辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理模式研究

朱玉 滕州市婦幼保健院

在醫(yī)院檔案中保存有大量珍貴的文件、圖像、音頻等資料，是醫(yī)院開展教學、科研、醫(yī)療衛(wèi)生服務工作的重要參考依據(jù)，檔案管理工作實際取得的效果與醫(yī)院管理服務能力及未來發(fā)展前景具有密切的關聯(lián)性。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院原有紙質檔案需要使用現(xiàn)代信息技術轉換為電子檔案，還要實時收集最新數(shù)據(jù)，將檔案信息及時歸檔，促使醫(yī)院在制定管理決策時能夠有據(jù)可循，更好地服務于廣大患者，以改善醫(yī)患關系，贏得觀者的信賴?？梢哉f，辦公自動化時代的到來給醫(yī)院檔案管理模式革新創(chuàng)造了有利契機，運用數(shù)字化、信息化管理模式，深入挖掘并有效發(fā)揮檔案信息的價值，會對醫(yī)院健康發(fā)展起到積極的推動作用，加強相關研究已然迫在眉睫。

一、辦公自動化對醫(yī)院檔案管理工作產生的影響

（一）提升醫(yī)院檔案管理的便捷性

以往檔案管理工作中需要為紙質檔案配備檔案柜和檔案室，紙質檔案易于受到環(huán)境溫濕度的影響，隨著時間的推移紙張變黃，質地脆弱，發(fā)生損壞的現(xiàn)象屢見不鮮。且紙質檔案占用空間不小，不易于查找，檔案信息的利用率較為低下。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案存儲載體及管理工作方式的轉變具有必然性，電子檔案取代了紙質檔案，運用現(xiàn)代化技術手段開展實踐工作，提高了檔案管理的便捷性，減輕了檔案管理人員的勞動強度，使得檔案信息真正得到精細化管理，其利用率顯著上升[1]。

（二）提高醫(yī)院檔案管理工作效率

大數(shù)據(jù)時代下，伴隨著醫(yī)院的運營，每時每刻會產生海量的數(shù)據(jù)信息，有些數(shù)據(jù)信息的價值較低，真實性有待核實，單單憑借檔案管理人員的業(yè)務能力很難迅速辨別出來。運用先進智能技術構建醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，在特定系統(tǒng)平臺上實施對醫(yī)院檔案的科學細致管理，挖掘檔案信息價值，拓寬檔案信息利用范圍，消除了主觀因素引起的失誤，提高了檔案管理效率。此舉符合辦公自動化的要求，將在醫(yī)院檔案管理工作中掀起改革浪潮，真正給檔案管理帶來便捷和高效。

（三）有利于檔案信息的共享

檔案資料是醫(yī)院的寶貴財富，將檔案資料在醫(yī)院各個科室予以共享，確保每個部門和科室都能充分利用檔案信息做出科學可行的決策，還能查詢檔案信息的流向，分析檔案信息是否得到合理使用，持續(xù)優(yōu)化檔案管理效能，這是辦公自動化對醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)功能提出的具體要求。運用檔案管理信息系統(tǒng)及時收集新生成的數(shù)據(jù)信息并進行歸檔，加速檔案信息的流轉，構建共享型檔案資源使用格局，有利于檔案信息功能的展現(xiàn)，促使醫(yī)院職能部門形成整體合力，共同為醫(yī)院發(fā)展貢獻力量。

（四）減小檔案信息存儲空間

運用檔案管理信息系統(tǒng)對醫(yī)院檔案信息進行集約化、精細化管理，將檔案信息保存在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫及各類信息載體中，可大大提升檔案信息安全性，減小存儲空間，花費在檔案管理工作上的時間、人力、資源都會明顯減少，符合當前時代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展需求。辦公自動化環(huán)境下，積極創(chuàng)建一體化歸檔存儲條件，注重檔案管理信息系統(tǒng)自主備份、異地存儲功能的研發(fā)，強化對機房環(huán)境的管控，維護檔案信息的安全性，推動醫(yī)院檔案管理工作的自動化、數(shù)字化發(fā)展[2]。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新遇到的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理模式革新的重視不足

一般而言，醫(yī)院檔案管理工作本身具有較高難度，因為醫(yī)院檔案有著眾多分類，按照不同類型劃分時又會出現(xiàn)檔案信息重合的情況，檔案信息在醫(yī)院各部門、各科室間的流轉面臨著難題，無法保證檔案信息的利用率。雖然辦公自動化時代的來臨一定程度上推動了醫(yī)院檔案數(shù)字化、信息化建設，可是醫(yī)院將絕大部分資金用于引入先進醫(yī)療儀器，花費于檔案管理信息系統(tǒng)建設的資金和技術與實際需求相距甚遠，構建的系統(tǒng)平臺功能不夠完善，難以起到對檔案信息的保護作用。檔案信息的收集、流轉和利用方面暴露出了諸多不足，充分表明醫(yī)院領導層對檔案管理工作的重視程度有待提高。

（二）缺少相匹配的檔案管理制度

現(xiàn)階段，醫(yī)院構建的檔案管理工作制度普遍不夠健全，難以在檔案信息化建設中發(fā)揮指導和參考的作用，對檔案管理人員的監(jiān)督缺位，沒有形成有力約束。關于檔案管理信息系統(tǒng)的建設和運維管理是否嚴格按照計劃方案落實，檔案管理人員是否嚴格遵循醫(yī)院規(guī)章制度開展崗位工作，缺少有效的制度措施，無法從根本上扭轉醫(yī)院部分職工對檔案管理工作不重視、不參與的錯誤思想，醫(yī)院檔案管理的自動化、信息化遲遲未能全面實現(xiàn)。甚至有些醫(yī)院職工的保密意識淡薄，將機密檔案信息泄露了出去，無形中損害了醫(yī)院形象和患者利益，制約了醫(yī)院快速發(fā)展的腳步[3]。

（三）醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間缺乏有效對接

在建設醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)時，與其他辦公系統(tǒng)未能形成有效對接，加劇了信息孤島問題，不利于醫(yī)院決策的制定。主要原因在于系統(tǒng)構建期間遵循的標準不一致，數(shù)據(jù)信息的格式有所差異，很難在不同系統(tǒng)之間高效傳輸，給檔案信息的利用造成了阻礙。辦公自動化環(huán)境下，檔案信息的傳遞速度和利用效率是檢驗醫(yī)院檔案信息化水平的重要指標，明確辦公自動化的基本要求，以此為依據(jù)加強系統(tǒng)建設，確保醫(yī)院內部各個管理系統(tǒng)銜接流暢，會對醫(yī)院業(yè)務工作開展產生積極影響。在此情況下醫(yī)院職工的工作熱情更高，對患者基本信息的了解更加精準，能夠為患者提供更為優(yōu)質服務。

（四）系統(tǒng)運行面臨的安全風險較高

網(wǎng)絡環(huán)境下實施對醫(yī)院檔案的數(shù)字化管理，不可忽視的是信息安全問題。開放式的網(wǎng)絡環(huán)境增加了電子檔案遭到篡改的風險，不法分子通過入侵醫(yī)院網(wǎng)絡盜取、破壞、篡改檔案信息，將患者信息售賣給違規(guī)機構，以獲得高昂利益，給患者的人身和財產安全帶來了巨大威脅?；颊邔︶t(yī)院的信任度下降，醫(yī)患關系變得十分緊張，醫(yī)院在社會公眾心中的地位和形象受損，市場競爭力被削弱，發(fā)展步伐遭受桎梏。除此之外，醫(yī)院職工的安全意識薄弱也加大了檔案信息安全風險，醫(yī)護人員及檔案管理人員沒有嚴格遵守保密制度，不自知地將檔案信息外泄，危害了醫(yī)院和患者的合法權益，醫(yī)院檔案安全管理工作亟待加強。

（五）檔案管理人員綜合素質較低

作為醫(yī)院檔案管理工作的主要負責人，在辦公自動化環(huán)境下檔案管理人員肩負的責任更重，必須具備先進的、豐富的檔案管理知識和工作經(jīng)驗，能夠靈活運用現(xiàn)代信息技術和大數(shù)據(jù)技術實施檔案管理信息系統(tǒng)的建設和運維管理，標準規(guī)范的開展每個環(huán)節(jié)的操作，為醫(yī)院檔案管理工作的自動化、數(shù)字化發(fā)展貢獻智慧和力量。然而部分醫(yī)院檔案管理人員的信息素質較低，對新思想、新技術的接受程度不高，不能熟練操作系統(tǒng)軟件精準管理檔案信息，檔案信息的利用存在局限性。日常工作中檔案管理人員所用的網(wǎng)絡信息安全技術比較單一，無法對檔案管理信息系統(tǒng)予以全方位的防護，醫(yī)院檔案信息安全遭遇極大的挑戰(zhàn)[4]。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化對策

（一）轉變傳統(tǒng)管理觀念，加強信息技術融合

醫(yī)院檔案管理工作包含有多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需要醫(yī)院各個部門和科室協(xié)同起來，認真履行崗位職責，確保檔案信息及時歸檔，能夠高效流轉和利用。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院全體部門及職工必須充分重視檔案管理工作，認識到此項工作并非某個特定職能部門獨立完成，而是要由全體部門積極溝通，密切配合，才能獲得較為理想的效果，最大化地展現(xiàn)出檔案管理的價值功能。醫(yī)院領導層首先要擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛，利用各種渠道和平臺廣泛宣傳辦公自動化時代現(xiàn)代化信息技術應用于醫(yī)院檔案管理工作的必要性，扭轉基層職工的思想，引導職工主動學習新型技術手段，實現(xiàn)檔案管理工作質量控制的前移，提高歸檔效率及檔案信息的準確度，防止低效、不實信息摻雜其中，增強檔案管理實效[5]。

（二）建立健全的檔案管理制度

縱觀自動化辦公模式在醫(yī)院檔案管理工作中得到青睞的關鍵原因可知，歸檔和流轉的高效性及檔案信息查閱的便捷性深受醫(yī)院各個部門的認同，為了保證醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的長效開展，健全的檔案管理制度必不可少。醫(yī)院檔案管理制度要符合辦公自動化要求，對檔案形式、歸檔方式、歸檔時間、使用流程等進行明確表述，規(guī)定歸檔之前必須對檔案信息進行審核，檔案信息來源部門與檔案管理部門共同完成此項任務，嚴把審核關口，防止不實信息流入；在線上對檔案信息的使用者及用途進行審批，相關部門只能在權限范圍內使用檔案信息。引入獎懲和激勵措施，調動醫(yī)院全體職工參與檔案管理工作的主觀能動性，約束他們的行為，護衛(wèi)醫(yī)院檔案信息的安全性，促進醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范有序開展。

（三）購置先進的硬件設施和系統(tǒng)軟件

質量性能可靠的軟硬件設施是保證檔案管理信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的根本，應從兩個層面著重加以考量。一方面，系統(tǒng)構建之初要結合其功能需求選擇合適的硬件設備，平時加強對硬件設備的檢查和維護，迅速排除硬件設備引起的系統(tǒng)運行故障問題，定期升級計算機設備和服務器，更新硬件設備型號，給軟件提供有力支撐。另一方面，與專業(yè)技術團隊合作共同研發(fā)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，基于醫(yī)院辦公自動化對檔案管理工作提出的新標準，不斷擴展系統(tǒng)軟件功能，確保系統(tǒng)功能的實用性，使用的便利性，滿足醫(yī)院檔案的個性化管理所需；與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)相對接，促使各個部門和科室都能獲得真實準確、時效性強的檔案信息，為醫(yī)院辦公自動化的實現(xiàn)給予切實保障。

（四）構建長效安全保護機制

提高醫(yī)院檔案信息安全系數(shù)要從多個角度入手，涵蓋系統(tǒng)、設備、環(huán)境等方面的管理，確保檔案信息的安全性。首先，將防火墻、殺毒軟件及其他網(wǎng)絡信息安全技術相結合，構建全方位、立體化的安全防御機制，維護檔案管理信息系統(tǒng)的運行安全，防止不法分子通過網(wǎng)絡入侵和植入木馬病毒竊取醫(yī)院檔案信息，還能快速辨別檔案信息的真?zhèn)?。其次，組建專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫維護團隊，定期對數(shù)據(jù)庫進行技術檢查與升級；將檔案信息備份在多個信息載體上，以便在突發(fā)事件來臨時能夠及時恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。再次，做好對機房環(huán)境的監(jiān)控工作，保持溫濕度的恒定，給檔案管理信息系統(tǒng)軟硬件設施的穩(wěn)定運行創(chuàng)造良好環(huán)境。最后，落實檔案安全責任制，增強醫(yī)院職工的檔案安全意識，使之主動參加檔案信息的保護工作。

（五）建設檔案管理人才隊伍

鑒于辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作變得越來越復雜，檔案信息的價值越來越突出，因此必須加強檔案管理人才的培養(yǎng)，依靠專業(yè)人才提高檔案管理工作質量，深入挖潛檔案信息價值。一是運用走出去、引進來的方式增加檔案管理人才數(shù)量，安排檔案管理人員走進兄弟單位學習先進的檔案管理技能，對外招聘優(yōu)秀的檔案管理人才，為檔案管理工作隊伍補充新鮮血液，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識。二是將檔案管理人員的日常工作及培訓和績效考核相掛鉤，檢驗檔案管理人員的素質能力是否符合辦公自動化條件下醫(yī)院檔案管理工作要求，調動檔案管理人員的內在潛能，促使檔案管理人員主動更新自身知識技能，提高信息技術應用能力，嚴格踐行醫(yī)院檔案管理工作制度，將數(shù)字化管理落實到位[6]。

（六）完善檔案管理標準，深入開發(fā)檔案利用

通常情況下，醫(yī)院檔案管理工作包含有收集、整理、鑒定、編制、統(tǒng)計、保管、索引等多個環(huán)節(jié)，根據(jù)我國現(xiàn)行法律法規(guī)和醫(yī)院辦公自動化要求，制訂檔案管理的科學化標準，醫(yī)院檔案管理工作將得以穩(wěn)步開展。嚴格把關歸檔材料的表述、手續(xù)、觀點等，鑒別檔案信息的真實性和價值，為后續(xù)檔案信息的深入開發(fā)利用奠定基礎。強化檔案管理信息系統(tǒng)與公文流轉系統(tǒng)的對接，可使檔案管理成本下降，牢牢把握檔案管理服務的主動權，服務渠道得以延伸。檔案信息不僅僅能夠為患者提供精準服務，而且在學術活動、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動、義診活動、醫(yī)療文件匯編等工作中發(fā)揮奇效。分析利用醫(yī)院檔案信息應該有明確的方向和目標，需要醫(yī)院檔案管理人員能夠重視挖掘檔案信息價值，探索更多利用渠道，爭取最大程度發(fā)揮醫(yī)院檔案的服務職能。

四、結語

新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作與信息技術有機結合，構建檔案管理信息系統(tǒng)，與醫(yī)院辦公系統(tǒng)相對接，提高檔案信息收集、流轉和利用效率，給醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展指明了新的方向。當務之急是要轉變傳統(tǒng)管理觀念，建立健全的檔案管理工作制度，購置質量性能可靠的軟硬件設施，加強日常系統(tǒng)維護和安全管理，打造高素質的檔案管理人才隊伍，探索拓寬檔案信息利用范圍的途徑，從而彰顯醫(yī)院的社會職能，增強醫(yī)院的市場競爭力。