新時(shí)期國有企業(yè)人事檔案管理工作

王薇 云南省煙草煙葉公司

人事檔案管理工作的基本遵循是1991年印發(fā)的《干部檔案工作條例》，隨著從嚴(yán)治黨的不斷深入，為了貫徹落實(shí)從嚴(yán)管理干部的要求，為了順應(yīng)新時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理、使用的要求，中共中央辦公廳根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，于2018年制定出臺(tái)了《干部人事檔案管理工作條例》，規(guī)范了人事檔案管理工作，明確了人事檔案的工作要求。國有企業(yè)要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《條例》，提高政治站位，充分認(rèn)識(shí)人事檔案在新時(shí)期干部隊(duì)伍建設(shè)中的重大意義和重要作用，為建設(shè)黨的新的偉大工程管好用好人事檔案。

一、充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要意義

（一）對(duì)于個(gè)人而言

人事檔案，記錄過往經(jīng)歷，伴隨一生成長，作為“第二張身份證”，檔案是個(gè)人建立信用體系和獲得發(fā)展的重要工具，記錄的教育經(jīng)歷、政治面貌、家庭成員、各類獎(jiǎng)懲評(píng)價(jià)等文件材料都會(huì)左右自己的仕途發(fā)展，人事檔案還是個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益和待遇的重要工具，在升學(xué)就業(yè)、政審考察、申報(bào)職稱、核定社保待遇、遺產(chǎn)繼承時(shí)確定親屬關(guān)系等重要環(huán)節(jié)起到參考憑證作用。

（二）從企業(yè)的角度講

在企業(yè)管理中，國有企業(yè)的人事檔案工作處于非常重要的地位，是黨組織在建設(shè)干部人事管理、人才培養(yǎng)、人才服務(wù)等工作中，形成反映一個(gè)干部的社會(huì)經(jīng)歷、政治品質(zhì)、道德品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的重要記錄材料，是培養(yǎng)人才、選拔任命、管理任命干部和選拔評(píng)定人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)[1]。國有企業(yè)通過人事檔案管理工作，實(shí)施了內(nèi)部人力資源管理行為，通過檔案信息掌握內(nèi)部人力資源情況，能夠一定程度的優(yōu)化機(jī)構(gòu)和人力資源，意義重大。

二、國有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

國有企業(yè)中由于各級(jí)人員對(duì)人事檔案的政策法規(guī)了解程度與檔案工作的重視程度不高，對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，實(shí)際工作中常以保管代替管理。部分國有企業(yè)由于在檔案管理過程中的不重視，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)過程中破損、缺頁、甚至毀壞的事故頻頻出現(xiàn)，而在檔案的保管過程中，收集、整理、歸檔、查閱、傳遞等環(huán)節(jié)，人為的偽造、涂改、銷毀等現(xiàn)象也依舊存在。在大多數(shù)人的傳統(tǒng)觀念里，作為企業(yè)的首要任務(wù)就是追求經(jīng)濟(jì)效益，其他諸如行政事務(wù)、檔案管理等工作并沒有多要緊，都是些對(duì)經(jīng)濟(jì)效益沒有直接影響的閑職，對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)水平和穩(wěn)定性有待提高

國有企業(yè)中，存在沒有按規(guī)定配置專兼職人事檔案管理人員的情況，而是安排從事文書檔案管理工作或組織人事工作的人員來兼任，由于不是主要業(yè)務(wù)工作，兼職的人員與專職人員相比，大多存在著業(yè)務(wù)不精，工作精力有限，責(zé)任心不強(qiáng)的問題。國有企業(yè)中人事檔案數(shù)量達(dá)不到1000卷的大多都不會(huì)配備專職人事檔案管理員，而兼職人員在人事檔案管理方面的專業(yè)水平不高，在同一崗位的連續(xù)性和穩(wěn)定性也不高。

（三）人事檔案管理設(shè)施、場所不規(guī)范

國有企業(yè)中普遍存在人事檔案與文書檔案共用一個(gè)庫房的情形，檔案柜使用一般的鐵質(zhì)文件柜，也未真正做到人事檔案管理要求的三室三分離。部分國有企業(yè)未嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于人事檔案庫房建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，庫房安全方面的防護(hù)措施和管理也不到位，用專用庫房存放、有專門場所閱檔和整理、有單獨(dú)的辦公場所，以上場所分設(shè)分管也未能實(shí)現(xiàn)。

（四）人事檔案信息不完整，整理不規(guī)范

由于檔案材料收集歸檔不及時(shí)，個(gè)人沒有主動(dòng)提交相關(guān)材料的意識(shí)，單位與單位之間、部門與部門之間沒有及時(shí)交接相關(guān)材料等原因，常常造成人事檔案里高中及以下學(xué)歷信息、調(diào)動(dòng)材料、支教、薪資信息等資料不齊或檔案資料記錄時(shí)間無法互相銜接的問題。同時(shí)，檔案資料的整理也存在歸檔類別不清，歸入不屬于檔案的材料或歸入重復(fù)件的情況。

（五）“三齡兩歷”信息認(rèn)定準(zhǔn)確性、認(rèn)定程序的規(guī)范性有待提高

國有企業(yè)中年齡偏大的從業(yè)人員，人事檔案里往往會(huì)有多個(gè)前后不一的出生年月記錄，或檔案記錄的出生年月與身份證不一致，這些出生年月有的是新舊歷的差異，有的是別人誤填，當(dāng)然也有為了得利（滿足上學(xué)、參軍、招工、結(jié)婚、提拔等條件）而故意為之。對(duì)“三齡兩歷”的信息認(rèn)定，大多數(shù)情況是針對(duì)年齡進(jìn)行認(rèn)定，一般按照“最先最早”原則（即檔案內(nèi)最先一份蓋有公章材料上填寫的信息）來界定，這種簡單粗暴的方式缺乏檔案材料前后邏輯的判斷、甄別，認(rèn)定的準(zhǔn)確性有待提高。同時(shí)，認(rèn)定的程序往往也只是找本人了解情況，請本人撰寫情況說明來作為佐證材料，缺乏走訪了解，認(rèn)定依據(jù)不夠充分，認(rèn)定程序不夠規(guī)范。

三、人事檔案管理工作原則

（一）堅(jiān)持黨管干部、黨管人才原則

堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，把黨管干部、黨管人才原則貫穿人事檔案管理全過程，貫徹落實(shí)各級(jí)黨組織對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和把關(guān)作用。

（二）堅(jiān)持依法依規(guī)、全面從嚴(yán)原則

嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)，貫徹落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理、作用的每個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按人事檔案工作制度執(zhí)行，嚴(yán)守工作紀(jì)律，做到人事檔案“三個(gè)必審”。

（三）堅(jiān)持分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理原則

按照干部管理權(quán)限分級(jí)負(fù)責(zé)，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)協(xié)同配合，形成齊抓共管的工作格局；穩(wěn)步推進(jìn)集中管理，形成規(guī)模效應(yīng)，降低管理成本，不斷提高集約化、專業(yè)化水平。

（四）堅(jiān)持真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范原則

嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一部署、分級(jí)負(fù)責(zé)，認(rèn)真組織開展人事檔案審核工作，確保檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，堅(jiān)決整治人事檔案造假問題。

（五）堅(jiān)持方便利用、安全保密原則

堅(jiān)持科學(xué)管理，改革創(chuàng)新，運(yùn)用信息化手段促進(jìn)檔案利用便捷高效；加強(qiáng)人事檔案安全管理和技術(shù)防護(hù)，嚴(yán)格保密制度和紀(jì)律要求，確保人事檔案安全。

四、針對(duì)人事檔案管理工作存在問題的解決措施

（一）提高全員意識(shí)，扎實(shí)思想基礎(chǔ)

通過培訓(xùn)、宣傳，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、從業(yè)人員有意識(shí)的了解人事檔案的政策法規(guī)并正確理解。同時(shí)，深刻認(rèn)識(shí)人事檔案“為干部工作服務(wù)、為班子建設(shè)服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)”的重大意義，為不斷提高檔案工作奠定思想基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

企業(yè)應(yīng)選配思想政治素質(zhì)好、文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的中共黨員來管理檔案，并以成為人事檔案管理工作的“活字典”和“政策通”為目標(biāo)，通過內(nèi)訓(xùn)或參加外部培訓(xùn)的形式來加大政策學(xué)習(xí)宣貫和檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提升檔案工作專業(yè)水平。對(duì)于從事檔案工作的人員因?yàn)楣ぷ餍枰{(diào)動(dòng)的，要先明確接替人員并在其熟悉業(yè)務(wù)后再進(jìn)行工作交接。對(duì)較長時(shí)間請假的，要及時(shí)安排人員接替或指定專人負(fù)責(zé)檔案工作。對(duì)長期從事管檔工作，且成績顯著的，應(yīng)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

（三）建立人事檔案專用庫房，提供硬件保障

國有企業(yè)應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)人事檔案專用庫房，用人事檔案專用盒保管檔案，人事檔案放入專用的鐵質(zhì)檔案柜，并配備“十防”設(shè)施設(shè)備。分區(qū)設(shè)置閱檔場所、整理場所、辦公場，實(shí)現(xiàn)整理室、閱檔室、辦公室“三室”分離。同時(shí)，加強(qiáng)庫房安全管理和技術(shù)防護(hù)，配齊安全設(shè)備，做好安全檢查，排除安全隱患，嚴(yán)防發(fā)生安全事故，及時(shí)對(duì)檔案保管保護(hù)專業(yè)設(shè)施設(shè)備維護(hù)、更新升級(jí)，提高安全防災(zāi)減災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的安全。

（四）建立健全人事檔案規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，鑄牢制度基礎(chǔ)

企業(yè)應(yīng)遵循《干部人事檔案工作條例》，結(jié)合實(shí)際情況，建立健全適用于本單位的人事檔案管理工作制度。按照《條例》規(guī)定的十大類范圍，檔案管理部門要加強(qiáng)與黨建、紀(jì)檢、審計(jì)等檔案形成部門及本部門有關(guān)崗位的溝通協(xié)調(diào)，建立材料定期轉(zhuǎn)送制度，堅(jiān)持企業(yè)主導(dǎo)、部門和個(gè)人配合的原則，整合信息，聚力發(fā)力材料的收集鑒別。加大新員工入職、工作調(diào)動(dòng)、干部提拔使用等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案收集力度，逐步充實(shí)檔案內(nèi)容，確保檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、手續(xù)完備、歸檔及時(shí)。同時(shí)，堅(jiān)持真實(shí)完整、文字清楚、對(duì)象明確的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真鑒別所收集的資料，當(dāng)出現(xiàn)收集到的資料手續(xù)不全、填寫不規(guī)范、材料上的姓名、三齡兩歷等與檔案記錄不一的，要告知材料形成部門作出說明或重新制作，由人事組織部門認(rèn)定后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。符合歸檔要求的材料，須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)整理歸檔[2]。

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格紀(jì)律規(guī)范和制度流程，控制好人事檔案建立和管理作用各環(huán)節(jié)，做好全過程監(jiān)管，杜絕形式主義，抓出實(shí)效。嚴(yán)格按照中組部規(guī)定，在檔案查閱、接收、轉(zhuǎn)遞、保管等過程，全程把關(guān)、嚴(yán)格按照辦公室制度要求。堅(jiān)決確保任何單位或者個(gè)人發(fā)生涂改人事檔案事件。

（五）開展人事檔案審核工作，提高三齡兩歷審核認(rèn)定的準(zhǔn)確性

企業(yè)可組織開展人事檔案審核工作，重點(diǎn)審核“三齡兩歷一身份”的檔案材料是否齊全完整、手續(xù)是否完備、信息是否真實(shí)，材料有無錯(cuò)裝、混裝，整理是否符合要求等，特別是“出生日期”“參加工作時(shí)間”等檔案材料是否齊全、是否真實(shí)完整、有否涂改造假、組織認(rèn)定是否合規(guī)等。在干部選拔任用和人員錄用、人才引進(jìn)、軍轉(zhuǎn)安置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴(yán)格審核人事檔案。推動(dòng)人事檔案全面審核、新進(jìn)人員檔案即時(shí)審核、擬任人選檔案任前審核、新任領(lǐng)導(dǎo)干部檔案專門審核、重點(diǎn)管理干部檔案集中審核常態(tài)化、制度化。規(guī)范檔案認(rèn)定程序，需認(rèn)定的檔案材料，由人事部門填寫干部人事檔案審核工作專用的信息認(rèn)定表，當(dāng)檔案材料涉嫌造假或存在涂改問題時(shí)，還需填寫檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定表，由本人核對(duì)簽字后歸入個(gè)人檔案。

五、新時(shí)期人事檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)的主要目標(biāo)

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案日常工作，提升人事檔案管理水平

充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)人事檔案管理的重要意義是國有企業(yè)的重中之重，把人事檔案管理列入企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。進(jìn)一步健全工作機(jī)制，明確管檔崗位、管檔職責(zé)、管檔人員，落實(shí)管檔經(jīng)費(fèi)。嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案查/借閱審批制度，通過機(jī)要交通或派專人傳遞檔案，不可郵寄，杜絕出現(xiàn)檔案管理人員不得保管自己及直系親屬檔案的情況發(fā)生，確保人事檔案日常管理水平上臺(tái)階。

（二）加大人事檔案的綜合使用，為干部選拔任用保駕護(hù)航

國有企業(yè)應(yīng)把查閱人事檔案作為認(rèn)識(shí)了解企業(yè)從業(yè)人員的重要手段，強(qiáng)化“常查檔、勤用檔”意識(shí)，全面了解干部人才情況。把人事檔案使用貫穿于干部“選、育、管、用”全過程，增強(qiáng)從嚴(yán)管理干部的主動(dòng)性、導(dǎo)向性和干部素質(zhì)培養(yǎng)的針對(duì)性、有效性。注重使用分析檔案中體現(xiàn)個(gè)人政治素質(zhì)、責(zé)任擔(dān)當(dāng)、社會(huì)關(guān)系、個(gè)性特點(diǎn)、能力稟賦等方面材料，注重對(duì)人事檔案記載與現(xiàn)實(shí)考察進(jìn)行綜合比較分析，把有問題的干部擋在門外，把老實(shí)干事的干部發(fā)現(xiàn)出來，樹立良好選人用人導(dǎo)向。注重發(fā)揮人事檔案在人才引進(jìn)、評(píng)鑒、流動(dòng)、服務(wù)和管理中的基礎(chǔ)和促進(jìn)作用，為分析人才需求、探索人才成長規(guī)律、研究制定人才發(fā)展規(guī)劃提供有力支撐。

（三）開展人事檔案數(shù)字建設(shè)，提升人才選用的準(zhǔn)確性、便捷性

檔案數(shù)字化是國有企業(yè)人力資源管理的趨勢，也是提高效率的有效手段[3]。國有企業(yè)應(yīng)推進(jìn)人事檔案信息平臺(tái)建設(shè)，積極運(yùn)用信息技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)字化。在安全保密的基礎(chǔ)上，運(yùn)用智能化新技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案資料信息線上化，實(shí)現(xiàn)一站式標(biāo)簽看人、精準(zhǔn)標(biāo)簽找人、人員結(jié)構(gòu)智能分析，全面有效提升看人、選人、用人的準(zhǔn)確性、便捷性。

六、結(jié)語

新時(shí)代下國有企業(yè)人事檔案管理工作若再按照傳統(tǒng)的管理方式、模式，將不再適應(yīng)新的需求，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案對(duì)企業(yè)管理的重大意義和作用，正視挑戰(zhàn)和機(jī)遇，全面推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確化和數(shù)字化，并最終實(shí)現(xiàn)其與現(xiàn)代化銜接，從而真正提升檔案管理工作效率。