醫(yī)院考勤管理工作信息化建設(shè)研究

雷 涵

（廣州中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院，廣東 廣州 510080）

考勤管理是員工進(jìn)行考核評優(yōu)、薪資績效、職稱晉升的重要依據(jù)，也是醫(yī)院管理秩序和疫情防控工作有效實(shí)施的基本前提，對于醫(yī)院管理者而言有著重要的意義和價值?？记谛畔⒒芾淼膶?shí)現(xiàn)，對健全公立醫(yī)院運(yùn)營管理體系，提高運(yùn)營管理科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化水平，推動實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

1 醫(yī)院考勤信息化建設(shè)工作的意義

在考勤工作發(fā)展的初級階段，往往是使用值班登記表、簽到表等紙質(zhì)版材料作為出勤證明，這種方式十分容易產(chǎn)生代簽現(xiàn)象，在檢查、統(tǒng)計環(huán)節(jié)極其耗費(fèi)人力和時間。此時考勤工作基本依賴手工處理完成，容易出現(xiàn)失誤和漏記的現(xiàn)象，影響最終考勤結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性[1]。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和管理水平的進(jìn)步，考勤出勤管理的方式也日漸多樣化，出現(xiàn)如打卡機(jī)、磁卡打卡等門禁刷卡方式，也有利用指紋、人臉進(jìn)行打卡的生物識別方式。信息化手段和途徑可以讓考勤管理人員便捷、高效、快速地實(shí)現(xiàn)人員出勤、缺勤情況統(tǒng)計與管理。現(xiàn)代意義的考勤管理工作已經(jīng)突破簡單的打卡簽到出勤管理概念，逐漸演變?yōu)獒t(yī)務(wù)工作人員工作地點(diǎn)、時間變化記錄的管理。通過信息化技術(shù)規(guī)范排班管理、出勤管理、請休假管理，并通過信息化平臺實(shí)現(xiàn)多源數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通，滿足現(xiàn)代醫(yī)院人力資源精細(xì)化管理需要[2]，具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 支撐科學(xué)薪酬決策的依據(jù)

客觀精準(zhǔn)的考勤數(shù)據(jù)是科學(xué)薪酬決策的依據(jù)。公立醫(yī)院工作人員類型復(fù)雜、工作內(nèi)容繁多、隨著公立醫(yī)院精益化管理程度的逐漸提升，對基礎(chǔ)考勤信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求越來越高。人員工作地點(diǎn)因醫(yī)療需求時刻發(fā)生變化，直接影響考勤數(shù)據(jù)的形成，間接影響績效獎金的形成與分配。各類請、休假的記錄是工資、各類津補(bǔ)貼、績效獎金、年度目標(biāo)考核獎勵發(fā)放的核算依據(jù)。貨幣薪酬作為工作人員最基本的工作獲得需求，始終是員工關(guān)注的核心與重點(diǎn)。

1.2 打造人力資源管理的基礎(chǔ)保障

精確記錄員工在醫(yī)院工作期間內(nèi)時間、空間信息動態(tài)變化情況，對人力資源管理具有重要意義。一方面便于追溯人員歷史動向，如人員科室輪轉(zhuǎn)、進(jìn)修、外派、工作出勤記錄的查詢。另一方面便于支撐人力資源管理各模塊的管理工作，如：年度考核資格確認(rèn)、人才培養(yǎng)分析、職稱評審科室輪轉(zhuǎn)情況的溯源、工傷認(rèn)定的考勤材料證據(jù)材料收集、住院醫(yī)師培訓(xùn)學(xué)員培訓(xùn)期延長依據(jù)等[3]。

1.3 提升職工職業(yè)滿意度、公平獲得感

在日常實(shí)踐中，帶薪休假福利可以視為一種非貨幣型隱性福利薪酬。工作人員不僅關(guān)注貨幣型福利待遇，對可享受假期福利也十分關(guān)注。及時準(zhǔn)確反饋員工可享受假期數(shù)據(jù)，給予員工便捷、高效的自助查詢通道，讓其及時、充分地了解假期福利待遇情況，對提升職工滿意度具有積極意義。

1.4 規(guī)范員工行為、營造良好工作氛圍

在實(shí)踐中部分科室的考勤管理僅依靠職工自覺遵守紀(jì)律，對于遲到、早退現(xiàn)象也不給予相應(yīng)懲罰，逐漸地使職工輕視考勤制度，嚴(yán)重影響了醫(yī)療質(zhì)量及患者的滿意度[4]。通過信息化手段提升考勤管理方式、方法，細(xì)化對員工工作出勤情況的管理，進(jìn)一步規(guī)范員工的行為，可以嚴(yán)肅醫(yī)院工作紀(jì)律，營造積極向上的工作氛圍。

2 醫(yī)院考勤管理工作的信息化建設(shè)途徑和方法

2.1 設(shè)置考勤管理架構(gòu)分級分類管理

考勤信息化建設(shè)需要明晰考勤管理體系設(shè)計，應(yīng)構(gòu)建起符合實(shí)際工作需求的院、科兩級信息化管理體系。醫(yī)院層面由醫(yī)療業(yè)務(wù)管理部門、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息化管理部門、人力資源管理部門、經(jīng)濟(jì)運(yùn)營管理部門等多部門形成工作小組，共同打造符合醫(yī)療活動需求的排班系統(tǒng)、請休假管理系統(tǒng)、考勤數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，形成基于醫(yī)療資源活動的員工時間、空間遷移變化管理體系。

醫(yī)院的考勤工作大致可以分成兩部分：一是科室內(nèi)部考勤管理，在科室層面進(jìn)行具體的人員出勤、請休假登記、工作地點(diǎn)變更等具體的考勤管理；二是醫(yī)院層面的人事考勤管理，從醫(yī)院層面統(tǒng)一發(fā)布考勤管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)收集平臺，根據(jù)管理運(yùn)營需求對科室層面匯總處理后的考勤信息進(jìn)行收集。

科室考勤管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)本科室工作人員的考勤情況，負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握科室工作人員的考勤信息和數(shù)據(jù)。在日常實(shí)踐中，臨床科室通過指紋、人臉識別等生物識別方式打卡，也有通過釘釘、企業(yè)微信等移動App 端進(jìn)行考勤打卡、信息化手段的介入實(shí)現(xiàn)科室工作人員考勤數(shù)據(jù)收集。

科室考勤管理側(cè)重于日常出勤考勤信息的收集、匯總與輸出。出勤管理方面如：日常收集打卡記錄、統(tǒng)計未考勤打卡的人員名單、遲到早退名單，定期針對考勤不規(guī)范行為進(jìn)行通報；請休假登記方面，掌握各類假期休假標(biāo)準(zhǔn)及休假管理規(guī)定，完成員工各類請休假審批及銷假管理；排班管理方面，結(jié)合科室內(nèi)部管理情況，根據(jù)醫(yī)院排班管理要求開展工作。

人事考勤管理系統(tǒng)是面向全院各科室、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的集成平臺。具體可以分為排班管理、請休假管理、考勤數(shù)據(jù)管理等多維度管理。向考勤管理科室實(shí)現(xiàn)考勤管理標(biāo)準(zhǔn)定義、考勤管理信息發(fā)布、考勤管理操作方式方法的無差別輸出。醫(yī)院考勤信息化建設(shè)應(yīng)基本滿足支持員工考勤明細(xì)、休假信息查詢及管理；支持移動請假、考勤管理等功能的設(shè)計實(shí)現(xiàn)。

2.2 與其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通

信息輸入方面，考勤信息化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)與人力資源管理信息的聯(lián)動，通過聯(lián)動完成人員基本信息的輸入考勤信息化系統(tǒng)。例如將人員的工號、崗位類型、職務(wù)等級、參加工作年限等與考勤管理直接相關(guān)的信息通過系統(tǒng)對接直接獲取。信息輸出方面，考勤管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)支持考勤結(jié)果與人力資源薪酬模塊聯(lián)動、經(jīng)濟(jì)運(yùn)營績效歸屬聯(lián)動、移動辦公軟件聯(lián)動等多系統(tǒng)聯(lián)動。

2.3 工作流程規(guī)范

2.3.1 制度規(guī)范與行為規(guī)范

1.考勤制度規(guī)范與實(shí)踐。人力資源部門考勤管理工作人員應(yīng)全面掌握醫(yī)院考勤管理制度、法律法規(guī)、行政管理部門制度規(guī)范等其他與考勤有關(guān)的信息；了解考勤信息系統(tǒng)的設(shè)計基本原理、理解考勤系統(tǒng)信息輸入與輸出邏輯、掌握系統(tǒng)全流程的規(guī)范操作；必要時給予科室指導(dǎo)與協(xié)助?？剖覍用娴目记诠芾韱T應(yīng)基本掌握考勤管理制度，能夠處理職工日?？记趩栴}，掌握考勤信息化系統(tǒng)的基本操作。

2.考勤上報操作與時間點(diǎn)的規(guī)范?？剖覍用鎽?yīng)按照醫(yī)院管理要求及時對人員考勤信息變化進(jìn)行維護(hù)，按時提交考勤數(shù)據(jù)。人力資源管理部門應(yīng)及時關(guān)注科室上報情況，對于未報情況要及時跟進(jìn)及提醒。

2.3.2 排班管理規(guī)范

排班管理系統(tǒng)由醫(yī)護(hù)人員主管部門設(shè)計開發(fā)，人力資源管理部門統(tǒng)一進(jìn)行設(shè)置。在設(shè)計時可以根據(jù)臨床崗位的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、醫(yī)務(wù)人員實(shí)際情況等其他因素變量，通過分析歷史數(shù)據(jù)分析、工作崗位的工作量、職責(zé)范圍等客觀條件制定靈活性較強(qiáng)的排班策略。

2.3.3 請假管理規(guī)范

請假管理系統(tǒng)面向全體職工，應(yīng)實(shí)現(xiàn)客戶端和網(wǎng)頁端的雙開發(fā)。在流程設(shè)計上應(yīng)以考勤管理制度為準(zhǔn)則進(jìn)行審批流程設(shè)計。靈活實(shí)現(xiàn)基于不同類型人員、不同類型假期分設(shè)審批流程走向?？蛻舳藨?yīng)實(shí)現(xiàn)職工隨時隨地進(jìn)行休假申請、休假流程、休假結(jié)果的自助查詢。

2.3.4 信息安全管理規(guī)范

1.使用加密技術(shù)。由于醫(yī)院考勤管理工作系統(tǒng)中存儲著醫(yī)院工作人員大量的個人信息和設(shè)計醫(yī)院管理的數(shù)據(jù)，因此一定要保證線上考勤平臺的信息安全，維護(hù)信息系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫的保密性。

醫(yī)院在考勤管理工作的線上平臺中可以使用信息加密技術(shù)。在實(shí)際應(yīng)用中，可以通過使用線路加密或者端對端加密等方式實(shí)現(xiàn)線路中信息流的有效加密，提高傳輸信息的安全性和保密性。對于保密級別較高的線路來說，還可以使用密鑰加密方式防止信息泄露[5]。

2.平臺軟件維護(hù)。醫(yī)院考勤管理工作的信息化建設(shè)依賴著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)平臺，為了避免計算機(jī)病毒、特洛伊木馬、邏輯炸彈等惡意程序?qū)︶t(yī)院計算機(jī)造成安全威脅甚至是網(wǎng)絡(luò)癱瘓的嚴(yán)重后果，在醫(yī)院的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)該建立起安全等級足夠的防火墻，從安全角度防護(hù)阻止黑客入侵或者攻擊，守護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全區(qū)域中設(shè)置的出口，減少網(wǎng)絡(luò)薄弱環(huán)節(jié)的存在。

信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代較快，要注意根據(jù)現(xiàn)行系統(tǒng)的等級及時進(jìn)行更新，淘汰老舊系統(tǒng)、應(yīng)用新系統(tǒng)也可以在一定程度上提升考勤管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。對于工作過程中出現(xiàn)的系統(tǒng)漏洞要及時地進(jìn)行修復(fù)并安裝補(bǔ)丁。

3.更新硬件設(shè)置。計算機(jī)設(shè)備是醫(yī)院考勤管理工作信息化建設(shè)的運(yùn)行載體，能夠?qū)⑨t(yī)院和客戶端聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)線上平臺的互聯(lián)互通。

醫(yī)院要及時更新考勤管理工作的硬件設(shè)備，不需要一味地追求最新的高科技設(shè)備，要根據(jù)醫(yī)院的可支配資金和現(xiàn)有計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行衡量，讓醫(yī)院內(nèi)使用的計算機(jī)設(shè)備始終處于正常水平，能夠兼容各種新型系統(tǒng)和軟件。定期對計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢修，更換老化和損壞的零部件，增加設(shè)備的工作年限。

作為硬件設(shè)施的輔助手段，醫(yī)院還可以對網(wǎng)線的布線進(jìn)行合理規(guī)劃，改造舊的網(wǎng)絡(luò)線路，將落后的網(wǎng)線設(shè)備進(jìn)行更換，在主干線部分可以選擇將光纖投入使用。

2.4 加強(qiáng)考勤管理隊伍建設(shè)

人力資源管理部門應(yīng)全面地了解醫(yī)院考核管理工作信息化建設(shè)的相關(guān)知識，站在全局角度上對醫(yī)院的考核工作進(jìn)行綜合考慮，借鑒其他醫(yī)院成功的經(jīng)驗(yàn)和思想方法，結(jié)合既往實(shí)踐過程中遇到的各種情況和問題進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和管理。

1.做好考勤信息化系統(tǒng)上線試用及使用意見收集工作。在考勤系統(tǒng)上線前，應(yīng)抽取部分科室考勤管理員和科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行系統(tǒng)使用，并對試用過程進(jìn)行全程記錄，對適用意見逐一收集。人力資源管理部門應(yīng)對試用意見進(jìn)行甄別與篩查，將問題研判、歸類并針對性解決[6-7]。

2.做好考勤信息化系統(tǒng)上線培訓(xùn)工作。系統(tǒng)推廣前期應(yīng)對系統(tǒng)全體使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)方式可通過線上及線下并用的兩種方式，以線下培訓(xùn)為例，選取具備計算機(jī)硬件設(shè)備的適宜培訓(xùn)場地，對使用人員分批集中培訓(xùn)并輔助完成系統(tǒng)操作實(shí)踐。

3.做好考勤信息化系統(tǒng)推廣期輔助工作。信息化系統(tǒng)推廣前期，即使完成前期培訓(xùn)，在初期的系統(tǒng)安裝、使用等方仍有科室面臨諸多問題。人力資源管理部門應(yīng)給予必要的協(xié)助與支持，可以通過建立工作群，實(shí)現(xiàn)線上支持與解答，必要時應(yīng)到科室現(xiàn)場予以技術(shù)支持。

2.5 建立考核指標(biāo)與獎懲機(jī)制

通過建立考勤管理考核指標(biāo)與獎懲機(jī)制規(guī)范考勤管理。以考勤數(shù)據(jù)上報質(zhì)量為例，科室應(yīng)按照考勤管理要求，基于事實(shí)情況進(jìn)行員工考勤數(shù)據(jù)提交與報送。對于頻繁誤報、錯報出勤和休假數(shù)據(jù)科室應(yīng)予以懲戒。對于按時、按要求、高質(zhì)量完成考勤數(shù)據(jù)報送科室應(yīng)予以必要獎勵?？记谛畔⒒ぷ魍七M(jìn)，必須通過行政手段加以支持，通過管理實(shí)現(xiàn)操作規(guī)范，提升管理水平。

3 結(jié)論

綜上所述，上文從考勤管理的分級分類設(shè)計、信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、工作流程規(guī)范、考勤管理隊伍建設(shè)、考核指標(biāo)與獎懲機(jī)制建立等5 個方面展開醫(yī)院考勤管理工作信息化建設(shè)的討論。從分析中得出，在醫(yī)院考勤管理中實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的前提和必要條件就是建立完善的考勤制度，通過專人負(fù)責(zé)制的形式，采用線上與線下相結(jié)合的方式開展工作。同時，加強(qiáng)對醫(yī)院考勤工作系統(tǒng)信息平臺的維護(hù)和保密工作，搭建適宜的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保障考勤工作能夠順利平穩(wěn)地進(jìn)行；持續(xù)規(guī)范工作流程，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行考核指標(biāo)，加強(qiáng)醫(yī)院考核管理工作的信息化建設(shè)。