加強(qiáng)政府采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的思考

林曉勤

內(nèi)部控制是為了保證機(jī)關(guān)工作的有序合法的進(jìn)行，通過(guò)自行調(diào)節(jié)、制度約束、內(nèi)部評(píng)價(jià)等方式保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠。而政府采購(gòu)又是政府內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中重要環(huán)節(jié)之一。在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中主要包含制定管理制度、預(yù)算與計(jì)劃、工作準(zhǔn)則、監(jiān)督等四個(gè)環(huán)節(jié)。加強(qiáng)采購(gòu)領(lǐng)域內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制管理，對(duì)落實(shí)黨風(fēng)廉政建設(shè)主體責(zé)任，推進(jìn)依法采購(gòu)具有重要作用。

一、制定內(nèi)部采購(gòu)管理制度

制定采購(gòu)管理制度是指規(guī)范化的開(kāi)展采購(gòu)的事前規(guī)劃、事中監(jiān)督及事后核對(duì)等事項(xiàng)，推動(dòng)內(nèi)部采購(gòu)的全面管控，采用采購(gòu)預(yù)算批復(fù)的采購(gòu)方式及組織形式。一是按照中央的采購(gòu)法依法合規(guī)開(kāi)展采購(gòu)。二是成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行決策。三是制定完整的采購(gòu)決策制度，用以研究采購(gòu)的合法性、合規(guī)性。同時(shí)，決策過(guò)程要形成完整記錄，不得單獨(dú)決策或者擅自改變集體決策。四是建立采購(gòu)內(nèi)部管理制度，明確崗位職責(zé)分工，實(shí)行不相容崗位分離。五是采購(gòu)管理員必須簽訂政府采購(gòu)管理員崗位責(zé)任書(shū)。六是嚴(yán)格按照政府內(nèi)部采購(gòu)活動(dòng)控制流程圖及政府活動(dòng)流程概況及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、控制點(diǎn)來(lái)開(kāi)展內(nèi)部采購(gòu)。

二、制定規(guī)范化的采購(gòu)計(jì)劃

政府采購(gòu)預(yù)算編制范圍主要包括兩個(gè)項(xiàng)目：一是在政府集中采購(gòu)的目錄范圍內(nèi)，二是在政策采購(gòu)限額的標(biāo)準(zhǔn)以上。需求部門(mén)每年應(yīng)根據(jù)需要向采購(gòu)部門(mén)提出需求計(jì)劃，由負(fù)責(zé)采購(gòu)的相關(guān)部門(mén)整理匯總需求部門(mén)的采購(gòu)需要后，結(jié)合現(xiàn)有的庫(kù)存檔案，統(tǒng)一調(diào)配、核對(duì)、納入每年的采購(gòu)預(yù)算，報(bào)請(qǐng)預(yù)算主管部門(mén)審批。政府采購(gòu)預(yù)算應(yīng)與部門(mén)預(yù)算同步編制，因特殊原因未編制年度采購(gòu)預(yù)算后組織實(shí)施，未追加的項(xiàng)目不得組織政府采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)部門(mén)依據(jù)批復(fù)，對(duì)本年度的政府采購(gòu)項(xiàng)目制定規(guī)范化的計(jì)劃。

三、依規(guī)開(kāi)展采購(gòu)執(zhí)行

(一)嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，規(guī)范采購(gòu)管理。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中必須堅(jiān)持“四、三、一”的原則。一是“四不采”。即：非預(yù)算內(nèi)不采購(gòu)、非批準(zhǔn)項(xiàng)目?jī)?nèi)不采購(gòu)、非合格合理范圍內(nèi)不采購(gòu)、庫(kù)存現(xiàn)有可替代類(lèi)不采購(gòu)。二是“三對(duì)比”。即：價(jià)格對(duì)比、品質(zhì)對(duì)比、服務(wù)對(duì)比。三是“一核算”。即核算采購(gòu)成本。

(二)依法確定采購(gòu)的組織形式和采購(gòu)方式。根據(jù)物品種類(lèi)分為政府采購(gòu)和自行采購(gòu)兩種采購(gòu)形式。政府采購(gòu)物品范疇需依照政府公布的年度采購(gòu)目錄和采購(gòu)限額開(kāi)展。開(kāi)展政府采購(gòu)項(xiàng)目或政府采購(gòu)項(xiàng)目招投標(biāo)，都需向預(yù)算主管部門(mén)審批后實(shí)施。在政府采購(gòu)目錄內(nèi)的，達(dá)到政府采購(gòu)金額起點(diǎn)的項(xiàng)目，必須通過(guò)政府采購(gòu)網(wǎng)上公開(kāi)系統(tǒng)進(jìn)行。在開(kāi)展自行采購(gòu)時(shí)，根據(jù)所采購(gòu)的數(shù)量和限額有多種采購(gòu)方式，常見(jiàn)的如公開(kāi)招投標(biāo)、邀約招投標(biāo)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一采購(gòu)簽訂等。按照要求，當(dāng)采購(gòu)的數(shù)額達(dá)到政府公開(kāi)采購(gòu)數(shù)額的需以公開(kāi)招投標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)，不可拆分進(jìn)行規(guī)避。不足公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)嚴(yán)格按照《關(guān)于政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法》(財(cái)政部令第74號(hào))組織實(shí)施。超過(guò)公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)(100萬(wàn))的項(xiàng)目采用非招標(biāo)方式，必須報(bào)上級(jí)采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)批準(zhǔn)。根據(jù)財(cái)庫(kù)[2015]135號(hào)，達(dá)到一定金額的采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)在財(cái)政部門(mén)指定的媒體公開(kāi)、發(fā)布，變更中標(biāo)等信息公告。

(三)嚴(yán)格挑選供應(yīng)商(代理商)。根據(jù)要求，開(kāi)展采購(gòu)的部門(mén)邀約的采購(gòu)入圍供應(yīng)商應(yīng)多于三家，并根據(jù)實(shí)際需要開(kāi)展多輪競(jìng)價(jià)等方式開(kāi)展洽談，從而降低采購(gòu)成本。在開(kāi)展采購(gòu)洽談之前，需以書(shū)面報(bào)告形式上報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，要結(jié)合批復(fù)意見(jiàn)，圍繞“質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)”等標(biāo)準(zhǔn)，選擇合適的供應(yīng)商，并依規(guī)做好檔案管理。在實(shí)際開(kāi)展采購(gòu)過(guò)程中，部分采購(gòu)項(xiàng)目擬定相對(duì)固定的供應(yīng)商。在開(kāi)始采購(gòu)前，需對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行綜合考評(píng)，以獲得較優(yōu)性?xún)r(jià)比的采購(gòu)物品。超過(guò)一定金額的必須要黨組會(huì)過(guò)會(huì)后才可參與供應(yīng)洽談。采購(gòu)事項(xiàng)執(zhí)行后，要?jiǎng)討B(tài)考核采購(gòu)供應(yīng)商的綜合情況，對(duì)于綜合考核較低評(píng)級(jí)的做好調(diào)整，并做好檔案封存，以便備查。

(四)加強(qiáng)采購(gòu)的合同管理和履約驗(yàn)收管理。在政府網(wǎng)上超市購(gòu)買(mǎi)采購(gòu)品的，應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)在成交或中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出之日起30天內(nèi)，確定采購(gòu)的具體事項(xiàng)，并簽訂符合招投標(biāo)文件事項(xiàng)的政府采購(gòu)合同。自簽訂政府采購(gòu)合同2個(gè)工作日內(nèi)，在省級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)指定的媒體上公告(涉密的除外)采購(gòu)合同。無(wú)正當(dāng)理由不得終止采購(gòu)合同。因不可抗力終止合同的，由交易中心審核認(rèn)定后方可終止，調(diào)查核實(shí)后確定責(zé)任方，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。在采購(gòu)合同簽訂的60天內(nèi)采購(gòu)方應(yīng)及時(shí)支付預(yù)付款。在采購(gòu)供應(yīng)商供貨后，采購(gòu)方應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)做好采購(gòu)驗(yàn)收工作。特殊原因不能驗(yàn)收的需書(shū)面告知，經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。屬于單位自行采購(gòu)的物品，采購(gòu)部門(mén)必須與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽定的合同條款，應(yīng)符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。根據(jù)財(cái)庫(kù)[2016]205號(hào)、閩財(cái)購(gòu)函[2016]197號(hào)成立驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組，按照合同的約定對(duì)供應(yīng)商的供貨進(jìn)行言說(shuō)，并填制好每一項(xiàng)采購(gòu)品(品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量)服務(wù)，安全標(biāo)準(zhǔn)的履約情況，及時(shí)出具驗(yàn)收書(shū)，所出具的驗(yàn)收書(shū)要標(biāo)注好驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和總體評(píng)價(jià)。驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收參與人員需簽字確認(rèn)，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。驗(yàn)收過(guò)程應(yīng)有本單位采購(gòu)需求部門(mén)以外的人員參與，進(jìn)行監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在履約中存在問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)按照合同的約定追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。

(五)完善結(jié)算付款手續(xù)。采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)收后，采購(gòu)部門(mén)要及時(shí)支付采購(gòu)資金至供貨商，并要約定退還保證金。按照采購(gòu)合同約定，采購(gòu)部門(mén)要及時(shí)通知需求部門(mén)驗(yàn)收和結(jié)算采購(gòu)物品，做好采購(gòu)物品入庫(kù)等工作，并協(xié)調(diào)解決使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)部門(mén)核對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)。

四、強(qiáng)化采購(gòu)的監(jiān)督

預(yù)算主管部門(mén)要按政府采購(gòu)法等相關(guān)規(guī)定加強(qiáng)對(duì)所屬黨委政府采購(gòu)的監(jiān)督管理。對(duì)于需要報(bào)請(qǐng)預(yù)算主管部門(mén)審批的事項(xiàng)，要及時(shí)報(bào)備，并由主管部門(mén)認(rèn)真審核，確保無(wú)誤。按照規(guī)定，對(duì)轄屬單位的采購(gòu)項(xiàng)目要至少每年監(jiān)督檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，要督促所屬單位進(jìn)行整改并完善相關(guān)管理制度。建立本單位政府采購(gòu)與資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)與崗位相互協(xié)調(diào)制約和人員AB角制度，優(yōu)化流程，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)管控。采購(gòu)過(guò)程應(yīng)堅(jiān)持3人以上共同參與，并接受監(jiān)督。采購(gòu)全過(guò)程受辦公室指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，采購(gòu)小組在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展工作。辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的監(jiān)督檢查。主要包括以下幾方面內(nèi)容：一是有關(guān)物品采購(gòu)的法律法規(guī)和政策的執(zhí)行情況；二是物品采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算的履行情況；三是采購(gòu)物品的具體標(biāo)準(zhǔn)、方式及流程的履行情況；四是物品采購(gòu)合同，驗(yàn)收，結(jié)算的履行情況；五是受理物品采購(gòu)有關(guān)問(wèn)題各種舉報(bào)、投訴；六是其它需要監(jiān)督檢查的情況；七是物品采購(gòu)應(yīng)當(dāng)接受審計(jì)、監(jiān)察部門(mén)和社會(huì)的監(jiān)督。