線上教學模式中高校教學秘書的多元化溝通作用

李祉曄

（大連海洋大學，遼寧 大連 116023）

0 前言

線上教學如今進入了一個高速發(fā)展時期，但是對于教學秘書的工作，由線下轉為線上，意味著有較多的工作不得不做出一定的改變，這其中必然有轉型所帶來的陣痛，教學秘書應當積極學習，逐步適應線上的教學秘書工作。

1 教學秘書的主要工作

根據(jù)教學計劃，協(xié)助領導協(xié)調(diào)教學過程中課程安排、教師調(diào)停課、教室及教學設備器材使用等問題；及時落實學生選課、重修、免聽、免修報名等工作；完成學期學業(yè)警告、學籍處理，落實下學期教學任務、交流學生學分認定等工作；統(tǒng)計、審查在校學生學分，對學分不夠學生及時警告，保證學生順利畢業(yè)；落實學生的外語四六級、專業(yè)等級考試、提前考試、期末考試、補考等考務工作，安排學院教師監(jiān)考；落實學院教師、學生的教材訂購、發(fā)放等工作；完成本科畢業(yè)生及學位資格審核等一系列相關工作[1]。

2 教學秘書工作線上開展的難點

2.1 效率低下

教學秘書的角色定位是在教師與學生之間的一個橋梁，起到一個上傳下達、溝通協(xié)調(diào)的作用。在開展線下教學時，教學秘書可以在校園之內(nèi)及時聯(lián)系到有教學任務的相關教師，對于教學有關工作的開展問題，教學秘書和教師能夠有效、及時的開展溝通，并落實工作。但當教學秘書的工作轉為線上，教學秘書與教師之間的溝通就意味著有時候不能做到實時同步，因為教師和教學秘書本身的工作量大，轉為線上后就有更多的工作要做，發(fā)消息也不一定能得到及時的回應，進而導致效率低下[2]。

2.2 工作開展難度陡增

線上教學就意味著很多的教學活動要在線上進行，像日常教學這種工作，在線上開展的難度較低，但是對于考試，線上考試的開展就意味著有很多的阻礙。線上考試如何進行，以什么方式進行考試，如何保證學生不作弊，考試試卷如何進行回收并保證不泄露，學生中途如果不小心退出答題怎么辦，這些問題都需要教學秘書花時間一一去解決。雖然說線上教學已經(jīng)開展了較長時間，也有了一定的基礎理論指導但是實際操作遠遠比理論基礎來的復雜多變，在這種情況下，教學秘書的工作開展起來就異常困難。

2.3 難以保證學生學習質量

大學課堂本身自由度就較高，當教學轉為線上之后，缺少了教師的直接監(jiān)督，就意味著學生在屏幕背后有著更多的自由空間。這對學生的學習質量就有著重大的影響。而教學秘書所要做工作的目的，就是要保證學生在線上和線下的學習質量趨于一致。但就目前的情況來看，教學秘書在盡自己最大努力做好本職工作的同時，運用技術手段提高學生的學習質量，但學生的學習質量更多時候還是要看學生個體的自我要求。所以，線上如何保證學生的學習質量也是教學秘書工作的重難點。

3 線上教學過程中教學秘書工作有效開展的策略

3.1 及時建立教學秘書線上工作系統(tǒng)

在以往線下教學的過程中，教學秘書的許多工作進展都在線下進行落實。線下落實的好處在于，教學秘書所面對的工作對象是教師、是學生、是真實存在的人，這就意味著教學秘書在開展工作時，可以在線下及時與教師、學生進行溝通。雖然說線上溝通也可行，但是在很多時候，線上溝通所帶來的效果遠遠比不上線下溝通，并且在線下溝通完成后，教學秘書就可以及時了解和跟進教師和學生的工作進展，這在線上是做不到的[3]。

所以，為了能夠幫助教學秘書及時跟進教學任務，及時與教師學生做好溝通。學校應該及時創(chuàng)建屬于教學秘書的一套工作系統(tǒng)，在這個工作系統(tǒng)中，教學秘書能夠及時有效的聯(lián)系到每個老師，并且能夠關注到每個老師的教學安排。在這種情況下，教學秘書就能有效地統(tǒng)籌兼顧學校教學任務。比如，在臨近期末考試的時候，教學秘書就可以通過專門的工作系統(tǒng)，在線上聯(lián)系各位出題老師，協(xié)商出卷。并通過工作系統(tǒng)傳回所需文件，將考試所用考卷上傳至考試系統(tǒng)，等待學生考試。這每一步的工作進度都可以清晰直觀地顯示在工作系統(tǒng)中，在這種情況下，教學秘書就可以及時了解那一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，并及時聯(lián)系相關工作人員進行解決。

3.2 建立及時多元線上溝通交流渠道

當線下工作轉為線上時，最亟待解決需的問題就是溝通交流的問題。在線下的工作中教學秘書可以直接面對教師和學生，教師知曉教學秘書的工作，所以在很多時候，大部分的教師都會配合教學秘書的工作。但是轉為線上之后，教師的工作量增加，很多東西需要線上解決，但對于部分教師來說可能存在操作不熟悉的情況，尤其是對于一些年齡較大的教師來說，他們對于線上的操作更為不熟悉。這時候就需要一個多元化的線上溝通交流渠道，讓教學秘書和教師之間能夠及時聯(lián)系，保證能夠隨時推進工作進展，同時可以讓教學秘書指導教師進行一些線上的操作。這種多元化的溝通交流渠道在微信等現(xiàn)代通訊基礎的前提下，高?？梢约皶r根據(jù)本校教學任務和教學目標要求，開發(fā)屬于自己的溝通交流系統(tǒng)。

而對于學生而言，很多學生在線下?lián)碛辛烁嗟淖杂蓵r間，學生不直接與教學秘書接觸，但是在一定程度上，教學秘書與學生之間的聯(lián)系會影響到整個教學任務的推進。但是學生有時候有自己的想法，抑或是不能及時配合教學秘書的工作，很多學生也不會有教學秘書的私人微信和通訊號碼。而多元線上溝通交流卻道能夠讓學生通過微信以外非私人通信渠道了解教學秘書的工作，在這種情況下，學生不僅僅能夠及時了解教學秘書的工作，及時知道教學秘書的工作動向，做到及時配合。同時，學生有關于教學任務進度安排的相關問題，也可以直接和教學秘書進行交流溝通[4]。

3.3 除去復雜審批蓋章流程

學校工作在很多時候，都會有審批蓋章的流程，有些文件要求必須是紙質版。但是轉為線上之后，很多文件要求是紙質版的話，就會存在郵寄的問題。而如果物流受阻，在這種情況下，就會浪費大量的時間在等待郵寄上。更為嚴重的是，如果快遞丟失，那就意味著審批流程無法繼續(xù)進行下去，那么這一工作進度就會一直止步不前。因此，對于線上的教學秘書工作，要除去復雜的審批蓋章流程，簡化審批流程，讓很多的工作進行不需要太多的審批者參與。同時，應當完善教師的電子簽名和電子簽章，在很多時候，擁有電子簽章的教師就可以直接在電子版文件上進行蓋章簽字，我國《電子簽名法》規(guī)定電子簽章同樣具有法律效應，因此，很多文件使用電子版后同樣具有法律效應。電子版文件不僅方便，而且在完善電子簽名和電子簽章后，可以加快審批流程，及時推進教學秘書的工作。

3.4 做好工作規(guī)劃，明確工作時間節(jié)點

教學秘書的工作和學校的教學任務緊密相關，所以對于教學秘書來說，及時準確的了解學校教學任務的節(jié)點，對于自己開展教學秘書工作有著至關重要的影響。教學秘書的工作內(nèi)容和工作時間節(jié)點，每學期雖然有所不同，但是大致相似，因此，在轉為線上之后，很多教學秘書要做好自己的工作規(guī)劃，同時明確自己工作時間的節(jié)點，比如，在學生開學時，有哪些工作可以開始進行，像迎新工作的準備、學生證的辦理、學籍的辦理等等，這些工作的時間節(jié)點及完結期限是多久。又如，在臨近期末的時候，有哪些工作需要開展，像試卷的出題、試卷的審批、考試的安排等等，這些工作每年都要做，而且開始的時間也大致相同，在這種情況下，教學秘書及時做好工作規(guī)劃，在相關工作的時間節(jié)點開始后，就要開始著手展開工作。同時，由于線上教學具有一定的延時性，很多工作的展開需要提前，教學秘書在明確時間節(jié)點后，就可以及時安排工作保證學校教學任務按時推進，有序進行[5]。

4 結語

線上工作的開展是對教學秘書工作的再補充，無論線上工作流程多么復雜多變，教學秘書都要在第一時間保證學校教學任務的有序推進。線上教學對教學秘書是一大考驗，教學秘書要充分知曉線上教學的特性，及時學習，查漏補缺。同時，高校也要，針對線上教學，制定相應的教學秘書工作系統(tǒng)，以保證教學秘書能在第一時間按時完成工作任務，保證學校工作計劃的按時執(zhí)行。