企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)之思考

摘 要：人力資源檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。信息化時(shí)代的到來為企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利的條件，不斷地吸收先進(jìn)的理念和科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)，建構(gòu)信息化人力資源檔案管理模式可以降低企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)，促使企業(yè)保持可持續(xù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)?；诖?，本文詳細(xì)分析了企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出相關(guān)的對策，以期為相關(guān)研究人員提供些許參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人力資源檔案管理；信息化建設(shè)

科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展和進(jìn)步，社會信息化程度加深，推動了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步。企業(yè)作為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要主體之一，人力資源檔案管理在企業(yè)管理中占有重要地位，加大人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作可以增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力，提高企業(yè)的市場競爭力。因此，加強(qiáng)企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)非常必要。

一、企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）人力資源檔案管理信息化建設(shè)意識較弱

企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)意識薄弱，表現(xiàn)在多個(gè)方面：一是盡管現(xiàn)在已經(jīng)是信息化時(shí)代，但是很多企業(yè)的人力資源檔案管理信息化建設(shè)意識尚未形成，具體管理工作的開展仍然依賴人力，造成管理效率、質(zhì)量下降，限制了企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。二是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層對于人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作重視程度不夠，沒有提供相關(guān)的人力、物力以及財(cái)力支持，導(dǎo)致人力資源檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。三是一些企業(yè)已經(jīng)意識到人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但是沒有將信息技術(shù)及成果應(yīng)用到人力資源檔案管理中。

（二）人力資源檔案管理信息化設(shè)備落后

人力資源檔案管理信息化建設(shè)對信息技術(shù)設(shè)備、設(shè)施的要求較高，目前部分企業(yè)的信息化設(shè)備陳舊、落后，以至于具體的管理工作無法開展，信息化建設(shè)水平較低。企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的目的是提高管理能力，發(fā)揮人力資源檔案的作用和價(jià)值，一旦不具備良好的信息化設(shè)備，則會影響到人力資源檔案管理的收集、整理、處理以及分析、利用。

（三）人力資源檔案管理信息化建設(shè)人才匱乏

部分企業(yè)的人力資源結(jié)構(gòu)存在不合理之處，人力資源檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)較低，不具備專業(yè)的信息技術(shù)知識，無法承擔(dān)人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作。部分人力資源檔案管理人員沒有學(xué)習(xí)、吸收新的知識和技能的意識，對于企業(yè)購置的信息化設(shè)備不具備操作和應(yīng)用的能力。加之一些人力資源檔案管理人員的自我提升意識較差，年齡較大，學(xué)習(xí)信息化設(shè)備的操作和應(yīng)用方法存在較大的困難，以至于企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的障礙較多。

（四）人力資源檔案管理的信息化程度不足

人力資源檔案管理的信息化程度不足表現(xiàn)在多個(gè)方面，一是很多企業(yè)具備了信息化建設(shè)的意識，但是持續(xù)的時(shí)間較短，產(chǎn)生的效果不足。二是部分企業(yè)雖然具備了人力資源檔案管理的信息化建設(shè)意識、條件以及資源，但是缺乏有效的管理制度，導(dǎo)致這些資源與條件并未發(fā)揮預(yù)期的作用。三是人力資源檔案管理部門與企業(yè)其他部門之間的協(xié)調(diào)配合關(guān)系較差，信息化程度的加深存在較多的困難，短時(shí)間內(nèi)很難達(dá)到明顯的效果。

（五）人力資源檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確

人力資源檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的明確性較差，限制了具體方法的應(yīng)用。人力資源檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不符合企業(yè)的實(shí)際情況，會增加企業(yè)的管理負(fù)擔(dān)，不同企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模以及實(shí)力有所不同，人力資源檔案管理工作內(nèi)容存在差異，信息化建設(shè)目標(biāo)一旦缺乏明確性，則會影響到人力資源檔案管理效果。

二、企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）強(qiáng)化企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)意識

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確人力資源檔案管理信息化建設(shè)的作用、價(jià)值，結(jié)合人力資源檔案管理現(xiàn)狀討論、分析信息化建設(shè)的必要性，構(gòu)建多個(gè)信息化建設(shè)方案，分階段完成信息化建設(shè)任務(wù)，確保企業(yè)內(nèi)部人力資源檔案管理信息化建設(shè)意識不斷地增強(qiáng)。另一方面，企業(yè)應(yīng)將人力資源檔案管理信息化建設(shè)滲透到具體的管理制度中，增強(qiáng)各級員工的信息化建設(shè)意識，逐步地強(qiáng)化員工信息化建設(shè)的能力。

（二）構(gòu)建清晰具體的人力資源檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)

為了推動企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，確定人力資源檔案管理的重要地位，并加快人力資源檔案管理信息化建設(shè)的速度，需要設(shè)置清晰具體的目標(biāo)，以提高具體方法和策略的可操作性。企業(yè)要結(jié)合經(jīng)營活動的性質(zhì)與范圍，規(guī)劃人力資源檔案管理的信息化范圍，并針對人力資源檔案的重要性進(jìn)行劃分，讓信息化建設(shè)的重點(diǎn)更加突出。人力資源檔案管理信息化建設(shè)短期、長期目標(biāo)要陳列出來，以促使各級員工對信息化建設(shè)工作保持高度重視。

（三）更新優(yōu)化人力資源檔案管理信息技術(shù)及設(shè)備

一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)劃人力資源檔案管理信息化建設(shè)的人力、物力以及財(cái)力支持，為具體的信息化建設(shè)工作增加動力。人力資源檔案管理需要專業(yè)人士開展，且需要應(yīng)用到先進(jìn)的信息化設(shè)施設(shè)備，并且還需要針對這些信息化設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢修維護(hù)，為此提前做好準(zhǔn)備、計(jì)劃，可以提高人力資源檔案管理信息化建設(shè)的有序性。另一方面，企業(yè)要合理分配經(jīng)營管理資源，可以聘請專家學(xué)者指導(dǎo)購買信息設(shè)備，搭建信息化建設(shè)設(shè)施，評估企業(yè)當(dāng)前人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平，確保人力資源檔案管理需要的信息技術(shù)、設(shè)施設(shè)備以及信息軟件等可以及時(shí)地優(yōu)化、升級，滿足企業(yè)經(jīng)營管理的要求，提高具體設(shè)施設(shè)備的利用率。

（四）提高人力資源檔案管理信息化建設(shè)人才綜合素養(yǎng)

企業(yè)要重視人力資源檔案管理信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)，為具體工作的開展打好基礎(chǔ)。一方面，企業(yè)可以制定科學(xué)合理的招聘制度，規(guī)范招聘程序，確保進(jìn)入到人力資源檔案管理崗位的人員具備檔案管理專業(yè)知識以及信息技術(shù)能力，且可以推動企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)工作。另一方面，針對在崗的員工開展培訓(xùn)、考核以及學(xué)習(xí)活動，促使員工可以客觀評估自身的信息技術(shù)能力、專業(yè)能力，有意識地學(xué)習(xí)信息化建設(shè)知識，最大程度地增強(qiáng)人力資源檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化建設(shè)能力。

（五）加深人力資源檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，人力資源檔案管理信息化建設(shè)程度加深應(yīng)當(dāng)借助人力、物力以及財(cái)力等資源的力量，優(yōu)化人力資源檔案管理人才結(jié)構(gòu)，確保信息技術(shù)人才所占比例均衡合理；同時(shí)制定嚴(yán)格合理的人力資源檔案管理信息化建設(shè)制度，促使各項(xiàng)決策與措施可以充分地發(fā)揮作用。另一方面，為人力資源管理信息化建設(shè)工作配置專項(xiàng)資金，便于信息化建設(shè)工作的推進(jìn)。要根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)以及其他條件，完成人力資源檔案管理信息化建設(shè)條件的優(yōu)化，改變?nèi)肆Y源檔案管理一直由人力主導(dǎo)的現(xiàn)狀。

三、結(jié)束語

企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)水平不斷地提升，能夠促使企業(yè)的總體管理能力增強(qiáng)，確保企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動順利推進(jìn)。因此，需要從企業(yè)的具體情況出發(fā)，選擇能夠推動企業(yè)發(fā)展的信息化建設(shè)道路，充分應(yīng)用信息化資源與條件，提高人力資源檔案管理信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，增強(qiáng)人力資源檔案在企業(yè)發(fā)展和競爭中的作用。

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