機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作存在的問題及創(chuàng)新途徑

呂梁市規(guī)劃和自然資源局 成博

一、檔案管理重要性

檔案工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作質(zhì)量水平的主要表現(xiàn)之一，是各種事件最真實(shí)的記錄，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率最直接的體現(xiàn)。它的原始性、功能性、價(jià)值性、參考性等優(yōu)勢(shì)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體工作中發(fā)揮著不可或缺的作用。檔案中所包含的信息內(nèi)容，主要有與各機(jī)關(guān)單位在各種社會(huì)活動(dòng)和管理工作開展中有關(guān)的信息，不但有文本表現(xiàn)形式，同時(shí)有圖形、聲音等文字表現(xiàn)形式，它是對(duì)整個(gè)單位工作進(jìn)行科學(xué)、高效的記錄與總結(jié)，有著很好的參考意義和實(shí)用意義。因此，檔案管理工作水準(zhǔn)的高低好壞，直接影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作服務(wù)質(zhì)量，以及是否能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)需要和檔案用戶所取得檔案資料的完整性與有效性等。檔案作為歷史真實(shí)性證據(jù)它如實(shí)記載了一個(gè)主體的歷史發(fā)展情況，從而產(chǎn)生了司法效果。它自身特有的法律屬性和它所特有的歷史生成方法之間產(chǎn)生了千絲萬縷的關(guān)聯(lián)，因此更為真實(shí)與公平，也就是因?yàn)樗旧淼臍v史真實(shí)性才能夠永存。檔案屬于具有重要的可借鑒價(jià)值的資料，因?yàn)樵S多的材料是通過記錄圖片、聲音、視頻以及簽名手稿的方式保存，這類資料在后期不易被修改或偽造，所以檔案是極具借鑒的資料。檔案在衡量工作中有著舉足輕重的地位，因?yàn)闄n案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展來說是至關(guān)重要的，它能夠?yàn)閱挝唤窈蟮陌l(fā)展提供最為完整的準(zhǔn)備材料。所以對(duì)于檔案的關(guān)注和檔案管理的規(guī)范，不僅能夠成為測(cè)量單位工作成效的基礎(chǔ)，而且還能夠直接反映出單位所有管理工作是否規(guī)范。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

（一）遵循差異性原則

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員對(duì)檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，要按照檔案的類型與內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)其用途的不同，對(duì)其編制不同的編號(hào)以及名稱，以便于日后的歸類和更好地查找。如果把所有的文件混編亂放，很難在較短的時(shí)間里找到所需的文件，極大地影響工作效率。因此，一定要落實(shí)好管理制度和差別制度，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)范劃分檔案的類別，并將其歸類保存在相關(guān)的文件和資料中。

（二）遵循職責(zé)、權(quán)益兼顧的原則

在建立檔案管理體系時(shí)，必須明確其職責(zé)范圍和職權(quán)。比如，機(jī)關(guān)檔案科的負(fù)責(zé)人，可以承擔(dān)檔案管理工作任務(wù)目標(biāo)的制定，定時(shí)檢查或者不定期的指導(dǎo)等工作。另外，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確責(zé)任時(shí)，也要注重對(duì)員工合法權(quán)利的保障，否則將影響工作積極性和整體檔案工作的開展。因此，在機(jī)關(guān)檔案工作中，要堅(jiān)持責(zé)任清晰和維護(hù)自身權(quán)益兩手抓。

（三）遵循靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合的原則

要想不斷發(fā)展，就要有與之相適應(yīng)的制度作為保障。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在變化，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各種體制都要與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前工作的要求。當(dāng)前，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)已經(jīng)與國(guó)際接軌，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理也在不斷改革。因此，檔案工作也要積極借鑒國(guó)際先進(jìn)的檔案管理方法，并根據(jù)自己的工作特點(diǎn)，不斷總結(jié)和完善現(xiàn)有的檔案工作體系。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

綜合檔案涉及的領(lǐng)域很廣，所以工作內(nèi)容也很繁雜，但在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中卻占有舉足輕重的位置，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展之本。但是當(dāng)前還面臨如下六個(gè)問題。

（一）沒有統(tǒng)一管理規(guī)范

在我國(guó)，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中缺乏規(guī)范和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，往往是在實(shí)際問題和困難面前因勢(shì)利導(dǎo)。在此過程中，少數(shù)單位沒有嚴(yán)格的管理體系，沒有明確的目標(biāo)，沒有清晰的思維，從而嚴(yán)重制約著檔案工作的開展和創(chuàng)新。因此出現(xiàn)了很多問題，讓管理人員難以應(yīng)對(duì)。

（二）檔案管理認(rèn)識(shí)不足

單位對(duì)檔案工作重視度不高，對(duì)檔案管理的概念和理解不夠透徹，因此忽略了檔案管理工作，從而造成了管理上的缺失。目前，我國(guó)檔案管理中存在很多問題。一是管理人員素質(zhì)偏低。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度越來越快，社會(huì)對(duì)于人才要求越來越高，而當(dāng)前的一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。二是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低。因?yàn)闄n案工作人員不注重自己的工作、工作中存在著疏忽，有些管理人員甚至把檔案管理看作是一種對(duì)自身和其他部門信息的簡(jiǎn)單保存，缺乏專業(yè)知識(shí)，造成檔案管理工作的效率低、亂，檔案管理的方法不夠科學(xué)和完善，影響了檔案工作的質(zhì)量和效益。不管是機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員都應(yīng)該意識(shí)到檔案工作的意義，增加經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，管理者還要保持良好的工作態(tài)度和工作的積極性，避免出現(xiàn)重大文件資料的遺漏和遺失。

（三）檔案管理目標(biāo)不明確

一些機(jī)構(gòu)的檔案管理目標(biāo)不清晰，從而影響了檔案管理工作。在檔案管理中，目標(biāo)不清晰也是一個(gè)很大的問題，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理，必須先確立一個(gè)清晰、規(guī)范的目標(biāo)，同時(shí)，還要了解其職責(zé)和意義。在新的信息時(shí)代，檔案管理工作要更加重視觀念的創(chuàng)新。

（四）檔案保護(hù)意識(shí)不足

在時(shí)代不斷發(fā)展的今天，檔案工作越來越受到重視，舊的檔案管理設(shè)施與方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展日常工作時(shí)，不能及時(shí)地更新檔案的相關(guān)資料，不能利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理手段和技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理、維修，不能有效地保護(hù)檔案中的信息。

（五）檔案工作人員創(chuàng)新意識(shí)不足

多數(shù)檔案工作人員認(rèn)為檔案工作是非業(yè)務(wù)工作，相較于單位其他事務(wù)是獨(dú)立的，和其他工作關(guān)聯(lián)不足，使檔案管理工作處于孤島位置，作用難以充分發(fā)揮出來。

（六）檔案管理環(huán)境不佳。

在實(shí)際工作中，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作所必需具有的硬件設(shè)備，部分基層單位甚至缺乏檔案室。有的檔案保管不善，破損、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些問題不僅給國(guó)家和個(gè)人造成損失，而且也影響了檔案部門為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)職能的發(fā)揮。有的單位歷史長(zhǎng)、人員多、檔案多，檔案資料往往不按分類進(jìn)行存放，致使查檔調(diào)檔工作無從入手。也有一些單位雖然有檔案室，但環(huán)境并不樂觀，大都潮濕、狹小、陰暗，通風(fēng)條件差，造成檔案材料霉變、蟲蛀等問題，極大地影響檔案材料的完整性、良好性及嚴(yán)謹(jǐn)性，使檔案材料沒有得到良好保存。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的范圍

（一）行政檔案管理

包括上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、部門的工作計(jì)劃和總結(jié)，以及一些信函、會(huì)議記錄等。上級(jí)文件一般發(fā)送各部門，機(jī)關(guān)文件發(fā)送內(nèi)部機(jī)構(gòu)。工作方案和總結(jié)，用來衡量一個(gè)部門在一段時(shí)間內(nèi)的工作情況，每個(gè)部門都會(huì)按照自己的情況，定期制定部門工作總結(jié)，或制定下一步工作計(jì)劃，這是一種不斷完善和進(jìn)步的方法，也是機(jī)關(guān)的管理文件。信函和會(huì)議記錄，是機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)所需文書，是對(duì)部門發(fā)展的一種監(jiān)控。

（二）人事檔案管理

人事檔案是指由組織人事部門在根據(jù)黨的干部政策，培訓(xùn)、選拔和任用干部工作過程中產(chǎn)生的，記載干部個(gè)人簡(jiǎn)歷、政治思想、業(yè)務(wù)才能、工作實(shí)績(jī)、獎(jiǎng)勵(lì)懲戒、家庭成員關(guān)系等的材料，通過收集、鑒定、整理、裝訂、編目等環(huán)節(jié)后所構(gòu)成的個(gè)人卷宗。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案工作越來越受到社會(huì)各方面的重視和關(guān)注，成為人們關(guān)心的熱點(diǎn)之一，同時(shí)也是客觀、全面審視認(rèn)識(shí)和正確選拔使用干部的重要基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理

事業(yè)單位與行政機(jī)關(guān)不同，它的財(cái)務(wù)管理文件也與行政機(jī)構(gòu)不同，包含了日常的財(cái)政支出憑證，它對(duì)支出的目的、用途、金額等進(jìn)行全面的記載，并提供相應(yīng)的發(fā)票等。各類財(cái)政收入來源都要作詳盡的記載，搞好年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作是下一步進(jìn)行財(cái)政總結(jié)和預(yù)算編制工作的基礎(chǔ)，每年一次的財(cái)政分析也是一項(xiàng)重要的財(cái)務(wù)文件。此外，還有各種社會(huì)費(fèi)用的支付、項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施等?？傊?，所有的財(cái)政開支都是由財(cái)政部門進(jìn)行整理和分析。

（四）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案包含業(yè)務(wù)文件、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)活動(dòng)等，它是開展工作的依據(jù)，也是文件管理的一部分。業(yè)務(wù)檔案管理具有專業(yè)性與系統(tǒng)性等特點(diǎn)，需要工作人員在收集與整理階段耗費(fèi)較大的時(shí)間與精力。同時(shí)，業(yè)務(wù)檔案具有嚴(yán)謹(jǐn)性，檔案歸檔前需要相關(guān)工作人員嚴(yán)格核查相關(guān)信息，并開展相應(yīng)的印證工作。

五、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）依據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，明確檔案管理的工作方向

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作面臨著不重視檔案管理、檔案管理人員素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理手段不完善等問題。在深入調(diào)查和分析當(dāng)前檔案工作中存在的問題后，提出了以電子文件代替紙質(zhì)文件的做法，樹立檔案數(shù)字化的觀念。在數(shù)字檔案觀念的推動(dòng)下，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行了改革。隨著信息化的發(fā)展，電腦將越來越廣泛地運(yùn)用到檔案管理中，而大量的電子文檔必然會(huì)對(duì)其進(jìn)行更高效的管理。要做到這一點(diǎn)，必須將檔案管理工作擺在議事日程上，在財(cái)力、物力、人力等方面給予相應(yīng)的支持。

（二）運(yùn)用信息化技術(shù)提升檔案利用效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)檔案工作的質(zhì)效產(chǎn)生了很大的影響，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。在新時(shí)代背景下，檔案管理信息化建設(shè)成為趨勢(shì)。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理信息化工作的開展提供硬件基礎(chǔ)。第二，搭建內(nèi)部辦公平臺(tái)，優(yōu)化文件使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，使其在文件中的格式更加規(guī)范，并對(duì)電子文檔的處理、歸檔管理進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)文件的收發(fā)、傳閱、借閱等操作，使各部門的工作更加高效、更加科學(xué)。第三，依托門戶網(wǎng)站等，打造智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、存量檔案數(shù)字化，促進(jìn)檔案管理更快走向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化。第四，注重將大數(shù)據(jù)技術(shù)、“云計(jì)算”技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作用，為檔案管理插上智慧的翅膀，全方位提升檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案更加有效的利用。通過信息化管理，進(jìn)一步減輕工作人員壓力，推動(dòng)各項(xiàng)資源的有效整合，有利于將各個(gè)地區(qū)與各個(gè)部門的檔案有效銜接起來，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，打破傳統(tǒng)“信息孤島”的現(xiàn)狀。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔案管理、檢索、使用進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

（三）培訓(xùn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制

為避免檔案丟失、外泄、需有專人負(fù)責(zé)，同時(shí)還需做好各項(xiàng)安全保障。而在檔案管理中除機(jī)密及安全性以外，其價(jià)值及分享也是人們不斷關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，檔案資源的開發(fā)和利用應(yīng)采取各種形式，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速、高效。檔案管理者除了熟悉、精通各種檔案管理知識(shí)外，還必須當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，能恰到好處地及時(shí)解決，使檔案發(fā)揮其最高價(jià)值，為相關(guān)部門提供信息資料查找等服務(wù)，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位的合法利益不受到侵害，減少不必要的糾紛，最大限度地挽回?fù)p失，充分發(fā)揮好檔案管理的法律作用。檔案管理工作的變革，應(yīng)當(dāng)是以人為本的創(chuàng)新，最終要靠“人”來推進(jìn)，更好促進(jìn)“人”的發(fā)展，這樣才可以讓檔案工作不斷發(fā)展。當(dāng)前檔案管理中有大量的對(duì)信息化技術(shù)不熟悉的問題，所以各單位領(lǐng)導(dǎo)要非常重視檔案管理人員素質(zhì)，特別是使用電腦素質(zhì)的提高?？紤]到檔案管理的現(xiàn)狀及時(shí)間方面的原因，采用網(wǎng)上培訓(xùn)為基礎(chǔ)、實(shí)體培訓(xùn)為補(bǔ)充的靈活多樣的培訓(xùn)方法，在思想工作、生活各方面關(guān)心檔案工作人員。定期安排檔案負(fù)責(zé)人到上級(jí)機(jī)關(guān)參與檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和各種活動(dòng)，并請(qǐng)專家教授講授檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，推廣計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、數(shù)字加工和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的知識(shí)。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)積極參加下屬單位的檔案審查和聯(lián)檢工作和個(gè)人的安全意識(shí)，加強(qiáng)登錄賬號(hào)的保護(hù)，以及對(duì)反病毒軟件的熟練運(yùn)用，使數(shù)字化檔案工作的管理能力得到極大的提升。

（四）強(qiáng)化信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，個(gè)人、事業(yè)、產(chǎn)業(yè)、行業(yè)、國(guó)家乃至世界都在不斷地增加對(duì)于信息的需求，依靠單一的途徑獲得檔案信息的能力已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。要做到檔案資料來源多元化、豐富化，對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式提出了更高的要求，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的趨勢(shì)。數(shù)字化檔案、信息化管理已經(jīng)越來越普及，需要對(duì)過去大量傳統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理應(yīng)該是多方位、豐富多彩的，這樣才能適應(yīng)不同用戶的需求，并能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，促進(jìn)檔案管理工作的高效與優(yōu)質(zhì)。同時(shí)各單位之間也可設(shè)置統(tǒng)一目錄來適應(yīng)不同單位需求，并通過網(wǎng)上的方式，使各個(gè)部門能夠更好地掌握檔案的存儲(chǔ)狀況，從而達(dá)到更好地使用和服務(wù)的目的。

（五）創(chuàng)新保密制度，做好檔案保密工作

檔案管理具有一定的保密性，如何運(yùn)用數(shù)字化、信息化檔案管理完成檔案本身的保密功能，是檔案管理改革的重中之重。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)已全面邁入數(shù)字化信息時(shí)代。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)檔案工作的變動(dòng)，制定相應(yīng)的保密制度。在日常工作中，我們應(yīng)采取一系列的防范措施，例如：設(shè)定存取權(quán)限、及時(shí)殺滅病毒、把存檔文件轉(zhuǎn)為只讀，以保證文檔的原貌，并指定專人負(fù)責(zé)，從而降低檔案保密風(fēng)險(xiǎn)。

（六）建立機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系

檔案管理改革，才能真正促進(jìn)檔案工作持續(xù)、高效、全面提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平。要防止創(chuàng)新內(nèi)容的不合理，從創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，建立健全檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)價(jià)系統(tǒng)，以保證創(chuàng)新途徑與創(chuàng)新內(nèi)容科學(xué)適用。要通過激勵(lì)機(jī)制促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，讓檔案管理改革和創(chuàng)新內(nèi)容更貼近現(xiàn)實(shí)，從而保障檔案管理的正常開展。

（七）積極創(chuàng)新檔案管理理念

打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，樹立全新的管理理念，引入新型的管理模式，在以往單一文字檔案的基礎(chǔ)上，增加視頻和圖片等方式，使檔案內(nèi)容和形式更加豐富。增強(qiáng)檔案部門和各相關(guān)部門的有效溝通，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。進(jìn)一步建立良好服務(wù)意識(shí)，通過各種渠道對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行利用，為檔案應(yīng)用者提供更加便捷的檔案信息服務(wù)工作，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量邁上新臺(tái)階。

六、結(jié)論

在現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展下，檔案工作的現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然，必須進(jìn)行檔案管理的改革，才能提升檔案管理能力。要運(yùn)用信息化技術(shù)提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理和服務(wù)水平，以適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)檔案工作的需要。要重視并對(duì)檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)，檔案工作人員要自覺加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科技的研究，不斷提高檔案管理水平。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，充分利用檔案的價(jià)值，為高效率開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。