文書檔案的信息化管理及利用研究

上海市科技創(chuàng)新服務(wù)中心(上?？萍汲晒麢n案資料館) 陳巍

受信息化環(huán)境的影響，傳統(tǒng)檔案管理方式與新時(shí)代社會(huì)存在明顯的脫節(jié)情況，且管理時(shí)效性和應(yīng)用質(zhì)量均無(wú)法滿足現(xiàn)代工作指標(biāo)，與未來(lái)發(fā)展的契合度不高，亟待更新與轉(zhuǎn)型。新時(shí)期我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域均強(qiáng)調(diào)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，文書檔案管理方面也不例外，大部分企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，最大限度地發(fā)揮云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，豐富檔案資源，打造更加方便快捷的管理模式，完善工作機(jī)制實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。

一、新時(shí)期文書檔案信息化管理及應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

（一）挖掘文書檔案價(jià)值

文書檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有了初步的成就，越來(lái)越多的企事業(yè)單位在文書檔案管理方面開(kāi)始注重文檔一體化建設(shè)，主張采用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、各類檔案的管理與應(yīng)用。從未來(lái)發(fā)展的角度來(lái)看，文書檔案具有不可忽視的作用，其中所記載的內(nèi)容能夠直觀反映出企業(yè)近年來(lái)的發(fā)展?fàn)顩r以及未來(lái)趨勢(shì)，長(zhǎng)此以往形成了企業(yè)文化并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效發(fā)展。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案背景下，整理與歸檔任務(wù)十分復(fù)雜，其價(jià)值保質(zhì)期有限，不符合新時(shí)期所倡導(dǎo)的可持續(xù)發(fā)展理念。在信息化背景下，能夠最大限度地發(fā)揮文書檔案的作用，具有紙質(zhì)文書無(wú)法替代的價(jià)值，相關(guān)管理人員會(huì)利用儀器將紙質(zhì)文書內(nèi)容進(jìn)行掃描并上傳至特定系統(tǒng)，在此過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資源的二次調(diào)取，了解企業(yè)信息，實(shí)現(xiàn)資源的深度挖掘，了解其落實(shí)情況再加以完善，真正展現(xiàn)出文書檔案的價(jià)值。例如：在將安全類檔案進(jìn)行信息化處理時(shí)，相關(guān)管理人員能夠詳細(xì)了解企事業(yè)單位關(guān)于安全方面的政策或制度，明白形成過(guò)程，進(jìn)一步明確崗位職責(zé)。

（二）提升管理效率

信息化建設(shè)對(duì)文書檔案管理的最大影響在于無(wú)紙化建設(shè)，能夠有效縮小文書體積，應(yīng)用云計(jì)算平臺(tái)虛擬空間的廣泛性能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，從而節(jié)約管理時(shí)間，應(yīng)用方面更加便捷。在信息化系統(tǒng)中，會(huì)根據(jù)企業(yè)類型來(lái)劃分系統(tǒng)功能，不同類型的文書檔案均有對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)路徑，能夠美化歸檔空間，讓管理工作變得可視化、簡(jiǎn)潔化，內(nèi)容一目了然。例如：某管理者想要了解企事業(yè)單位人事管理方面的內(nèi)容，可以直接在系統(tǒng)中查詢“人事”即可，不用再按照日期、時(shí)間等信息進(jìn)行查閱，有效縮短了時(shí)間成本。亦如一些業(yè)務(wù)或科研檔案管理，以往針對(duì)這兩種文書檔案的利用率均比較高，需要相關(guān)人員按照次序進(jìn)行查詢與匯總，這對(duì)于尚未落實(shí)無(wú)紙化建設(shè)的階段來(lái)說(shuō)十分繁瑣，尤其一些業(yè)務(wù)內(nèi)容較為復(fù)雜的檔案。相比之下，信息技術(shù)的介入能夠有效緩解這一情況，只需點(diǎn)擊“日期”功能即可將檔案按照順序排列，或點(diǎn)擊“文件名稱”，則可以選擇按拼音首字母排列，快速實(shí)現(xiàn)檢索。

（三）提高保護(hù)效果

文書檔案無(wú)紙化信息建設(shè)是應(yīng)用數(shù)字化手段轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)方式。傳統(tǒng)文書檔案在保存過(guò)程中時(shí)常存在受潮、文字不清晰的情況，或在查閱過(guò)程中出現(xiàn)物理?yè)p傷，其質(zhì)量無(wú)法得到保障。而在無(wú)紙化信息建設(shè)過(guò)程中，文書檔案的存儲(chǔ)形式發(fā)生轉(zhuǎn)變，既能保證文書原貌的完整性，又能提升管理效果。

二、信息化背景下文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）智能化系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題

文書檔案信息化管理與應(yīng)用已經(jīng)成為現(xiàn)階段企事業(yè)單位在檔案工作中所追求的目標(biāo)，目的在于加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)方便快捷的共享模式。但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，有關(guān)于系統(tǒng)完整性的研究還處于初級(jí)階段，相關(guān)技術(shù)落實(shí)情況仍舊有待提升，例如：新時(shí)期web技術(shù)已經(jīng)為電子檔案管理做出貢獻(xiàn)，但隨著資源的擴(kuò)大，對(duì)檔案管理與利用的需求程度也有所提升，以往將自定義結(jié)構(gòu)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)技術(shù)的方法已經(jīng)逐漸落后，信息化水平亟待提高。

（二）利用文書檔案的安全問(wèn)題

以往紙質(zhì)文檔在存儲(chǔ)安全方面的缺陷在于易被偷竊，而信息化背景下，雖然能夠避免被偷竊的問(wèn)題，但文檔信息化建設(shè)的存儲(chǔ)功能一般由硬盤實(shí)現(xiàn)，信息存儲(chǔ)的安全性取決于存儲(chǔ)環(huán)境和人為操作[1]。其中人為操作因素主要包括密碼丟失、文件誤刪除、文檔移位等，環(huán)境因素包括辦公室安全、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)優(yōu)化、病毒入侵等，且尚未完全普及密鑰和數(shù)字水印等功能，一旦發(fā)生類似問(wèn)題，則會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)瀏覽權(quán)限失效、檔案內(nèi)容顯示亂碼或丟失等。在數(shù)字化背景下，文書檔案的存儲(chǔ)以電子文檔形式歸檔，存在信息篡改或被刪除以及信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此準(zhǔn)確性無(wú)法得到保障。此外，失真也是影響文書檔案管理與利用不佳的一大因素，由于操作和整理過(guò)程中存在軟件、網(wǎng)站格式不兼容的情況，造成部分文檔的內(nèi)容失真情況嚴(yán)重，導(dǎo)致無(wú)法發(fā)揮其作用。

三、如何應(yīng)對(duì)問(wèn)題實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理

（一）智能化檔案管理系統(tǒng)的建立

文書檔案所涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，主要包括會(huì)議記錄、信函、命令、指示、批復(fù)等多項(xiàng)信息，在管理過(guò)程中涉及大量的文獻(xiàn)資料，在利用時(shí)所展示的是各類型檔案。無(wú)紙化信息建設(shè)能夠深度踐行環(huán)保理念和可持續(xù)發(fā)展理念，滿足信息的存儲(chǔ)與利用的需求，針對(duì)目前文書檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新升級(jí)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)智能化系統(tǒng)的優(yōu)化。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可以通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)來(lái)更新數(shù)字化系統(tǒng)，首先，需要結(jié)合數(shù)字化文書檔案管理需求來(lái)明確二者之間的契合點(diǎn)，并按照功能將物聯(lián)網(wǎng)分為感知層、通訊層及應(yīng)用層三個(gè)部分；其次，劃分功能，利用傳感器和天線通信能實(shí)現(xiàn)檔案信息采集和標(biāo)識(shí)識(shí)別，利用終端、電子標(biāo)簽或閱讀器能實(shí)現(xiàn)資料信息獲取功能；最后，打造監(jiān)控、共享的格局，確保文書檔案館系統(tǒng)中能夠共享資源，實(shí)現(xiàn)智能通訊。針對(duì)關(guān)鍵部分的涉及主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）電子標(biāo)簽設(shè)計(jì)。電子標(biāo)簽是RFID中的電子射頻技術(shù)，由線圈、標(biāo)簽天線與芯片構(gòu)成，運(yùn)用RFID電子標(biāo)簽代替以往文檔資料中的條形碼能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程，提升管理和應(yīng)用的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)智能化管理，圖1為電子標(biāo)簽的具體結(jié)構(gòu)。

（2）閱讀器設(shè)計(jì)。閱讀器設(shè)計(jì)是智能化檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵部分之一，當(dāng)閱讀器受到來(lái)自于射頻識(shí)別工作頻段的影響后會(huì)根據(jù)指令發(fā)送至標(biāo)簽，再由控制模板向接口請(qǐng)求數(shù)據(jù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)載體呈現(xiàn)出指令內(nèi)容。電子標(biāo)簽在收到信號(hào)后，會(huì)進(jìn)入工作狀態(tài)進(jìn)行編碼傳輸，再由接口調(diào)制閱讀器所傳達(dá)的信息，并傳輸至后臺(tái)進(jìn)行相應(yīng)的處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的應(yīng)用。

（二）文書檔案保密系統(tǒng)

保證敏感信息的安全是建設(shè)信息化文書檔案系統(tǒng)的目的之一，根據(jù)現(xiàn)行存儲(chǔ)與利用情況來(lái)看，存在信息安全無(wú)法得到保障的缺陷，因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要融入安全性和保密性的思考。整體構(gòu)架從用戶的角度出發(fā)，首先紙質(zhì)文件需要經(jīng)過(guò)掃描來(lái)進(jìn)行信息提取，提取后的信息進(jìn)入元信息存儲(chǔ)庫(kù)和本地文件庫(kù)。其次，用戶在系統(tǒng)功能欄中能夠獲取四個(gè)應(yīng)用程序，分別為系統(tǒng)管理、檔案管理、數(shù)字化檔案導(dǎo)入以及檔案利用，具體內(nèi)容如下所示：

（1）系統(tǒng)管理：用戶認(rèn)證、用戶管理、操作審計(jì)；

（2）檔案館庫(kù)：添加檔案、修改檔案、刪除檔案；

（3）數(shù)字化檔案信息導(dǎo)入：檔案文件導(dǎo)入、元信息導(dǎo)入；

（4）檔案利用：檔案檢索與借閱。

最后，當(dāng)用戶想進(jìn)入系統(tǒng)查詢文件時(shí)，需要對(duì)程序進(jìn)行加密，彈出密鑰管理模板、解密引擎模板、算法擴(kuò)展模板以及密文信息管理，用戶需要通過(guò)身份認(rèn)證來(lái)獲得相關(guān)權(quán)限。以往身份認(rèn)證的安全性較低，普遍以口令方式實(shí)現(xiàn)認(rèn)證，因此，可以應(yīng)用USB Key來(lái)認(rèn)證，從而提升信息化文書檔案系統(tǒng)的安全性，運(yùn)用強(qiáng)雙因子身份認(rèn)證模式，實(shí)現(xiàn)一次一密碼。在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面可以采用分離設(shè)置法，分別面向不同崗位的群體，從而縮小范圍實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理[2]。如普通員工的權(quán)限僅限于查閱資料；檔案管理人員權(quán)限則包括授權(quán)管理、信息更新與注銷、檔案信息上傳、屬性管理等；系統(tǒng)管理員的權(quán)限則為查看瀏覽記錄、審計(jì)用戶操作信息、查看操作日志等。出于對(duì)環(huán)境安全性方面的思考，系統(tǒng)需要具備自動(dòng)生成審計(jì)信息的功能，以供數(shù)據(jù)管理員參考。

針對(duì)電子文檔失真問(wèn)題，需要注意計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備的性能與質(zhì)量，需要選擇硬盤空間大、具備獨(dú)立顯卡的計(jì)算機(jī)，建議選擇品牌機(jī)并安裝正版軟件。在文檔資料掃描過(guò)程中，盡可能選擇綜合分辨率高的儀器，如A4幅面平板掃描儀，在全掃描過(guò)程中需要注意各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)，以及人員存儲(chǔ)格式、分辨率及色彩模式，從而展現(xiàn)出文檔的原貌，實(shí)現(xiàn)清晰成像。通常情況下，會(huì)采用 100DPI、200DPI和 300DPI的參數(shù)，存儲(chǔ)格式普遍為JPEG、PDF或TIFF。根據(jù)調(diào)查顯示，彩色壓縮多頁(yè)TIF數(shù)字化檔案文檔技術(shù)的應(yīng)用效率較高，可以選擇150DPIJPEG壓縮再合成多頁(yè)TIFF文檔，既能保證畫面清晰，又能實(shí)現(xiàn)文檔空間最小化。

四、文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理及利用的方法論指導(dǎo)

（一）加強(qiáng)企業(yè)文書檔案規(guī)范化建設(shè)

針對(duì)文書檔案管理的崗位職責(zé)，需要企事業(yè)單位以規(guī)范化管理為基本原則，以制度的形式讓相關(guān)人員明確自身職責(zé)，從而更好地進(jìn)行服務(wù)。首先，需要明確數(shù)字檔案立卷歸檔、分類、建立臺(tái)賬以及上架管理等流程，明確崗位工作的重要性，并嚴(yán)格遵循相關(guān)制度完善工作，應(yīng)用關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)加強(qiáng)與文書檔案之間的關(guān)系，及時(shí)收集并監(jiān)督檔案管理，提升分類和歸檔的精準(zhǔn)性[3]。對(duì)于電子文檔需要及時(shí)更新同步，構(gòu)建散亂文檔之間的關(guān)系，以滿足立卷歸檔條件。其次，需要明確電子文件移交時(shí)限，提升人員歸檔意識(shí)，做好電子檔案的轉(zhuǎn)接與移交工作。在此過(guò)程中需要以年度、季度為基準(zhǔn)，進(jìn)行文檔信息化建設(shè)質(zhì)量考核，從而處理相關(guān)問(wèn)題。最后，是明確數(shù)字化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)相關(guān)法規(guī)和文獻(xiàn)來(lái)優(yōu)化內(nèi)部文書檔案信息化建設(shè)的具體要求，并結(jié)合所在企事業(yè)單位的實(shí)際情況，制定相關(guān)規(guī)劃。在規(guī)劃中需要重點(diǎn)突出信息技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)圖片、聲像等文書檔案的格式、信息化建設(shè)流程以及不同類型文檔的管理部門，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性。

（二）更新設(shè)備，實(shí)施信息化應(yīng)用

設(shè)備的更新是確保文書檔案管理工作順利落實(shí)的必要條件之一，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提升管理質(zhì)量和利用效率，確保實(shí)現(xiàn)信息化、高效化的文檔一體化建設(shè)。為滿足這一需求，需要辦公室購(gòu)置160G以上的移動(dòng)硬盤，用于檔案數(shù)據(jù)備份，從而提升利用率。計(jì)算機(jī)需要內(nèi)置刻錄機(jī)，用于光盤類資料的存儲(chǔ)。一些光盤、錄像、錄音類的材料除了轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式外，還要購(gòu)置電子防潮柜儲(chǔ)存。為避免資料失真或掃描情況不佳等問(wèn)題，需要購(gòu)置高精度的資料掃描儀器，選擇應(yīng)用矩陣式CCD、OCR技術(shù)的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的快速識(shí)別與處理，降低人工參與提升效率，同時(shí)，以USB直接供電，實(shí)現(xiàn)低碳節(jié)能。此外，還應(yīng)當(dāng)做好文書檔案?jìng)浞莨ぷ?，可以?gòu)買或租借一些安全系數(shù)高的云存儲(chǔ)終端，并采用封閉式備份的管理方式，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全，能夠容納大量數(shù)據(jù)以便于應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

（三）規(guī)范信息化系統(tǒng)流程

一個(gè)規(guī)范的數(shù)字化檔案系統(tǒng)流程建設(shè)，需要緊緊圍繞檔案的完整性、真實(shí)性需求，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，確保發(fā)文、收文的規(guī)范性。發(fā)文方面需要經(jīng)過(guò)擬稿、核稿、審閱以及簽發(fā)四項(xiàng)基本內(nèi)容，完成以上工序后進(jìn)行編號(hào)擬定與蓋章，即可正式發(fā)文。在此過(guò)程中可以利用信息技術(shù)進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，生成圖像快照并詳細(xì)劃分保管期限，多次移交后到達(dá)檔案館[4]。收文流程在文檔一體化建設(shè)背景下，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔對(duì)接，直接將電子文檔轉(zhuǎn)入系統(tǒng)進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文檔也會(huì)在登記掃描后進(jìn)入系統(tǒng)。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文檔一體化信息建設(shè)，可以采用單套單軌制管理，建立業(yè)務(wù)邏輯構(gòu)架，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的融合，業(yè)務(wù)流程由上至下形成系統(tǒng)體系，包括接入層、應(yīng)用層、服務(wù)層以及資源層。從系統(tǒng)功能方面來(lái)看，應(yīng)用層與服務(wù)層是系統(tǒng)的核心部分，實(shí)施全過(guò)程監(jiān)測(cè)與維護(hù)，確保管理的安全。

在系統(tǒng)功能方面，需要滿足基本的單套單軌制管理，辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)包括個(gè)人事務(wù)、行政幫、公共信息管理、公文管理以及系統(tǒng)管理五個(gè)一級(jí)模塊，以及其下屬的多個(gè)二級(jí)和三級(jí)模塊。而電子檔案管理系統(tǒng)則要與之相銜接，子系統(tǒng)之間采用賬戶統(tǒng)一的方式進(jìn)行一體化、閉環(huán)式管理。歸檔時(shí)需要采用通用格式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的歸檔，生成電子圖像后，還需進(jìn)行加密處理，為環(huán)境安全和信息真實(shí)性提供保障，以“數(shù)”代“?！睂?shí)現(xiàn)單套單軌制管理。

（四）加強(qiáng)借閱管理

數(shù)字化檔案信息導(dǎo)入是文書檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，導(dǎo)入文件元信息后，再通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行整合，處理其中冗余的部分，在保存過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)直接加密，使數(shù)據(jù)落盤即為密文，從而使得整個(gè)導(dǎo)入流程實(shí)現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化。相關(guān)管理人員在進(jìn)行文件元信息導(dǎo)入時(shí)，需要注意文件信息的格式、類型、文檔內(nèi)存等，做好控制工作。完成以上工序后，開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字文件導(dǎo)入，并使用加密插件將文件存儲(chǔ)于磁盤中。文書檔案管理信息化建設(shè)綜合了物聯(lián)網(wǎng)、RFID技術(shù)以及通訊運(yùn)營(yíng)商，以此為依托實(shí)現(xiàn)了查詢、導(dǎo)入、加密管理、檔案等位等多項(xiàng)服務(wù)，同時(shí)，詳細(xì)記錄借閱和歸還信息，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可以將PFID標(biāo)簽技術(shù)轉(zhuǎn)換形式，以App的方式安裝到終端上，實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理[5]。用戶在借閱的過(guò)程中會(huì)將標(biāo)簽放在識(shí)別器上，每個(gè)人的標(biāo)簽均帶有屬于自己的數(shù)字化信息特征，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)訪問(wèn)人員的管理，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，還可以根據(jù)信息核實(shí)借閱記錄與歸還記錄。智能化檔案系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)注借還流程，如下所示：

（1）識(shí)別身份。經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)比對(duì)后在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，從而獲取相關(guān)信息，完成對(duì)用戶的識(shí)別。

（2）檔案借閱。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶的借閱情況來(lái)核實(shí)曾經(jīng)擁有過(guò)的借還記錄，若存在歸期未還的情況，則會(huì)限制其權(quán)限，直至歸還后再開(kāi)啟權(quán)限。

（3）檔案歸還與續(xù)借。完成借閱后需要?dú)w還檔案，若用戶想繼續(xù)借閱需要在系統(tǒng)中修改信息，并設(shè)置歸還日期。

五、結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)上述分析可知，新時(shí)期，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要價(jià)值，但傳統(tǒng)的管理方式卻無(wú)法支撐其發(fā)展目標(biāo)，需要做好信息化轉(zhuǎn)型，有效應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)提升管理效率，為相關(guān)決策提供參考，成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，作為新時(shí)期的文書檔案管理工作者，務(wù)必注意電子檔案系統(tǒng)的建立與維護(hù)，需合理運(yùn)用技術(shù)提高管理效率。