流動人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)探究

宋 淼 黑龍江省齊齊哈爾市人力資源和社會保障信息中心

通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，建立科學(xué)完善的流動人員人事檔案管理制度，對促進(jìn)人才的合理流動可以起到至關(guān)重要的作用。檔案管理者要看到這一發(fā)展契機(jī)，從流動人員人事檔案管理的基本情況入手，研究流動人員人事檔案管理的基本概念以及特征，深入挖掘流動人員人事檔案管理與就業(yè)指導(dǎo)的導(dǎo)向關(guān)系，由表及里，根據(jù)存在的問題提出相對應(yīng)的解決策略，促進(jìn)人才服務(wù)與公共就業(yè)服務(wù)工作的有序開展。

人員流動概述

人員流動，顧名思義是指勞動者與用人單位因為雙向選擇，而發(fā)生的就業(yè)組織、就業(yè)地區(qū)的變化。目前，導(dǎo)致人員流動的原因復(fù)雜多樣：一是生活或家庭原因所致，比如夫妻常年兩地分居，需要一方做出工作調(diào)整，去另外一方所在的城市工作生活；二是崗位調(diào)整導(dǎo)致的職位變動，比如所從事的崗位與所學(xué)專業(yè)不符，工作遭遇瓶頸或“沒有用武之地”，亟須調(diào)整就業(yè)方向；三是個人原因?qū)е碌碾x職，比如與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展理念相左，無法在崗位上“大施拳腳”，抑或是與同事相處不愉快而選擇崗位調(diào)動，等等。正是因為這些問題，人員流動十分頻繁，亟須構(gòu)建科學(xué)完備的流動人員檔案管理制度來適應(yīng)時代的發(fā)展需要。

流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀分析

雖然有關(guān)條例明確規(guī)定，流動人員人事檔案的管轄權(quán)僅為縣級政府下轄的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)所有。但是，目前很多中介服務(wù)機(jī)構(gòu)、離職員工的原用人單位仍存在保留流動人員人事檔案的情況。這就導(dǎo)致流動人員人事檔案管理十分混亂，檔案丟失、檔案信息不全的現(xiàn)象時有發(fā)生，這對流動人員的有序就業(yè)也造成了一定的不利影響。

流動人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的關(guān)聯(lián)

促進(jìn)流動人員的科學(xué)就業(yè)

首先，做好流動人員人事檔案管理工作。流動人員人事檔案管理工作并不僅僅是檔案的簡單收集整理和登記備案，而是要充分發(fā)揮1+1＞2的巨大優(yōu)勢，科學(xué)分析流動人員的人事檔案，對流動人員的職業(yè)能力、就業(yè)競爭力有一個充分的了解?？梢愿鶕?jù)流動人員的人事檔案信息，為其精準(zhǔn)尋找匹配的崗位。檔案信息就好像為流動人員進(jìn)行“畫像”，對其有了大致的了解。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合流動人員的意愿，為其提供相匹配的求職就業(yè)服務(wù)。這種信息需求的無縫對接，無形中會提高流動人員求職的“命中率”，同時也能夠為用人單位尋找到優(yōu)質(zhì)的人才，實現(xiàn)人才配置的合理化與最優(yōu)化。

其次，針對就業(yè)困難的人員，為其進(jìn)行有針對性的就業(yè)介紹，并根據(jù)其檔案信息，提供與之相配套的就業(yè)培訓(xùn)。這種精準(zhǔn)培訓(xùn)會使流動人員的流向更加平穩(wěn)，對市場的穩(wěn)定也會起到一定的促進(jìn)作用。

精準(zhǔn)定位，幫助企業(yè)獲得高質(zhì)量人才

通過市場調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理不但可以幫助流動人員實現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)，提高流動人員就業(yè)率，對于企業(yè)而言，還是一個很好的招聘途徑。企業(yè)在招聘人員時，通過簡單的面試往往不能完全掌握一個人的基本情況。而流動人員檔案就像是應(yīng)聘人員的“成長檔案”，使企業(yè)可以對他們有一個全面的認(rèn)識，包括他們的興趣愛好，從事過的職業(yè)與崗位以及他們在每份工作中的表現(xiàn)等。檔案信息如實記錄了應(yīng)聘人員的成長表現(xiàn)，這比應(yīng)聘人員單獨的闡述更加有理有據(jù)，更容易使企業(yè)對其有一個公正客觀的評價。

強(qiáng)化就業(yè)服務(wù)，增加流動人員再就業(yè)的機(jī)會

為了更好地提升流動人員再就業(yè)的成功概率，人事檔案部門應(yīng)該針對流動人員的人事檔案基本信息，做出科學(xué)的預(yù)判，根據(jù)流動人員能力中的短板，為其提供有針對性的就業(yè)培訓(xùn)，提高其就業(yè)競爭力，為其重返職場提供一臂之力。人事服務(wù)中心也要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，為流動人員提供與之相匹配的崗位，促進(jìn)流動人員的有序流動，創(chuàng)造一個平穩(wěn)、良好的就業(yè)市場環(huán)境。

流動人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)現(xiàn)狀分析

流動人員缺乏約束性

眾所周知，由于主客觀因素，流動人員對檔案不重視，檔案保管不當(dāng)、信息不全的現(xiàn)象比比皆是。一方面，流動人員存在部分棄檔現(xiàn)象，比如受南方城市高薪待遇的誘惑而放棄了原來的工作，棄檔走人；另一方面，部分流動人員對人事檔案的重視程度不夠，不愿意繳納流動人員的人事檔案管理費，拖欠人事檔案管理費的現(xiàn)象時有發(fā)生。不完全調(diào)查資料顯示，很多流動人員在需要人事檔案到檔案保管部門尋找時，需要繳納3年以下管理費的人數(shù)占欠費總?cè)藬?shù)的58.3%；需要繳納3—5年管理費的占欠費總?cè)藬?shù)的33.6%；需要繳納5年以上管理費的占欠費總?cè)藬?shù)的8.1%。這組數(shù)據(jù)也說明了部分流動人員對檔案管理極其不重視，使得檔案存在“脫管”現(xiàn)象，導(dǎo)致人事服務(wù)機(jī)構(gòu)對流動人員信息掌握不全面，無法實時掌握流動人員的最新情況，更好地為其服務(wù)。這也在一定程度上加大了對流動人員人事檔案管理監(jiān)督與制約的難度。

部分企業(yè)對人事檔案管理認(rèn)識不到位

部分企業(yè)對人事檔案管理認(rèn)識不到位，認(rèn)為人事檔案管理只是一個收集歸檔的工作，沒有將其放在與人才建設(shè)發(fā)展同等重要的地位。人事檔案管理就像是一個人的“發(fā)展軌跡”，記載了一個人的成長軌跡，包括其興趣愛好、學(xué)歷層次、政治面貌、家庭背景、學(xué)習(xí)以及工作經(jīng)歷、獎懲情況、單位對其的鑒定意見，等等。企業(yè)通過人事檔案信息的讀取，可以描繪出該員工的大概輪廓。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過分析員工人事檔案資料，更好地發(fā)揮其長處，規(guī)避其短處，充分發(fā)揮該名員工最大的效能，促使其更好發(fā)展，并為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，部分企業(yè)員工沒有認(rèn)識到人事檔案的重要性。有些員工私自保管人事檔案，沒有按照要求及時將人事檔案交到單位的人事部門，而是隨意放置在家中。且部分企業(yè)也沒有做到有效監(jiān)管，在收到人事檔案后沒有及時查驗人事檔案信息是否完整，使得后期出現(xiàn)了很多檔案信息遺失的現(xiàn)象，這也是企業(yè)部分人事檔案管理人員重視程度不夠所導(dǎo)致的。

檔案的利用價值較低，可信度不夠

大部分企業(yè)在招募員工的時候，只是核驗該名員工的學(xué)歷證書，學(xué)位證書，英語四、六級證書以及職業(yè)資格證書等與崗位密切相關(guān)的資質(zhì)證明，而忽略了其他內(nèi)容的核準(zhǔn)，對企業(yè)員工的人事檔案更是收集之后就“束之高閣”了，沒有進(jìn)行認(rèn)真的查閱，對其中內(nèi)容的真實性更是漠不關(guān)心，這也導(dǎo)致部分企業(yè)員工的檔案存在著信息不全、缺項少頁的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)虛假、夸張的內(nèi)容，導(dǎo)致在政審的時候出現(xiàn)檔案備案鑒定信息與政審內(nèi)容有嚴(yán)重出入的情況，使得檔案信息的可信度大打折扣，無法正常發(fā)揮人事檔案的可信性以及利用價值。

檔案管理工作人員較少

目前，從事人事檔案管理的專職在編人員數(shù)量較少，不能滿足日益增長的流動人員檔案的需要。由于市場大環(huán)境的影響，流動人員數(shù)量逐年增多，這也加重了人事檔案管理人員的工作壓力。由于編制不足，部分人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)大量擴(kuò)編勞務(wù)用工人員。部分勞務(wù)用工人員責(zé)任心較差，面對繁重的工作以及較大的工作壓力，往往只是機(jī)械地完成收集整理任務(wù)，缺乏創(chuàng)新思維；在交接人事檔案管理工作時，只是接收，登記入冊，缺乏對于人事檔案信息的查驗，更不用說對檔案信息的提取與信息需求的登記。這也是人事檔案管理信息化水平較低，工作效率不高的直接原因之一。

流動人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的對策發(fā)展

加強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)功能

隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理的功能也更加多樣化。人事檔案管理不僅要將流動人員的檔案分類妥善保管，還要注重服務(wù)職能。要抓實質(zhì)，重成效，把流動人員的就業(yè)需求與人事檔案信息掛鉤，分析流動人員的心理動向，更好地促進(jìn)就業(yè)人員的高質(zhì)量就業(yè)以及部分就業(yè)困難職工的下崗再就業(yè)。檔案管理部門要建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新思想，真正提質(zhì)增效，推動流動人員人事檔案管理工作規(guī)范化與科學(xué)化。

提升人事檔案管理人員的責(zé)任心與業(yè)務(wù)能力

人事檔案管理工作是一項重要的工作，所以相關(guān)管理人員要轉(zhuǎn)變思想作風(fēng)，開拓改革，創(chuàng)新工作思路、方法，提高自身的業(yè)務(wù)能力，規(guī)范人事檔案管理工作流程，提高人事檔案管理工作的高效性與科學(xué)性。對于接收的新檔案，管理人員要“嚴(yán)格把關(guān)”，仔細(xì)審查，保證每一份檔案都檢查到位，每一份檔案上的信息都準(zhǔn)確無誤；清點人事檔案目錄表上的所有文件，并讓流動人員簽字，審核員也要同步簽字。

此外，要建立嚴(yán)格的獎懲制度。如檔案管理人員主觀過失導(dǎo)致的檔案丟失、缺損，相關(guān)管理人員要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對于這類問題絕不能姑息，相關(guān)部門要啟動“首審追責(zé)制”，嚴(yán)肅工作作風(fēng)，保證人事檔案管理工作零失誤。在改善工作作風(fēng)的同時，相關(guān)部門也要定期對人事檔案管理人員開展專項培訓(xùn)，保證流動人員人事檔案管理工作的順利開展。

優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)

隨著時代的不斷發(fā)展，我國勞動者的就業(yè)領(lǐng)域、地區(qū)也發(fā)生了很大變化，人員流動的頻率逐年增加。例如，目前南方很多城市為了引入人才，給予了人才特別優(yōu)厚的薪資待遇，甚至對于某些高層次的“高、精、尖”人才，還可以為其配偶、子女解決工作以及求學(xué)問題。這一激勵機(jī)制使得很多北方的人才不斷“南遷外流”，人員流動呈現(xiàn)扎堆舉家南遷的情況。

檔案管理部門可以根據(jù)時代發(fā)展趨勢，重新修訂《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，拓寬人事檔案管理服務(wù)范圍。根據(jù)最新修訂的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，可以將流動人員人事檔案管理服務(wù)范圍由之前的體制內(nèi)延展到體制外，服務(wù)人群也涵蓋高校畢業(yè)生以及體制外的管理人員、技術(shù)人員，等等。這開啟了公共就業(yè)及人才服務(wù)的新紀(jì)元，對規(guī)范和優(yōu)化流動人員人事檔案管理起到了一定的推動以及促進(jìn)作用。

提升流動人員人事檔案利用率

首先，根據(jù)時代發(fā)展變化以及相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章條例，制定相配套的人事檔案管理制定條例，將規(guī)定“上墻”，讓所有體制內(nèi)的人有章可循，有法可依。相關(guān)檔案部門要開展技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新。一方面加快流動人員人事檔案的信息化管理；另一方面對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》的正確指引下，擴(kuò)大流動人員檔案服務(wù)的范疇，保證人事檔案管理的規(guī)范性與合法性。另外，在條件允許的情況下，對非公有制單位進(jìn)行“適度放權(quán)”，給予非公有制單位一定的管理權(quán)限，明確非公有制單位對流動人員人事檔案管理的權(quán)利與義務(wù)，這也能夠避免非公有制單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)不明，遇到問題相互推諉，“踢皮球”現(xiàn)象的發(fā)生。

其次，為了確保流動人員檔案信息的真實性，各部門可以進(jìn)行聯(lián)動，建立有效的監(jiān)督服務(wù)平臺。目前，由于信息的不對稱，部分用人單位或者流動人員的信息缺乏可信度。建立有效的誠信服務(wù)反饋監(jiān)督平臺，可以加強(qiáng)對虛假信息的甄別。通過監(jiān)督、反饋等多種監(jiān)管機(jī)制，讓虛假的信息“無處遁形”，最大限度地保證檔案信息的真實性。

最后，加強(qiáng)人事檔案信息化管理，獲取有效的檔案信息資源，為企業(yè)與流動人員的有效對接提供一定的參考依據(jù)，最大限度地提升流動人員人事檔案的利用價值，使其更好地服務(wù)于流動人員以及有需要的企事業(yè)單位。相關(guān)部門要提高人事檔案的利用價值。流動人員人事檔案管理并不只是單純地妥善保管人事檔案，收取管理費用，而是要充分挖掘流動人員人事檔案的開發(fā)與利用價值，精準(zhǔn)定位，滿足相關(guān)單位的用人需求，在促進(jìn)流動人員高質(zhì)量就業(yè)的同時實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。

綜上所述，提升流動人員人事檔案管理意識，創(chuàng)新流動人員人事檔案管理模式，建立完善的人事檔案管理規(guī)章條例對促進(jìn)就業(yè)可以起到關(guān)鍵性的作用。人事檔案管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價值，合理配置，不斷提升人事檔案管理的實效性，促進(jìn)就業(yè)的有序進(jìn)行。