對(duì)信息化環(huán)境下工程檔案著錄的思考

文｜深圳市城市建設(shè)檔案館 謝志釗

1.背景

1.1 信息化建設(shè)快速推進(jìn)

習(xí)近平總書(shū)記早在2016年就提出“要以信息化推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。2019年黨的十九屆四中全會(huì)提出“推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)有序共享”，將數(shù)字政府建設(shè)提升至國(guó)家頂層設(shè)計(jì)層面。近年隨著“一網(wǎng)通辦”“最多跑一次”等快速發(fā)展，以信息化推進(jìn)治理現(xiàn)代化取得重大進(jìn)展，城建檔案事業(yè)所依托的環(huán)境、條件均已發(fā)生了重大的變化。

1.2 城建檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)職能愈發(fā)凸顯

以往城建檔案管理機(jī)構(gòu)很大一部分精力是參與工程檔案預(yù)驗(yàn)收與接收竣工檔案，城建檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能相對(duì)較弱。[1]隨著“放管服”改革的推進(jìn)，2019年3月國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于全面開(kāi)展工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革的實(shí)施意見(jiàn)》，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部同時(shí)也對(duì)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《城市地下管線工程檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂，改革后以工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收取代工程檔案預(yù)驗(yàn)收。實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收后多項(xiàng)驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行，城建檔案驗(yàn)收只能容缺受理，城建檔案管理部門(mén)的行政色彩進(jìn)一步淡化。與此同時(shí)，信息化環(huán)境下城建檔案服務(wù)的途徑和方式更為豐富，城建檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)職能也愈發(fā)凸顯，這一轉(zhuǎn)變對(duì)城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)提出了更高的要求。而只有主動(dòng)深入挖掘城建檔案，做好城建檔案信息資源建設(shè)，才能夯實(shí)城建檔案的服務(wù)基礎(chǔ)，提升服務(wù)能力。

2.工程檔案著錄的意義

國(guó)際檔案理事會(huì)發(fā)布的《國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)-檔案著錄規(guī)則（總則）》對(duì)檔案著錄的定義是：通過(guò)捕獲、分析、組織和記錄用于識(shí)別、管理、定位和說(shuō)明檔案內(nèi)容、背景、來(lái)源系統(tǒng)的相關(guān)信息，建立對(duì)著錄對(duì)象及其組成部分準(zhǔn)確描述的過(guò)程。工程檔案著錄項(xiàng)的設(shè)置能否反映建設(shè)的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容和規(guī)律、著錄的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、著錄是否有統(tǒng)一規(guī)范的采集標(biāo)準(zhǔn)是能否做好城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵。因此，著錄是城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)性工作，做好著錄工作才能發(fā)揮城建檔案在信息統(tǒng)計(jì)和資政方面的作用，為城市建設(shè)和管理提供支撐。

3.工程檔案著錄存在的問(wèn)題

工程檔案著錄對(duì)信息資源利用開(kāi)發(fā)至關(guān)重要，但目前工程檔案著錄普遍質(zhì)量不高，存在諸多問(wèn)題，難以滿足城建檔案管理機(jī)構(gòu)信息資源利用開(kāi)發(fā)的需求。

3.1 著錄項(xiàng)的設(shè)置不合理

以深圳為例，此前著錄項(xiàng)的設(shè)置未結(jié)合建設(shè)工程全生命周期管理，尤其是未考慮工程竣工驗(yàn)收后運(yùn)維的需求。由此導(dǎo)致著錄項(xiàng)不能較為全面地反映建設(shè)工程的基本信息和專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，查詢利用難以檢索等。例如，房屋建筑工程中項(xiàng)目級(jí)的著錄缺少宗地號(hào)，工程級(jí)的著錄缺少建筑物編碼，導(dǎo)致無(wú)法與已有的地理空間實(shí)體要素進(jìn)行掛接，未能實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目落圖。由于商業(yè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程及竣工后更名頻繁，用戶查檔時(shí)提供變更后的名稱(chēng)，著錄時(shí)可能是報(bào)建等過(guò)程中的名稱(chēng)，未實(shí)現(xiàn)落圖的工程項(xiàng)目在查詢利用時(shí)就有很大可能檢索不到。此外，缺少反映工程項(xiàng)目多重屬性的標(biāo)識(shí)項(xiàng)對(duì)統(tǒng)計(jì)和資政工作造成極大不便，如統(tǒng)計(jì)哪些工程用于興辦初中，缺少分類(lèi)項(xiàng)的情況下，只能通過(guò)項(xiàng)目的名稱(chēng)進(jìn)行查找?！俺跫?jí)中學(xué)”“初中”“中學(xué)”“學(xué)?！钡染鶠殛P(guān)鍵詞，篩選工作量大且容易遺漏。還有部分著錄項(xiàng)的名稱(chēng)與《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)規(guī)范）的規(guī)定有差異，如《規(guī)范》中項(xiàng)目級(jí)工程預(yù)算和工程結(jié)算這兩項(xiàng)，深圳對(duì)應(yīng)的則是總投資額，概念模糊不清，常有著錄工作者對(duì)此感到疑惑。

3.2 著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高

著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高最大的原因在于著錄層級(jí)多，著錄項(xiàng)多且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)導(dǎo)致著錄難度大，著錄過(guò)程人工干預(yù)也較多，而著錄人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)往往難以滿足著錄工作的高要求，如筆者在著錄核查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)著錄人員填寫(xiě)建設(shè)規(guī)模的時(shí)候數(shù)值中多一個(gè)或者少一個(gè)0 的情況時(shí)有發(fā)生，還有把A 棟的著錄信息填成了B 棟等。此外，重復(fù)著錄現(xiàn)象普遍也是著錄內(nèi)容準(zhǔn)確性不高的重要原因，如建設(shè)規(guī)模較大的項(xiàng)目往往由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，如果在形成資料時(shí)資料員沒(méi)有區(qū)分清楚每一單項(xiàng)工程的建筑面積，著錄人員采集數(shù)據(jù)時(shí)就會(huì)重復(fù)計(jì)算部分或全部面積。大量的著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確將直接影響統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，城建檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與資政作用也無(wú)從談起。

3.3 著錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

著錄數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一指的是一個(gè)著錄項(xiàng)可能有多個(gè)數(shù)據(jù)來(lái)源，且不同來(lái)源的著錄數(shù)據(jù)常常出現(xiàn)不一致，相互矛盾的現(xiàn)象，如消防驗(yàn)收、規(guī)劃驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收記錄的建筑地上層數(shù)和建筑高度不一致。工程檔案著錄的主要依據(jù)是2001年發(fā)布的《規(guī)范》，但規(guī)范的對(duì)象主要是著錄層級(jí)和著錄項(xiàng)的設(shè)置，對(duì)于著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)的來(lái)源并未作出規(guī)定。著錄數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致著錄信息的權(quán)威性遭到質(zhì)疑，影響服務(wù)對(duì)象對(duì)城建檔案信息的信任度，不利于城建檔案信息資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。

4.信息化環(huán)境下提高工程檔案著錄質(zhì)量的對(duì)策

4.1 完善著錄項(xiàng)設(shè)置

隨著信息化的發(fā)展，《規(guī)范》中的著錄項(xiàng)已不足以滿足工程后期運(yùn)維和城建檔案信息統(tǒng)計(jì)等信息資源開(kāi)發(fā)的需求。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合建設(shè)工程全生命周期管理和城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)的需求適當(dāng)增加著錄項(xiàng)。

增加反映地理空間特征的著錄項(xiàng)，如項(xiàng)目級(jí)著錄增加宗地號(hào)，單項(xiàng)工程級(jí)著錄增加建筑物編碼或地理坐標(biāo)等，通過(guò)著錄項(xiàng)與城市基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的地理空間要素進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)城建檔案可視化展示和查詢，解決因項(xiàng)目頻繁更名而無(wú)法檢索的問(wèn)題。

在項(xiàng)目級(jí)著錄增加體現(xiàn)工程項(xiàng)目功能、形態(tài)等屬性的分類(lèi)標(biāo)識(shí)項(xiàng)。城建檔案主要是依據(jù)《城市建設(shè)檔案分類(lèi)大綱》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“大綱”）進(jìn)行分類(lèi)。《大綱》把城建檔案劃分為18 大類(lèi)和102 個(gè)屬類(lèi)，主要是用于工程項(xiàng)目檔案編號(hào)?！洞缶V》劃分的大類(lèi)和屬類(lèi)范圍較大，且檔案編號(hào)具有唯一性，難以解決一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)多個(gè)類(lèi)別的問(wèn)題?，F(xiàn)今城市的管理愈發(fā)精細(xì)，為了便于信息統(tǒng)計(jì)和支持決策，除了通過(guò)檔案編號(hào)體現(xiàn)工程項(xiàng)目類(lèi)別，結(jié)合《大綱》在項(xiàng)目級(jí)著錄中設(shè)置分類(lèi)標(biāo)識(shí)項(xiàng)，給予項(xiàng)目一對(duì)多的，能夠反映其多重屬性的分類(lèi)標(biāo)識(shí)愈發(fā)重要，如機(jī)場(chǎng)在深圳地方標(biāo)準(zhǔn)《建筑物基本指標(biāo)、功能分類(lèi)及編碼》中屬于城市交通設(shè)施建筑，但機(jī)場(chǎng)配套的倉(cāng)庫(kù)和酒店分別屬于倉(cāng)儲(chǔ)物流建筑和旅游業(yè)建筑。以深圳寶安機(jī)場(chǎng)為例，T3 航站樓除候機(jī)功能，在分類(lèi)時(shí)應(yīng)給予酒店、汽車(chē)站和辦公用房等相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)識(shí)，完善的分類(lèi)標(biāo)識(shí)是城建信息資源的相互關(guān)聯(lián)和深度開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)。

城建檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身定位和職責(zé)增加滿足城市精細(xì)化管理需求的著錄項(xiàng)，如深圳城建檔案館隸屬于住房建設(shè)部門(mén)，為更好地支持住房建設(shè)工作，未來(lái)可結(jié)合BIM 模型等技術(shù)將單項(xiàng)工程的著錄細(xì)化到以“戶”為單位，增加反映戶數(shù)、面積等信息的著錄項(xiàng)。形成以“戶”為單位的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)以“戶”為單位的著錄意味著城建檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)時(shí)也能細(xì)化到“戶”，能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)和住房保障等領(lǐng)域的決策提供數(shù)據(jù)支撐。如對(duì)不同面積戶數(shù)進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)可以了解市場(chǎng)對(duì)不同面積住宅的需求，推動(dòng)保障性住房建設(shè)更好地與人民群眾的需求相契合。[2]

4.2 對(duì)接歸檔文件形成部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)著錄信息自動(dòng)采集

在實(shí)現(xiàn)工程文件電子化和著錄信息自動(dòng)采集之前，與發(fā)改、規(guī)劃和建設(shè)等參與工程建設(shè)審批驗(yàn)收的部門(mén)或政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理部門(mén)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，自動(dòng)采集工程檔案著錄所需要的信息有助于減少著錄過(guò)程的人工干預(yù)和提高著錄的準(zhǔn)確性。另一方面，直接從業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取著錄信息有助于厘清城建檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中的權(quán)責(zé)問(wèn)題。以前城建檔案管理機(jī)構(gòu)在挖掘館藏信息資源，希望在資政方面發(fā)揮更大的作用時(shí)，往往會(huì)忌憚?dòng)谝袚?dān)著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確的責(zé)任而束手束腳。通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)著錄信息自動(dòng)抓取后，各部門(mén)對(duì)各自提供的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)將能夠更好地發(fā)揮信息統(tǒng)計(jì)和資政等作用。目前能夠通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)著錄信息抓取的主要是以下兩類(lèi)：一是工程行政審批相關(guān)信息的抓取，如立項(xiàng)、規(guī)劃許可和施工許可需要分別從發(fā)改、規(guī)劃和建設(shè)部門(mén)抓取。二是工程驗(yàn)收相關(guān)信息的抓取，實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收后，規(guī)劃、消防、節(jié)能等驗(yàn)收信息均可通過(guò)聯(lián)合驗(yàn)收平臺(tái)抓取。工程預(yù)結(jié)算、開(kāi)竣工時(shí)間、建設(shè)規(guī)模等諸多著錄信息都在其中。

4.3 推進(jìn)工程文件電子化

工程文件的電子化將對(duì)著錄產(chǎn)生顛覆性的影響，是提高工程檔案著錄質(zhì)量最重要的途徑。云計(jì)算、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的發(fā)展為工程項(xiàng)目建設(shè)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支撐?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》《電子檔案單套管理一般要求》和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T 117-2017）等標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布則為工程文件電子化提供了法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)保障。目前，深圳正致力于推動(dòng)建設(shè)工程管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即建設(shè)工程管理全過(guò)程、全方位、全要素?cái)?shù)字化，通過(guò)推動(dòng)施工圖審查、施工管理、工程檢測(cè)等業(yè)務(wù)流程數(shù)字化實(shí)現(xiàn)工程文件電子化和工程檔案交付數(shù)字化。元數(shù)據(jù)是描述文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)，而要實(shí)現(xiàn)工程檔案數(shù)字化交付，制定建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（簡(jiǎn)稱(chēng)“元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)”）是必不可少的。

元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定需結(jié)合工程檔案著錄的需求，明確每一類(lèi)建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)采集的節(jié)點(diǎn)和需要采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目。[3]此外，由于元數(shù)據(jù)依賴于系統(tǒng)的特性以及采集的巨大工作量，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)需要嵌入系統(tǒng)，即將元數(shù)據(jù)的采集規(guī)則事先在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置好從而實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，如單位工程名稱(chēng)的來(lái)源是建設(shè)部門(mén)批復(fù)的施工許可證，采集元數(shù)據(jù)時(shí)需對(duì)應(yīng)施工許可證工程名稱(chēng)欄目進(jìn)行采集。城建檔案管理機(jī)構(gòu)推進(jìn)工程文件電子化時(shí)，可結(jié)合自身信息資源利用開(kāi)發(fā)的需求與2020年12月施行的《建設(shè)工程檔案信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)》（T/CECS 707-2020）來(lái)制定工程檔案元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，工程文件電子化和元數(shù)據(jù)的應(yīng)用將極大減少工程檔案著錄工作量（尤其是案卷級(jí)和文件級(jí)著錄），提高著錄質(zhì)量。

5.結(jié)語(yǔ)

由于篇幅與經(jīng)驗(yàn)所限，本文著重于在“面”上對(duì)提高工程檔案著錄質(zhì)量的對(duì)策進(jìn)行闡述，對(duì)于對(duì)策中具體的“點(diǎn)”不再一一展開(kāi)詳細(xì)論述。如何設(shè)置反映工程項(xiàng)目的功能等屬性的分類(lèi)標(biāo)識(shí)項(xiàng)；如何高效實(shí)現(xiàn)細(xì)化到“戶”的結(jié)構(gòu)化著錄體系；工程檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)該采集哪些數(shù)據(jù)以及元數(shù)據(jù)自動(dòng)采集與自動(dòng)著錄的實(shí)現(xiàn)路徑等問(wèn)題對(duì)信息環(huán)境下工程檔案著錄的變革十分關(guān)鍵，筆者將在今后的實(shí)踐中持續(xù)研究加以完善。