新時期如何創(chuàng)新國企檔案管理工作的若干思考

山西杏花村汾酒集團(tuán)有限責(zé)任公司 靳利敏

一、引言

在國有企業(yè)，檔案管理是一項十分重要的工作。它是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等各個方面的載體。國企檔案管理是一項具有專業(yè)性質(zhì)的工作，其既能保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，又能保證其合法權(quán)益，同時還能展現(xiàn)其發(fā)展歷史的原貌。近幾年，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了一個嶄新的階段，許多企業(yè)通過建立現(xiàn)代化企業(yè)體系，增強(qiáng)了企業(yè)的實力和核心競爭力。因此，在當(dāng)前新形勢的背景下，國企檔案管理部門需要積極轉(zhuǎn)變認(rèn)識，積極探索制度創(chuàng)新，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部管理機(jī)制，以適應(yīng)新的管理體制。作為企業(yè)的檔案管理人員，更加需要基于新時代的改革和發(fā)展方向，樹立新型的檔案觀念并建立一種嶄新的檔案管理體制，進(jìn)而為推動國有企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展提供助力。

二、國有企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案資料是從企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的，記錄著企業(yè)的成長和發(fā)展的過程。企業(yè)檔案信息既是一種具有歷史意義的數(shù)據(jù)，也是企業(yè)經(jīng)營業(yè)績與經(jīng)營狀況的重要指標(biāo)。隨著科技的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案的類型、內(nèi)容也逐漸呈現(xiàn)出多元化的趨勢。除了傳統(tǒng)的文本文件外，還增加了一些電子文件，如錄音、錄像和圖片，詳細(xì)記載了國企的全部歷史行為，為國企今后的發(fā)展提供了有益的參考。在國企的管理工作中，管理者可以通過查閱有關(guān)文件或資料，制定出合理的管理方案和管理措施，提高管理的科學(xué)性和有效性，為提高管理工作的質(zhì)量和效益創(chuàng)造了有利的環(huán)境。在國有企業(yè)的經(jīng)營活動中，管理者可以根據(jù)以前的財務(wù)檔案，制訂出一套科學(xué)、合理的防范措施，從而保證國企的經(jīng)濟(jì)和金融的安全和穩(wěn)定。在制定國有企業(yè)的發(fā)展計劃與發(fā)展戰(zhàn)略時，必須借鑒以往的成功與失敗經(jīng)驗，制訂科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，以達(dá)到最佳的資源配置。總之，加強(qiáng)國有企業(yè)的檔案管理，既是建立科學(xué)、有效的企業(yè)管理制度，又是優(yōu)化企業(yè)資源配置的有效途徑。

三、當(dāng)前國企檔案管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱

當(dāng)前，隨著市場競爭的日趨加劇，我國大多數(shù)國有企業(yè)更加重視提高市場競爭力和提高經(jīng)濟(jì)效益。但是，卻忽略了對檔案管理的監(jiān)督和對企業(yè)發(fā)展的重視。檔案管理工作具有工作量大、信息覆蓋面廣等特點，是一種綜合性的工作。特別是在檔案材料的收集、整理和移交方面，更需要各職能單位和員工密切合作。要加大人力、物力、財政等方面的投入。由于檔案管理不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，而企業(yè)則更注重對其績效的評價。由于種種原因，我國國有企業(yè)的管理者對檔案管理的認(rèn)識不足，對檔案管理工作缺乏重視，致使檔案管理工作低效。同時，還存在著檔案信息不完全的問題，使國企在發(fā)展過程中無法充分發(fā)揮其重要的作用。除此之外，由于不同國有企業(yè)存在著不同的管理體制，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)管理體制出現(xiàn)了分散領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)，這就容易造成許多國有企業(yè)在管理檔案時獨善其身。顯然，這種無法共享資源的行為，使檔案管理改革舉步維艱，難以取得突破性的進(jìn)展。許多國有企業(yè)雖然意識到資源無法共享帶來的弊端，卻只是意識上認(rèn)同，而很少采取實際行動，主要原因可能是我國目前尚無專業(yè)機(jī)構(gòu)來規(guī)劃和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化資源共享，使得這種協(xié)調(diào)機(jī)制只停留于表面。

（二）檔案管理制度不健全

國有企業(yè)的檔案資料關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。由于檔案管理工作在很大程度上不能給企業(yè)帶來直接、可觀的經(jīng)濟(jì)效益，因此，國有企業(yè)檔案管理工作一直處在日常工作的邊緣，存在管理不規(guī)范的問題。由于我國現(xiàn)行的檔案管理體制不完善，使得許多國有企業(yè)在保存、整理檔案時，只注重對財務(wù)檔案的收集與整理。忽視了對黨政文件、管理制度、科技檔案的搜集與保管。這種簡單化的檔案管理體制，不利于企業(yè)管理者對企業(yè)發(fā)展的歷史狀況進(jìn)行全面的認(rèn)識。因此，從對檔案數(shù)據(jù)的分析來看，國有企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展止步不前。有的國有企業(yè)沒有建立起對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的體系，各單位按自己的方式進(jìn)行管理，很難保證檔案管理和保管的完整性、安全性。由于我國現(xiàn)行的檔案管理體制不完善，造成了檔案管理工作的無序化、盲目化，使檔案信息不能有效地共享，難以充分發(fā)揮其借鑒的功能。檔案材料一般情況下都是復(fù)雜且繁瑣的，因此必須通過科學(xué)合理的管理制度，有效提高檔案管理的效率。此外，目前所設(shè)立相關(guān)制度在實際的管理過程中，也難以實現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一。與此同時，部門彼此之間也缺乏相應(yīng)的、必要的溝通，無法有效促使信息交流的順暢進(jìn)行。對于檔案管理中存在的缺陷和不足之處，需要相關(guān)的工作人員及時地進(jìn)行修正，并做好檔案管理的工作，從而促進(jìn)國有企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在我國國有企業(yè)中，管理者的綜合素質(zhì)是決定其檔案管理水平的重要因素。由于其在經(jīng)濟(jì)上的客觀化，很難充分發(fā)揮出檔案重要的作用，使其無法得到領(lǐng)導(dǎo)和員工的認(rèn)同。同時，也會直接影響到檔案管理人員的整體素質(zhì)與工作品質(zhì)。由于國有企業(yè)的大量檔案管理人員都是從其它部門調(diào)來的，他們既沒有接受過專業(yè)的訓(xùn)練，也沒有相應(yīng)的工作經(jīng)驗，因此，很難推進(jìn)檔案管理方法的改革和發(fā)展，甚至無法按照常規(guī)的程序進(jìn)行管理，從而使檔案管理工作的整體素質(zhì)下降，給企業(yè)的檔案管理工作帶來了極大的阻礙。除此之外，檔案管理人員在利用檔案信息資源時，不僅要具備過硬的專業(yè)知識，還要具備良好的信息素養(yǎng)。但通過對現(xiàn)有檔案管理人員的深入分析，發(fā)現(xiàn)許多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，工作能力低下，無法滿足新時期檔案資源開發(fā)利用的具體要求。還有一些國有企業(yè)在招聘檔案管理人員時，往往把其他部門的人員安排到檔案管理工作中，有的甚至利用人脈關(guān)系招聘檔案管理人員。因此，國有企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量較低，難以滿足檔案資源開發(fā)利用的實際需要。

（四）檔案保管設(shè)施簡陋

檔案記錄著國企的發(fā)展歷程。當(dāng)前，部分國有企業(yè)沒有把文件管理放在首位，在經(jīng)費投入較少的情況下，使其硬件和軟件均無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。其主要特點是：倉庫長期處于無人維修的狀態(tài)，檔案保管柜、電子設(shè)備、信息管理等方面均存在不同程度的問題。在長期的、復(fù)雜的工作條件下，檔案管理設(shè)備簡陋，極易造成檔案的遺失，使檔案的安全性、完整性難以保證。這嚴(yán)重制約了我國國有企業(yè)檔案管理工作的開展。當(dāng)前，部分地區(qū)，特別是偏遠(yuǎn)、落后的地區(qū)，財政資金短缺是一項既實際又棘手的難題。由于各地黨委政府急切地想要發(fā)展經(jīng)濟(jì)，想方設(shè)法提高營收，導(dǎo)致對檔案的投資力度不夠。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)和智能化建設(shè)都是一項巨大的工程，因此，在某些地區(qū)，由于財政緊張，檔案管理的數(shù)字化、智能化和現(xiàn)代化建設(shè)難以實現(xiàn)。除此之外，從社會發(fā)展的角度來看，檔案數(shù)字化管理的保障條件還有待進(jìn)一步提高。例如，目前檔案數(shù)字化的設(shè)備、收集方式、管理手段、服務(wù)機(jī)制等方面還需要進(jìn)一步完善。部分地區(qū)的檔案設(shè)施比較落后，安保設(shè)備較差，檔案數(shù)字化管理保障的狀況較差。

四、提升國有企業(yè)檔案管理質(zhì)量的對策

（一）增強(qiáng)檔案管理意識

增強(qiáng)檔案管理意識是提高國有企業(yè)檔案工作質(zhì)量的先決條件。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動改變觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，充分認(rèn)識檔案工作在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展中的重要地位，提高對檔案工作的認(rèn)識。由于長期以來我國國有企業(yè)的檔案管理工作一直沒有得到應(yīng)有的重視，因此，要加強(qiáng)對檔案管理人員管理意識的培養(yǎng)，任重道遠(yuǎn)。在企業(yè)中，要加強(qiáng)對檔案管理的宣傳，以促進(jìn)企業(yè)管理者和檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識。提高對檔案管理的認(rèn)識，是國有企業(yè)檔案管理工作效率的重要保證。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的管理都是被動的，并未積極地去思考、去實踐，消極地等別人來找檔案管理人員，或是上級派給自己的硬性工作。這種消極的行政管理模式已不能滿足新時期高質(zhì)量、高節(jié)奏的信息服務(wù)需求。要通過信息化手段進(jìn)行管理創(chuàng)新，首先要從觀念上進(jìn)行更新，要與時俱進(jìn)、要轉(zhuǎn)變觀念，打破過去憑習(xí)慣、憑經(jīng)驗辦事的觀念。勇于接納新的觀念和方法，在新觀念、新方式的基礎(chǔ)上建立現(xiàn)代化的服務(wù)觀念，以創(chuàng)新思維方式突破傳統(tǒng)的思維桎梏，開拓新思路。同時，要以服務(wù)對象需求為導(dǎo)向，逐步擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。把非本地客戶也列入服務(wù)團(tuán)隊，協(xié)助他們處理遇到的實際問題。尤其要注意的是，檔案工作要有一定的規(guī)律性，通過對近年檔案使用狀況的分析，探索當(dāng)前檔案使用的目標(biāo)。同時，為用戶提供多種途徑，方便用戶獲得檔案，積極引導(dǎo)和服務(wù)，徹底轉(zhuǎn)變以往的被動式服務(wù)觀念，突出人性化的服務(wù)特色。

（二）健全檔案管理制度

在加強(qiáng)檔案管理的同時，必須確保其可操作性和實效性，從而為今后的檔案管理工作模式、提高管理效能打下堅實的基礎(chǔ)。國有企業(yè)應(yīng)在檔案管理方法上進(jìn)行大膽的創(chuàng)新，并積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的國際知名企業(yè)的檔案管理模式。積極地放開檔案的使用與管理，建立起一套嶄新的檔案監(jiān)督體系。例如，要建立并完善“三位一體”的檔案管理體系，其關(guān)鍵在于把現(xiàn)行的管理流程、管理方法、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一起來，有效地防止檔案信息的不完全和企業(yè)內(nèi)部各個職能部門之間的協(xié)作不協(xié)調(diào)，從而，促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理平臺的規(guī)范化、科學(xué)化，提高國有企業(yè)檔案管理的整體水平。各級、各部門要建立健全的檔案管理體系，確保各級人員在履行自己的職責(zé)和義務(wù)時，能有章可循、有據(jù)可依，加快檔案工作的改革。同時，要通過建立健全的獎勵與懲罰機(jī)制，使員工能夠更好地發(fā)揮檔案管理的作用。加強(qiáng)對檔案的檢查、監(jiān)督、管理，落實定期檢查、不定期抽查，以保證檔案管理的不斷完善與發(fā)展。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)是保證檔案工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。第一，在選擇檔案管理人員時，應(yīng)盡量選擇細(xì)心、耐心、有一定經(jīng)驗的人才。第二，要加強(qiáng)對檔案工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，提高其對檔案管理的認(rèn)識和責(zé)任心。提升管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極引導(dǎo)并激勵檔案工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的資料，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三，檔案管理員要加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，在遇到疑難問題時，要主動向領(lǐng)導(dǎo)、同事、專家咨詢，以擴(kuò)大自己的眼界和綜合素質(zhì)，為檔案工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)。第四，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。這樣既可以擴(kuò)大檔案管理的人才隊伍，又可以為檔案管理工作提供新鮮血液。在高素質(zhì)的檔案管理人才的引領(lǐng)下，國有企業(yè)檔案工作人員的綜合素質(zhì)必然會隨之提高。在大數(shù)據(jù)時代，對專業(yè)技術(shù)和信息素養(yǎng)的要求越來越高，因此，需要加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)和信息素養(yǎng)的培訓(xùn)，培育高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型人才隊伍。在選拔人才時，要注重挑選具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，通過對現(xiàn)有人才進(jìn)行培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，積極采用微課、慕課等多種多媒體技術(shù)，以激發(fā)檔案工作人員的學(xué)習(xí)興趣，提高檔案人才的培訓(xùn)效果。

（四）創(chuàng)新管理方法

國企要建立健全信息的收集與接收機(jī)制。要改變傳統(tǒng)的檔案交接方式，運用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案交接，提高檔案資料的完整性和及時性。首先，要堅持對檔案的管理方式進(jìn)行改革，及時搜集與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展有關(guān)的音頻、視頻、圖片等，并備份重要文件，以防止因突發(fā)事件而造成的不良后果。其次，要積極構(gòu)建大型、高效的檔案管理信息化體系。同時，要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)，如防火墻等，以保證文件的安全，以達(dá)到共享的目的。除此之外，要改變目前“被動式”的服務(wù)方式，堅持“以人為本”的理念，在充分認(rèn)識到檔案使用者的特性和需要后，由“索取型”轉(zhuǎn)為“推送型”，將相關(guān)資訊、資源不定時地向使用者推送，讓使用者隨時掌握檔案資訊的最新動態(tài)，以一種全新服務(wù)方式，改變過去檔案部門只是資料倉庫的傳統(tǒng)觀念。檔案的使用不僅要保證其內(nèi)容的真實性，還要體現(xiàn)其主動性、時代性等特征，而不是只為“閱讀”的文件提供原始的資料和數(shù)據(jù)來源，而要把這些信息經(jīng)過加工、處理，讓使用者能夠從“提供信息”向“提供答案”轉(zhuǎn)變。

（五）加大對檔案管理工作的資金投入

檔案管理的軟硬件設(shè)備質(zhì)量的好壞，直接影響到檔案管理的成效。對檔案保管柜進(jìn)行及時更新，并定期對其硬件設(shè)備進(jìn)行安全檢查。一旦發(fā)生潮濕、腐爛等現(xiàn)象，應(yīng)采取有效的措施加以處理，從而為檔案管理提供一個良好的環(huán)境，并從根本上保證文件的安全。同時，要提高檔案管理的信息化，積極引進(jìn)高安全性、高科技的檔案管理系統(tǒng)，從而提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（五）加大對檔案管理工作的資金投入

需要加大對國有企業(yè)檔案管理的資金投入，配備數(shù)量充足、性能優(yōu)良的計算機(jī)、通訊設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施。二是建立健全的軟件系統(tǒng)，使國有企業(yè)檔案管理部門的各項工作得到合理的細(xì)化，對國有企業(yè)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，統(tǒng)一進(jìn)行國有企業(yè)檔案的分類和歸藏，例如：國有企業(yè)檔案的存儲方式，存儲格式等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對國有企業(yè)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，提高國有企業(yè)檔案的管理效率。三是要定期檢查照片、錄音、錄像等，充分利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增加省級國有企業(yè)檔案的存儲載體，通過刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等方式，對保存條件較差的省縣國有企業(yè)檔案進(jìn)行永久、長期保存，以確保檔案內(nèi)容的完整性。四是信息化管理系統(tǒng)需要細(xì)化國有企業(yè)檔案分類，不僅要區(qū)分不同類型的國有企業(yè)檔案，還要細(xì)分行政人員、業(yè)務(wù)人員等，對同類單位員工劃分在一起，這樣更便于國有企業(yè)檔案管理。在信息化管理中，還要及時對國有企業(yè)檔案進(jìn)行控制，檢查各時期國有企業(yè)檔案是否保存完好，是否及時歸檔，反復(fù)檢測是否能查閱到每位單位員工的國有企業(yè)檔案信息，避免在使用時出現(xiàn)問題。

五、結(jié)束語

近幾年，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷加速，市場競爭日趨激烈。國有企業(yè)在追求經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的同時，也應(yīng)認(rèn)識到檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、發(fā)展中所起到的重要作用。企業(yè)需要充分重視檔案工作中出現(xiàn)的各類問題，建立健全檔案管理體系，革新檔案管理手段，進(jìn)一步提高檔案工作的成效與質(zhì)量。