新媒體環(huán)境下的高校檔案管理研究

白江欣 河南中醫(yī)藥大學(xué)檔案館

信息化時代背景下，新媒體迅猛發(fā)展，并呈現(xiàn)出愈發(fā)顯著的應(yīng)用優(yōu)勢，伴隨新媒體的發(fā)展應(yīng)用，人們的生產(chǎn)生活發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變。新媒體環(huán)境下，高校檔案管理也發(fā)生了變革，并同時面臨著新媒體帶來的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)首先闡述了新媒體的內(nèi)涵，其次對比了新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理，再次分析了新媒體環(huán)境下高校檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)，最后提出了新媒體環(huán)境下的高校檔案管理策略，以期為促進(jìn)高校檔案管理價值的充分發(fā)揮提供一些幫助。

高校檔案管理主要面向高校教育教學(xué)、科研工作及其他一系列活動積累形成的信息資源，這些資源不僅是高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，還是展現(xiàn)高校歷史發(fā)展的原始記錄。高校檔案管理工作的安全有序開展，影響著高校乃至整個社會發(fā)展中各式各樣信息的記錄。因而，高校檔案管理對推動高校有序發(fā)展乃至整個社會的發(fā)展進(jìn)步都有著十分積極的意義。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，新媒體環(huán)境下對高校檔案管理提出了全新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足新時期社會發(fā)展需求，面對新媒體帶來的挑戰(zhàn)，高校檔案管理應(yīng)積極做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)對新媒體、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，推動檔案管理不斷向數(shù)字化、科學(xué)化方向發(fā)展[1]。

新媒體的相關(guān)概述

最初，聯(lián)合國教科文組織將“新媒體”界定為網(wǎng)絡(luò)媒體。如今，得到廣泛認(rèn)同的一個觀點(diǎn)是，新媒體將網(wǎng)絡(luò)媒體囊括在內(nèi)，是一種相對紙媒、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體而言的新型媒體形態(tài)，同時，鑒于其講究以數(shù)字形式進(jìn)行信息傳播，因而也可稱之為數(shù)字媒體。新媒體主要依托互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行信息傳播。另外，傳統(tǒng)媒體和新媒體屬于兩個相對概念，如廣播相對于報紙，廣播即為新媒體；互聯(lián)網(wǎng)相對于電視，互聯(lián)網(wǎng)即為新媒體，新舊是相對的，沒有最新，只有更新。在信息化時代背景下，新媒體作為信息傳播的一條重要途徑，可實(shí)現(xiàn)無可比擬的應(yīng)用價值，并同時表現(xiàn)出互動性、便捷性、分眾性等特征，這些特征不僅給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大影響，還讓人們越來越習(xí)慣于通過新媒體接收和傳播信息。

新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理的對比

就新媒體環(huán)境下的高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理兩者而言，它們既有本質(zhì)的區(qū)別，也存在一定的共性，并且彼此之間還存在相應(yīng)關(guān)聯(lián)性。

兩者的區(qū)別

新媒體環(huán)境下，高校檔案信息主要采用電子檔案的形式，該種形式操作簡單便捷，僅需通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺、硬盤等設(shè)備即可完成存儲，除去可實(shí)現(xiàn)便捷存儲之外，其對操作技術(shù)也提出了更為嚴(yán)格的要求。而對于傳統(tǒng)高校檔案管理而言，檔案信息主要采用的是紙質(zhì)檔案的形式，該種形式會受到存儲環(huán)境的溫濕度等因素影響。所以，新媒體環(huán)境下高校檔案管理與傳統(tǒng)高校檔案管理在存儲形式、存儲環(huán)境上存在一定區(qū)別。

兩者的共性

在高校教育教學(xué)或科研工作中，教學(xué)工作者在開展相關(guān)重要事宜時，通常依賴于各式各樣數(shù)據(jù)信息的有力支持。在此過程中，檔案管理可發(fā)揮至關(guān)重要的作用。因而，無論是新媒體環(huán)境下的高校檔案管理，還是傳統(tǒng)高校檔案管理，兩者的共通之處均在于為高校相關(guān)人員提供有效幫助[2]。

兩者的關(guān)聯(lián)性

長期以來，高校檔案管理一直沿用傳統(tǒng)管理模式，而新媒體環(huán)境下，高校檔案管理不斷向數(shù)字化、科學(xué)化方向發(fā)展，換言之，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理是傳統(tǒng)高校檔案管理的延續(xù)與升級。

新媒體環(huán)境下高校檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)

高校檔案管理觀念面臨的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案管理觀念中，高校檔案管理主要側(cè)重于檔案信息采集、整理、存儲等方面，由此對檔案價值提出了相應(yīng)要求，如需要預(yù)先開展好對檔案價值的評估工作。在新媒體環(huán)境下，該項(xiàng)工作的進(jìn)行顯然存在不小難度，究其原因在于新媒體環(huán)境下檔案管理難度顯著提升，憑借傳統(tǒng)檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)對海量檔案信息的有效處理，必須要革新檔案管理觀念，并引入全新的管理模式，保證檔案管理的價值可得到充分發(fā)揮，進(jìn)一步提升高校檔案管理工作的水平，對促進(jìn)高校教育教學(xué)具有十分積極的意義。傳統(tǒng)高校檔案管理主要偏向紙質(zhì)檔案管理，而新媒體環(huán)境下高校檔案管理則側(cè)重于檔案的電子化管理，強(qiáng)調(diào)對檔案的開發(fā)利用及其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步要求高校檔案管理人員應(yīng)革新檔案管理觀念，進(jìn)而適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。

高校檔案管理技術(shù)面臨的挑戰(zhàn)

在高校檔案管理中，主要采用人工管理的技術(shù)手段，但這種方式不僅管理質(zhì)量、效率不盡人意，還極易造成管理操作不當(dāng)?shù)龋沟脵n案管理工作喪失其應(yīng)用價值。新媒體環(huán)境下，檔案管理工作追求數(shù)字化、科學(xué)化，注重將信息化技術(shù)引入檔案管理中，以此推動檔案管理工作不斷向數(shù)字化、科學(xué)化方向發(fā)展。為突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，高校檔案管理工作要求有專業(yè)技術(shù)的有力支持，進(jìn)一步為高校管理工作提供可靠支撐。

高校檔案信息安全面臨的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)高校檔案管理中，主要通過人防、物防、技防以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的安全防護(hù)。而新媒體環(huán)境下，不管是檔案信息的開發(fā)利用還是整合存儲，都不斷向信息化方向發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理手段難以充分發(fā)揮其實(shí)質(zhì)作用，難以保障檔案管理的安全有序開展，使得檔案信息面臨安全風(fēng)險。具體而言：一方面，新媒體環(huán)境下，檔案信息主要采用電子檔案的形式，會出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失等情況。另一方面，新媒體環(huán)境下，檔案信息管理極易受到外部病毒的攻擊，進(jìn)而使得檔案信息面臨安全風(fēng)險。因而，新媒體環(huán)境下高校檔案管理應(yīng)開展檔案信息安全防護(hù)工作，完善高校檔案信息安全防護(hù)機(jī)制以降低安全風(fēng)險發(fā)生的可能性，如此方可更好地提升高校檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)一步助力高校檔案管理工作的開展。

高校檔案管理人才面臨的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高校檔案管理通常要求檔案管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和知識技能，并端正良好的工作態(tài)度。而新媒體環(huán)境下的檔案管理工作對檔案管理人員提出了更為嚴(yán)格的要求，檔案管理人員既要具備豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又要能夠做到對信息化技術(shù)的嫻熟應(yīng)用，如此方可為高校檔案管理工作提供可靠的人力資源保障。因而，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理正面臨著高素質(zhì)檔案管理人才隊伍建設(shè)的挑戰(zhàn)，唯有致力于加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)出更多高素質(zhì)檔案管理人才，才能切實(shí)滿足新媒體環(huán)境下高校檔案管理的實(shí)際需求。

新媒體環(huán)境下的高校檔案管理策略

革新檔案管理觀念

高校檔案部門切實(shí)為教育教學(xué)、科研、管理、學(xué)生、校內(nèi)外單位等各方提供服務(wù)，必須要提供科學(xué)完備的檔案利用服務(wù)。新媒體環(huán)境下，用戶利用檔案的需求不斷向多元化方向發(fā)展，傳統(tǒng)檔案查詢、借閱等被動的檔案利用服務(wù)手段已難以充分滿足用戶所提出的多元化需求。在此情況下，高校首先應(yīng)開展好宣傳工作，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理的有效宣傳，并著重對新媒體環(huán)境下檔案管理工作開展予以宣傳，提升高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，以便更嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地進(jìn)行檔案管理，切實(shí)革新傳統(tǒng)管理理念，進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案管理的有序開展[3]。其次，高校還應(yīng)為檔案管理工作提供有力的資金支持，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，并引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)對先進(jìn)管理方式方法的有效學(xué)習(xí)，樹立現(xiàn)代化管理理念，為高校檔案管理數(shù)字化、科學(xué)化發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，以提升檔案的利用效率及服務(wù)效果，進(jìn)一步保障現(xiàn)代化檔案管理可滿足高校師生乃至社會的多元化需求。

革新高校檔案管理模式

新媒體環(huán)境下，高校傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)難以滿足高校及社會發(fā)展需求。在此背景下，將信息化技術(shù)引進(jìn)高校檔案管理中顯得尤為必要。對此，高校應(yīng)革新檔案管理模式，加強(qiáng)對新媒體、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，推進(jìn)高校檔案管理信息化發(fā)展。

首先，為了讓信息化檔案管理模式的優(yōu)勢得以有效發(fā)揮，高校應(yīng)結(jié)合信息化檔案管理模式的運(yùn)行特征，健全檔案管理體系，統(tǒng)籌布局。通過建立信息化檔案管理組織架構(gòu)、完善信息化檔案管理制度、提升信息化檔案管理流程規(guī)范性等相關(guān)手段，為信息化檔案管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，加大對檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)推廣力度，創(chuàng)設(shè)全面統(tǒng)一的信息化管理氛圍，有序拓寬信息化檔案管理的服務(wù)覆蓋面，豐富信息化檔案管理的服務(wù)功能，保障高校檔案管理工作有序進(jìn)行。

其次，高校應(yīng)推進(jìn)對檔案資源的優(yōu)化整合。一方面，結(jié)合高校及社會發(fā)展需求，全面采集各種檔案信息資料，確保檔案開發(fā)利用內(nèi)容的豐富性?；谟脩粜枨笳祥_發(fā)檔案資源，利用問卷調(diào)查、電話訪問等方式采集不同群體的檔案使用需求，提升檔案整合開發(fā)效率。另一方面，高校檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與用戶的交流互動，為用戶提供多樣化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)，提升受眾對檔案管理服務(wù)的認(rèn)同度、滿意度。

建立一體化的檔案管理操作流程

現(xiàn)階段，一些高校在開展檔案管理工作過程中，往往是安排專職檔案管理人員和勤工儉學(xué)的學(xué)生共同管理。其中，專職檔案管理人員人數(shù)在兩位左右，同時還會配備若干位學(xué)生輪崗值班。每位工作人員在檔案管理中均會依據(jù)自身的方式開展工作，而因?yàn)椴煌藛T的工作方式各不相同，所以檔案管理的效果也不同。一些工作人員管理操作流程不規(guī)范，同時檔案管理專業(yè)性、服務(wù)性也表現(xiàn)出一定的不足，進(jìn)而對高校檔案管理工作造成不利影響。鑒于此，應(yīng)當(dāng)就各部門的歸檔時間制定一個表格，以此確保歸檔的及時性，同時，還應(yīng)要求檔案管理人員統(tǒng)一采集后錄入信息化系統(tǒng)，進(jìn)而確保檔案的連貫性[4]。

完善高校檔案管理安全防護(hù)機(jī)制

不管是在哪個時期，檔案信息管理的安全性都至關(guān)重要。因此，應(yīng)完善高校檔案管理信息安全防護(hù)機(jī)制。首先，新媒體環(huán)境下，高校以《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，并結(jié)合信息化檔案管理的特征，建立包含檔案資源采集、檔案信息傳輸、檔案信息整合利用等各個方面的檔案信息安全防護(hù)制度。比如，結(jié)合《歸檔文件整理規(guī)則》對組件標(biāo)準(zhǔn)中依據(jù)年度、機(jī)構(gòu)、保管期限分類，根據(jù)高校實(shí)際工作開展重新排列組合，實(shí)現(xiàn)對組件內(nèi)容的有效細(xì)化。與此同時，高校應(yīng)適時組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，提升檔案管理人員的法律意識，引導(dǎo)檔案管理人員切實(shí)依據(jù)檔案信息安全管理相關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行檔案管理工作，保障高校檔案管理工作安全開展。

其次，新媒體環(huán)境下，短視頻已然成為信息傳播的重要載體?；诖耍咝?yīng)結(jié)合數(shù)字化檔案信息的傳輸、存儲、使用特征，完善檔案管理信息安全防護(hù)機(jī)制，切實(shí)保障高校檔案信息安全。在高校檔案管理信息安全防護(hù)實(shí)踐中，高校應(yīng)開展好信息化檔案管理軟硬件配套建設(shè)維護(hù)工作，并適時對計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫設(shè)備等信息化檔案管理設(shè)備開展檢修，以及開展好檔案信息備份工作，以防設(shè)備運(yùn)行異常造成檔案信息泄露、丟失。除此之外，高校還應(yīng)建立用戶訪問權(quán)限機(jī)制，對用戶歷史操作行為予以采集記錄，如若出現(xiàn)檔案信息泄露問題，可據(jù)此及時找到問題根源所在，找到相關(guān)的行為人予以追責(zé)[5]。而對于源于外部的檔案信息安全風(fēng)險，高校應(yīng)對檔案信息進(jìn)行加密處理，并加強(qiáng)防火墻建設(shè)，防止外部病毒入侵，保障高校檔案信息安全。

加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

不論是哪種模式的檔案管理，人才都是至關(guān)重要的一環(huán)。某種意義上而言，檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理信息化的建設(shè)水平。鑒于此，在高校檔案管理信息化建設(shè)中，必須要加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)。就當(dāng)前高校管理工作實(shí)際情況而言，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理人才面臨著知識結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)；另一方面，高校檔案管理部門需要引入更多專業(yè)人才，為檔案管理工作提供可靠的人才支持。因而，高校要開展好對既有檔案管理人員的培養(yǎng)工作，開展對檔案管理人員的繼續(xù)教育，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)[6]。另外，高校還應(yīng)積極引入兼具專業(yè)檔案管理知識、信息化技術(shù)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，高效開展檔案信息采集、分析工作，進(jìn)而打造一支綜合素質(zhì)高的檔案管理人才隊伍，為高校檔案管理數(shù)字化、科學(xué)化發(fā)展提供可靠的人才支持。

新媒體環(huán)境下，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，高校檔案管理不斷向數(shù)字化、科學(xué)化方向發(fā)展。因此，高校要想適應(yīng)時代發(fā)展，必須對檔案管理開展改革創(chuàng)新。在高校檔案管理數(shù)字化、科學(xué)化發(fā)展中，可以從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、革新高校檔案管理模式、建立一體化的檔案管理操作流程、完善高校檔案信息安全防護(hù)機(jī)制等不同方面入手，促進(jìn)高校檔案管理踏上一個全新的臺階。