網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化探討

濱州市濱城區(qū)衛(wèi)生健康局 鄭英姿

濱城區(qū)衛(wèi)生健康局屬于濱州市城區(qū)人民政府工作部門(mén)，具有事業(yè)單位的屬性。為了使該事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作效率能夠得到有效提升，有必要以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代為依托，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作存在一些較為明顯的問(wèn)題，比如：對(duì)信息化建設(shè)缺乏足夠的重視、業(yè)務(wù)支持力度不足、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平有待提升等[1]。為解決這些問(wèn)題，提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量水平，本文圍繞“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化”展開(kāi)了分析探討。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，受到“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，各行各業(yè)在發(fā)展過(guò)程中均離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)的支撐與賦能，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也不例外。作為一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)的意義顯著，具體體現(xiàn)在以下方面：

（一）改進(jìn)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作的不足

傳統(tǒng)模式下，在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，采取的是紙質(zhì)管理模式，這種管理方式隨著文書(shū)檔案資料日益增多，管理存儲(chǔ)所占空間越來(lái)越大，會(huì)大大增加檔案管理工作人員的工作量與壓力[2-3]。同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理過(guò)程易受到檔案受潮、缺損、火災(zāi)等影響，使得檔案資料的安全性難以得到有效保障。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式過(guò)渡到電子化、智能化、信息化管理模式，并加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，可使檔案管理人員的工作量減少、工作壓力減輕。將文書(shū)檔案資料以電子化的形式存儲(chǔ)在系統(tǒng)當(dāng)中，可節(jié)約存儲(chǔ)空間。此外，還能夠避免受到受潮、缺損、火災(zāi)等影響，使文書(shū)檔案信息資源的安全性得到有效保證。

（二）提升檔案管理工作效率及共享利用價(jià)值

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)，通過(guò)文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠使文書(shū)檔案從收集到整理分析、存儲(chǔ)管理等全過(guò)程的工作效率得到有效提升[4]。與此同時(shí)，在檢索相關(guān)文書(shū)檔案信息內(nèi)容過(guò)程中，只需要在檔案信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)交互界面輸入關(guān)鍵詞，便能夠快速檢索到所需的檔案信息資源，以此使得檔案信息資源的檢索效率提高。此外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，可以和內(nèi)外部企業(yè)、單位形成溝通協(xié)作，在設(shè)置安全密鑰、訪問(wèn)權(quán)限等級(jí)的基礎(chǔ)上，可使文書(shū)檔案信息資源共享利用的價(jià)值及安全性得到協(xié)同提升。

（三）促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

在事業(yè)單位內(nèi)部，管理工作內(nèi)容繁多，文書(shū)檔案只是其中的一項(xiàng)。但是，文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展至關(guān)重要。通過(guò)文書(shū)檔案信息資料，可對(duì)事業(yè)單位前期相關(guān)工作進(jìn)行追溯，還能夠?qū)κ聵I(yè)單位后續(xù)工作進(jìn)行預(yù)測(cè)分析，為制定合理、科學(xué)的決策方案提供有效保障依據(jù)[5]。而上述提到傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式存在較多不足，在對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作實(shí)施信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，則可改進(jìn)諸多不足，既提高文書(shū)檔案管理工作的效率，又能保證文書(shū)檔案管理工作的安全性，進(jìn)一步為事業(yè)單位其他相關(guān)檔案管理工作提供有效借鑒，通過(guò)事業(yè)單位整體檔案管理工作信息化建設(shè)的開(kāi)展，能使事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀問(wèn)題分析

如前所述，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作無(wú)論是在微觀層面，還是在宏觀層面，意義均非常顯著。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展期間仍存在一些有待解決的問(wèn)題。具體而言，主要問(wèn)題如下：

（一）對(duì)信息化建設(shè)缺乏足夠的重視

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作不能一蹴而就，需從各個(gè)環(huán)節(jié)、單位內(nèi)部各部門(mén)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，形成合力，才能夠使建設(shè)目標(biāo)有效實(shí)現(xiàn)。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，相關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作還不夠重視[6]。一方面，未能體現(xiàn)出文書(shū)檔案管理價(jià)值，在領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)文書(shū)檔案的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，使文書(shū)檔案管理顯得比較混亂，在部分文書(shū)檔案資料未能及時(shí)歸檔的情況下，會(huì)導(dǎo)致單位內(nèi)部的文書(shū)檔案資料出現(xiàn)不夠健全的情況，進(jìn)而使文書(shū)檔案資料的利用率降低，利用價(jià)值難以得到有效提升。另一方面，事業(yè)單位建設(shè)資金有限，當(dāng)事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)投入的建設(shè)資金不足的情況下，便難以及時(shí)引進(jìn)信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備及技術(shù)，進(jìn)而使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作如同虛設(shè)，缺乏實(shí)效性。此外，在對(duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠重視的情況下，在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)方面的制度也會(huì)顯得不夠完善，從而使此項(xiàng)建設(shè)工作無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可循，難以將文書(shū)檔案信息資源在事業(yè)單位中的實(shí)質(zhì)性價(jià)值作用發(fā)揮出來(lái)。

（二）業(yè)務(wù)支持力度不足

從事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平提升角度考慮，需確保文書(shū)檔案信息來(lái)源的廣泛性，而這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)單位內(nèi)部各部門(mén)、各科室的支持，即需各部門(mén)、各科室提供信息資料支持[7-8]。然而，現(xiàn)狀下在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理工作開(kāi)展期間，主要把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料向電子檔案資料轉(zhuǎn)化，在此情況下檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性便會(huì)被忽視，使得檔案管理內(nèi)容長(zhǎng)時(shí)間未能更新。而對(duì)于相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案管理部門(mén)提供檔案資料信息的積極性、主動(dòng)性也不夠高。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，主動(dòng)搜集檔案信息資料的積極性也不高，未能對(duì)檔案信息資料的檔案、保存加以重視，在對(duì)各部門(mén)、各科室的相關(guān)文書(shū)材料缺乏足夠了解的情況下，檔案管理工作的開(kāi)展便顯得較為盲目，進(jìn)一步使得文書(shū)檔案信息化管理和實(shí)際業(yè)務(wù)之間存在嚴(yán)重脫節(jié)的情況，以致部分優(yōu)質(zhì)文書(shū)檔案被損壞、丟失?？傊?，在業(yè)務(wù)支持力度不足的情況下，難以保證事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量，不利于事業(yè)單位整體建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理安全性有待提升

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息中，部分信息具有機(jī)密屬性，而對(duì)于機(jī)密要件檔案信息資源，在管理工作環(huán)節(jié)則需保證其安全性。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，相關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的安全性尚且有待提升。一方面，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)較為滯后，在該系統(tǒng)不夠完善的情況下，則難以保證存儲(chǔ)、管理、利用檔案信息資源的需求，進(jìn)而影響檔案信息資源的安全性[9]。另一方面，受到上述提到建設(shè)資金不足的影響，在未能引進(jìn)安全管理設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的基礎(chǔ)上，比如在防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、系統(tǒng)殺毒軟件等缺少的情況下，檔案管理信息化系統(tǒng)易受到病毒感染、黑客入侵，使得事業(yè)單位文書(shū)檔案信息資源易被竊取、泄露等，從而使文書(shū)檔案信息資源的安全性飽受質(zhì)疑。此外，在安全監(jiān)管工作落實(shí)不到位的情況下，若疏于管理，也會(huì)影響檔案管理的安全性，不利于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量及安全性的協(xié)同提升。

（四）檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平有待提升

在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展期間，少不了檔案管理隊(duì)伍的支持。因此，提升檔案管理隊(duì)伍成員素質(zhì)水平至關(guān)重要。但是，從現(xiàn)狀來(lái)看，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平尚且有待提升[10]。究其原因，一方面，相關(guān)事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍成員數(shù)量不足，專業(yè)水平有限，大部分管理人員雖然具備傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，但是缺乏檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在此情況下再加上自身難以與時(shí)俱進(jìn)、積極主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)、方法技巧等，則會(huì)在實(shí)際檔案管理工作中感到力不從心，難以將自身作用充分有效地發(fā)揮出來(lái)。另一方面，單位未能針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展定期培訓(xùn)教育，尤其是在檔案信息化技術(shù)、信息化管理方法方面的培訓(xùn)指導(dǎo)缺少，這樣檔案管理人員的知識(shí)體系、專業(yè)技能便難以得到與時(shí)俱進(jìn)的更新，進(jìn)而難以完全勝任事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)管理工作，最終影響文書(shū)檔案信息化建設(shè)管理工作的效率及質(zhì)量。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施分析

為解決事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀問(wèn)題，提高信息化建設(shè)工作效率及質(zhì)量，則需落實(shí)有效的解決措施。具體而言，主要解決措施包括：

（一）充分重視文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，完善信息化建設(shè)制度

提高對(duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視，是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下事業(yè)單位做好此項(xiàng)工作的首要前提。一方面，相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需以身作則，充分重視文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，對(duì)檔案管理工作人員、業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員起到引導(dǎo)作用，革新管理理念，用現(xiàn)代化、信息化理念思維，加深對(duì)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)。使傳統(tǒng)文書(shū)紙質(zhì)檔案管理單一化的模式，逐步朝向紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理模式，并以文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)為主、紙質(zhì)檔案管理為輔，充分體現(xiàn)文書(shū)檔案信息化資源在事業(yè)單位中的作用。另一方面，需在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展期間，投入充足的建設(shè)資金，引進(jìn)信息化建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備及技術(shù)等，比如計(jì)算機(jī)電腦設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)、存儲(chǔ)柜等等，以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)等，使文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的物資設(shè)施設(shè)備及技術(shù)需求得到充分有效的滿足[11]。此外，還需完善信息化建設(shè)制度，通過(guò)文書(shū)檔案精細(xì)化管理制度的構(gòu)建，嚴(yán)格規(guī)范落實(shí)，使文書(shū)檔案從收集到整理分析、存儲(chǔ)管理、后期利用全過(guò)程的質(zhì)量及安全性得到有效保證。通過(guò)崗位責(zé)任制的制定及實(shí)施，明確檔案管理人員崗位工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，規(guī)范、約束檔案管理工作人員的工作行為，使文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作井然有序、安全開(kāi)展。

（二）構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理與實(shí)際業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性

基于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，為了提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平，需構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)，將平臺(tái)共享、共建的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，然后對(duì)檔案管理信息進(jìn)行匯總處理，使分散的文書(shū)檔案資料能夠在信息化管理平臺(tái)中得到有效整合，進(jìn)一步使文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)加工、存儲(chǔ)、保密、查詢一體化工作運(yùn)行模式。與此同時(shí)，在構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，需將該平臺(tái)的信息共享優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來(lái)，在檔案信息共享機(jī)制的支持下，提供相應(yīng)的文書(shū)檔案資源共享服務(wù)，使文書(shū)檔案資源的利用率得到有效提升，將文書(shū)檔案的價(jià)值得到最大化發(fā)揮，使檔案管理工作有序開(kāi)展。比如，檔案管理工作人員在文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展期間，通過(guò)云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，在云存儲(chǔ)終端進(jìn)行共享文書(shū)檔案模塊的設(shè)置，使文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

（三）引進(jìn)軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)，保證檔案管理的安全性

為了做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作，并保證此項(xiàng)工作的安全性，需要軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的充分支持，因此需重視對(duì)軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的積極引進(jìn)，在構(gòu)建文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，引進(jìn)防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、殺毒軟件，將這些安全技術(shù)合理科學(xué)地應(yīng)用到文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，使系統(tǒng)的安全性得到有效保證，避免文書(shū)檔案信息資源受到病毒感染、盜竊等影響。例如：部分文書(shū)檔案信息資料具有公開(kāi)的屬性，而部分文書(shū)檔案信息則具有保密的屬性，因此可利用防火墻技術(shù)對(duì)這些保密文書(shū)檔案信息資料起到安全保護(hù)的作用，同時(shí)聯(lián)合應(yīng)用應(yīng)用安全密鑰技術(shù)，對(duì)保密文書(shū)檔案設(shè)置相應(yīng)的查看應(yīng)用權(quán)限，還可以聯(lián)合生物識(shí)別技術(shù)，使具備權(quán)限的人員根據(jù)自身的權(quán)限等級(jí)，對(duì)保密檔案信息資料進(jìn)行查看、瀏覽、閱讀、下載、利用等。當(dāng)然在安全密鑰技術(shù)的加持下，針對(duì)保密文件進(jìn)行加密處理，對(duì)具體的加密期限、時(shí)間進(jìn)行設(shè)定，可以使文書(shū)檔案信息的安全性得到有效增強(qiáng)。此外，為了全面提升文書(shū)檔案的安全性，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，還需對(duì)文書(shū)電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份處理，即將文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)至移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等載體當(dāng)中，然后通過(guò)相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份，使服務(wù)器存儲(chǔ)、本級(jí)備份實(shí)現(xiàn)安全雙保險(xiǎn)。當(dāng)然，還可以對(duì)實(shí)物、介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)及備份，使文書(shū)檔案信息資源的提取共享、保密保護(hù)更加方便及高效。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平

在事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理建設(shè)工作開(kāi)展期間，檔案管理隊(duì)伍發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。因此，需采取有效措施，提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平。一方面，相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需發(fā)揮自身崗位職能作用，做好檔案管理隊(duì)伍成員的引領(lǐng)、指導(dǎo)工作，使檔案管理人員能夠積極主動(dòng)學(xué)習(xí)文書(shū)檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)、技巧，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，通過(guò)自主學(xué)習(xí)，不斷提升自身管理業(yè)務(wù)能力水平，保證能夠完全勝任文書(shū)檔案信息化管理崗位工作。另一方面，事業(yè)單位方面需重視檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝Ｖg的合作，從高校引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)水平高的檔案專業(yè)人才，使單位檔案信息化建設(shè)工作能夠獲得高校專業(yè)人才的充分支持。在招聘檔案管理人才過(guò)程中，可采取擇優(yōu)招聘方法，并對(duì)招聘進(jìn)來(lái)的檔案管理人才加強(qiáng)崗前培訓(xùn)[12]。此外，對(duì)于在職檔案管理人員，需定期開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，側(cè)重對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)、信息化管理方法技巧等方面的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平。當(dāng)然，考慮到培訓(xùn)工作的有效性，需制定完善的培訓(xùn)考核制度，對(duì)考核達(dá)標(biāo)的人員，方可持證上崗；而對(duì)于考核未達(dá)標(biāo)的人員，則需繼續(xù)考核，直至考核達(dá)標(biāo)為止。在此基礎(chǔ)上，全面提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平，為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量的提升提供充分有效的人才保障支持。

綜上所述，基于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，有助于改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提高文書(shū)檔案管理工作效率，并使事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。與此同時(shí)，鑒于目前事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作期間仍存在一些問(wèn)題，因此需提高重視，完善信息化建設(shè)制度；并且，還需對(duì)完善的信息化管理平臺(tái)進(jìn)行構(gòu)建，使文書(shū)檔案管理與實(shí)際業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性得到有效強(qiáng)化。通過(guò)對(duì)軟硬件安全設(shè)施設(shè)備及技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案管理的安全性。此外，通過(guò)招聘、培訓(xùn)等方式，提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平。總之，相信通過(guò)做好以上方面工作，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)工作質(zhì)量水平將能夠得到全面提升，進(jìn)一步為事業(yè)單位整體檔案管理工作的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。