大數(shù)據(jù)時代基于云會計的財務共享中心費用管控

賈晉黔

（洛陽職業(yè)技術學院，河南 洛陽 471099）

隨著國家經(jīng)濟體制的完善，我國的市場競爭不斷加劇，在這種情況下，企業(yè)想要更好地生存和發(fā)展，財務管理工作必不可少，但就目前的情況來看，傳統(tǒng)財務管理工作已然無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的實際需求。而如果能夠緊跟時代的發(fā)展，對大數(shù)據(jù)以及云計算等技術進行有效地應用，以此來進行財務共享中心的建設，將會使企業(yè)的費用管控效果和質(zhì)量得到顯著的提升，這對于企業(yè)的健康發(fā)展有著非常積極的作用，因此，有必要針對相關內(nèi)容進行深入的研究。

一、在云會計基礎上建立財務共享中心費用管控的重要性

在我國全球一體化發(fā)展水平不斷提高以及市場競爭狀態(tài)逐漸激烈的背景下，通過對移動互聯(lián)網(wǎng)、云會計、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術的充分利用，能夠使傳統(tǒng)財務管理模式在各項措施的積極促進下，得到不斷升級與改革，在此過程中，誕生了財務共享服務模式。對于財務共享服務模式而言，是一種對提高企業(yè)綜合發(fā)展水平具有積極促進作用的新型財務管理措施，通過幫助企業(yè)建立財務共享中心，不僅能夠使企業(yè)財務管理工作一體化、流程化、標準化的目標得到有效實現(xiàn)，而且還能使企業(yè)投入到傳統(tǒng)財務管理模式中的成本大幅度降低，提高企業(yè)財務管理效率的同時，確保企業(yè)有更多精力和能力對各項經(jīng)營風險和管理風險進行有效預防和抵抗。在企業(yè)財務共享中心中，費用管控不僅是重要組成內(nèi)容之一，而且對提高企業(yè)財務管理水平發(fā)揮了重要作用。通過將大數(shù)據(jù)技術和云會計技術結合其中，確保費用報銷流程具有較高規(guī)范性，使企業(yè)費用報銷效率得到進一步提高，不僅能夠最大程度降低企業(yè)在資金方面承受的損失，而且還能使企業(yè)經(jīng)營效率得到進一步提高。

費用管控作為組成企業(yè)財務管理工作的重要元素之一，憑借自身具有的重要性得到了相關行業(yè)的高度重視。專業(yè)人士結合實際情況，制定了一套能夠降低消費報銷和費用審核復雜性、自動生成會計憑證和消費支付憑證的流水式網(wǎng)上費用報銷模式，并且對該模式在實施過程中存在的問題以及具體解決措施進行了詳細分析。在對網(wǎng)絡報銷流程進行建立健全的同時，確保銀企直連系統(tǒng)、SAP財務系統(tǒng)、網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)三者之間得到有效對接，使自動處理銀行付款和財務記賬的目標得到有效實現(xiàn)。對于只有簡單普通收據(jù)而沒有專用發(fā)票的費用報銷，能夠建立一種以云計算為基礎的財務共享服務模式，在該模式下劃分出費用報銷模塊，能夠?qū)鹘y(tǒng)報銷票據(jù)單轉變?yōu)槠髽I(yè)云平臺中處理的數(shù)據(jù)。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，必須加強對互聯(lián)網(wǎng)技術和云會計技術的靈活應用，確保企業(yè)能夠與各地區(qū)建立的分公司在信息數(shù)據(jù)層面進行無縫連接，通過對企業(yè)財務共享中心的建立健全，制定具有較高標準化和流程化的費用管控流程，不僅能夠使企業(yè)費用報銷業(yè)務處理能力得到進一步提高，而且還能使企業(yè)的綜合管控水平得到進一步強化，為企業(yè)提高生產(chǎn)成本和生產(chǎn)效率奠定堅實基礎。

二、大數(shù)據(jù)背景下以云會計為基礎的財務共享中心費用管控框架

財務共享模式是一種全新的財務管理模式，對于現(xiàn)代企業(yè)具有較強的適用性，尤其是對財務共享中心進行有效的建設，不僅能夠推動財務管理工作向著一體化、流程化以及標準化的方向發(fā)展，還能將企業(yè)的財務管理質(zhì)量以及風險防控能力有效降低。而在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營當中，經(jīng)常會遇到費用報銷的情況，且該項工作具有較強的動態(tài)性，所以其管理難度也相對較高。在這種情況下，想要提高費用管控水平，可以對云會計服務中心加強建設，對企業(yè)中的各類報銷業(yè)務進行有效的融合，以此來提高相關管理工作的統(tǒng)一性，這對于企業(yè)資金使用效率的提升以及資金風險的有效規(guī)避有著非常重要的作用。因此，為了進一步推動財務共享中心的效用發(fā)揮，還需要企業(yè)結合實際做好相關費用管控框架的搭設工作。

結合大數(shù)據(jù)技術以及云會計技術進行相關費用管控框架的搭設，具體可以將其劃分為以下幾個層次。

第一，基礎設施層。在該層當中主要涉及網(wǎng)絡設備、各項安全設備、儲存設備、服務器以及以云會計技術為基礎的智能終端設備等，這些設備的有效配備，能夠為各項費用管控的運行提供支持，包括會計核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)以及報銷管理系統(tǒng)等。并且能夠幫助應用層以及數(shù)據(jù)層對關于企業(yè)費用報銷的外部數(shù)據(jù)進行采集[1]。

第二，數(shù)據(jù)層。利用數(shù)據(jù)層能夠?qū)I(yè)務層提供的各項數(shù)據(jù)進行加載、抽取和轉換。包括File NOSQL、HDFS以及DBMS等半結構化數(shù)據(jù)、結構化數(shù)據(jù)以及非結構化數(shù)據(jù)。與此同時，數(shù)據(jù)層能夠通過Storm、HPCC以及Hadoop等大數(shù)據(jù)技術對各項數(shù)據(jù)進行規(guī)范化處理，并構建費用報銷管控所需的數(shù)據(jù)中心[2]。

第三，平臺服務層。利用該層能夠通過文本搜索分析、商業(yè)智能以及可視發(fā)現(xiàn)等決策支持技術對各項數(shù)據(jù)進行分析與整合，其可以根據(jù)企業(yè)在費用管理決策方面的相關要求，進行決策應用層的建設，從而提高費用管控工作的科學性與合理性[3]。

第四，業(yè)務層。該層主要是以云會計平臺為基礎的，與基礎設施層當中的互聯(lián)網(wǎng)、儲存器、服務器以及智能終端進行連接，能夠從企業(yè)內(nèi)部機構、會計師事務所、稅務部門、外部市場以及銀行當中獲得費用管控所需的各項財務數(shù)據(jù)及其他相關數(shù)據(jù)。而因為企業(yè)財務數(shù)據(jù)會在不同的機構或者是地域當中分布，且數(shù)據(jù)類型也有所不同。因此，需要應用云會計平臺來采集和預處理分布式數(shù)據(jù)。由基礎設施層得到的各項原始數(shù)據(jù)源，可以借助資金管理系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、報銷管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、信用評價系統(tǒng)以及影像管理系統(tǒng)來進行初步的采集，然后應用后臺數(shù)據(jù)模型對其進行挖掘、篩選及整合，確保費用管控系統(tǒng)能夠獲得更多的數(shù)據(jù)支撐，將費用管控工作中的主觀判斷依據(jù)有效減少，達到提高費用管控效率和質(zhì)量的目的[4]。

第五，應用層。數(shù)據(jù)在經(jīng)過業(yè)務層處理以后，會被同步復制到數(shù)據(jù)庫當中，并由大數(shù)據(jù)技術進行處理，而經(jīng)過處理獲得的預算管理數(shù)據(jù)、文檔管理數(shù)據(jù)、資金管理數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)以及費用報銷數(shù)據(jù)會在數(shù)據(jù)中心當中上傳。通過服務層能夠?qū)?shù)據(jù)中心當中的各項數(shù)據(jù)進行有效的處理和利用，進而達到整合用戶、整合應用以及實施基礎服務的目的。另外，結合決策支持數(shù)據(jù)，還能針對服務層提供的數(shù)據(jù)進行分析與整合，并根據(jù)相應的決策需求構建多層次的方案。包括費用報銷管理方案、預算決策方案以及員工信用評價方案等[5]。

第六，用戶層。該層主要是以集團公司、分公司以及子公司為對象的，具體需要結合財務決策方案采用相對最佳原則進行合理的選擇，并保證各項資源分配及應用的合理性。

三、大數(shù)據(jù)背景下以云會計為基礎的財務共享中心費用管控流程

企業(yè)對財務共享中心進行應用，以此來進行費用管控系統(tǒng)的建設，能夠借助影像系統(tǒng)對報銷紙質(zhì)票據(jù)進行掃描，將其轉換成電子票據(jù)，然后利用云會計平臺對相應的電子票據(jù)進行上傳，各管理主體即可從財務共享中心當中落實相關管理活動，進而達到協(xié)同管控的目的。而具體的管控過程如下。

1.報銷申請

在財務共享模式中，費用報銷的首要工作就是要對報銷業(yè)務進行申請。在對其進行管理時，需要相關人員確定報銷的類別，并結合報銷類別和相應的預算項目展開對接，在此過程中，費用的預算會按照級別標準、人員數(shù)量、出差類別以及具體部門進行分項。當然，也可以進一步的細化，將其分為辦公費用、管理費用、住宿費用、通信費等。

而財務管理人員則會在收到相關票據(jù)以后對其進行初審，在完成審核工作以后，相應的影像管理系統(tǒng)會對該票據(jù)進行快速的識別和掃描，并向數(shù)據(jù)庫當中進行上傳。而票據(jù)在初次審查以后，將會進入費用報銷系統(tǒng)當中，在子公司工作人員初步審核原始票據(jù)以后，會上傳至財務共享系統(tǒng)實施復查。借助財務共享系統(tǒng)的OCR識別功能能夠?qū)ζ睋?jù)信息進行有效的識別。包括手寫體識別、表單識別、套打表格識別以及支票識別等。其中，支票識別主要是借助OCR識別技術、自動定位技術、智能濾色技術以及圖像處理技術來進行支票信息提取的。包括支票賬號、支票號碼、磁碼、銀行名稱以及大小寫金額等。而在識別套打表格等票據(jù)的過程中，即便其打印位置存在偏差，也能進行正常的識別。另外，通過表單識別技術能夠?qū)μ状騾^(qū)域進行智能的追蹤，對質(zhì)量較低的打印數(shù)字和字體進行識別，并對所在區(qū)域是否已經(jīng)進行蓋章處理展開識別。在進行手寫字體識別的過程中，主要是通過識別技術以及圖像定位技術，對手寫數(shù)字和字體的識別[4]。

2.報銷審批

企業(yè)相關管理人員應該針對工作人員提交的報銷申請進行審核，判斷其報銷行為的真實性與準確性，以云會計平臺為基礎，相關管理人員可以突破時空的限制，利用電子影像進行審批工作。這樣可以有效提高報銷審批工作的效率。

例如，對于需要出差的情況。出差人員需要先通過財務共享中心提高出差申請，而相關管理人員則會根據(jù)出差人員的職位，參考不同的標準對出行工具以及住宿條件加以確定。應用財務共享中心，不僅能夠?qū)⑷藛T出差方面的報銷流程有效簡化。還能通過該中心與一些商旅企業(yè)加強合作，在進行費用管控的同時，為出差人員提供更為優(yōu)勢的服務。而采用這種方式，企業(yè)可以在結算日期，與合作企業(yè)進行統(tǒng)一核算，這不僅可以提高出差花費的透明度，還能使相關花費得到有效的控制，對于企業(yè)費用控制質(zhì)量的提升有著非常重要的意義。

而對于報銷單據(jù)的審批，需要從報銷金額是否合理、出差補貼信息以及報銷單據(jù)時效性等方面入手加以落實。首先，要對報銷單據(jù)的日期進行檢查，確認其日期與工作人員出差時間是否相符，要處在規(guī)定報銷時間以內(nèi)才能正常進行報銷處理。與此同時，要審核報銷活動是否為代報行為，判斷產(chǎn)生的差旅費用項目與企業(yè)報銷規(guī)定是否相符，其費用是否存在超標情況，有沒有進行出差補助的計算。其次，要對票據(jù)影像質(zhì)量進行檢查，查看票據(jù)影像、單位公章的清晰度，檢查原始影像與原始票據(jù)的日期、內(nèi)容是否相符。在此期間，財務共享中心的相關管理人員需要對稽查、審核工作進行分配。在進行審核時，系統(tǒng)會在工作平臺當中對待辦任務表進行顯示，審核人員在對待辦任務進行選擇以后，系統(tǒng)會對該工作界面進行自動的跳轉[6]。

3.報銷結算

在審核會計完成費用報銷業(yè)務的審核工作以后，會有相應的支付憑證產(chǎn)生，該憑證會發(fā)送至資金管理系統(tǒng)當中，并提交付款申請。而財務共享中心的相關結算人員在審核確認以后，會向連接銀行的管理系統(tǒng)進行付款指令的發(fā)送，而銀行則會根據(jù)該指令將報銷費轉到報銷人員賬戶當中[7]。

此外，在財務共享中心當中，除了可以對企業(yè)的資金管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)以及費用管理系統(tǒng)進行相互的連接以外，還可以與銀行進行連接，形成銀企互聯(lián)系統(tǒng)，從而有效提高支付效率，避免應用傳統(tǒng)的文件傳遞方式形成內(nèi)部控制風險。

4.檔案管理

在進行費用管理的過程中，通常實物發(fā)票需要經(jīng)歷傳遞、審核及歸檔等操作，而檔案管理主要負責的就是憑證歸檔。首先，要進行憑證的打印，由項目會計做好憑證審核工作，審核無誤以后才能進行打印，并對憑證、報賬單上的索引號進行逐一對比和匹配。匹配好之后即可由財務主管對憑證進行蓋章處理。其次，要對單據(jù)進行整理，做好待郵寄清單以及實物的交接工作，并定期進行郵寄處理。而財務共享中心在收到相應的實物單據(jù)以后，需要歸檔人員結合實物清單進行影像的核對，并落實歸檔處理工作，將電子單據(jù)上傳至文檔管理系統(tǒng)當中[8]。

5.報銷信用評價

在對員工報銷信用展開評價時，需要與費用管理系統(tǒng)加強業(yè)務協(xié)同，借助其信用評價系統(tǒng)來實現(xiàn)信用評價工作。而報銷人員在費用報銷方面與其信用等級具有非常密切的關聯(lián)，企業(yè)可以結合其信用等級確定付款期限。而對于報銷人員信用等級的劃分，具體可以根據(jù)報銷人員提供的報銷單質(zhì)量以及票據(jù)情況來確定。本文主要將其分為A、B、C三個等級，而信用等級不同，其對應權益也會有所差異。

其中，A級信用對應權益為：1天的付款期，在相關票據(jù)提交以后，可以立即進行費用支付，而票據(jù)審核可以陸續(xù)實施。一旦在審核過程中，發(fā)現(xiàn)其票據(jù)造假或者是費用與企業(yè)規(guī)定不符，需要對其進行降級處理。B級信用對應權益為：付款時長為5天，需要在票據(jù)完成審核之后，在下個結算日進行結算，如果在工作期間，連續(xù)6個月以上沒有違規(guī)事項，且各項單據(jù)較為規(guī)范，不存在超期欠款情況，即可對其信用等級進行升級處理。反之，如果票據(jù)存在造假問題或者是報銷費用違規(guī)，且情節(jié)嚴重，存在借款超期不還行為，即對其進行降級處理。C級信用對應權益為：即列入黑名單人員，凍結其個人賬戶，并將其費用核銷權利取消，同時建議人力資源管理部門對其進行辭退處理[9]。

四、結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對以云會計為基礎的財務共享中心加強應用，以此來落實費用管控工作，能夠使企業(yè)的費用管理質(zhì)量和效率得到顯著的提升，因此，相關企業(yè)應該對這種管理方式保持高度的重視，要緊跟時代的發(fā)展，對自身財務管理工作進行積極的創(chuàng)新，通過大數(shù)據(jù)、云計算等高新技術的有效應用，不斷提高財務管理工作的覆蓋范圍和管理效果，使其能夠在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。