國土資源檔案信息服務(wù)存在的問題與策略

山西省呂梁市規(guī)劃和自然資源局 賈艷尼

新時(shí)代條件下，信息技術(shù)水平在不斷發(fā)展和更新，其實(shí)際應(yīng)用范圍也在擴(kuò)大。為使國土資源檔案能夠保持高效管理狀態(tài)，應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息服務(wù)質(zhì)量，使國土資源檔案管理工作更加規(guī)范化和便捷化，同時(shí)為用戶提供良好的信息服務(wù)。

一、國土資源檔案內(nèi)涵及價(jià)值

（一）內(nèi)涵

國土資源是指我國領(lǐng)土主權(quán)范圍內(nèi)的土地、海洋、空間等區(qū)域中含有的全部資源總稱，由全部資源信息構(gòu)成國土資源檔案。從狹義上來分析，國土資源是我國領(lǐng)土范圍內(nèi)的各種資源的全部空間，是國家和人民賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)條件。從廣義上來看，其中不僅包括自然資源，同時(shí)含有社會(huì)資源和經(jīng)濟(jì)資源。其中社會(huì)資源是指人力、科技教育相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；經(jīng)濟(jì)資源是指具有經(jīng)濟(jì)效益的固定資產(chǎn)，所有相關(guān)資源中的信息內(nèi)容整合成為國土資源信息。

國土資源檔案是將國土資源信息收集和整理，形成具有直觀性的文字、數(shù)字、表格、圖片、聲像等記錄形式，并進(jìn)行分類儲(chǔ)存，構(gòu)建成為國土資源檔案。其內(nèi)部的資源內(nèi)容含量相對(duì)較多，不同類型的國土資源檔案具有其相應(yīng)的作用。如土地檔案記載土地的權(quán)屬情況，包括土地的位置和用途等相關(guān)數(shù)據(jù)，便于進(jìn)行合理的管理和規(guī)劃[1]。

（二）價(jià)值

國土資源檔案具有十分重要的作用，其內(nèi)部含有國土范圍內(nèi)的資源信息，能夠幫助國家加強(qiáng)對(duì)資源的管理與開發(fā)效率，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展。如通過分析國土資源信息，提高礦產(chǎn)勘查效率。利用國土資源能夠解決關(guān)于國土資源相關(guān)的矛盾與糾紛，如根據(jù)檔案內(nèi)部信息記錄情況，判斷是否符合違法占的情況，保障土地應(yīng)用的公平性[1]。此外，由于自然資源處于動(dòng)態(tài)變化過程中，為加強(qiáng)對(duì)國土資源了解效果，需要定期進(jìn)行國土資源檔案的更新和管理，為相關(guān)部門提供有價(jià)值的情報(bào)信息，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)資源的開發(fā)和保護(hù)。

二、國土資源檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)與意義

（一）特點(diǎn)

國土資源檔案信息服務(wù)是一種檔案服務(wù)內(nèi)容，其充分利用信息技術(shù)，為用戶提供國土資源檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)，從而滿足用戶的實(shí)際需求。其在具體的落實(shí)過程中具有較為明顯的特點(diǎn)：首先，社會(huì)性。國土資源檔案信息服務(wù)的服務(wù)對(duì)象是全社會(huì)人群，因此在提供相關(guān)信息服務(wù)的過程中應(yīng)具有社會(huì)性，能夠結(jié)合不同使用者的實(shí)際情況提供相應(yīng)的信息服務(wù)，以滿足用戶的實(shí)際需求。其次，多樣性。國土資源檔案中的信息種類較多，并且內(nèi)容較為豐富，在為用戶提供檔案信息服務(wù)時(shí)，能夠結(jié)合用戶的需求情況，為其提供不同類型的信息服務(wù)，整體服務(wù)質(zhì)量較高[2]。再次，專業(yè)性。國土資源檔案信息服務(wù)內(nèi)部的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)較為專業(yè)，在收集和整理檔案信息時(shí)，會(huì)根據(jù)不同的專業(yè)特點(diǎn)整理，因此在提供服務(wù)時(shí)，整體內(nèi)容較為專業(yè)。最后，可優(yōu)化升級(jí)。國土資源檔案信息處于動(dòng)態(tài)的變化中，會(huì)隨著實(shí)際資源變化情況進(jìn)行調(diào)整，因此檔案信息服務(wù)會(huì)發(fā)生一定變化，同時(shí)能夠根據(jù)

（二）意義

國土資源檔案信息服務(wù)的根本內(nèi)涵，是檔案管理人員為用戶提供恰當(dāng)?shù)臋n案信息服務(wù)。一方面，通過檔案信息服務(wù)，可衡量國土資源檔案管理的工作質(zhì)量。在檔案管理過程中，需要進(jìn)行信息收集、整理和編輯等工作。只有信息管理質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，才能有效提高信息服務(wù)效果。另一方面，檔案信息服務(wù)不僅是提供信息服務(wù)的過程，同時(shí)具有較高的學(xué)術(shù)性。通過信息服務(wù)，體現(xiàn)出檔案管理部門的職能特點(diǎn)，加快檔案信息的使用效率。

三、國土資源檔案信息服務(wù)中存在的問題

（一）檔案信息化發(fā)展水平不足

在當(dāng)前環(huán)境背景下，國土資源檔案管理部門為更好適應(yīng)環(huán)境發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式，使用大量新的信息服務(wù)方式，如構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或構(gòu)建公眾號(hào)等?？雌饋頇n案信息服務(wù)類型較為豐富且整體質(zhì)量得到提升，但在實(shí)際的應(yīng)用過程中，仍存在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和公眾號(hào)內(nèi)容單一且更新不及時(shí)，缺乏個(gè)性化服務(wù)和人工服務(wù)等內(nèi)容。部分公眾號(hào)缺乏足夠的功能和內(nèi)容，形式化痕跡嚴(yán)重，不利于真正地提升國土資源檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

（二）檔案信息服務(wù)質(zhì)量亟待提升

檔案信息服務(wù)管理過程中，為提高服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)充分開發(fā)國土資源檔案信息進(jìn)行應(yīng)用，使信息服務(wù)更加充分且高效。國土資源信息類型較為豐富，不同用戶對(duì)國土資源檔案信息的需求不同，因此信息管理人員面臨的信息管理難度較大。當(dāng)前檔案管理部門應(yīng)用信息技術(shù)，使信息管理和應(yīng)用效率得到提升，但在實(shí)際的檔案管理中，大部分信息管理系統(tǒng)無法應(yīng)對(duì)復(fù)雜且多變的國土資源內(nèi)容，導(dǎo)致信息應(yīng)用效果不理想。因目前社會(huì)信息技術(shù)快速發(fā)展，仍缺乏全面且完善的信息管理系統(tǒng)，無法針對(duì)不同用戶的需求提供準(zhǔn)確且豐富的信息服務(wù)。例如，在土地檔案中，大部分內(nèi)容為土地證明和房產(chǎn)證等，其中自然環(huán)境中信息較少，若用戶需要江河湖泊等相關(guān)內(nèi)容時(shí)，系統(tǒng)中的相關(guān)信息不完善，無法為用戶提供有價(jià)值及專業(yè)的信息，影響實(shí)際管理效果。

（三）檔案資源管理信息水平不足

當(dāng)前國土資源檔案信息利用水平仍存在部分不足，無法滿足檔案管理需求，使信息服務(wù)質(zhì)量受到影響。隨著國家對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用的推廣與應(yīng)用，大部分國土資源管理部門對(duì)內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，但信息化更新的結(jié)果仍是電子化儲(chǔ)存的方式實(shí)現(xiàn)國土資源檔案信息，未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理和智能化控制，導(dǎo)致管理效果不理想。在現(xiàn)代化需求下，應(yīng)將國土資源檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建完善的信息處理和查詢系統(tǒng)，便于管理人員和用戶按照需求進(jìn)行搜索，提高信息使用效果。部分區(qū)域的國土資源管理部門仍需要進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，才能夠加入到信息共享平臺(tái)中，提高部門信息利用水平和信息實(shí)際利用率。

四、國土資源檔案信息服務(wù)問題原因探究

（一）檔案管理部門人員配置發(fā)展不合理

國土資源檔案管理部門中的人員配置相對(duì)不合理。首先，檔案管理部門缺乏足夠的專業(yè)性人才。檔案管理部門的人員中，相當(dāng)一部分為外業(yè)對(duì)調(diào)崗人員，該部分工作人員對(duì)國土資源信息具有一定的了解，但缺乏專業(yè)的檔案管理能力，只能按照要求完成日常查閱、信息收集和檔案管理等對(duì)專業(yè)能力要求不高的工作，不能根據(jù)工作情況提出優(yōu)化建議。同時(shí)部分專業(yè)性人員在長時(shí)間枯燥工作中，缺乏深度挖掘國土資源檔案信息和深度研究的時(shí)間與機(jī)會(huì)，使專業(yè)能力無法得到充分的表現(xiàn)[2]。其次，人員配置相對(duì)不合理。檔案信息服務(wù)過程中，需要管理人員收集國土資源內(nèi)容，按照要求整理歸檔，并為用戶提供信息服務(wù)。不同環(huán)節(jié)對(duì)人員的需求量不同，忽視人員配置時(shí)，可能存在部分工作人員過于繁忙而其他人員空閑的情況，不利于提高工作效率。最后，檔案人員工作效率較低。一部分檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的了解，在實(shí)際操作電腦和信息系統(tǒng)時(shí)，學(xué)習(xí)效率低且掌握速度慢，使整體工作效率不足。隨著國土資源檔案信息服務(wù)內(nèi)部信息系統(tǒng)的不斷完善，對(duì)員工信息技術(shù)要求逐漸提升，當(dāng)前人員的技術(shù)水平難以滿足要求，使整體工作效率較低。

（二）檔案管理需求與現(xiàn)狀存在矛盾

檔案管理部門中的基礎(chǔ)建設(shè)較為薄弱，實(shí)際工作環(huán)境存在交叉混亂的情況，影響信息服務(wù)效果和業(yè)務(wù)辦理質(zhì)量，同時(shí)部門信息化水平有待提升。國土資源檔案管理部門中的軟件使用時(shí)間較長，程序版本較為老舊，無法進(jìn)行有效的系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，服務(wù)器容量較小，難以滿足信息量日益增長的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理信息服務(wù)質(zhì)量無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，用戶在信息資料查詢時(shí)，不能快速且高效地獲取相關(guān)資料。同時(shí)信息化管理制度不夠完善，當(dāng)前環(huán)境背景下，檔案管理要求與傳統(tǒng)的檔案管理制度之間存在矛盾，無法達(dá)到有效的融合發(fā)展。在國土資源信息更新時(shí)存在不及時(shí)情況，導(dǎo)致檔案的誤差和修改率相對(duì)較高，因此對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響。

五、優(yōu)化國土資源檔案信息服務(wù)水平具體對(duì)策

（一）優(yōu)化國土資源檔案管理體系

在國土資源檔案管理體系構(gòu)建過程中，應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用性原則，以國土資源檔案為基礎(chǔ)，以用戶需求為中心，以服務(wù)理念為導(dǎo)向，合理構(gòu)建相應(yīng)的管理體系。以某國土資源檔案管理部門為例進(jìn)行分析，在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)，應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：

（1）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)國土資源檔案的開發(fā)與收集，豐富國土資源檔案內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)推進(jìn)數(shù)字化管理體系的落實(shí)，以提高檔案信息的整體效率[3]。定期進(jìn)行資源信息的更新和優(yōu)化，在發(fā)生土地資源變化以及自然環(huán)境變化等情況時(shí)，主動(dòng)進(jìn)行信息優(yōu)化和檔案更新。加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的收集效果，全面提高檔案資料的豐富性。國土資源檔案管理部門在此基礎(chǔ)上構(gòu)建了信息共享系統(tǒng)，不同區(qū)域的國土資源管理部門能夠在平臺(tái)上進(jìn)行資料共享，進(jìn)一步豐富信息資源，為用戶提供有效資料。

（2）應(yīng)構(gòu)建完善的管理體系，落實(shí)檔案管理責(zé)任制度，降低檔案管理過程中歸檔不及時(shí)等情況的發(fā)生概率。在進(jìn)行管理時(shí)，根據(jù)檔案類型進(jìn)行合理分類，并結(jié)合檔案資料管理總量設(shè)置管理范圍，明確相應(yīng)的責(zé)任人，由專人負(fù)責(zé)檔案信息的收集和管理，及時(shí)向各部門進(jìn)行檔案收集。為提高檔案管理效率，可制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，一旦出現(xiàn)檔案去向不明情況，對(duì)檔案負(fù)責(zé)人進(jìn)行懲罰，同時(shí)對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行處罰，提高其他部門人員對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，杜絕檔案資料去向不明等情況發(fā)生。如國土資源檔案管理部門針對(duì)違規(guī)行為設(shè)置處罰措施，要求責(zé)任人補(bǔ)全資料并處罰金，以增加管理力度。

（二）制定個(gè)性化信息服務(wù)系統(tǒng)

為提升國土資源檔案管理信息服務(wù)質(zhì)量，充分滿足用戶實(shí)際需求，應(yīng)結(jié)合檔案管理部門情況以及用戶的需要，制定個(gè)性化信息服務(wù)系統(tǒng)。

（1）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用戶信息需求的挖掘和分析。在挖掘用戶需求時(shí)，應(yīng)從多個(gè)角度和方向探究。首先，應(yīng)對(duì)用戶進(jìn)行分類，不同類型用戶的需求不同，通過分類的方式，為用戶提供針對(duì)性內(nèi)容，有利于提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。如科研人員更需要專業(yè)性強(qiáng)的國土資源信息，而政府部門更傾向于了解國土資源相關(guān)的規(guī)劃和法規(guī)等內(nèi)容。其次，加強(qiáng)對(duì)用戶的精細(xì)化管理。檔案信息服務(wù)部門可以制定相應(yīng)的用戶調(diào)查問卷，結(jié)合調(diào)查問卷情況，進(jìn)一步對(duì)用戶需求進(jìn)行分類，了解對(duì)不同類型服務(wù)的需求程度。按照需求調(diào)整國土資源檔案信息服務(wù)內(nèi)容，提高用戶體驗(yàn)感。最后，為加強(qiáng)對(duì)用戶的了解，可以構(gòu)建專門的溝通渠道和用戶反饋模塊，在接受服務(wù)后，用戶對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，并點(diǎn)出不足之處或給出優(yōu)化措施。鼓勵(lì)管理人員與用戶溝通，結(jié)合用戶反饋內(nèi)容優(yōu)化檔案信息服務(wù)工作，以提高服務(wù)質(zhì)量。

（2）應(yīng)完善檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。加快構(gòu)建數(shù)字化國土資源檔案信息管理機(jī)構(gòu)，結(jié)合用戶信息和需求，制定完善的個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)。系統(tǒng)中設(shè)置服務(wù)訂單管理模塊和服務(wù)內(nèi)容制定模塊。在服務(wù)訂單模塊中，用戶根據(jù)自身需求提前下訂單，管理人員按照訂單要求完成國土資源檔案信息的收集、整理等工作，并將其傳輸給用戶，完成訂單內(nèi)容要求。在服務(wù)內(nèi)容定制模塊構(gòu)建時(shí)，應(yīng)調(diào)整系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，根據(jù)用戶內(nèi)容構(gòu)建專項(xiàng)的信息領(lǐng)域，在該領(lǐng)域中為用戶提供內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，同時(shí)屏蔽無關(guān)信息，使信息查詢和使用效率得到充分提升。國土資源檔案管理部門在具體落實(shí)過程中，支持節(jié)約網(wǎng)絡(luò)化和自主化發(fā)展，在內(nèi)部構(gòu)建專門的資源節(jié)約網(wǎng)，在外部設(shè)置查詢系統(tǒng)，有效提升了方案信息服務(wù)質(zhì)量。

（三）完善人力資源配置效果

為使國土資源檔案信息服務(wù)效果得到提升，應(yīng)結(jié)合檔案管理部門的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)。

首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人力資源管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)與提升。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平要求較高，需要充分掌握人力資源相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)了解信息技術(shù)并能夠熟練操控系統(tǒng)運(yùn)行。檔案管理部門在該過程中應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期為員工培訓(xùn)新的信息技術(shù)及相關(guān)操作，鼓勵(lì)員工自我學(xué)習(xí)，不斷提升檔案信息服務(wù)的專業(yè)性和高效性。國土資源檔案管理部門主動(dòng)為員工提供不同類型的學(xué)習(xí)資料，同時(shí)在國土資源平臺(tái)中設(shè)置“智慧學(xué)習(xí)通”板塊，便于崗位人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。

其次，應(yīng)調(diào)整人力資源配置結(jié)構(gòu)。目前在進(jìn)行人力資源配置時(shí)，主要根據(jù)管理范圍內(nèi)的資源信息量優(yōu)化進(jìn)行人員的增減工作。在該基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合不同管理工作的性質(zhì)進(jìn)行人員調(diào)整，適當(dāng)增加人員數(shù)量，使管理人員能夠有時(shí)間對(duì)國土資源檔案進(jìn)行深度挖掘和分析，使檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。國土資源檔案管理部門在配備人員時(shí)，根據(jù)個(gè)人能力進(jìn)行合理配置。針對(duì)檔案專業(yè)水平不足的人員，如其他部門轉(zhuǎn)崗人員，可以安排接待用戶或庫房管理等專業(yè)性不強(qiáng)的工作；針對(duì)專業(yè)水平較高的人員，應(yīng)安排檔案編研和培訓(xùn)管理等工作，充分發(fā)揮員工價(jià)值。

最后，設(shè)置相應(yīng)的人員激勵(lì)措施。檔案管理部門不涉及業(yè)務(wù)等內(nèi)容，因此績效管理對(duì)其影響較小，難以起到良好的激勵(lì)效果。為使檔案人員保持積極的工作態(tài)度，應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)檔案文件的整理以及服務(wù)工作質(zhì)量進(jìn)行考核。同時(shí)對(duì)檔案的完整性和更新頻率進(jìn)行核算，設(shè)置相應(yīng)獎(jiǎng)金。通過恰當(dāng)?shù)募?lì)措施，提高工作人員的實(shí)際效率。

（四）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系

通過構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，提高國土資源檔案信息管理和信息服務(wù)質(zhì)量。

在該過程中，首先應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，利用數(shù)字化管理技術(shù)構(gòu)建平臺(tái)結(jié)構(gòu)，使檔案的收集、整理以及信息服務(wù)等過程均通過數(shù)字化體系完成，有效提高工作效率。同時(shí)完善平臺(tái)的功能模塊，在常規(guī)功能之外設(shè)置使用者服務(wù)中心，設(shè)置反饋通道、人工服務(wù)以及問答模塊，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。其次，推進(jìn)檔案信息服務(wù)智能化發(fā)展。在數(shù)字化檔案管理體系中增加智能管理系統(tǒng)，通過智能技術(shù)識(shí)別檔案內(nèi)容，智能化信息處理及歸檔，使工作質(zhì)量得到充分提升和發(fā)展。在該過程中，應(yīng)搭載傳感系統(tǒng)、識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，使系統(tǒng)功能更加完善。最后，提高現(xiàn)代化檔案服務(wù)效果。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、國土資源檔案APP以及公眾號(hào)等信息服務(wù)途徑，設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人，針對(duì)用戶的實(shí)際需求，給出相應(yīng)的信息指引和幫助，使用戶順利得到相關(guān)信息。同時(shí)按時(shí)更新檔案信息資源，優(yōu)化信息服務(wù)效果。國土資源檔案管理部門可充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的Hadhoop完成數(shù)據(jù)收集和加載工作，充分結(jié)合《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》進(jìn)行智能化方案管理體系的開發(fā)，提高檔案信息和政務(wù)信息的整合與應(yīng)用。

六、結(jié)語

在現(xiàn)代化背景下，為充分提升國土資源檔案信息服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)優(yōu)化檔案管理體系，提升管理人員的綜合能力，使管理效率得到提升。此外，管理人員應(yīng)提高服務(wù)意識(shí)，充分理解用戶需求并提供相應(yīng)服務(wù)，提高用戶滿意度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息服務(wù)的不斷發(fā)展。