運(yùn)用SPD系統(tǒng)對醫(yī)院藥品實(shí)行精細(xì)化管理的流程及問題探討

朱宇歡，唐衛(wèi)

(廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院藥學(xué)部，廣西 南寧 530000）

1 背景及目的意義

隨著公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施藥品的零加成，藥品除了不能給醫(yī)院創(chuàng)造利潤的同時、傳統(tǒng)的藥品管理模式還面臨信息更新速度慢、資金積壓大、藥品管理的環(huán)節(jié)多、庫存藥品占地面積相對較大 、流通過程費(fèi)用高等諸多問題。醫(yī)院如不在藥品的供應(yīng)、儲存、配送等諸多環(huán)節(jié)中找到高效管理辦法，將為醫(yī)院運(yùn)營管理帶來巨大壓力[1]。精細(xì)化管理是近幾年在醫(yī)院管理中獲得廣泛認(rèn)可的一種持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)方法，在提高醫(yī)院醫(yī)用物資采購管理質(zhì)量、高效支持醫(yī)院運(yùn)營與發(fā)展中效果顯著[2]。SPD ( Supply Processing & Distribution) 系統(tǒng)即醫(yī)用物資供應(yīng)鏈物流管理,是一種包括藥品的供應(yīng)、管理等物資管理系統(tǒng)，SPD由供應(yīng)（Supply）、管理（Processing）、配送（Distribution）3個部分組成，通過搭建信息平臺，實(shí)現(xiàn)配送企業(yè)、平臺、醫(yī)院3者的無縫銜接，成為新型醫(yī)院物流管理系統(tǒng)[3]。SPD系統(tǒng)在醫(yī)院的運(yùn)行，能將藥品物流信息和醫(yī)院運(yùn)營有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)藥品采購、驗(yàn)收、庫存管理等全過程信息化、規(guī)范化、可追溯，達(dá)到包括藥品采購、物流供應(yīng)、院內(nèi)一級倉庫管理以及面向院內(nèi)各二級倉庫的精細(xì)化管理，從而改進(jìn)藥品管理模式、降低醫(yī)院藥品運(yùn)營成本，改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。現(xiàn)對我院運(yùn)用SPD系統(tǒng)實(shí)行藥品精細(xì)化管理的流程及存在問題進(jìn)行探討，僅為同行藥品管理提供參考。

2 SPD系統(tǒng)的運(yùn)行流程

2.1 SPD系統(tǒng)的藥品基礎(chǔ)資料維護(hù)

在SPD系統(tǒng)運(yùn)行之前，首先要保證其藥品信息與醫(yī)院HIS 系統(tǒng)信息完全一致。醫(yī)院HIS系統(tǒng)中藥品的基本信息包括：藥品編碼、名稱、規(guī)格、包裝、生產(chǎn)廠家、價格、其它屬性等，此信息均由 HIS 系統(tǒng)導(dǎo)入 SPD 系統(tǒng)，確保二者藥品信息的完全相同。運(yùn)行之后醫(yī)院所有需要更新或增加的藥品信息，均由HIS系統(tǒng)設(shè)置的實(shí)時自動更新功能同步至SPD系統(tǒng)，以保證醫(yī)院HIS系統(tǒng)與SPD系統(tǒng)的藥品信息始終一致。

2.2 藥品采購訂單的制定及審核

SPD系統(tǒng)能根據(jù)醫(yī)院任一時間段內(nèi)的藥品歷史使用、實(shí)際消耗、供應(yīng)商中標(biāo)情況、庫存管理等進(jìn)行收集和計(jì)算,實(shí)現(xiàn)對采購信息的自動分析和生成，避免傳統(tǒng)人工處理效率低下、容易出現(xiàn)錯漏等不良情況[4]。藥品采購訂單設(shè)置制定權(quán)限，由醫(yī)院專職的庫管人員進(jìn)行操作，通過SPD系統(tǒng)采購模塊操作完成，共有三種方式進(jìn)行操作制定計(jì)劃：1）直接下單生成采購計(jì)劃；2）根據(jù)庫存自動生成采購計(jì)劃；3）系統(tǒng)補(bǔ)貨生成計(jì)劃。操作人員根據(jù)實(shí)際情況確定備貨天數(shù)就可任意選擇以上三種情況制定采購訂單，所生成的訂單需要操作人員結(jié)合包裝進(jìn)行審核修改，確認(rèn)無誤后將采購訂單上傳至SPD系統(tǒng)。

2.3 訂單的采購配送

由于每個藥品均已在SPD系統(tǒng)上標(biāo)注醫(yī)院原勾選的配送企業(yè)，采購訂單上傳至SPD系統(tǒng)后，系統(tǒng)會根據(jù)原勾選情況對訂單上的品種進(jìn)行自動分配，配送企業(yè)根據(jù)所接收到的采購信息開具藥品配送明細(xì)清單，并將此信息回傳至SPD系統(tǒng)，同時及時組織藥品配送。

2.4 藥品的驗(yàn)收及入庫

藥品配送到醫(yī)院后，醫(yī)院與SPD系統(tǒng)雙方的庫管人員根據(jù)配送的藥品清單進(jìn)行逐一核對驗(yàn)收：包括藥品名稱、數(shù)量、規(guī)格、批準(zhǔn)文號、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品批號、藥品效期、藥品價格、發(fā)票號、收貨時間、收貨藥師等。雙方驗(yàn)收后在清單上簽字及SPD系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)，SPD系統(tǒng)自動生成入庫信息。

2.5 對訂單狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時查詢

SPD系統(tǒng)人員可以在平臺實(shí)現(xiàn)對采購訂單進(jìn)行實(shí)時查詢，查詢內(nèi)容包括：配送數(shù)量是否一致、是否配送在途、是否缺貨、是否價格變化等。如果某品種原勾選企業(yè)沒貨配送，需要更換其它企業(yè)配送，這些情況就可以通過查詢并及時與其它有貨的配送企業(yè)聯(lián)系，以便對采購信息進(jìn)行對應(yīng)調(diào)整，保障藥品的供應(yīng)及時。

2.6 各藥房藥品申領(lǐng)

SPD系統(tǒng)具有自動補(bǔ)貨功能，各藥房可利用此功能自行設(shè)置補(bǔ)貨時間，系統(tǒng)會根據(jù)補(bǔ)貨時間內(nèi)藥品的消耗情況、自動生成藥品申領(lǐng)單并傳至藥庫；藥庫生成藥品出庫單來調(diào)配藥品并送至藥房，各藥房清點(diǎn)無誤后在系統(tǒng)上確認(rèn)即可完成入庫，這改變了以往HIS系統(tǒng)的各藥房人工下單請領(lǐng)的模式。

2.7 進(jìn)行藥品精準(zhǔn)消耗結(jié)算

SPD系統(tǒng)具備精準(zhǔn)結(jié)算管理功能，可以實(shí)現(xiàn)藥品的實(shí)時消耗結(jié)算。結(jié)算數(shù)據(jù)每月由醫(yī)院信息科整合當(dāng)月藥品消耗明細(xì)，交由醫(yī)院庫管通過與SPD系統(tǒng)的結(jié)算數(shù)據(jù)核對，核對無誤后上傳至平臺，各配送企業(yè)根據(jù)消耗信息開具結(jié)算發(fā)票，醫(yī)院庫管通過核對、確認(rèn)結(jié)算發(fā)票后轉(zhuǎn)交醫(yī)院財(cái)務(wù)科進(jìn)行結(jié)算。此結(jié)算模式實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院與配送企業(yè)精準(zhǔn)消耗結(jié)算，最大限度降低醫(yī)院運(yùn)行成本。

3 SPD運(yùn)行對藥品管理的效果

3.1 實(shí)現(xiàn)藥品管理工作的快捷精細(xì)

3.1.1 信息傳輸高效快捷

SPD系統(tǒng)所搭建的運(yùn)行平臺搭載了醫(yī)院及配送企業(yè)的藥品相關(guān)信息接口，一方面可以對醫(yī)院的藥品需求及企業(yè)藥品供應(yīng)情況快速整合匹配以便快速準(zhǔn)確供應(yīng)；另一方面可以通過接口對藥品的采購、供應(yīng)、配送、驗(yàn)收入庫實(shí)現(xiàn)電子信息化，保證了數(shù)據(jù)傳輸?shù)目旖轀?zhǔn)確，整個過程沒有過多的人為因素對數(shù)據(jù)進(jìn)行改動或者輸入，促使醫(yī)院藥品采購流程高效快捷，促進(jìn)藥品采購運(yùn)營管理模式的轉(zhuǎn)型升級。

3.1.2 方便實(shí)行藥品監(jiān)測

SPD 系統(tǒng)可以快速查詢藥品庫存、消耗、效期管理等相關(guān)信息，并且具備滯銷、近期等自動提示功能，可對藥品的使用情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，有效提高藥品的周轉(zhuǎn)率，降低了藥品因管理不當(dāng)所導(dǎo)致的資源浪費(fèi)。

3.1.3 可以進(jìn)行精準(zhǔn)盤點(diǎn)

SPD系統(tǒng)具備精準(zhǔn)盤點(diǎn)功能，可以隨時對部分或全部藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)表上可同時顯示批號及效期，對近期藥品也可呈現(xiàn)備注，這方便庫管人員對某些貴重、易發(fā)錯等藥品進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，以便及時對差錯和近期藥品進(jìn)行處理。

3.2 提高醫(yī)院藥品供應(yīng)的工作質(zhì)量及效率

SPD系統(tǒng)的運(yùn)行，提供了醫(yī)院與配送企業(yè)關(guān)于藥品供銷信息的對接平臺，雙方在平臺上就可以進(jìn)行貨、款、票的信息互通；醫(yī)院及配送企業(yè)的供需信息也可通過平臺實(shí)現(xiàn)雙向查詢；藥品的入庫、出庫都可以通過平臺進(jìn)行電子確認(rèn)，這些都使藥品供應(yīng)業(yè)務(wù)的處理流程直接明晰，大大提高工作質(zhì)量和效率。

3.3 藥品流通可追溯

SPD系統(tǒng)的運(yùn)行全程實(shí)行藥品批號管理，把藥品的批號作為主要追蹤線索。藥品進(jìn)入醫(yī)院后所分發(fā)到二級藥房及科室三級藥房的藥品，都可以通過出入記錄進(jìn)行追蹤。一旦藥品需要召回，可以實(shí)現(xiàn)主要以藥品批號為主要的線索，在供應(yīng)商、藥庫、或者藥房之間實(shí)現(xiàn)流通的可追溯到全程的過程[5]。

3.4 優(yōu)化庫存、實(shí)現(xiàn)藥品零庫存管理

醫(yī)院和配送企業(yè)可以在SPD平臺上隨時查詢訂單信息，并就訂單問題進(jìn)行快捷交流溝通，在高效拉動供應(yīng)鏈的同時降低了貨存率，通過優(yōu)化庫存來降低庫存積壓。SPD系統(tǒng)的精準(zhǔn)結(jié)算功能，能對每一個品種做到日清月結(jié)，醫(yī)院財(cái)務(wù)只需對已經(jīng)消耗的藥品進(jìn)行確認(rèn)支付即可，真正實(shí)現(xiàn)藥品零庫存管理，從而降低醫(yī)院運(yùn)行成本。

3.5 降低藥品短缺現(xiàn)象

以往在使用HIS系統(tǒng)進(jìn)行人工下單采購時，對于某些使用異常的藥品往往不易發(fā)現(xiàn)，加上各部門間對藥品庫存不足的信息溝通不暢且滯后，采購人員一般是通過臨床反饋才得知相關(guān)信息，此時的下單采購已經(jīng)容易造成藥品短缺，影響了臨床的用藥需求；如果恰巧原配送企業(yè)無貨，采購人員還需要逐一電話查詢，由此造成藥品缺貨時間更長；另外，在未使用SPD系統(tǒng)時，各藥房對所需補(bǔ)充藥品的申領(lǐng)多憑經(jīng)驗(yàn)制訂，容易造成數(shù)量不準(zhǔn)確、品種不齊全，這些均可加劇藥品短缺現(xiàn)象的發(fā)生。 SPD系統(tǒng)除了可以直觀監(jiān)測藥品使用情況、根據(jù)消耗情況自動生成采購訂單外，并能及時發(fā)現(xiàn)異常的使用需要，方便采購人員及時補(bǔ)充調(diào)整。另外SPD系統(tǒng)可查詢短缺品種，及時掌握藥品庫存信息、藥品的配送狀態(tài)等，有利于及時采取相關(guān)的補(bǔ)救措施，很好的降低醫(yī)院藥品的短缺現(xiàn)象。

4 SPD運(yùn)行的難點(diǎn)及解決方法

4.1 如何甄選構(gòu)建及管理SPD平臺的企業(yè)

要求醫(yī)院在合理競爭的前提下，保證不改變醫(yī)院藥品運(yùn)營模式（不改變品種的配送企業(yè)）、按照醫(yī)院相關(guān)制度及管理流程、確保醫(yī)院病人的合理用藥需求，去甄選具有SPD工作經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)，要求包括：具有促進(jìn)醫(yī)院及配送企業(yè)信息溝通流暢、數(shù)據(jù)整合精準(zhǔn)、處理業(yè)務(wù)快速熟練等能力的企業(yè)。另外，由于SPD項(xiàng)目需要派出工作人員進(jìn)駐醫(yī)院，醫(yī)院要對進(jìn)駐人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，并組織其參加醫(yī)院相關(guān)的技能考核，以確保熟練操作該系統(tǒng)。

4.2 如何保證SPD系統(tǒng)運(yùn)行的平穩(wěn)性

為保證SPD系統(tǒng)運(yùn)行的順利平穩(wěn)，需要醫(yī)院與SPD項(xiàng)目雙方共同協(xié)作，包括：1）醫(yī)院的藥劑科、信息科、財(cái)務(wù)科、SPD項(xiàng)目組都要派出專人負(fù)責(zé)對接并協(xié)調(diào)推進(jìn)。2）需進(jìn)行不少于半年以上的運(yùn)行測試。在測試階段，SPD系統(tǒng)要盡快理順醫(yī)院與各配送企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)的對接與整合；醫(yī)院藥房要通過對每月盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的分析來驗(yàn)證SPD平臺對相關(guān)數(shù)據(jù)提取的準(zhǔn)確率。3）由于在HIS上搭載了SPD系統(tǒng)，也會干擾臨床HIS系統(tǒng)操作的流暢性，所帶來的問題需要提前與臨床醫(yī)生進(jìn)行溝通，并且由醫(yī)院信息科通過優(yōu)化HIS系統(tǒng)的操作流程來協(xié)助解決。

4.3 如何保證HIS系統(tǒng)與SPD系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致性

當(dāng)SPD系統(tǒng)對藥品進(jìn)行驗(yàn)收入庫后，二級藥房可以在SPD系統(tǒng)上向藥庫進(jìn)行藥品申領(lǐng)來增加庫存。藥庫根據(jù)二級藥房的申領(lǐng)單出庫，二級藥房通過清點(diǎn)后在SPD系統(tǒng)上確認(rèn)完成入庫。此時對應(yīng)的藥品庫存數(shù)要通過SPD系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步推送到HIS系統(tǒng)，HIS系統(tǒng)上才能有相同的藥品庫存供臨床醫(yī)生開具用藥醫(yī)囑。如果此時SPD對HIS的數(shù)據(jù)推送不及時或不完整，將出現(xiàn)有實(shí)物而HIS系統(tǒng)無庫存導(dǎo)致醫(yī)生開不了用藥醫(yī)囑、或HIS上有庫存而實(shí)際無實(shí)物導(dǎo)致醫(yī)生開了用藥醫(yī)囑而無藥可發(fā)的現(xiàn)象。這可通過優(yōu)化SPD以下功能：設(shè)置數(shù)據(jù)的更改及同步時限需要在120秒之內(nèi)完成、每天自動檢查數(shù)據(jù)同步情況、及時優(yōu)化同步流程等措施來保證SPD與HIS系統(tǒng)藥品數(shù)據(jù)一致性。

4.4 如何保證藥品消耗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

由于SPD系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)行藥品消耗結(jié)算，為保證消耗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，需要醫(yī)院信息科的協(xié)助配合。醫(yī)院信息科每月月底將藥品消耗數(shù)據(jù)通過接口從HIS系統(tǒng)推送給SPD系統(tǒng)，由醫(yī)院庫管與平臺工作人員核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。出現(xiàn)誤差可能有如下情況：1）由于醫(yī)院誤將自主采購（毒、麻、二精、醫(yī)院制劑類等）藥品品種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)在內(nèi)，導(dǎo)致醫(yī)院消耗數(shù)據(jù)偏大，可通過在HIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)提取中設(shè)置隔離自主采購品種措施來糾正偏差。2）由于HIS系統(tǒng)對消耗數(shù)據(jù)采集提取缺失導(dǎo)致數(shù)據(jù)偏少。可通過對所采集數(shù)據(jù)進(jìn)行采集顏色標(biāo)記，以便核對減少錯漏。3）由于HIS系統(tǒng)與SPD系統(tǒng)的藥品編碼不一致，導(dǎo)致消耗偏差。這可通過整理HIS系統(tǒng)的藥品編碼，保證每個藥品品規(guī)只有唯一編碼，唯一編碼包含藥品的品名、規(guī)格、單位、價格、廠家等信息，并對已經(jīng)不用的藥品品規(guī)清出藥品目錄，整理好的藥品編碼由HIS系統(tǒng)同步至SPD系統(tǒng)，SPD系統(tǒng)不能對藥品編碼信息進(jìn)行任何修改。4）由于藥品調(diào)價導(dǎo)致的數(shù)據(jù)誤差?？赏ㄟ^在SPD系統(tǒng)上核查庫存，進(jìn)行全院調(diào)劑，優(yōu)先把舊價格的庫存使用完后，再發(fā)新價格藥品。另外，可通過標(biāo)記將價格變動的藥品標(biāo)注以提醒庫管人員。5）由于藥品退費(fèi)的發(fā)生，導(dǎo)致消耗數(shù)據(jù)不符?？赏ㄟ^在HIS系統(tǒng)上設(shè)置藥品消耗只計(jì)算一次，凡產(chǎn)生退費(fèi)的藥品，均默認(rèn)為醫(yī)院庫存，二次使用時不計(jì)入消耗數(shù)據(jù)。6）結(jié)算單位取值不一致導(dǎo)致數(shù)據(jù)誤差。由于醫(yī)院最終是以HIS系統(tǒng)的消耗數(shù)據(jù)作為憑證進(jìn)行結(jié)算的，傳統(tǒng)的HIS系統(tǒng)結(jié)算是以整包裝為單位結(jié)算，而SPD系統(tǒng)采用最終消耗單位結(jié)算，可以把結(jié)算算到最小單位，導(dǎo)致結(jié)算單位取值不一致。這可通過雙方統(tǒng)一結(jié)算單位，以醫(yī)院的結(jié)算單位為基準(zhǔn)，沒有達(dá)到結(jié)算單位的消耗自動轉(zhuǎn)到下一個結(jié)算周期，每個品種的結(jié)算原則以最終結(jié)算金額小于或等于同期內(nèi)該品種的送貨金額。

4.5 如何規(guī)避信息泄密風(fēng)險(xiǎn)

理想是 HIS 系統(tǒng)和 SPD 系統(tǒng)通過接口進(jìn)行無縫對接，HIS 系統(tǒng)為醫(yī)院管理系統(tǒng)，里面存在大量的醫(yī)院保密信息，信息共享會給醫(yī)院管理帶來風(fēng)險(xiǎn)[6]。為規(guī)避泄密風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院信息科可通過權(quán)限設(shè)置、所提取的數(shù)據(jù)信息只支持在線閱讀不能進(jìn)行編輯、規(guī)定提取消耗數(shù)據(jù)時自動屏蔽其它無關(guān)信息等措施、并由HIS 系統(tǒng)將信息單向?qū)?SPD 系統(tǒng)等方法規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

4.6 如何理順?biāo)幤返南慕Y(jié)算

當(dāng)醫(yī)院及SPD系統(tǒng)雙方對藥品的消耗數(shù)據(jù)核對無誤后，在SPD平臺上傳消耗數(shù)據(jù)，各配送企業(yè)核對消耗數(shù)據(jù)無誤后可向醫(yī)院開具對應(yīng)的藥品結(jié)算發(fā)票并回傳開票信息。為保證醫(yī)院對藥品消耗結(jié)算的準(zhǔn)確性，可通過信息科在HIS系統(tǒng)上增設(shè)藥品消耗結(jié)算核對端口，此端口可通過與SPD系統(tǒng)對接，自動提取配送企業(yè)的結(jié)算發(fā)票信息，醫(yī)院庫管只需在結(jié)算端口輸入發(fā)票號，即可對結(jié)算發(fā)票進(jìn)行核對、簽字確認(rèn)并移交財(cái)務(wù)部門結(jié)算，保證結(jié)算的準(zhǔn)確快捷。

5 結(jié)語

SPD系統(tǒng)通過構(gòu)建藥品物流管理平臺，打通了醫(yī)院與配送企業(yè)、配送企業(yè)之間的流通環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了以臨床為需要的主動采購及推送。在保障藥品供應(yīng)的同時，通過信息共享，實(shí)現(xiàn)了對醫(yī)院藥品合理監(jiān)督的精細(xì)化管理，有效降低醫(yī)院的運(yùn)行成本。在提高醫(yī)院效益的同時，為醫(yī)院發(fā)展提供有利的保障。另外，隨著藥品信息化管理的推進(jìn)，通過“互聯(lián)網(wǎng) +”的大數(shù)據(jù)解決傳統(tǒng)落后的藥品管理模式，SPD系統(tǒng)在減少院內(nèi)物流工作量的同時，進(jìn)行科學(xué)合理地儲備用藥，實(shí)現(xiàn)藥品管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化，值得推廣。