(shù)內(nèi)容，必要性邀請信息技術(shù)人員前來指導(dǎo)，從而有效提升檔案管理人員信息化管理水平。除了信息技術(shù)培訓(xùn)以外，醫(yī)院還可以加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)資格方面的論證與培訓(xùn)[5]。英國等發(fā)達(dá)國家自上世紀(jì)90年代末，便逐步建立與完善檔案職能認(rèn)證制度，也重視對檔案管理人員執(zhí)業(yè)資格的認(rèn)證與培訓(xùn)工作。現(xiàn)階段我國檔案專業(yè)技術(shù)資格分為初級、中級及高級三個(gè)層次，但國內(nèi)檔案專業(yè)技術(shù)資格制度的執(zhí)行并非是強(qiáng)制性的，新時(shí)期醫(yī)院更應(yīng)該重視對檔案管理人才，技術(shù)資格認(rèn)證的管理，從而督促醫(yī)院檔案管理人員為了獲得資格認(rèn)證而加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，更好地應(yīng)對辦公自動(dòng)化環(huán)境對醫(yī)院檔案管理工作帶來的一系列挑戰(zhàn)。

在引進(jìn)高素質(zhì)人才、加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人才的教育培訓(xùn)后，醫(yī)院人事部門還應(yīng)該完善相應(yīng)的激勵(lì)制度，從而提高檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，減少優(yōu)秀人才流失情況。在日常管理工作中，醫(yī)院的人事部門以及領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對檔案管理人員的人文關(guān)懷，在工作中給予其尊重與信任的態(tài)度，激發(fā)檔案管理人員工作的榮譽(yù)感及自豪感，同時(shí)將專業(yè)資格層次與檔案管理人員的薪資待遇掛鉤，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)與工作的熱情，使其能夠以更開闊的思維，去學(xué)習(xí)新環(huán)境下檔案管理工作的方法與管理理念，逐步提高檔案管理人員在工作中的成就感。

2.2加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理安全體系建設(shè)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案信息的流轉(zhuǎn)有了更為便捷的數(shù)據(jù)交互平臺(tái)，而醫(yī)院各部門產(chǎn)生的各種電子文件以及電子檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中積累了大量的背景信息，其中部分?jǐn)?shù)據(jù)具有歸檔的價(jià)值，而另一部分?jǐn)?shù)據(jù)則沒有歸檔的價(jià)值，這需要檔案管理人員選擇性的接收這些電子檔案等電子文件[6]。從實(shí)際情況來看，醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)原生性電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不齊全，各辦公室的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)有一定的差異，造成這些電子檔案文件數(shù)據(jù)無法順利采集、整理與儲(chǔ)存。因此，醫(yī)院的檔案室應(yīng)該積極與醫(yī)院的信息技術(shù)部門或者是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)商加強(qiáng)溝通，對現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)與調(diào)整，建立起統(tǒng)一的連接數(shù)據(jù)接口插件模型，使得檔案管理人員能夠利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)以及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)電子檔案的集成管理，提高檔案管理工作的效率，也能夠很大程度上降低電子檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

除此之外，醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案室及檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)安全管理。在組織人員層面，應(yīng)該在檔案室建立相應(yīng)的應(yīng)急管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使其在日常工作中能夠妥善利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)防范人為破壞。在檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面，醫(yī)院信息技術(shù)人員應(yīng)該積極地與外部優(yōu)秀的信息企業(yè)或者是人才進(jìn)行信息安全、系統(tǒng)研發(fā)等多方面的合作，在滿足醫(yī)院辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的要求的基礎(chǔ)上不斷升級系統(tǒng)功能，必要時(shí)加入一些新的設(shè)計(jì)模塊，如個(gè)人信息認(rèn)證模塊等，也便于檔案管理人員可以適時(shí)開展備份工作，保證信息安全。

2.3加大對軟硬件設(shè)施的投入

辦公自動(dòng)化環(huán)境下提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量、提升電子檔案，信息的安全性都需要有良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施作為技術(shù)支撐。但無論是軟件設(shè)置還是硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，都需要有大量的資金支持，因此醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及管理部門應(yīng)該統(tǒng)籌安排、合理使用經(jīng)費(fèi)，做到?？顚Ｓ?，尤其是要加大對檔案室電腦等軟硬件設(shè)施的投入力度。具體而言，檔案室以及相關(guān)部門需要升級的軟硬件設(shè)施包括服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)施，而且還應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作要求的變化，定期更換或者是升級這些基礎(chǔ)設(shè)施，使得檔案室計(jì)算機(jī)及服務(wù)器的軟硬件能夠滿足辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理工作的要求，保證醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與效率[7]。

考慮到檔案室計(jì)算機(jī)系統(tǒng)面臨的外部環(huán)境主要威脅是惡意入侵和病毒，那么升級后的信息系統(tǒng)需要保證無論是惡意入侵還是病毒，都會(huì)被認(rèn)定為是一種特殊的外部訪問請求，當(dāng)系統(tǒng)遭遇惡意入侵或病毒傳輸請求，檔案室的防護(hù)體系就應(yīng)該對其進(jìn)行判斷，過程中根據(jù)知識(shí)庫當(dāng)前儲(chǔ)存的“知識(shí)”，能夠識(shí)別大部分惡意入侵或病毒程序，一旦判定為惡意入侵或病毒，就會(huì)拒絕訪問，并且通知人工，而當(dāng)無法準(zhǔn)確判定時(shí)就會(huì)按照“疑似惡意攻擊”處理。同時(shí)，醫(yī)院技術(shù)人員也應(yīng)該定期對辦公軟件以及這類病毒查殺軟件進(jìn)行升級處理。

3 結(jié)語

辦公自動(dòng)化環(huán)境下推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作改革，對于提升醫(yī)院檔案管理水平以及醫(yī)療服務(wù)效率有著重要的意義。但目前在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著專業(yè)人才匱乏、電子檔案安全問題以及軟硬件設(shè)施不到位等問題。新時(shí)期醫(yī)院需要加強(qiáng)對優(yōu)秀檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，同時(shí)要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍的教育培訓(xùn)；也要正視辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子檔案等信息文件的安全問題，盡快建立起較為完善的檔案管理安全體系；醫(yī)院也需要加大對各部門尤其是檔案室軟硬件設(shè)施的投入，重視軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的更新與升級，從而使醫(yī)院檔案管理工作能夠邁向新的層次。