中臺建設背景下的檔案信息化轉(zhuǎn)型思路探究

摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化和信息化已經(jīng)成為當前運營商檔案管理工作的必然趨勢。構(gòu)建中臺化檔案信息系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)型的重要途徑。本文將從檔案工作的重要意義、檔案業(yè)務發(fā)展趨勢、檔案信息化轉(zhuǎn)型思路以及構(gòu)建中臺化檔案信息系統(tǒng)的意義等方面進行探討，以期為運營商檔案管理工作的改善和提升提供一些借鑒和參考。

關鍵詞：運營商檔案管理；檔案信息化；中臺化部署；云計算

一、背景

（一）檔案工作的重要意義

檔案是一個單位的重要資產(chǎn)，記錄著單位的歷史、文化和價值。檔案同時是文化遺產(chǎn)、社會財富和管理資源的重要組成部分，具有非常重要的價值和意義。習近平總書記在多次會議和講話中都提到過檔案工作的重要性和必要性。他指出，檔案是歷史的活化石，是文化遺產(chǎn)、國家資產(chǎn)，是重要的文化資源和國家記憶的載體。檔案工作不僅是維護歷史記憶、弘揚文化傳統(tǒng)的重要手段，也是推動經(jīng)濟社會發(fā)展的重要保障。更是一條聯(lián)結(jié)過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，是一幅唯美、唯真的歷史畫卷[1]。

檔案管理在現(xiàn)代社會具有廣泛的應用，除了保留歷史記憶和文化傳統(tǒng)外，還能夠為企事業(yè)單位推進業(yè)務發(fā)展研究，提供重要的參考和支持。在信息時代，隨著數(shù)據(jù)量的不斷增加，檔案管理的重要性更加凸顯，它不僅可以幫助機構(gòu)和企業(yè)有效管理和利用海量數(shù)據(jù)，還可以提供便于追溯和查證的數(shù)字化檔案資料，確保業(yè)務數(shù)據(jù)的完整性、真實性和可信度，保護信息的價值和安全。

（二）檔案業(yè)務新發(fā)展趨勢

檔案業(yè)務是信息化時代下的重要組成部分，隨著科技的不斷進步，檔案治理工作需要走向“整體智治[2]，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代，檔案業(yè)務近年來也呈現(xiàn)出多樣化、數(shù)字化、智能化的發(fā)展趨勢。檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，檔案利用和服務功能不斷拓展，從而推動檔案資源更為有效的管理和利用?？偟膩碚f檔案業(yè)務朝著以下幾個發(fā)展趨勢推進：

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度深入：隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案業(yè)務正朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向邁進。越來越多的機構(gòu)和組織著力開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作，并采用電子檔案管理系統(tǒng)來存儲、組織和檢索檔案信息。數(shù)字化轉(zhuǎn)型提高了檔案的可訪問性、可持續(xù)性和安全性。

2.積極引入大數(shù)據(jù)和人工智能技術：隨著大數(shù)據(jù)和人工智能技術的快速發(fā)展，檔案業(yè)務也開始應用這些技術來提取、分析和利用檔案信息。通過大數(shù)據(jù)的分析整合，可以挖掘出館存檔案資源更多有價值的信息和洞見，為歷史研究、社會科學研究和決策制定提供了重要的參考。同時在自然語言處理和機器學習技術的深入發(fā)展，也為檔案信息的自動處理、索引以及智能化的檔案檢索推薦帶來新的前進空間。

3.開放數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)共享：越來越多的檔案機構(gòu)意識到檔案信息的價值，并開始積極推動開放數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)共享[3]，基于中臺思路或模式，推動檔案共享應用開發(fā)和生態(tài)系統(tǒng)建設。從而吸引更多利用者參與到檔案業(yè)務的創(chuàng)新以及檔案數(shù)據(jù)資源價值的挖掘中來，通過向進一步公眾和研究者開放檔案數(shù)據(jù)，促進學術研究、歷史研究和社會創(chuàng)新。來助力保護和傳承人類的文化遺產(chǎn)，提升檔案數(shù)據(jù)整合、質(zhì)量控制、智能化分析、高效管理和創(chuàng)新應用的能力。

（三）運營商的檔案工作的特點

作為具有國企性質(zhì)的信息通信服務提供商，總的來說運營商檔案工作具有以下特點

1.具有黨性引領的特點：黨建引領在運營商檔案業(yè)務中體現(xiàn)為將黨的理論和指導思想融入到檔案工作中，推動檔案工作與黨的工作相銜接。通過將黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和價值觀念融入到檔案工作中，使檔案業(yè)務成為黨的事業(yè)的有機組成部分，推動檔案事業(yè)與黨的工作同頻共振。這種引領確保了檔案業(yè)務的政治性、先進性和群眾性。

2.具有檔案資源集群化管理的特點：運營商工程檔案工作具有專業(yè)線條多且各專業(yè)差異大[4]。需要處理大量的業(yè)務數(shù)據(jù)、交易記錄、合同文件等，要求具備高效的數(shù)據(jù)管理和存儲能力，確保數(shù)據(jù)的安全性、完整性和可訪問性。

3.具有檔案信息高度機密性的特點：運營商的檔案業(yè)務可能涉及到敏感的商業(yè)信息、客戶數(shù)據(jù)或?qū)＠夹g等，因此保密性和隱私保護至關重要。它需要嚴格的安全措施和訪問權限管理，確保數(shù)據(jù)不被未授權的人員訪問或泄露。

（四）A公司檔案工作實際情況及面臨的問題

A公司運營商下屬某專業(yè)公司，該公司承擔著運營商重要客戶的開拓及合作，該公司的檔案工作基于集團總部要求穩(wěn)步推進，已經(jīng)取得了一定的成績，但也存在以下幾點問題。

1.依賴人工管理：由于A公司目前缺乏檔案信息化系統(tǒng)，因此該公司只能依賴人工進行檔案管理，這增加了管理的復雜性和人力成本。同時面對大體量的檔案工作，人工處理的效率較低，難以滿足日益增長的檔案管理精細化的需求。

2.檔案類型繁多：A公司集中歸檔的檔案類型涉及財務、工程、招投標和合同等專業(yè)領域，每個檔案類型都有其特定的管理要求和流程。這就要求在檔案管理工作中，需要分類操作管理，增加了管理的復雜性和難度。

3.檔案庫房容量達到峰值：由于缺乏信息化系統(tǒng)支持，紙質(zhì)檔案電子化目前無法推進，因此A公司的檔案管理仍依賴實體檔案庫房。隨著檔案的不斷積累，檔案庫房容量已經(jīng)達到峰值，導致存儲空間緊張，增加了檔案管理的壓力。

4.傳統(tǒng)單一的管理模式：A公司目前的檔案管理模式偏向傳統(tǒng)，以檔案管理員為核心，存在一些潛在問題。一旦檔案管理員變更或工作交接調(diào)整，可能導致檔案管理的混亂、丟失或難以追溯的情況發(fā)生。這種模式下，檔案管理高度依賴個人經(jīng)驗和熟悉程度，缺乏標準化的流程和規(guī)范化的操作，增加了人為錯誤和風險的可能性。

二、檔案信息化轉(zhuǎn)型思路

基于運營商中臺建設優(yōu)勢，建設面向業(yè)務、面向用戶的檔案信息系統(tǒng)

運營商近年來大力推動中臺能力建設，提倡中臺理念。這實際因為運營商在建設中臺中具備著先天優(yōu)勢，首先，運營商擁有龐大的用戶基礎和海量的數(shù)據(jù)資源，可以提供豐富的數(shù)據(jù)支持和業(yè)務場景，同時具備強大的技術實力和數(shù)據(jù)處理能力，能夠支撐中臺平臺的高效運行。此外，運營商還具備豐富的行業(yè)經(jīng)驗和深厚的行業(yè)洞察，能夠更好地理解和滿足業(yè)務需求，推動中臺建設與業(yè)務創(chuàng)新的緊密結(jié)合。

中臺的特點在于通過構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心和服務平臺，實現(xiàn)各個業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合和協(xié)同，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和質(zhì)量控制。從而實現(xiàn)業(yè)務的快速交互和集成。而A公司在檔案業(yè)務中恰恰需要的正是整合數(shù)據(jù)、打造業(yè)務標準統(tǒng)一、符合業(yè)務實際的信息系統(tǒng)來解決當前的困境。

因此為了解決當前檔案管理面臨的諸多困境，A公司決定基于中臺技術優(yōu)勢，充分對于檔案數(shù)據(jù)進行整合，集中管理各個業(yè)務系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)孤島和信息孤立，從而實現(xiàn)全局的檔案管理和綜合分析，為檔案業(yè)務決策和用戶需求提供全面支持。系統(tǒng)的構(gòu)建，將解決處理大量檔案數(shù)據(jù)的問題，同時提供檔案的實時查詢和精準分析，降低了人為管理的風險。

三、中臺建設背景下檔案信息化的技術實現(xiàn)

（一）利用共享能力平臺搭建系統(tǒng)底座

在過去幾年的中臺建設過程中，A公司成功形成了自己的核心能力，并將其整合提煉，建設了具備運營商數(shù)智化特點的共享能力平臺。因此，在檔案信息化建設中，A公司首先依托現(xiàn)有能力平臺，搭建系統(tǒng)的應用層架構(gòu)。重視PaaS和應用平臺的使用[5]，平臺的構(gòu)建需要考慮到數(shù)據(jù)存儲、索引和檢索的能力。一種常見的方法是采用分布式存儲和計算技術，如當前在運營商領域內(nèi)Hadoop技術，以實現(xiàn)高可擴展性和處理能力。此外，需要建立適當?shù)臄?shù)據(jù)模型和架構(gòu)，以支持檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化存儲和靈活查詢。

通過平臺所具備的統(tǒng)一待辦、流程引擎、文檔管理、數(shù)據(jù)分析等通用能力，快速形成系統(tǒng)的基礎功能框架，為后續(xù)的檔案信息化建設奠定了堅實的基礎。這種建設方式不僅能夠快速推進檔案系統(tǒng)的開發(fā)和部署，而且提升了檔案管理的智能化水平和業(yè)務價值。通過共享能力平臺的集成與利用，A公司可實現(xiàn)檔案的資源共享、數(shù)據(jù)互通，促進了檔案系統(tǒng)的高效運作和智能化管理。這樣的建設方式不僅提高了檔案管理的效率，還為業(yè)務決策提供了更加準確和全面的數(shù)據(jù)支持。

（二）面向具體業(yè)務場景，拆分微服務功能

基于中臺實現(xiàn)檔案信息化業(yè)務，首先需要進行全面的技術需求分析，這包括準確界定檔案信息化的目標和功能，明確所需的技術能力和要求。例如，深入研究檔案數(shù)據(jù)的存儲和管理方式，確定數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和格式，以及確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性等方面的需求。、

在梳理系統(tǒng)核心需求的過程中，A公司積極引入領域驅(qū)動設計（DDD）方法，與技術人員和檔案業(yè)務專家進行緊密合作，深入了解檔案管理領域的業(yè)務特點和需求。

通過到檔案室一線實際體驗檔案業(yè)務，從點到面，識別出檔案管理、檔案查詢、檔案借閱、檔案鑒定等核心功能的網(wǎng)狀關系。同時，根據(jù)具體的業(yè)務場景進行領域建模和設計，包括定義實體關系和具體業(yè)務流程。這一過程中，確定了檔案的基本屬性和元數(shù)據(jù)，開展檔案業(yè)務的微服務劃分，將檔案系統(tǒng)拆分為多個獨立的微服務，每個微服務負責一個特定的功能模塊。通過使用輕量級的通信機制，例如RESTful API，實現(xiàn)微服務間的互聯(lián)和協(xié)同工作，并將每個微服務打包成獨立的容器鏡像，實現(xiàn)快速部署、擴展和管理。使用容器編排工具，進行微服務的自動化編排和調(diào)度，進而確定檔案的生命周期管理流程。

（三）利用數(shù)據(jù)共享能力，推動檔案數(shù)據(jù)治理

共享能力平臺帶來的數(shù)據(jù)集中、數(shù)據(jù)共享是推動檔案業(yè)務更富生命力的的優(yōu)勢條件，為了確保數(shù)據(jù)的可用性，需進行數(shù)據(jù)治理工作。

1.數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)標準化：大量集中的檔案數(shù)據(jù)，首先需要進行數(shù)據(jù)清洗和轉(zhuǎn)換，以消除數(shù)據(jù)源之間的差異和沖突。這包括數(shù)據(jù)清洗算法的設計和實現(xiàn)，數(shù)據(jù)去重、填充缺失值和糾正錯誤。

2.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和質(zhì)量控制機制。針對檔案系統(tǒng)制定規(guī)范的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)則和數(shù)據(jù)字段定義，確保各個數(shù)據(jù)來源按照統(tǒng)一標準提供數(shù)據(jù)。同時，進行檔案來源數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和校驗，識別并修復數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，提高檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

3.建立數(shù)據(jù)映射和關聯(lián)機制，將來自不同系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進行匹配和整合。為此，可以采用數(shù)據(jù)集成技術，通過數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換和加載操作，將數(shù)據(jù)從源系統(tǒng)抽取到平臺，并進行標準化和統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換。

4.數(shù)據(jù)集成和整合：集成和整合來自不同來源的檔案數(shù)據(jù)。通過建立數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)集成層，將各個數(shù)據(jù)源的檔案數(shù)據(jù)匯集到統(tǒng)一的平臺中進行管理和處理。提高檔案數(shù)據(jù)的全面性和一致性。

（四）立足檔案信息化系統(tǒng)，提升檔案智能處理與分析能力

檔案信息化應用更深層次的探索，可著眼于人工智能和大數(shù)據(jù)分析技術來實現(xiàn)。例如，可以使用自然語言處理（NLP）算法，對文本檔案進行語義分析和信息提取，以自動化處理和理解文檔內(nèi)容。圖像識別和計算機視覺技術可以用于處理圖像檔案，自動識別和分類圖像內(nèi)容。此外，還可以采用機器學習和數(shù)據(jù)挖掘算法，對大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)進行分析，挖掘潛在的關聯(lián)規(guī)律和模式。

四、構(gòu)建中臺化檔案信息系統(tǒng)的意義

（一）有助于建設一體化檔案利用體系

建設一體化檔案利用體系是檔案系統(tǒng)建設的重要目標之一，基于中臺能力建設檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的全面管理和監(jiān)控，為保護檔案資源提供有力支持。

最重要的是，檔案系統(tǒng)可以依托中臺能力所具備的數(shù)據(jù)采集與整合技術、知識圖譜和語義技術、人工智能技術、可視化和用戶界面技術等極大程度上提升力檔案利用的深度和廣度，貫穿于檔案的獲取、加工、分析、應用和共享全生命周期。這使得檔案數(shù)據(jù)具備了更好的呈現(xiàn)形式和狀態(tài)[6]，這種新的利用模式將助力檔案深度利用生態(tài)的形成。

（二）有助于推動檔案電子化災備體系建立

檔案系統(tǒng)的建設使得檔案數(shù)據(jù)可以被數(shù)字化存儲和管理，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易受災害影響的問題。其次，檔案系統(tǒng)的建設可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的備份和復制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。在發(fā)生災害或緊急情況時，可以通過災備系統(tǒng)迅速恢復檔案數(shù)據(jù)，保障檔案信息的完整性和可用性。此外，檔案系統(tǒng)的建設還能夠支持遠程訪問和協(xié)同辦公，即使發(fā)生災害或緊急情況，仍然能夠進行檔案管理和查詢工作，不會對業(yè)務造成中斷和延誤。因此，通過檔案系統(tǒng)的建設，可以有效推動檔案電子化災備體系的建立。

（三）推動檔案價值鑒定智能化發(fā)展

檔案系統(tǒng)的建設對于推動檔案價值鑒定的智能化發(fā)展具有重要意義。檔案系統(tǒng)可以整合多樣化的檔案信息和元數(shù)據(jù)，利用智能化算法和技術，對檔案數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，從中提取出潛在的價值信息。這樣可以提高鑒定的效率和準確性，避免主觀因素的干擾。此外，檔案系統(tǒng)還可以建立多維度的價值評估模型和指標體系，綜合考量檔案的內(nèi)在價值和外部需求，實現(xiàn)對檔案價值的全面評估。

五、結(jié)論

本文探討了運營商檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要意義、發(fā)展趨勢和建設思路。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，運營商需要根據(jù)實際情況，制定合理的檔案信息化建設路徑，構(gòu)建面向業(yè)務、面向用戶的中臺化檔案信息系統(tǒng)，提升檔案資源利用效能和安全管理水平，助力共享能力平臺的發(fā)展和應用。

參考文獻：

1 王凡.以海委視角淺談水利檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型[J].辦公室業(yè)務 2022（11）：144-146

2 譚必勇，章岸婧. 全國一體化大數(shù)據(jù)中心背景下檔案數(shù)據(jù)中心的功能架構(gòu)與推進策略[J].中國檔案 2023（1）：74

3 馮海魂.基于云計算的“云檔案”信息資源共享系統(tǒng)建設研究[J].陜西檔案2021（2）：39-40

4 張偉濤.電信運營商工程建設數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑與效能[J]. 廣東通信技術 2022（12）：77-80

5 邵奇，張妙甜，竇一清，等.電信運營商數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐分析——以德國電信為例[J]. 通信世界 2022（11）：18-21

6 胡濱雨，郭敏杰 . 數(shù)字孿生——5G+ 的殺手級應用[J]. 中國電信業(yè) 2021（11）： 27-29